Em um ambiente de constantes avanços tecnológicos, a Inteligência Artificial (IA) emergiu como uma força transformadora em diversas indústrias. Uma das áreas que também será profundamente impactada é a de Gerenciamento de Projetos. À medida que a IA continua a avançar, ela está remodelando a forma como as equipes planejam, executam e entregam projetos complexos. Neste artigo, exploraremos o futuro do Gerenciamento de Projetos à luz do rápido desenvolvimento da Inteligência Artificial.

Definindo o Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos refere-se ao processo de planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos para atingir objetivos específicos dentro de limitações de tempo, custo, qualidade e recursos. Envolve a aplicação de técnicas, ferramentas e práticas para garantir que um projeto seja concluído com sucesso, atendendo às metas e requisitos estabelecidos.

Dentro das etapas do gerenciamento de projetos, há várias áreas de conhecimento e processos, conforme definido pelo Project Management Institute (PMI) no guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Essas áreas incluem gerenciamento de escopo, tempo, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e stakeholders, entre outras.

Definindo Inteligência Artificial

A Inteligência Artificial (IA) refere-se à simulação da capacidade humana de pensar, aprender e resolver problemas por parte de máquinas e sistemas computacionais. Ela envolve o desenvolvimento de algoritmos e modelos que permitem que as máquinas processem informações, reconheçam padrões, tomem decisões e executem tarefas que normalmente exigiriam inteligência humana.

A IA tem aplicações em uma variedade de setores, incluindo medicina, finanças, manufatura, transporte, entretenimento e muito mais. Embora as capacidades da IA tenham avançado significativamente, é importante notar que ela ainda possui limitações e não é uma verdadeira reprodução da inteligência humana em todos os aspectos.

IA e a Tomada de Decisões

Uma das maiores promessas da IA no Gerenciamento de Projetos é a capacidade de tomar decisões precisas. Com algoritmos avançados de aprendizado de máquina, a IA pode analisar grandes volumes de dados históricos e atuais, identificar padrões e tendências, e fornecer insights valiosos para a tomada de decisões. Isso permite que os gerentes de projetos façam escolhas mais fundamentadas sobre alocação de recursos, prazos e riscos, reduzindo assim a incerteza e aumentando as chances de sucesso do projeto.

Automação de Tarefas Repetitivas

Muitas tarefas no Gerenciamento de Projetos são repetitivas e consomem tempo, como atualização de planilhas, envio de lembretes e agendamento de reuniões. A IA pode assumir essas tarefas rotineiras, liberando os gerentes de projetos para se concentrarem em atividades mais estratégicas. Chatbots e assistentes virtuais podem auxiliar na comunicação com a equipe do projeto, respondendo a perguntas frequentes e fornecendo atualizações em tempo real.

Previsão de Riscos e Oportunidades

Identificar riscos e oportunidades é crucial para o sucesso de qualquer projeto. A IA pode analisar uma ampla gama de dados internos e externos para prever potenciais problemas e oportunidades antes que eles ocorram. Isso permite que as equipes de Gerenciamento de Projetos tomem medidas proativas para mitigar riscos e aproveitar oportunidades, resultando em uma execução mais suave e eficiente do projeto.

Gerenciamento de Recursos Aprimorado

A alocação eficiente de recursos é um dos desafios mais complexos no gerenciamento de projetos. A IA pode analisar a disponibilidade de recursos, as competências da equipe e os requisitos do projeto para otimizar a alocação. Isso ajuda a evitar sobrecargas de trabalho, alocar recursos especializados onde são mais necessários e garantir que o projeto avance de acordo com o cronograma.

Colaboração Aumentada

A colaboração eficaz é fundamental para o sucesso do Gerenciamento de Projetos, especialmente em equipes distribuídas globalmente. A IA pode facilitar a colaboração, fornecendo ferramentas de comunicação e compartilhamento de informações mais avançadas. Além disso, a IA pode analisar os padrões de interação da equipe para identificar possíveis problemas de comunicação e sugerir melhorias.

Os Benefícios da Utilização da IA no Gerenciamento de Projetos em Diversos Setores

A utilização da IA tende a revolucionar o gerenciamento de projetos em diversas industrias, incluindo Tecnologia da Informação (TI), Engenharia, Manufaturas em Geral, Logística, Petróleo, Agricultura e Farmacêutica. A capacidade da IA de processar grandes volumes de dados, identificar padrões e tomar decisões precisas aumentará significativamente a eficiência e a eficácia na execução de projetos em cada uma dessas indústrias.

Na área de Tecnologia da Informação, a IA desempenhará um papel fundamental ao automatizar tarefas de planejamento, monitoramento e controle de projetos. O futuro dos projetos de desenvolvimento de sistemas com a utilização da Inteligência Artificial (IA) é promissor e cheio de oportunidades. A IA já está desempenhando um papel significativo em muitos aspectos do desenvolvimento de sistemas e continuará a evoluir, impactando a maneira como projetos são concebidos, implementados e mantidos.

Na Engenharia, a IA deverá ser aplicada desde o design até a fase de construção e operação de projetos. Algoritmos de aprendizado de máquina podem otimizar o processo de projeto, melhorar a detecção de falhas em estruturas e equipamentos, e até mesmo aprimorar a manutenção preditiva, reduzindo custos e aumentando sua confiabilidade.

Indústrias de Manufatura também podem experimentar benefícios da IA no gerenciamento de seus projetos, especialmente no controle de qualidade e na otimização da cadeia de produção. A IA pode identificar defeitos em produtos, otimizar a programação da produção com base na demanda e nos recursos disponíveis, e até mesmo ajustar automaticamente as linhas de produção para maximizar a eficiência.

No setor de Logística, a IA poderá aprimorar a gestão de projetos relacionados ao transporte, armazenamento e distribuição de mercadorias. Algoritmos de roteirização inteligente ajudam a reduzir custos de transporte, melhorar a eficiência na entrega e minimizar a emissão de poluentes.

Na indústria do Petróleo, a IA tem será aplicada para otimizar a exploração e produção de petróleo, melhorando a previsão de reservatórios, otimizando a operação de plataformas e até mesmo aumentando a segurança das operações em ambientes complexos e arriscados.

Na Agricultura, a IA no Gerenciamento de Projetos deverá desempenhar um papel crucial no desenvolvimento de práticas agrícolas mais sustentáveis e eficientes. Sistemas de IA podem analisar dados climáticos, do solo e das colheitas para recomendar estratégias de plantio, irrigação e colheita que maximizem os rendimentos e minimizem os impactos ambientais.

Na indústria Farmacêutica, a IA poderá ser empregada na descoberta de novos medicamentos, na otimização de processos de produção e na análise de dados clínicos. Algoritmos de IA podem acelerar a identificação de moléculas promissoras, simular ensaios clínicos e personalizar terapias com base em informações genéticas dos pacientes.

 Conclusão

Em resumo, a utilização da IA no Gerenciamento de Projetos tende a transformar uma variedade de setores, trazendo inovações que impulsionam a eficiência, a precisão e o sucesso dos projetos em áreas tão diversas como TI, Engenharia, Indústria, Logística, Petróleo, Agricultura e Farmacêutica. O poder da IA em processar dados e tomar decisões inteligentes está moldando o futuro dessas indústrias, tornando possível alcançar níveis mais elevados de produtividade e excelência em todas as etapas dos seus projetos.

A iMaps é uma empresa gaúcha de consultoria na área de projetos de BI para grandes organizações. Neste texto você conhecerá um pouco mais da parceria entre a Project Builder e a iMaps!

Por que a iMaps sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

Para executar os serviços, a empresa trabalha com consultores alocados em clientes de diferentes mercados. Por isso, era muito complicado a empresa ter uma documentação de registro de tarefas e horários dos funcionários, o que era necessário para poder cobrar de seus clientes, entregar relatórios de tarefas a eles e também para gerenciar o time interno. 

Por isso, a empresa precisava de uma ferramenta para solucionar esse problema de falta de controle no gerenciamento dos projetos. Além disso, as informações dos clientes não eram muito organizadas, o que dificultava a gestão interna e principalmente a comunicação entre os times. 

Para tentar melhorar a situação, a Imaps tinha uma série de sistemas, mas pelo fato de que eles estavam trabalhando separadamente, não conseguiam de fato resolver. Foi aí que conheceram a PB. E felizmente, o problema foi resolvido antes que impactasse em alguma perda de credibilidade perante ao cliente ou alguma eventual perda para o negócio. Porém, isso só aconteceu porque foram muito rápidos em buscar uma solução antes de o problema acontecer, o que normalmente não acontece na maioria das empresas.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

A tomada de decisão pela contratação da PB foi há 10 anos, quando a Imaps ainda era pequena. E por isso, a PB suportou o crescimento da empresa, tanto em faturamento, quanto em número de funcionários.

O início da parceria se deu com um diagnóstico da situação atual da Imaps. Após isso, o time de implementação da PB adequou o sistema de forma completamente personalizada de acordo com as necessidades encontradas. Durante esse processo, o time da PB se dedicou em disponibilizar todo o apoio e treinamento para a Imaps.

Hoje os projetos são muito mais organizados, já que conseguem gerar dados gerenciais, têm controle de todos os responsáveis, de todas as atividades e conseguem acompanhar os volumes de cada projeto. “Com o PB conseguimos organizar melhor as tarefas e assim melhorou a comunicação”, cita Cláudio.

Além disso, a PB também gerou outros benefícios como melhoria no clima organizacional e principalmente permitiu com que a tomada de decisões fosse mais rápida e assertiva porque agora é possível ver as alocações dos consultores, números de horas trabalhadas por cliente e o gerenciamento de contratos, o que faz as decisões serem tomadas mais rapidamente e sem achismos.

Cláudio finaliza: “Agora tudo flui melhor e temos mais produtividade. Penso que dentro daquilo que nos foi proposto tudo foi atingido. Sempre fomos prontamente atendidos, tivemos apoio de qualidade e um canal direto bastante ágil para solucionar eventuais problemas.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Mesmo depois da implementação, o time da PB sempre se fez presente, porque entende que os projetos e necessidades da empresa mudam. E segundo Cláudio Feijó, Business Intelligence da Imaps, “o atendimento é ótimo. Eles sempre sugerem melhorias, e temos encontros periódicos para resolver as questões”!

Gostou de conhecer os benefícios que a Project Builder entrega aos seus clientes? Quer esses mesmos resultados na sua empresa? Entre em contato conosco e converse diretamente com um de nossos consultores!

Ter uma ideia e ver a sua concretização é extremamente gratificante. Contudo, para isso, é necessário esquematizar suas ações em um projeto. Afinal, ele vai funcionar como um guia de implementação da proposta apresentada.

Assim, para entender o que é um projeto, basta pensar em qualquer coisa que você deseja fazer, desde implantar uma nova cultura até melhorar os processos de colheita ou a logística de escoamento, por exemplo.

Embora o conceito possa ser aplicado em qualquer área, o nosso foco hoje será o agronegócio. Portanto, para entender mais sobre o assunto e dar o primeiro passo para tirar as ideias do papel, continue acompanhando este conteúdo e saiba o que abrange criar um bom projeto.

Confira a seguir!

Saiba o que é um projeto

Em poucas palavras, um projeto é a intenção de fazer algo no futuro ou a descrição detalhada de um determinado empreendimento a ser feito. É o plano, o esquema a ser usado para alcançar um objetivo.

Nesse sentido, abrange ações e um esforço direcionado durante um período, usando recursos predeterminados. Assim, pode ser a construção de um novo galpão, começar uma plantação do zero ou inovar em alguma área que você já explora.

Entretanto, definir suas ações e gerenciar bem os projetos é uma condição essencial para a obtenção de bons resultados. Nesse sentido, é importante seguir o planejamento e manter o foco no escopo. Caso contrário, a implementação pode não ser tão bem-sucedida quanto você espera.

Conheça os principais tipos de projetos

Agora que você já tem uma noção do que é um projeto, consegue perceber que o conceito pode ser aplicado em muitas áreas diferentes. A seguir, listamos alguns dos tipos mais conhecidos.

Agrícola

Um projeto agrícola envolve a implantação de uma nova cultura ou a exploração de um novo negócio. Ele abrange pesquisa de mercado, organização e planejamento das operações, compra de equipamentos e tratamento do solo, por exemplo. Esse tipo de projeto é muito importante para o desenvolvimento do país, já que busca encontrar meios de aproveitar melhor a terra e produzir mais com menos recursos.

Pesquisa

Esse é um modelo muito usado nas universidades e ambientes acadêmicos. Ele tem como foco encontrar respostas para um determinado problema, por meio da pesquisa de informações e a realização de testes. Estudar formas de eliminar pragas ou cultivar frutos fora de época são algumas das possibilidades.

Social

Aqui, o objetivo costuma ser fazer o bem ao próximo, melhorando a vida das pessoas e combatendo as desigualdades. Normalmente, eles são feitos por ONGs ou são ações de empresas que buscam reduzir o impacto de suas atividades, contribuindo positivamente para a sociedade.

Empresarial

A aplicação empresarial dos projetos é bastante abrangente. Eles podem ser usados tanto para iniciar um empreendimento quanto para lançar um novo produto, modernizar um setor ou otimizar um processo. No meio empresarial, eles possibilitam encontrar a melhor forma de implantar uma ideia nos limites preestabelecidos.

Descubra as características de um projeto

De acordo com o PMI — Project Manegement Institute, organização internacional referência em gestão de projetos, o conceito está relacionado a um esforço temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado específico.

No entanto, para entender melhor o que é um projeto, é interessante observar suas principais características:

• temporário;
• prazo para início e finalização;
• altera processos;
• gera um resultado, como a criação de um produto ou a otimização de processos;
• é progressivo;
• tem recursos preestabelecidos;
• tem um alvo bem definido e um espaço para realização.

Contudo, um projeto bem-feito e eficiente demanda planejamento e investimento de recursos, ainda que sejam imateriais.

No caso de um plano agrícola, é necessário pensar em todas as ações necessárias, como análise e tratamento do solo, irrigação e escoamento. Uma gestão ruim pode comprometer a execução e gerar prejuízos.

Afinal, a ideia na implantação de um projeto é possibilitar que os executores sejam bem-sucedidos e alcancem o seu objetivo sem desperdiçar recursos, ainda que seja seu tempo e energia.

Observe as etapas de um projeto

Como o projeto é um plano único e temporário, ele é composto por etapas bem delimitadas. Para facilitar a visualização dos conceitos, vamos pegar como exemplo um projeto agrícola. Portanto, confira a seguir todas as etapas que envolveriam a sua implementação.

Concepção

Esse é o momento no qual os envolvidos tomam conhecimento da proposta para a realização de algum objetivo, como a estruturação de uma nova cultura. Todos são informados sobre o início do projeto e começam a modelar a sua efetivação.

Planejamento

Após a aprovação da proposta, está na hora de planejar as ações necessárias para que o projeto funcione. Metodologias, custos, prazos e disponibilidade de recursos são alguns pontos a serem discutidos.

Execução

Quando todos chegarem a um consenso sobre as ações a serem feitas dentro da gestão do plano de agronegócio, é o momento de agir. Isso é muito importante, pois é na execução que o seu projeto começará a tomar forma.

Igualmente, é o maior desafio dos gestores, pois problemas acontecem o tempo todo e a forma de lidar com eles pode afetar o resultado da implementação. Além disso, é necessário documentar suas ações. Assim, será possível prestar contas e analisar os resultados.

Monitoramento e controle

Esse é um passo que deve acontecer em paralelo à execução. Cada etapa da efetuação deve ser acompanhada e registrada, para detectar eventuais entraves e corrigir falhas antes que comprometam o resultado do projeto. Para isso, você deve manter o foco no escopo e nos objetivos e monitorar seu andamento de acordo com as expectativas.

Finalização

Na finalização do projeto, está na hora de entregar os dados captados e analisar os resultados. Afinal, não basta entregar a nova cultura em funcionamento. Avaliar o tempo de implantação, os gastos envolvidos e os eventuais prejuízos são determinantes para finalmente declarar que o projeto foi bem-sucedido.

Agora que você sabe o que é um projeto, já pode começar a colocar seus planos em prática. Não importa se você quer criar um grande negócio agrário, melhorar seus processos ou modernizar a sua empresa, o esforço e a dedicação no planejamento e na execução devem ser os mesmos. Se estiver com dificuldade, contratar uma empresa especializada pode ajudar bastante.

Você já criou algum projeto? Conte para nós nos comentários, vamos adorar trocar experiências e contribuir para o seu crescimento profissional.

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA – responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para desde grandes indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim, sim e sim? Então merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que está realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência! Já se as respostas foram negativas, vale ficar de olho no nosso post de hoje, porque mostraremos direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você e por sua equipe! Pronto?

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

As aplicações da ferramenta

Atualmente, o PDCA expandiu seu propósito inicial, que estava ligado à implementação da qualidade total nas indústrias. Em praticamente qualquer área em que se faça gestão, o ciclo pode trazer benefícios, bem como auxiliar a melhoria contínua das práticas organizacionais.

Na gestão de pessoas, por exemplo, é uma maneira de lidar com os gaps de competência das equipes, ajustando os recrutamentos, avaliações e treinamentos internos. Igualmente, é possível utilizá-la em busca do aumento da produtividade, em que métodos de trabalho, tecnologia, incentivos etc. são submetidos ao filtro das quatro etapas, buscando erros, acertos e melhorias.

Por sua vez, na gestão de projetos, é uma forma de não se fechar às mudanças, além de possibilitar a evolução incremental, ou seja, baseada em ajustes contínuos e graduais. Também é uma medida para centralizar os esforços com clareza, uma vez que os alvos — pontos de melhoria — estarão muito bem delimitados com as repetições do PDCA.

No desenvolvimento de produtos a relação é ainda mais evidente. A cada nova experimentação, a equipe aprende qual o gap entre o resultado esperado e o produzido, retomando ao planejamento para definir ajustes até que a solução esteja pronta para ser entregue ao cliente.

Perceba, portanto, que a ferramenta é bastante versátil, e o seu domínio será muito útil para o gerente em diferentes momentos e atividades. Até porque as situações apresentadas são apenas exemplos do que pode ser feito.

Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewart — muito conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade — criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de 50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming, conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:

Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento em que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento, melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar de que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.

Fazer

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

Checar

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.

Para essa fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

Agir

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do Ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia irá possibilitar que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então, defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o mesmo objetivo — a melhoria contínua — entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

• PDCA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)
• PDSA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se dá na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Principais erros ao usar o PDCA

Como existem muitas informações espalhadas sobre a ferramenta, é natural que alguns gestores encontrem dificuldades para identificar o que realmente é válido e cometam erros. Ao todo, podemos listar, pelos menos, seis equívocos bastante comuns.

Não fazer o planejamento adequado

Saber se o que foi planejado é suficiente ou insuficiente é o primeiro desafio para aplicar o Ciclo PDCA. Aqui, na expectativa de ver as coisas acontecerem logo, os gestores podem deixar lacunas importantes, com consequências nas etapas posteriores.

Um exemplo é não ter um alvo concreto. Sem metas claras, não haverá um resultado esperado para ser comparado com o obtido. Logo, a checagem não medirá a lacuna no desempenho, tampouco levantará erros e acertos.

Por isso, procure uma ferramenta que ofereça uma lista de verificação, a fim de completar o planejamento: a ideia é literalmente ter uma tabela com itens que precisam estar presentes para aprovar o plano. Como recomendação, os critérios da metodologia Smart podem ser adaptados.

Específico (specific)

O plano deve ser claro em relação ao que se pretende, com objetivos e metas que não deixem espaço para dúvidas.

Mensurável (mensurable)

As metas devem ser quantificáveis. Isto é, o gestor deve conseguir medir quanto do resultado esperado foi alcançado.

Atingível (attainable)

O que foi pensado deve ser razoável, considerando as forças e fraquezas da equipe, bem como as oportunidades e ameaças do contexto.

Relevante (relevant)

Os resultados precisam caminhar na mesma direção. As metas de cada etapa devem contribuir para os resultados gerais do processo ou projeto, que, por sua vez, devem promover os objetivos gerais da organização.

Temporal (time-base)

Por fim, o plano deve conter o período de realização, ou seja, quando o que foi previsto deve ser concretizado.

Falta de capacitação da equipe

Outro erro é que não basta o PDCA ser uma conduta exclusivamente praticada pelo líder, a equipe precisa comprar a ideia e também dominar a ferramenta. Logo, é um ajuste que demandará um certo tempo para ser concluído e ações de gestão da mudança.

Resumidamente, é preciso identificar o nível de cada colaborador, com avaliações de desempenho. Depois, desfazer os hábitos já consolidados e treinar os modelos de comportamento propostos. Por fim, reforçar a mudança, com cobrança e incentivo, até que a transformação esteja consolidada.

Falta de acompanhamento das etapas

Um terceiro erro é não entender quando e como realizar cada uma das etapas. Esse problema é mais frequente quando existem diversos projetos ou processos simultâneos, e o gestor precisa entender o esforço já realizado em cada um deles para avaliar os erros, acertos e pontos de melhoria.

Atualmente, a melhor solução para fazer esse acompanhamento é buscar um software que centralize as informações e melhore a comunicação do time. Sempre que um colaborador executa uma ação, em qualquer etapa, é preciso que todos os interessados tenham acesso à informação, para que possam dar os andamentos pertinentes.

Outra dica é dedicar bastante atenção ao cronograma. É importante já ter os momentos em que se pretende mensurar os resultados bem definidos. Além disso, cada projeto pode ter um líder, definido em rodízio ou como uma função fixa, recebendo parte da carga de trabalho do gerente e acompanhando o Ciclo PDCA mais de perto.

Não registrar os resultados obtidos

A documentação das atividades também deve ser uma preocupação. O problema é que se trata de um sacrifício imediato em prol de um resultado futuro, porque o aumento inicial nas tarefas somente será recompensado quando as informações forem utilizadas. Logo, muitas vezes os colaboradores deixam a atividade em segundo plano.

Aqui, como em diversas outras áreas, é preciso combinar tecnologia e Gestão de Pessoas. O software de gestão deve ser amigável, minimizar o retrabalho, facilitar a comunicação interna e aceitar o uso de indicadores. Por sua vez, o gerente precisa conscientizar as equipes sobre a importância de manter as informações atualizadas e treinar a maneira correta de registrar os resultados.

Não definir os planos de ação

O plano de ação é um componente tão importante quanto as metas durante o planejamento. Em um primeiro momento, é a ferramenta responsável pela transição para a execução, guiando os profissionais. Depois, com as atualizações, as diferentes versões formam o histórico das mudanças promovidas pelos ciclos PDCA, gerando aprendizado para os projetos futuros.

No entanto, assim como nos casos anteriores, o benefício é futuro, mas exige esforço imediato. O gestor precisa se conscientizar e engajar a equipe para dedicar mais tempo ao planejamento, principalmente para detalhar os quesitos da 5w2H:

• o que fazer?
• por que fazer?
• onde fazer?
• quando fazer?
• quem fará?
• como fazer?
• quanto custa?

Não escolher os melhores métodos de medição

Aliado ao que foi dito aqui, um último erro é o excesso ou a falta de medições. Enquanto alguns gerentes deixam de considerar aspectos essenciais, outros tantos verificam pontos apenas como formalidade, ou seja, que não são relevantes ou não podem ser melhorados.

O primeiro passo para não cometer erros é conhecer os indicadores de desempenho de projetos. Afinal de contas, gestão de pessoas, processos organizacionais, gerenciamento de projetos, cada setor tem suas próprias métricas-chave.

Posteriormente, o gerente pode complementar o quadro de informações com medições relacionadas às características específicas da empresa. Por exemplo, muitas vezes os líderes criam indicadores específicos para os produtos, como a satisfação do cliente com alguma funcionalidade ou o número de reclamações.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, do mais simples ao mais complexo, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém, um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento em que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

Em que situações aplicar o PDCA

Por fim, para facilitar a execução, priorize a aplicação da ferramenta em duas situações: padronização e melhoria. Isto é, independentemente da área escolhida, o PDCA pode ajudar o gerente a satisfazer essas duas necessidades.

A padronização corresponde a garantir a existência de normas, ou seja, se as diretrizes do plano de ação e do projeto realmente são seguidas na prática. Já a melhoria contínua é a repetição dos ciclos para identificar erros e acertos, aprender com a experiência, promover e avaliar mudanças. Na maioria dos casos, as duas situações andam juntas.

Ademais, o uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz para efetuar o controle dos processos e realizar ajustes positivos.

Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA!

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Para muita gente, prever o futuro parece algo impossível. Mas não é preciso bola de cristal para conseguir identificar incertezas prováveis que possam afetar o desempenho de um projeto. Para isso, basta um bom gerenciamento de riscos em projetos.

Nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo o que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Diante disso, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências. Neste artigo, explicaremos como isso é feito no gerenciamento de riscos em projetos. Acompanhe.

O que é um risco em um projeto?

Antes de começar a entender o gerenciamento de riscos em projetos, é importante compreender melhor o que é exatamente o significado desse termo.

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Quais são as principais fontes de risco?

As fontes de risco estão ligadas a diversos fatores externos e também internos, relacionados ao gerenciamento de projetos e seus processos interdependentes. Veja a seguir.

Fatores externos

Dentro desse nicho, temos alguns fatores imprevisíveis e outros previsíveis. No primeiro campo, estão inclusos requisitos regulamentares que não foram previstos, desastres naturais e outros efeitos colaterais da produção.

Os previsíveis podem ser tidos como riscos operacionais, sociais, interferências de comunicação e riscos financeiros. Os fatores técnicos como evolução da tecnologia também cabem neste ponto, assim como riscos legais, que envolvam a execução correta da legislação de trabalho ou das condições dos envolvidos no projeto.

Fatores internos

Entre os fatores internos causadores de riscos mais comuns estão o excesso de projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo e um cronograma mal feito, que impede a execução da proposta em tempo hábil.

O fato de que o projeto não passa por um controle adequado ou não acompanha as mudanças desejadas pelo cliente também influencia bastante nesse ponto. Além de quando as prioridades das etapas entram em conflito ou para o caso de o responsável não conseguir realmente manejar o necessário para que o projeto ocorra.

Como planejar o gerenciamento de riscos em projetos?

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Com a técnica certa, o gerenciamento de riscos pode ser feito até no papel, mas ele fica mais preciso, veloz e confiável quando tudo é organizado e assegurado por um programa de computador adequado. Por isso, a dica aqui é contar com um software especializado em projetos para essa atividade.

Com as ferramentas, equipes e técnicas determinadas, é hora de partir para o próximo passo, que é a identificação dos riscos. Esse é o momento de listar todas as incertezas que podem afetar de forma significativa o resultado do projeto.

Para executar essa etapa, é possível se valer de premissas, dados históricos, conversas com especialistas e qualquer outra informação confiável que seja útil. É importante notar que todos os riscos devem ser catalogados nesse mapeamento inicial. Isso é claro, desde que sejam relevantes para o projeto.

Uma probabilidade de chuva forte, por exemplo, é um risco de alta relevância para um projeto de engenharia civil, mas normalmente não entra no mapeamento de riscos de um projeto de um novo software (talvez, apenas o risco de uma descarga elétrica).

Como fazer a avaliação e priorização dos riscos?

Uma vez que os riscos estejam identificados, é hora de determinar quais deles são mais importantes para o projeto e devem ser priorizados. Isso usualmente é feito em duas etapas, sendo que a primeira delas é análise qualitativa dos riscos enquanto a segunda é a quantitativa. Veja mais detalhes abaixo.

Análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos consiste em determinar o impacto e a probabilidade de um risco e com base nisso saber qual é o seu valor para um projeto. Mais uma vez, isso é feito com base em estatísticas históricas, conversas com especialistas e dados confiáveis.

No método mais comum de análise, a probabilidade é estabelecida como um valor de porcentagem e o dano ou ganho financeiro desse risco é o seu impacto, que deve ser escrito em uma moeda qualquer, como o real brasileiro, por exemplo. O escore do risco, ou ES, é obtido com a fórmula de ES=P*I, sendo que P é probabilidade e I o impacto.

Com isso, no exemplo da chuva forte em uma obra, por exemplo, o gerente de projetos pode descobrir em suas pesquisas que a probabilidade de ela acontecer no período de execução estabelecido para o projeto é de 40% e que isso causaria, hipoteticamente, um prejuízo de R$ 300.000,00 em atrasos, materiais danificados e salários pagos para funcionários com produtividade comprometida pelo evento natural. Colocando essas variáveis na equação, chegamos à conclusão que o ES é de R$ 120.000,00.

É possível se aprofundar na análise qualitativa com mais técnicas, ou simplesmente acrescentando outras variáveis à fórmula do ES. Mas o importante de se saber aqui é que ela sempre será subjetiva, ainda que seja uma subjetividade bem esclarecida por dados reais e opiniões especializadas.

Análise quantitativa dos riscos

A segunda etapa dessa avaliação é a análise quantitativa dos riscos. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas.

Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo.

Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos.

Como monitorar, controlar e responder aos riscos?

Com os riscos identificados, priorizados e qualificados, é possível traçar um plano de resposta para eles. Sobretudo, cada risco deve ser encarado de uma maneira diferente pelo gerente de projetos, mas em essência, existem quatro maneiras básicas de lidar com eles.

A primeira é evitar o risco sem nenhum tipo de custo ou consequência direta ao resultado do projeto, o que nem sempre é possível. A segunda é a tentativa de transferir esse risco para terceiros, algo que até acontece em alguns setores, mas também é incomum. Já a terceira forma é a alternativa mais usual quando se fala em gerenciamento de riscos em projetos: mitigar o risco, o que significa reduzir a probabilidade de que ele aconteça ou o valor do seu impacto.

Por fim, o gerente de projetos pode assumir um risco, o que é recomendável apenas quando o seu impacto ou ES é muito baixo ou quando a tentativa de mitigar não compensa sob o ponto de vista financeiro. Retomando mais uma vez o exemplo da chuva forte que ameaça uma construção, não é possível evitar nem transferir o risco. Assumir um risco com um ES tão alto também não é uma boa opção, logo, o caminho pode ser mitigar.

Uma forma simples de mitigar esse risco, seria alterar as datas de começo da execução da obra, evitando a estação chuvosa e reduzindo a sua probabilidade. Se isso não for possível, investir em equipamentos ou mais recursos humanos para aumentar a produtividade poderia ser outra alternativa a ser considerada para reduzir o valor do impacto.

Tipos de respostas para riscos

Para eliminar, evitar o prevenir riscos, o plano de gerenciamento precisa ser alterado para que a questão seja solucionada em primeira instância. Outra possibilidade é a transferência, em que o risco é repassado para terceiros, bem como a responsabilidade sobre suas respostas.

Essa é uma iniciativa que não necessariamente elimina o risco, mas apenas visa a redução do impacto. Outra resposta para riscos negativos é a mitigação. Ela se dá por meio de ações que diminuem a quantidade de ocorrências, assim como suas consequências. Um exemplo prático desse item é a trava do carro: ela não exclui as chances de roubo, mas sim as diminui.

Por último, mas não menos importante, existe a aceitação de riscos. Se nenhuma medida é realmente assumida diante de um risco, é preciso aceitá-la. Nesse caso, é fundamental estruturar uma reserva para contingência. Como não haverá tempo para decidir ações, é papel da equipe administrar o retorno conforme ele aconteça.

Não se deve esquecer que também existem riscos positivos, ou seja, aqueles que podem ser transformados em oportunidades. Primeiro, eles precisam ser explorados, para que essa oportunidade fique clara. Em um segundo momento, a ideia é melhorada e compartilhada para ser analisada. Caso aprovada, é a hora de maximizar seus impactos positivos e finalmente aceitar os frutos que poderão ser colhidos através dela.

Por que fazer o gerenciamento de riscos é tão importante?

Em primeiro lugar, toda decisão tomada em relação a um projeto envolve algum nível de risco. Isso quer dizer que sempre existirá alguma chance de que um impasse surja e interfira de forma negativa em alguma etapa ou atividade, o que pode afetar o resultado final ou o prazo de entrega.

Normalmente, quando as consequências são pequenas, é possível fazer algo a respeito com relativa calma e tempo. Mas também existem aqueles problemas praticamente irreversíveis, como a perda de documentos virtuais de um sistema ou a urgência em encontrar uma peça defeituosa bastante específica. Tais exemplos são considerados como catastróficos e a partir disso percebe-se a importância do gerenciamento de riscos na gestão de projetos.

Para completar, acompanhar riscos ajuda tanto na definição de valores de seu projeto quanto em outros detalhes de planejamento e prática. Sendo assim, é possível definir essa questão como a base para o sucesso de seu trabalho, inclusive financeiro.

Quais os principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Por fim, é indispensável também se dedicar a evitar alguns erros no gerenciamento de riscos. Dessa forma, você consegue otimizar seus processos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Aqui estão os principais problemas que acontecem com frequência e suas respectivas soluções!

Registrar ricos em excesso

É fundamental que você preserve a qualidade de sua lista de riscos. Evite registrar itens corriqueiros e de simples resolução. O foco deve ser apenas naquilo que realmente demonstra relevância e influencie na concepção do projeto.

Decidir resolver todos os riscos

Seja qual for o tamanho da sua lista de riscos, tente priorizar ao máximo aqueles que poderão impactar mais a sua empresa e seu projeto. Talvez não seja possível resolver tudo que foi listado, mas tirar o mais grave do caminho é essencial.

Usar o gerenciamento de riscos apenas na etapa de planejamento

Esse é um erro bastante comum entre gestores de projeto. Lembre-se, porém, de que riscos evoluem, e a maneira com a qual eles foram previstos durante o planejamento se modifica ao longo de seu desenvolvimento. Por isso, faça reuniões regulares para acompanhar essa questão.

Deixar de envolver todos os participantes do projeto

Um gestor jamais pode centralizar o gerenciamento de riscos para si. Essa é uma responsabilidade conjunta, que deve ser analisada por etapa e por setor. Até mesmo para facilitar a resolução dos impasses, visto que é impossível fazer tudo sozinho e delegar tarefas é a melhor opção.

Como um bom software pode ajudar nesse tipo de gerenciamento?

É interessante também contar um bom software de gerenciamento de riscos. Esses sistemas, em geral, são capazes principalmente de ajudar na identificação do risco. Contudo, também pode quantificá-lo e gerar um relatório completo de qual será o verdadeiro impacto dele no projeto.

Com isso, classificá-lo como aceitável ou inaceitável se torna uma tarefa mais clara. O software é capaz de confirmar a aceitação ou recusa de um risco e incentivar o gestor a analisar qual é o nível de tolerância dessa questão em relação à etapa em que esse processo se encontra.

Existem inúmeras alternativas e ferramentas para isso no mercado. Para escolher a melhor, vale a pena levar em conta os principais aspectos de seu negócio, bem como as restrições e opções que o sistema oferece, para que haja uma incorporação adequada e para que se tenha bons resultados.

Como você pôde acompanhar até aqui, prever o futuro com exatidão pode até ser impossível, mas com o gerenciamento de riscos em projetos é possível estar preparado para eventualidades, evitar prejuízos e aproveitar oportunidades.

Ainda assim, tenha em mente que o gerenciamento de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de resposta. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre este assunto tão importante, mas ainda quer uma ajuda profissional para lidar com incertezas? Não se preocupe! Basta entrar em contato conosco, que vamos ajudar você.

No contexto empresarial, nada é mais produtivo do que ter as pessoas certas trabalhando nas funções mais adequadas ao seu perfil. Quando um funcionário tem a chance de desenvolver atividades que gosta e que estão dentro de seu conjunto de habilidades, tudo flui de maneira natural. Automaticamente, o desempenho melhora e os resultados aparecem.

Por outro lado, quando um profissional não está atuando no lugar correto, surgem diversos problemas, como falta de motivação, queda de produtividade, estagnação, atrasos e sobrecarga. Para solucionar essas questões é imprescindível utilizar a alocação de colaboradores de forma estratégica.

Neste artigo, vamos compartilhar com você cinco dicas para alocar melhor os seus funcionários dentro do ambiente organizacional. Confira a seguir!

Lucrar mais, evitar os riscos e conhecer a verdadeira rentabilidade de uma iniciativa são ingredientes que aguçam qualquer gestor, não é mesmo? Justamente por isso, saber calcular o Retorno de Investimento de projetos traz inúmeras vantagens para qualquer ação de uma empresa.

Uma das mais clássicas metodologias para estimar o potencial de um investimento, esse indicador é também muito prático e fácil de trabalhar. Ao contrário de outros cálculos, ele não requer procedimentos complexos.

Enfim, trata-se de um método compreensível para antever os ganhos e evitar as perdas. Então, ficou interessado? Continue lendo este post e confira nossas dicas para usar o ROI e alavancar sua carreira!

Entenda o conceito

O ROI (Return On Investment ou, em português, Retorno Sobre Investimento) é uma das maneiras mais tradicionais de se fazer a previsão dos prováveis proventos até pela facilidade de sua utilização. Grosso modo, ele aponta uma relação entre o capital investido e os possíveis ganhos.

Outras operações, como o Valor Presente Líquido (VPL), a Taxa Interna de Retorno (TIR) e o Payback, exigem processos intrincados, que podem ser difíceis demais para quem não é da área econômica, financeira ou de contabilidade.

Já o Retorno de Investimentos de projetos mantém uma precisão bastante alta, mas dispensando contas baseadas em muitos detalhes numéricos.

A correlação entre dinheiro aplicado e lucro, na verdade, é como uma radiografia da aptidão de uma iniciativa qualquer para alcançar o sucesso. Organizações que utilizam a taxa conseguem projetos mais eficazes justamente porque aliam a ousadia aos pés no chão ao decidir sobre novos investimentos, negócios e expansões.

Além de medir as chances de êxito, o parâmetro mostra onde estão os erros e as distorções. Assim, num cenário em que algo não está dando certo, as boas práticas de administração recomendam o monitoramento do índice.

O ROI permite detectar os principais gargalos de produção de uma companhia. Por meio dele, os líderes podem enxergar os departamentos que mais lucram e os que mais dão prejuízo, por exemplo.

Aprenda a calcular o Retorno de Investimento de projetos

Como já foi mencionado, o método para calcular o ROI é simples, e deve seguir esta fórmula:

(Ganhos obtidos – gastos) / Gastos x 100

Traduzindo: encontre primeiro as expectativas de lucro de um empreendimento e reduza, desse total, aquilo que a organização investiu para viabilizá-lo. O resultado dessa subtração deve ser dividido pela quantidade despendida, e o quociente (solução que surge depois da divisão) precisa ser multiplicado por cem.

Vejamos um exemplo mais prático: suponha que uma indústria obteve proventos de 100 mil reais mediante a aplicação de 10 mil. Nesse caso, a conta ficaria:

(100.000-10.000) / 10.000 x 100.

Assim, o Retorno de Investimento de projetos obtido foi de 900% — ou nove vezes o valor aplicado. Se o ROI fosse de 30%, isso significaria que a cada 100 reais injetados seriam retornados outros 130, dos quais 30 seriam de lucro. Simples, não?

Calcular essa projeção é elementar, mas computar os ganhos e todo capital aplicado, sem deixar nenhum item de fora, talvez não seja tão acessível assim. Por isso, veremos agora uma lista com três passos que vão servir de apoio preliminar. Confira!

1. Defina o valor do investimento

Embora o cálculo do ROI seja relativamente fácil, será necessário encontrar o valor do investimento e da perspectiva de ganhos.

Para obter o quanto de capital foi empregado, inclua os custos diretos adicionais de infraestrutura e de mão de obra, como aquisição de equipamentos, máquinas e softwares, treinamentos, seleção de novos profissionais e reformas de instalações.

Em seguida, faça uma estimativa sobre as despesas permanentes, aquelas que serão incorporadas aos custeios da firma para que o produto ou serviço seja disponibilizado ao mercado.

Nessa conta entram dados como novos profissionais contratados, aluguel para acomodações, assinaturas para uso de softwares, manutenção, energia elétrica, água, entre outros.

2. Estabeleça os ganhos

Esta é a fase na qual serão efetuadas as aferições de rendimentos. E o segredo, aqui, é inserir no bolo as expectativas de redução de custos que, ao final, representarão economia e menos gastos.

Por exemplo: a instituição adotou um sistema para captar água da chuva e utilizá-la no processo de produção. Com isso, existe a probabilidade de uma redução de 15% no consumo mensal de água da companhia. E essa diminuição entra como ganho — bem como, evidentemente, as previsões de novas receitas.

3. Estipule ROIs para, pelo menos, três cenários diferentes

Outra dica importante é recordar que a administração é ciência, não magia. Lembre-se que nem mesmo as agências de risco norte-americanas foram capazes de antecipar a bolha no setor imobiliário dos Estados Unidos em 2008. Por isso, seja cauteloso em suas previsões.

Ao estabelecer, pelo menos, três enquadramentos para a economia, sua organização terá menores chances de desvios na hora de encontrar o indicador. Imagine, então, um quadro pessimista, um realista e outro otimista.

Na prática, na hora de fechar as contas, você deve jogar para baixo as conjecturas sobre os ganhos no contexto menos favorável e, ao mesmo tempo, ampliar as chances de haver mais gastos nesse quadro mais hostil.

No cálculo realista, insira informações mais próximas do cotidiano mesmo. Já na última hipótese, na qual são programados resultados mais animadores, faça o contrário: aumente suas perspectivas de ganhos e reduza as de despesas.

Além disso, vale ressaltar que, na atual conjuntura brasileira, há muitas dificuldades de se realizar prognósticos — até para economistas renomados.

Isso porque a economia é diretamente afetada pela situação política: por causa da demanda por obras públicas, pela legislação que rege os segmentos e pela baixa confiança dos investidores em circunstâncias de incertezas.

Por essas razões, boa parte das empresas está preferindo aderir aos aplicativos especializados para calcular o ROI. Seja qual for a sua escolha, o índice será muito útil para manter o posicionamento da firma no mercado, assim como para tentar elevá-lo.

Conheça as aplicações práticas

Já dizia o poeta Fernando Pessoa: “tudo vale a pena se a alma não é pequena” — mas, no mundo dos negócios, não é bem assim. Cada vez mais tem sido exigida de profissionais de gestão a habilidade de identificar os possíveis riscos. É um talento para poucos, mas muito apreciado em qualquer ramo.

E o que isso tem a ver com o ROI? É que, na prática, o índice mostrará se um negócio vale a pena ou não.

Outro apontamento dessa projeção é a eficácia de determinada ação para alcançar um objetivo específico. Até porque, com a análise, é possível comparar as opções de transações comerciais entre si e obter um prenúncio de qual delas oferece o maior potencial de lucratividade.

Bom, o conceito do índice se ampliou nos últimos, e vem abrigando novas aplicações.

Hoje, é viável usar o Retorno de Investimentos de projetos tanto de forma global, como em tarefas e iniciativas segmentadas. Assim, fica fácil perceber qual das filiais de uma rede vem conseguindo mais destaque positivo, por exemplo.

Também é simples descobrir qual delas tem mais prejuízos ou menor rendimento. Com esse quadro bem definido, torna-se mais provável o encontro de soluções para as unidades em que estão os problemas mais graves.

Seguindo essa mesma linha de raciocínio, a empresa terá ainda mais condições de potencializar as áreas que já são um sucesso atualmente. E é por isso que o ROI é uma das ferramentas mais práticas para amparar novos empreendimentos.

Muitos profissionais de gestão de projetos têm dificuldades de visualizar a performance, e até de conhecer a verdadeira rentabilidade dos processos. Se for o seu caso, essa taxa vai ser a melhor opção, porque pode incidir sobre todo um projeto, ou seja, uma realização empresarial com início, meio e fim.

Quanto ao cálculo, valem as mesmas regras, seja para uma companhia, globalmente, ou para um setor específico de uma instituição que tem andamento regular, permanente. Será necessário fazer a previsão de gastos e antever, com a máxima exatidão, os valores estimados de lucro.

Dessa forma, a avaliação de retorno mostrará o impacto financeiro do projeto, ajudará a definir as prioridades e medirá a eficiência e a influência dessa atividade em questão no sucesso de um negócio.

Por fim, essa análise ainda proporciona previsões sobre ações e objetivos mais difusos.

Suponha que a meta, em vez de lucrar por meio de uma expansão ou do lançamento de um novo produto, por exemplo, seja a de melhorar a imagem corporativa e institucional de uma firma. Imagine ainda que a companhia, para alcançar tal propósito, está investindo pesado em marketing.

Nesses casos, basta somar a quantia empregada nas estratégias de persuasão e programar quanto elas devem trazer de benefícios financeiros.

Descubra a infinidade de ramos que pode ser beneficiada

Além do enquadramento global e setorizado de uma mesma organização, o ROI oferece a oportunidade de contemplar uma diversidade imensa de setores.

O indicador tem serventia para projetos de tecnologia da informação, de indústrias papeleiras, de uma instituição da construção civil, de escolas, de lojas de varejo, e até mesmo de marketing. Afinal, como a propaganda serve a quase todos os setores da economia, o leque de opções da análise fica ainda mais aberto.

Falando em publicidade, vejamos um exemplo que está muito na moda dentro da área: o marketing digital.

Apenas para esse modo de propaganda, dá para calcular, no mínimo, cinco tipos de ROIs diferentes: um para o e-mail marketing, outro para as mídias sociais, um terceiro para as campanhas do Google AdWords, outro para o blog corporativo e, finalmente, um quinto específico para as técnicas de SEO (Search Engine Optimization, da sigla em inglês).

Assim, ao aplicar a projeção sobre as táticas de marketing digital, serão encontradas respostas para perguntas como:

• Qual canal gera mais lucro?
• Qual tem maior visibilidade?
• Qual deles tem taxas significativas de rejeição?
• O atendimento ao cliente está contribuindo para a fidelização ou deixa a desejar?

Também é uma alternativa adequar o ROI para empresas de tecnologia da informação. Nessa hipótese, no instante em que for calcular os gastos, procure levantar o volume de falhas em determinado período, o tempo médio para resolvê-las e o custo do sistema parado por hora.

Acrescente esses dados nas contas sobre as despesas, use a mesma fórmula e chegue ao resultado específico para o ramo de TI.

Ainda, o indicador pode ser aproveitado pela indústria, e não apenas na relação entre os produtos e os clientes. Há situações em que a análise é feita para circunstâncias muito específicas, como, por exemplo, para avaliar a eficácia do designer de uma embalagem.

As caixas de leite que substituíram as antigas sacolas de plástico, por exemplo, reduziram o desperdício de gigantes dos laticínios.

O que houve foi uma melhora no método de estoque, que favoreceu as companhias — embora a praticidade das Tetra Park tenha trazido benefícios também aos compradores da mercadoria.

Aliás, o recipiente que guarda um produto influi muito na hora de o consumidor fazer a escolha por ele. E o melhor disso é que é possível mensurar a capacidade de uma embalagem de atrair compradores pela taxa que estamos apresentando neste texto.

Enfim, como podemos ver, o ROI tem a competência de efetuar projeções sobre qualquer ação, investimento ou empreendimento que tenha como propósito alcançar melhores rendimentos no futuro.

Ele ressalta onde o trabalho está sendo bem-sucedido e os lugares ou estágios nos quais erros e desvios têm sido mais comuns.

Grosso modo, ele oferece suporte técnico para que os profissionais exerçam na prática as suas vocações e competências. E é por isso que é um instrumento para aprimorar e aperfeiçoar as habilidades essenciais de líderes e de colaboradores.

O Retorno de Investimento de projetos, portanto, proporciona mais condições para identificar e cortar gastos desnecessários, apoiar a detecção de erros e desvios, obter resultados positivos mais duradouros, dar suporte às tomadas de decisões e — o mais importante — para ajudar a aumentar os lucros.

Então, se a sua empresa estiver à procura de crédito para um novo projeto, esse indicador vai contribuir para o convencimento do credor de que se trata de uma opção viável. Afinal, com o ROI em mãos, será possível demonstrar mais transparência e ética profissional.

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O sistema Kanban é um dos mais eficientes e utilizados quando o assunto é gestão de projetos. O problema é que muita gente não conhece o método profundamente, o que leva à ocorrência de erros simples e que poderiam ser evitados.

O resultado? Prejuízos à organização e ao andamento do projeto. Consequentemente, o sistema se torna o grande culpado dos problemas, quando, na verdade, tudo poderia ser evitado.

Neste post, vamos mostrar os sete erros mais comuns na aplicação do Kanban e o que você pode fazer para evitá-los. Confira!

1. Não considerar a cadeia de valor

As práticas de lean development consideram esse componente como um de seus elementos fundamentais. Analisar a cadeia de valor é uma atividade que pode ser realizada por meio de um mapeamento.

O mapa da cadeia de valor (VSM) permite compreender melhor o fluxo de atividades e identificar os desperdícios que ocorrem ao longo do processo. Essas perdas podem se tornar gargalos ou um elemento que está esperando para ser melhor trabalhado.

A cadeia de valor pode ser composta por diferentes etapas, como: pronto para desenvolver, desenvolvimento, revisão, teste e demonstração ao consumidor. No entanto, mesmo com esses elementos aparentemente identificados, é preciso levar em conta a parte do Business Analyst (BA) do projeto. Caso contrário, a equipe pode atropelar as atividades e não executar todas as etapas.

Nesse caso, é preciso parar, reunir todo o time e mapear a cadeia de valor. A partir disso, consegue-se ter uma visão mais ampla e que considera o BA. Assim, é possível realizar mudanças para tornar os procedimentos mais eficientes.

2. Colocar todo o processo no quadro

O Kanban é um sistema eficiente, mas colocar todo o processo no quadro não é uma boa ideia. O modelo fica confuso, e os colaboradores nem sempre compreendem o que é preciso fazer devido à grande quantidade de elementos.

O desdobramento dessa atitude é que você deixa de lado a simplicidade do método e torna a prática muito mais difícil. Outra consequência é que a equipe também deixa de atualizar o quadro, pois é cansativo parar o tempo todo para fazer isso.

O objetivo é entender como está o andamento do projeto e qual é o próximo passo. No entanto, não é necessário colocar todos os detalhes sobre isso. As questões menores podem ser discutidas com a equipe para evitar problemas na visualização do processo.

3. Não limitar o trabalho em andamento

O chamado Work in Progress (WIP) é o total de atividades executadas simultaneamente pela sua equipe. Apesar de isso parecer um sinônimo de produtividade, o ideal é limitar essas ações.

O principal motivo para tomar essa atitude é o fato de isso garantir que cada atividade leve um tempo menor para ser finalizada. Ou seja, o processo todo levará menos tempo para terminar.

Com isso, as etapas podem ser colocadas em produção mais rapidamente, sem contar que a equipe se torna mais ágil e flexível. Stakeholders também sentem mais confiança, pois os elementos são entregues frequentemente e de acordo com o cronograma.

4. Manter as políticas do projeto inflexíveis

A primeira coisa que você precisa saber sobre o Kanban é que ele deve refletir o que a equipe está fazendo — e não os processos que devem obrigatoriamente ser executados. Parece estranho, mas quando você ignora esse conceito, pode se tornar inflexível, o que é prejudicial ao projeto.

Portanto, sempre que for encontrada uma nova maneira de executar o trabalho, aproveite e modifique o processo e até mesmo a política adotada. Essa é uma medida que melhora o fluxo de comunicação e traz mais eficiência para as ações diárias.

5. Não começar com o sistema Kanban

Alguns gerentes acreditam que é melhor começar o projeto com a metodologia Scrum, para depois passar para o Kanban. Isso até pode acontecer, mas não é uma regra — nem deveria ser encarado como uma.

Na verdade, essa escolha depende de diferentes fatores. O Scrum, por exemplo, é melhor quando você já tem a equipe bem definida ou pode fazer isso facilmente. Já o Kanban, pode ser adotado em qualquer circunstância.

Afinal de contas, ele é mais fácil de ser aplicado. Porém, lembre-se de analisar cada projeto e considerar os fatores que interferem nele.

6. Trabalhar visando objetivos diferentes

O quadro do Kanban pode ser dividido em duas partes: a de cima apresenta ações mais importantes, enquanto a de baixo foca nas tarefas de desenvolvimento, como as de interface, lógica de negócio e base de dados.

Nesse caso, o projeto é trabalhado com a segmentação em linhas horizontais. Porém, essa medida não oferece o valor completo ao cliente, o que significa que essa atitude não é a mais indicada.

Quando a equipe atua dessa forma, nem sempre foca no término de determinada atividade. Muitas vezes, uma nova ação é colocada em andamento antes de outra terminar. Isso faz com que não se entregue valor para o cliente e as tarefas diárias fiquem confusas.

7. Não dimensionar o projeto

Esse trabalho nem sempre é realizado de forma adequada, e isso pode trazer prejuízos ao andamento do projeto. O primeiro passo é definir os Minimum Marketable Features (MMFs), lembrando que eles não devem contemplar grandes partes do sistema.

Quando os MMFs abrangem essas grandes partes, os cartões se movem ao longo do Kanban, mas o ciclo de tempo é mensurado erroneamente devido às características desconhecidas.

O ideal é responder às perguntas e pensar melhor sobre as incógnitas. Assim, é possível gerir melhor a produtividade e o projeto, o que reduz significativamente o ciclo de tempo mensurado.

Portanto, o Kanban é um método interessante e que pode ser adotado na sua empresa. No entanto, é preciso ter atenção a diferentes aspectos e aos erros que citamos ao longo deste post. Fazendo isso, suas chances de sucesso serão maiores, com um projeto adequado e que agrega valor.

Entendeu como colocar o sistema Kanban em andamento e de que forma evitar os erros relativos a esse método? Se gostou deste conteúdo, aproveite e compartilhe-o nas suas redes sociais!

O gerenciamento de projetos está se tornando uma prática cada vez mais comum nas principais empresas do Brasil e do mundo. Apesar de os programas serem empreendimentos únicos, com suas particularidades e objetivos específicos, existem alguns conhecimentos e ferramentas que podem melhorar a gestão de projetos empresariais.

Ter uma proposta que cumpra os principais requisitos como escopo, prazo, custo e qualidade é o sonho de consumo de qualquer gerente de projetos, não é mesmo? Infelizmente, a maioria dos programas executados ao redor do mundo fracassa em um ou mais pontos.

Para que um gerente de projetos consiga que os empreendimentos sob sua responsabilidade cumpram os marcos e propósitos estabelecidos, são necessárias algumas habilidades.

Que tal conhecer cinco técnicas para melhorar a gestão de projetos empresariais e conquistar diversos benefícios para o seu negócio? Continue a leitura deste artigo e aprenda!

1. Defina uma metodologia a ser utilizada

No âmbito da gestão de projetos, há diversas metodologias que podem ser utilizadas para melhorar os principais indicadores e os resultados de seus empreendimentos.

Existem opções que apresentam resultados mais significativos, focando sempre em melhorar a administração de projetos empresariais.

O guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o Prince2 (Projects IN a Controlled Enviroment), o IPMA (International Project Management Association), FEL (Front End Loading) e o PM Canvas (Project Model Canvas) são algumas das principais opções do mercado.

Isso posto, é necessário definir qual metodologia será utilizada na gestão de seus projetos. Analisar cada uma das opções é fundamental para garantir que os empreendimentos sejam bem-sucedidos e vantajosos para os stakeholders.

Outro ponto que merece destaque é que a definição de qual metodologia será utilizada interfere diretamente no processo de implantação de um PMO efetivo.

2. Determine o escopo e cronograma

Uma técnica que certamente merece destaque é a definição do escopo e cronograma do projeto. O escopo nada mais é do que todo o trabalho que deve ser realizado para produzir o produto final, solicitado pelo cliente.

Portanto, é importante definir o que deve ser feito, pensando em todas as etapas necessárias para a materialização do projeto em questão. Ao detalhar o escopo, o gerente poderá visualizar a proposta em pacotes de trabalhos, subdividindo as tarefas em atividades menores e mais fáceis de serem executadas.

Já o cronograma, é o desmembramento dos pacotes de trabalho em atividades. A título de exemplo, a fundação de uma edificação seria um pacote de trabalho, enquanto a concretagem dos blocos seria uma atividade desmembrada.

Sendo assim, a elaboração de um cronograma permitirá que o gestor de projetos planeje a execução de cada uma das atividades desmembradas, definindo os recursos a serem utilizados e o tempo médio para a concretização de tais serviços.

Dessa forma, será possível realizar o planejamento completo do projeto, definindo o prazo de execução e facilitando o processo de orçamento e definição de custos.

3. Gerencie pessoas

Outra técnica excelente para melhorar a gestão de projetos empresariais se dá por meio do gerenciamento de pessoas. Apesar de o mundo estar cada vez mais tecnológico e automatizado, quem efetivamente coloca a mão na massa e participa ativamente da construção do produto final são as pessoas.

Então, é responsabilidade do gestor do projeto prover o melhor ambiente de trabalho possível para seus subordinados, possibilitando uma atmosfera propícia em termos de criatividade e produtividade.

Uma boa equipe vai muito além de excelentes profissionais. A qualidade e experiência de cada um deles é importante sim, mas também é fundamental que o gerente de projetos conheça a sua equipe e tenha ciência das habilidades, competências e preferências de cada um de seus profissionais.

Dessa maneira, a alocação de recursos e a delegação de tarefas serão etapas realizadas de maneira mais eficiente e funcional, obtendo os melhores resultados possíveis para o projeto e para a empresa como um todo.

O gestor deve estar sempre de olhos abertos para as relações interpessoais na equipe. Discussões e conflitos fazem parte do dia a dia, mas devem ocorrer de forma que não prejudiquem o ambiente interno da organização e os resultados dos planejamentos.

4. Atente para os riscos

Um dos principais vilões dos projetos ao redor do mundo são os riscos. Obviamente, todo empreendimento tem algumas ameaças inerentes, que devem ser monitoradas e controladas.

Para garantir que o seu projeto esteja protegido dos riscos, é necessário que o gerente crie uma matriz com as principais ameaças que podem afetar o caminho crítico do projeto. Além dos riscos, é interessante criar um plano de ação, caso eles venham impactar o programa.

É importantíssimo monitorar os perigos continuamente, uma vez que eles podem ter sua ordem de prioridade alterada devido a fatores externos (como situações mercadológicas ou ações da natureza), decisões da diretoria ou o avanço do cronograma. Se atente à ordem de prioridade das suas ações, buscando sempre a erradicação das principais ameaças.

Deve-se destacar, porém, que os riscos não são somente ações negativas. Eles englobam também oportunidades, que devem ser ampliadas e aproveitadas, melhorando os resultados do empreendimento e a gestão de projetos empresariais. Esse é mais um fator que demonstra a importância de se acompanhar os principais indicadores de um programa de perto.

5. Use e abuse da tecnologia

A tecnologia também é outro recurso que pode melhorar a gestão de projetos empresariais. Existem diversos benefícios de se utilizar plataformas específicas em seus empreendimentos.

Primeiramente, utilizar um software para a gestão de projetos pode otimizar a maioria dos processos, uma vez que você terá acesso aos principais indicadores na palma de sua mão. Além disso, os softwares utilizam o cloud computing como armazenamento, garantindo maior segurança aos seus dados e informações.

O processo de delegação de tarefas também pode ser otimizado e controlado, garantindo que nenhum profissional fique ocioso ou sobrecarregado. O uso desse tipo de sistema permitirá redução de custos, aumento da performance da equipe e maior facilidade de todo o processo de tomada de decisões.

Todavia, é fundamental que você busque por softwares que sejam fáceis de serem utilizados, sendo de grande valia para seus projetos. Não adiantará nada contar com sistemas que prometem entregar mundos e fundos, mas só oferecem problemas. Além do custo da tecnologia, você perderá tempo, o que é um fator importantíssimo!

Para concluir, a técnica final que destacamos é o conhecimento. Estude e pesquise novas informações no mercado, como Scrum e PMBOK, por exemplo. Assim, poderá adquirir novas habilidades para a sua carreira e agregar mais valor à sua gestão de projetos empresariais. O reconhecimento, tanto da empresa quanto do mercado, virá e será gratificante, não é mesmo?

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