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5 técnicas para melhorar a gestão de projetos empresariais

O gerenciamento de projetos está se tornando uma prática cada vez mais comum nas principais empresas do Brasil e do mundo. Apesar de os programas serem empreendimentos únicos, com suas particularidades e objetivos específicos, existem alguns conhecimentos e ferramentas que podem melhorar a gestão de projetos empresariais.

Ter uma proposta que cumpra os principais requisitos como escopo, prazo, custo e qualidade é o sonho de consumo de qualquer gerente de projetos, não é mesmo? Infelizmente, a maioria dos programas executados ao redor do mundo fracassa em um ou mais pontos.

Para que um gerente de projetos consiga que os empreendimentos sob sua responsabilidade cumpram os marcos e propósitos estabelecidos, são necessárias algumas habilidades.

Que tal conhecer cinco técnicas para melhorar a gestão de projetos empresariais e conquistar diversos benefícios para o seu negócio? Continue a leitura deste artigo e aprenda!

1. Defina uma metodologia a ser utilizada

No âmbito da gestão de projetos, há diversas metodologias que podem ser utilizadas para melhorar os principais indicadores e os resultados de seus empreendimentos.

Existem opções que apresentam resultados mais significativos, focando sempre em melhorar a administração de projetos empresariais.

O guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o Prince2 (Projects IN a Controlled Enviroment), o IPMA (International Project Management Association), FEL (Front End Loading) e o PM Canvas (Project Model Canvas) são algumas das principais opções do mercado.

Isso posto, é necessário definir qual metodologia será utilizada na gestão de seus projetos. Analisar cada uma das opções é fundamental para garantir que os empreendimentos sejam bem-sucedidos e vantajosos para os stakeholders.

Outro ponto que merece destaque é que a definição de qual metodologia será utilizada interfere diretamente no processo de implantação de um PMO efetivo.

2. Determine o escopo e cronograma

Uma técnica que certamente merece destaque é a definição do escopo e cronograma do projeto. O escopo nada mais é do que todo o trabalho que deve ser realizado para produzir o produto final, solicitado pelo cliente.

Portanto, é importante definir o que deve ser feito, pensando em todas as etapas necessárias para a materialização do projeto em questão. Ao detalhar o escopo, o gerente poderá visualizar a proposta em pacotes de trabalhos, subdividindo as tarefas em atividades menores e mais fáceis de serem executadas.

Já o cronograma, é o desmembramento dos pacotes de trabalho em atividades. A título de exemplo, a fundação de uma edificação seria um pacote de trabalho, enquanto a concretagem dos blocos seria uma atividade desmembrada.

Sendo assim, a elaboração de um cronograma permitirá que o gestor de projetos planeje a execução de cada uma das atividades desmembradas, definindo os recursos a serem utilizados e o tempo médio para a concretização de tais serviços.

Dessa forma, será possível realizar o planejamento completo do projeto, definindo o prazo de execução e facilitando o processo de orçamento e definição de custos.

3. Gerencie pessoas

Outra técnica excelente para melhorar a gestão de projetos empresariais se dá por meio do gerenciamento de pessoas. Apesar de o mundo estar cada vez mais tecnológico e automatizado, quem efetivamente coloca a mão na massa e participa ativamente da construção do produto final são as pessoas.

Então, é responsabilidade do gestor do projeto prover o melhor ambiente de trabalho possível para seus subordinados, possibilitando uma atmosfera propícia em termos de criatividade e produtividade.

Uma boa equipe vai muito além de excelentes profissionais. A qualidade e experiência de cada um deles é importante sim, mas também é fundamental que o gerente de projetos conheça a sua equipe e tenha ciência das habilidades, competências e preferências de cada um de seus profissionais.

Dessa maneira, a alocação de recursos e a delegação de tarefas serão etapas realizadas de maneira mais eficiente e funcional, obtendo os melhores resultados possíveis para o projeto e para a empresa como um todo.

O gestor deve estar sempre de olhos abertos para as relações interpessoais na equipe. Discussões e conflitos fazem parte do dia a dia, mas devem ocorrer de forma que não prejudiquem o ambiente interno da organização e os resultados dos planejamentos.

4. Atente para os riscos

Um dos principais vilões dos projetos ao redor do mundo são os riscos. Obviamente, todo empreendimento tem algumas ameaças inerentes, que devem ser monitoradas e controladas.

Para garantir que o seu projeto esteja protegido dos riscos, é necessário que o gerente crie uma matriz com as principais ameaças que podem afetar o caminho crítico do projeto. Além dos riscos, é interessante criar um plano de ação, caso eles venham impactar o programa.

É importantíssimo monitorar os perigos continuamente, uma vez que eles podem ter sua ordem de prioridade alterada devido a fatores externos (como situações mercadológicas ou ações da natureza), decisões da diretoria ou o avanço do cronograma. Se atente à ordem de prioridade das suas ações, buscando sempre a erradicação das principais ameaças.

Deve-se destacar, porém, que os riscos não são somente ações negativas. Eles englobam também oportunidades, que devem ser ampliadas e aproveitadas, melhorando os resultados do empreendimento e a gestão de projetos empresariais. Esse é mais um fator que demonstra a importância de se acompanhar os principais indicadores de um programa de perto.

5. Use e abuse da tecnologia

A tecnologia também é outro recurso que pode melhorar a gestão de projetos empresariais. Existem diversos benefícios de se utilizar plataformas específicas em seus empreendimentos.

Primeiramente, utilizar um software para a gestão de projetos pode otimizar a maioria dos processos, uma vez que você terá acesso aos principais indicadores na palma de sua mão. Além disso, os softwares utilizam o cloud computing como armazenamento, garantindo maior segurança aos seus dados e informações.

O processo de delegação de tarefas também pode ser otimizado e controlado, garantindo que nenhum profissional fique ocioso ou sobrecarregado. O uso desse tipo de sistema permitirá redução de custos, aumento da performance da equipe e maior facilidade de todo o processo de tomada de decisões.

Todavia, é fundamental que você busque por softwares que sejam fáceis de serem utilizados, sendo de grande valia para seus projetos. Não adiantará nada contar com sistemas que prometem entregar mundos e fundos, mas só oferecem problemas. Além do custo da tecnologia, você perderá tempo, o que é um fator importantíssimo!

Para concluir, a técnica final que destacamos é o conhecimento. Estude e pesquise novas informações no mercado, como Scrum e PMBOK, por exemplo. Assim, poderá adquirir novas habilidades para a sua carreira e agregar mais valor à sua gestão de projetos empresariais. O reconhecimento, tanto da empresa quanto do mercado, virá e será gratificante, não é mesmo?

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