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Tudo o que você precisa saber sobre o PM Canvas

Agilidade e flexibilidade são duas virtudes no desenvolvimento de projetos de sucesso. Isso deve-se ao fato de que os projetos estão cada vez maiores e mais complexos. Além disso, é preciso entender que o mercado e a concorrência evoluem em ritmo acelerado, forçando os gestores a se manterem constantemente atualizados.

O planejamento, execução e gestão de projetos precisa ser amparado por ferramentas e metodologias que facilitem o trabalho de toda a equipe. Uma metodologia que vem sendo adotada por grandes empresas para o planejamento e execução dos projetos é o PM Canvas.

Elaborado pelo professor José Finnochio, e com base na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, Business Model Generation (BMG), o Project Model Canvas (PM Canvas) é uma diagramação visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro, integrando escopo, tempo, requisitos, stakeholders etc.

No artigo de hoje falaremos sobre o PM Canvas, quais são seus benefícios, como ele pode ser implementado e de que maneira a solução poderá útil para a sua empresa. Ficou interessado? Então continue a leitura!

O que é, exatamente, o PM CANVAS?

Baseado na publicação, no ano de 2009, do Business Model de Alex Osterwalder e Yves Pigneur, o PM Canvas funciona como uma espécie de guia para empreendedores que buscam revolucionar os seus negócios a partir da utilização de metodologias inovadoras e que proporcionem uma melhor articulação estratégica.

José Finocchio, o professor responsável pela idealização da metodologia, ressalta (e implementa) a neurocência como fator fundamental para o desenvolvimento e gerenciamento de um projeto. Ele defende que, entendendo como funciona a mente, a comunicação e propagação de informações tende a melhorar exponencialmente.

O objetivo central do PM Canvas é a implementação ágil e clara de um plano de projeto. A boa notícia é que, apesar da sofisticação da metodologia de Finocchio, sua aplicação não exige nada além de caneta, alguns posts-ts e uma folha de papel A1.

Como os post-its têm espaço bastante delimitado, seu preenchimento exige uma clareza e objetividade que será essencial para visualização do projeto, uma vez que só haverá espaço para se escrever o que for realmente imprescindível.

Quais são os benefícios do uso do PM CANVAS?

O PM Canvas parte da premissa de que a criação de um novo projeto deve ser guiada por algumas perguntas: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e quanto? As respostas para essas questões servirão como ponto de partida para a criação do canvas.

Esse tipo de organização traz dois benefícios claros: primeiro, ela mantém o time focado em objetivos tangíveis que levam a metas maiores. Além disso, permite uma visualização gráfica de todo o projeto, facilitando sua compreensão e, também, as justificativas de cada etapa.

Este aspecto intuitivo proporcionado pelo PM Canvas também facilita o trabalho de empresas que não conseguem adotar o plano de projeto, pelo fato deste ser muito complexo.

Mas qual a diferença entre PM Canvas e o Plano de Projeto?

Para um olhar destreinado, existe uma certa dificuldade de diferenciação do PM Canvas do Plano de Projeto. Um plano de projeto é, basicamente, a reunião de toda a documentação da etapa de planejamento, que é, na maioria dos casos, organizada por um time de gestão de projetos, submetido a um patrocinador e, então, aprovado (ou não). Trata-se de uma metodologia amplamente utilizada no meio acadêmico.

Embora o plano de projeto tenha, em teoria, a finalidade de determinar a estruturar a execução, acompanhamento, controle e finalização de um projeto, sem contar o planejamento das metas e submetas imprescindíveis para a concretização do do planejamento aprovado pelos patrocinadores, nem sempre o plano escopado abrange todas as áreas necessárias ao projeto.

Na verdade, muitas vezes o plano de projeto é encarado, por gerentes e empreendedores, como um mero protocolo a ser cumprido. Resultado disso é a frequente inconsistência dos planos de projeto, que são incapazes de apontar, detalhadamente, quais são as ações pertinentes à realização de cada subdivisão do objetivo estabelecido.

Desse modo, o PM Canvas surgiu como uma solução para a frequente insuficiência (ou falta de clareza e objetividade da maneira como são elaborados) dos planos de projetos. Ainda que possuam as mesmas finalidades (o plano de projeto e o PM Canvas), as duas metodologias são diametralmente opostas.

Se, por um lado, o plano de projeto é apresentado em forma de um documento textual extenso, o PM Canvas é apresentado em formato de um diagrama visual, em uma única página, que permite uma visualização clara e ágil, que integra escopo global, exigências, tempo de cada fase do projeto, dentre outros detalhes.

Além disso, o PM Canvas se diferencia na possibilidade propiciada de co-criação e ajustamento conforme o desenvolvimento dos compromissos e prazos estipulados.

Quando e como usar o PM CANVAS?

Muitos gestores imaginam que os benefícios do PM Canvas apenas são notados por pequenas empresas com operações enxutas. A verdade é que essa metodologia já é largamente utilizada em grandes empresas e multinacionais.

A título de exemplo, podemos citar os casos da Ambev, Comitê Olímpico Brasileiro e Fundação Getúlio Vargas (FGV), a rede de cosméticos e produtos de banho Natura e o Banco PNP Paribas, que utilizam o PM Canvas como ferramenta de gerenciamento de projetos. Ou seja: todo tipo de empreendimento pode ser beneficiado pela tecnologia.

O melhor momento para se criar o PM Canvas é no início do projeto, já que ele ajuda a prever alguns problemas e identificar possíveis parceiros, o que não significa que projetos em andamento não possam ser levados para o PM Canvas, mas apenas que o cenário ideal é no começo do processo.

Cada pergunta do PM Canvas trás consigo pontos estratégicos ao projeto. Entenda melhor cada uma delas:

Por quê?

O ‘por quê’ é, provavelmente, a pergunta mais importante na elaboração do PM Canvas. Ela engloba as justificativas, objetivos e benefícios do projeto. Algumas respostas frequentes (e, claro, pertinentes) são “para melhorar nossa produtividade”. “para lapidarmos a nossa reputação ou, simplesmente, “para melhorar a nossa situação”.

Para que o seu “por quê” cumpra o esperado, é muito importante seguir a regra SMART de definição de metas. Ou seja, seu objetivo deve ser específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (attainable), relevante (relevant) e com tempo para realização definido (time-based).

O quê?

A pergunta “o quê” é o que explica o produto trabalhado pela empresa, ou seja: a descrição do que está sendo proposto, oferecido e será entregue ao cliente final. Nessa etapa é essencial observar as expectativas tanto dos patrocinadores quanto a dos clientes. Além disso, é essencial deixar claro para todos os envolvidos que poderão surgir atualizações ou correções ao longo da realização do projeto.

Quem?

Essa pergunta tem como objetivo deixar definido quem serão os envolvidos na realização e concretização do projeto. Serão apontados, por exemplo, os responsáveis por cada atividade e os parceiros necessários para efetivação de metas.

Como?

Nessa etapa, será discutido e definido o, no diagrama, quais são os caminhos inerentes à realização e alcance das metas e submetas do projeto. Serão apontadas também quais serão as atividades desenvolvidas e quais são as condições de realização delas. O “como” deve observar os seguintes aspectos:

  • Premissas: quais são as suposições e realidade no qual o projeto está inserido e sobre as quais o gestor ou gerente não possui controle? Nessa descrição só deve estar presente o que realmente compõe os fatores necessários para viabilização do projeto;
  • Grupos de entregas: é a divisão do objetivo final em submetas. Em outras palavras: o checklist de tudo que deve ser concluído para a efetivação do todo;
  • Restrições: aqui aponta-se os agentes externos ou alheios ao controle dos membros da equipe que podem prejudicar ou limitar a produtividade e liberdade da equipe.

Quando e quanto?

Embora pareça simples, essas duas perguntas são essenciais para nortear o desenvolvimento de todas as outras fases do projeto. Ou seja: responder quando o produto ou objetivo final será entregue (ou seja, o cronograma) e quais são os custos (detalhados) do projeto.

O PM Canvas associa o quando e o quanto de maneira diferenciada pois, em sua constituição, o cronograma temporal e o de despesas apresentam a mesma estrutura, ambos baseados nas entregas de atividades e cumprimento de metas. A estrutura pressupõe os seguintes pontos:
  • Riscos (incertezas ou agentes que contribuem de maneira negativa para os rumos do projeto);
  • Linha temporal (lista de tarefas e de compromissos com deadlines apontadas, o que permite um bom gerenciamento de riscos);
  • Custos (avaliação decomposta das despesas referentes à cada grupo de atividades e etapas do projeto).
Todas essas perguntas, quando dispostas no PM Canvas, criam um fluxo natural de respostas e soluções. O que permite, acima de tudo, agilidade e precisão do desenvolvimento e gerenciamento de projetos.

O Project Model Canvas é a metodologia que te permite conceber projetos em uma única página e transformá-los em agentes de inovação, mas mais do que isso, ela permite envolver e engajar toda a sua equipe, aumentando o comprometimento e produtividade.

E então, gostou do nosso artigo? Entendeu tudo sobre o assunto ou ainda restou alguma dúvida sobre PM Canvas? Aproveite os comentários abaixo para entrar em contato.

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