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tratamento de não conformidade

Como fazer um tratamento de não conformidades em projetos?

Com certeza, já aconteceu de você estar à frente de projetos e surgirem imprevistos ou situações que geraram um resultado insatisfatório. Essa situação negativa pode ser trabalhada, mas, para isso, é preciso fazer um tratamento de não conformidade. É importante, portanto, saber que os processos ineficientes podem acontecer a qualquer momento, mas devem ser reduzidos para que a sua empresa evite os prejuízos. E a questão é: como conseguir isso?

Neste post, vamos apresentar como tratar as não conformidades de um projeto. O foco são as técnicas e ações que podem ser adotadas para que o resultado seja mais eficiente e resolutivo. Se você tem esse objetivo, acompanhe o artigo a seguir!

Conceito de não conformidades

Esses elementos estão relacionados aos processos que ocasionam resultados insatisfatórios, como produtos não conformes ou que não cumpriram determinado requisito/legislação, por exemplo, ISO 9000, ISO 14001 e por aí vai.

Em alguns casos, as não conformidades se traduzem em defeitos. Em outros, como geralmente ocorre com os projetos, são situações que não seguem os quesitos de padronização de práticas e métodos. Em qualquer dos casos, o produto, serviço, ou projeto está aquém do que é esperado pelo cliente.

O ideal é reduzir ou até eliminar as não conformidades. O segundo caso, porém, é quase impossível. Por isso, deve-se trabalhar para diminuí-las e tratá-las a fim de que o cliente obtenha o resultado esperado.

Tratamento de não conformidade

A melhor forma de evitar as não conformidades em um projeto é definir se seu escopo é condizente com o prazo e o valor para investimento. No entanto, um erro bastante comum, nas empresas, é ter esses três fatores desalinhados.

O resultado? O gestor pode perder o emprego. Por isso, é preciso analisar diversos indicadores para equilibrar as questões e chegar a um bom posicionamento no mercado. Assumindo essa posição, o gestor compreende os riscos que corre e o fato de que os problemas aparecerão. A partir disso, usa sua experiência para capitalizar o que puder nos âmbitos administrativos e financeiros para ter mais chances de alcançar o sucesso.

A finalidade, aqui, é ter mais eficiência, especialmente nos recursos que atrapalham o alcance de bons resultados, como mão de obra desqualificada, prazos, orçamento, entre outros.

Para mapear essas questões, é preciso atuar em quatro frentes:

  • identificação dos problemas: o surgimento da não conformidade exige seu tratamento imediato de acordo com os padrões aplicados durante todo o processo;
  • análise das causas: a não conformidade exige um tratamento adequado, que vá além da simples correção. Assim, evitam-se erros, retrabalho, custos desnecessários e desperdícios;
  • planos de ação: a finalidade é traçar uma estratégia acertada e eficaz, que considere o que, onde e quando a não conformidade aconteceu;
  • verificação de eficácia: o acompanhamento contínuo é necessário para que o tratamento seja colocado em prática. Nesse momento, vale a pena considerar as ferramentas adequadas aos processos.

Tenha em mente que a preocupação com a qualidade tem um custo menor do que com a não conformidade. Esse sempre deve ser o foco. No entanto, você precisa direcionar e saber alocar os recursos para evitar que novos problemas surjam.

Alguns fatores que ajudam no processo são:

  • conhecer a causa da não conformidade;
  • estabelecer soluções;
  • dimensionar o problema;
  • ter atenção aos detalhes.

Além disso, a equipe toda deve colaborar para evitar as ocorrências. Veja alguns exemplos de ações que podem ser tomadas:

  • treinar os colaboradores para que eles reconheçam uma não conformidade e saibam como proceder;
  • determinar indicadores passíveis de mensuração para acompanhar as não conformidades;
  • envolver a equipe no tratamento, não somente a área da qualidade;
  • usar indicadores e ferramentas adequados à organização e que sejam facilmente compreendidos.

Dicas para evitar a reincidência de não conformidades

As empresas costumam cometer alguns erros que ocasionam o retorno dos resultados insatisfatórios. Confira alguns deles e veja como não cair na reincidência de não conformidades:

1. Má coleta de informações

A análise feita para a não conformidade varia conforme as informações obtidas. É necessário que elas sejam centralizadas e relevantes. Assim, é possível encontrá-las sempre que necessário.

Lembre-se de que, para ter boas informações, você precisa entender a não conformidade e coletar o máximo de detalhes. Observe também os dados que, a princípio, são menores, porque eles tendem a ter grande influência.

Algumas técnicas que podem ser usadas nesse momento são: brainstorming, diagrama de Ishikawa e 5 porquês.

2. Conclusões precipitadas

Alguns fatores ocasionam a situação e levam à formulação de hipóteses. Isso pode ocorrer, por exemplo, em razão do não conhecimento sobre o tema, da análise superficial da concorrência, de avaliações anteriores de não conformidades similares, da falta de tempo etc.

É importante evidenciar que a análise da causa por meio de uma hipótese faz com que você tente provar que a suposição está correta. No entanto, isso pode levar ao bloqueio de outras informações. Ou seja, o restante do processo é direcionado por subjetivismos, e não dados coletados, resultando em ineficácia e desperdício de dinheiro, recursos financeiros e esforço.

3. Ações óbvias

A obviedade, muitas vezes, faz com que você não saiba o que fazer para que a não conformidade seja evitada. Afinal, se tudo fosse tão óbvio, grande parte dos problemas teria soluções fáceis.

Então, pense fora da caixa e conte com sua equipe durante o processo. Lembre-se de que qualquer ideia é válida, até as que parecerem absurdas. Afinal de contas, é isso que pode fazer você chegar ao sucesso.

4. Falta de envolvimento da equipe

Sua atitude pode ser a de centralizar a análise, mas é importante contar com outras pessoas que compreendam os processos na prática. São elas que executam as atividades no dia a dia e têm como indicar se o conceito poderá ser implementado e quais serão as possíveis consequências dessa decisão.

Além disso, contar com a ajuda dos colaboradores é uma maneira de obter novas ideias e pensar em estratégias que podem ajudar o projeto a ser mais bem-sucedido.

E você, já aplica essas estratégias para o tratamento de não conformidade na sua empresa? Ou ainda precisa melhorar alguns aspectos? Pense sobre isso e coloque as sugestões em prática. E não deixe de conferir mais dicas sobre assuntos relevantes para o seu negócio seguindo a gente nas redes sociais — Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ e YouTube.

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