Fazer a gestão de pessoas é uma responsabilidade muito grande e tem de ser encarada com muita seriedade e atenção pelos líderes de equipes.

Tendo o potencial de proporcionar uma diminuição da produtividade ou conseguir elevá-la a patamares bem mais positivos, o gerenciamento dos recursos humanos faz muita diferença nos resultados da empresa.

Para conseguir manter uma boa resposta da sua equipe de trabalho, separamos algumas das principais causas de baixa produtividade que você deve evitar e dicas de como pode resolver cada um destes problemas. Confira!

1. Barulho

Cada tipo de negócio tem uma rotina e forma de funcionamento, mas há que se ficar atento quanto ao ambiente.

Se estivéssemos falando de uma casa noturna, provavelmente não haveria como querer diminuir a agitação da música ambiente, mas no caso de escritórios é possível e necessário manter as coisas mais calmas.

Em um escritório PMO, por exemplo, onde cada pessoa tem várias atividades diferentes, responsabilidades e prazos a serem cumpridos, isso exige muita concentração.

Embora algumas pessoas gostem de trabalhar escutando música, o fato de estarem usando fones de ouvido não faz com que o barulho de outras pessoas, como conversas muito altas e telefonemas fora do aceitável, fique menor. Na verdade, tudo se acumula.

Avalie como é o seu escritório. Caso seja necessário, converse com quem anda criando muitas distrações. Veja se é possível criar um espaço para que funcionários atendam suas ligações pessoais.

Quanto a colocar música ambiente, tenha cuidado. É muito difícil agradar a todos os gostos musicais e você pode acabar criando mais ruídos no local.

Se a fonte do problema for externa, confira a possibilidade de instalar um bom sistema de refrigeração e feche janelas e portas.

Acima de tudo, como um bom líder, você precisa dar o exemplo.

2. Reuniões muito longas

Normalmente a realização de reuniões é algo necessário para resolver alguns assuntos, alinhar a equipe, tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados que necessitem de mais abertura para o diálogo.

Acontece que tem gente que abusa e marca reuniões para coisas que não precisam e acabam tomando o tempo de muitos funcionários de uma só vez, o que diminui o tempo para a realização de outras tarefas.

Quando for agendar uma reunião, certifique-se de ter uma pauta bem objetiva, horários de início e fim e que as pessoas convocadas sejam somente as necessárias de acordo com o assunto.

Uma preparação prévia também é importante. Assim, você não gasta tempo procurando aquele arquivo enquanto todo mundo espera e evita que outros temas surjam e se perda o foco.

3. Muitos e-mails

A troca de e-mails existe há anos e, mesmo com várias outras formas de comunicação tendo aparecido depois, ainda é bastante utilizada.

Eles acabam dando um tom mais formal e podem ser organizados de uma maneira a favorecer mais confiabilidade de que se poderá recuperar uma conversa mais antiga quando necessário.

Contudo, se não utilizados da maneira correta, vão acabar tomando muito tempo e atrapalhando o rendimento das pessoas.

E-mails precisam ser objetivos e direcionados somente a quem precisa ser envolvido no assunto. Responder a todos nem sempre é necessário e pode só aumentar o volume de mensagens.

Mais uma coisa: conteúdos que não são de trabalho devem ser evitados. Isso não é muito profissional.

4. Redes sociais

Antigamente poucas pessoas conseguiam ter acesso à internet por conta própria. Assim, a empresa definia se liberaria ou não o acesso a determinados sites e ainda podia escolher os horários para isso.

Hoje, com todo mundo conseguindo acessar qualquer coisa do seu smartphone e ainda considerando que algumas pessoas até trabalham utilizando redes sociais como ferramentas (como o pessoal do marketing digital), o desafio ficou maior.

O melhor dos mundos seria conseguir manter WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, Google+ e outros sob controle por meio da conscientização de cada funcionário, mas nem sempre é possível.

Sendo assim, existem algumas políticas a serem estudadas. Você pode, por exemplo, monitorar computadores e celulares oferecidos pela empresa (o melhor é avisar antes), travar por tempo integral ou parcial o Wi-Fi da empresa, estabelecer normas internas que proíbam este tipo de atividade em horário de expediente.

Se quiser pode até mesmo instituir que funcionários não utilizem seus celulares durante o horário de trabalho. Isso é permitido por lei, desde que a empresa ofereça uma linha de contato de maneira que os funcionários possam se comunicar com familiares.

Logicamente ninguém quer chegar neste ponto, mas se o problema estiver ficando muito sério e afetando de verdade o rendimento da empresa, é preciso tomar uma providência.

O ideal é sempre manter uma comunicação aberta com todos e discutir a situação. Talvez seja o caso de utilizar números para mostrar as perdas e atrasos de cronograma ocasionados pela falta de concentração das pessoas nas atividades profissionais.

Tudo vai depender da maturidade do seu pessoal e da sua disposição para tratar do assunto.

5. Competição em excesso

Algumas empresas acreditam que incentivar a competição pode ser uma boa ideia para melhorar os níveis de resultados e criar equipes de alta performance, mas é preciso ter cuidado.

Muita disputa pode acabar na diminuição da produtividade. Isso porque pessoas e times que competem entre si têm a tendência natural de não compartilharem informações, demonstram pouco espírito de equipe e ainda podem agir de maneira a prejudicar colegas de trabalho. Afinal, se eu não estou me saindo tão bem, posso me destacar fazendo com que o outro se saia pior.

Algum nível de competição pode até ser saudável, mas o ideal é que todos lutem em favor da empresa. Por isso, se você tem metas individuais, mas não desenvolveu nenhuma que seja voltada para o grupo de trabalho, repense.

Se todos ganharem quando conseguirem produzir um melhor trabalho em conjunto, a tendência é de que o clima se torne mais cooperativo.

Estas bonificações não precisam ser necessariamente valores em dinheiro no final do mês. Horários mais flexíveis, folgas, eventos de confraternização e outros mimos podem fazer parte da premiação.

Agora que você já viu alguns dos principais causadores da diminuição da produtividade na sua empresa e formas de reverter estes problemas, aproveite e assine nossa newsletter. Temos sempre conteúdos úteis e de fácil aplicação na sua empresa que vão tornar você um gestor mais profissional e atualizado.