O sistema Kanban é um dos mais eficientes e utilizados quando o assunto é gestão de projetos. O problema é que muita gente não conhece o método profundamente, o que leva à ocorrência de erros simples e que poderiam ser evitados.

O resultado? Prejuízos à organização e ao andamento do projeto. Consequentemente, o sistema se torna o grande culpado dos problemas, quando, na verdade, tudo poderia ser evitado.

Neste post, vamos mostrar os sete erros mais comuns na aplicação do Kanban e o que você pode fazer para evitá-los. Confira!

1. Não considerar a cadeia de valor

As práticas de lean development consideram esse componente como um de seus elementos fundamentais. Analisar a cadeia de valor é uma atividade que pode ser realizada por meio de um mapeamento.

O mapa da cadeia de valor (VSM) permite compreender melhor o fluxo de atividades e identificar os desperdícios que ocorrem ao longo do processo. Essas perdas podem se tornar gargalos ou um elemento que está esperando para ser melhor trabalhado.

A cadeia de valor pode ser composta por diferentes etapas, como: pronto para desenvolver, desenvolvimento, revisão, teste e demonstração ao consumidor. No entanto, mesmo com esses elementos aparentemente identificados, é preciso levar em conta a parte do Business Analyst (BA) do projeto. Caso contrário, a equipe pode atropelar as atividades e não executar todas as etapas.

Nesse caso, é preciso parar, reunir todo o time e mapear a cadeia de valor. A partir disso, consegue-se ter uma visão mais ampla e que considera o BA. Assim, é possível realizar mudanças para tornar os procedimentos mais eficientes.

2. Colocar todo o processo no quadro

O Kanban é um sistema eficiente, mas colocar todo o processo no quadro não é uma boa ideia. O modelo fica confuso, e os colaboradores nem sempre compreendem o que é preciso fazer devido à grande quantidade de elementos.

O desdobramento dessa atitude é que você deixa de lado a simplicidade do método e torna a prática muito mais difícil. Outra consequência é que a equipe também deixa de atualizar o quadro, pois é cansativo parar o tempo todo para fazer isso.

O objetivo é entender como está o andamento do projeto e qual é o próximo passo. No entanto, não é necessário colocar todos os detalhes sobre isso. As questões menores podem ser discutidas com a equipe para evitar problemas na visualização do processo.

3. Não limitar o trabalho em andamento

O chamado Work in Progress (WIP) é o total de atividades executadas simultaneamente pela sua equipe. Apesar de isso parecer um sinônimo de produtividade, o ideal é limitar essas ações.

O principal motivo para tomar essa atitude é o fato de isso garantir que cada atividade leve um tempo menor para ser finalizada. Ou seja, o processo todo levará menos tempo para terminar.

Com isso, as etapas podem ser colocadas em produção mais rapidamente, sem contar que a equipe se torna mais ágil e flexível. Stakeholders também sentem mais confiança, pois os elementos são entregues frequentemente e de acordo com o cronograma.

4. Manter as políticas do projeto inflexíveis

A primeira coisa que você precisa saber sobre o Kanban é que ele deve refletir o que a equipe está fazendo — e não os processos que devem obrigatoriamente ser executados. Parece estranho, mas quando você ignora esse conceito, pode se tornar inflexível, o que é prejudicial ao projeto.

Portanto, sempre que for encontrada uma nova maneira de executar o trabalho, aproveite e modifique o processo e até mesmo a política adotada. Essa é uma medida que melhora o fluxo de comunicação e traz mais eficiência para as ações diárias.

5. Não começar com o sistema Kanban

Alguns gerentes acreditam que é melhor começar o projeto com a metodologia Scrum, para depois passar para o Kanban. Isso até pode acontecer, mas não é uma regra — nem deveria ser encarado como uma.

Na verdade, essa escolha depende de diferentes fatores. O Scrum, por exemplo, é melhor quando você já tem a equipe bem definida ou pode fazer isso facilmente. Já o Kanban, pode ser adotado em qualquer circunstância.

Afinal de contas, ele é mais fácil de ser aplicado. Porém, lembre-se de analisar cada projeto e considerar os fatores que interferem nele.

6. Trabalhar visando objetivos diferentes

O quadro do Kanban pode ser dividido em duas partes: a de cima apresenta ações mais importantes, enquanto a de baixo foca nas tarefas de desenvolvimento, como as de interface, lógica de negócio e base de dados.

Nesse caso, o projeto é trabalhado com a segmentação em linhas horizontais. Porém, essa medida não oferece o valor completo ao cliente, o que significa que essa atitude não é a mais indicada.

Quando a equipe atua dessa forma, nem sempre foca no término de determinada atividade. Muitas vezes, uma nova ação é colocada em andamento antes de outra terminar. Isso faz com que não se entregue valor para o cliente e as tarefas diárias fiquem confusas.

7. Não dimensionar o projeto

Esse trabalho nem sempre é realizado de forma adequada, e isso pode trazer prejuízos ao andamento do projeto. O primeiro passo é definir os Minimum Marketable Features (MMFs), lembrando que eles não devem contemplar grandes partes do sistema.

Quando os MMFs abrangem essas grandes partes, os cartões se movem ao longo do Kanban, mas o ciclo de tempo é mensurado erroneamente devido às características desconhecidas.

O ideal é responder às perguntas e pensar melhor sobre as incógnitas. Assim, é possível gerir melhor a produtividade e o projeto, o que reduz significativamente o ciclo de tempo mensurado.

Portanto, o Kanban é um método interessante e que pode ser adotado na sua empresa. No entanto, é preciso ter atenção a diferentes aspectos e aos erros que citamos ao longo deste post. Fazendo isso, suas chances de sucesso serão maiores, com um projeto adequado e que agrega valor.

Entendeu como colocar o sistema Kanban em andamento e de que forma evitar os erros relativos a esse método? Se gostou deste conteúdo, aproveite e compartilhe-o nas suas redes sociais!