O mundo corporativo atual necessita cada vez mais de projetos que atendam a certos requisitos em termos de prazo, custo, qualidade e escopo. Não é difícil encontrarmos projetos com prazos arrojados e custos extremamente controlados.

Para conseguir atender às expectativas dos clientes, muitos gestores de projetos utilizam o guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em seus empreendimentos. O PMBOK, publicado pelo PMI (Project Management Institute), é um guia baseado em processos que devem ser realizados durante todo o ciclo de vida de um projeto.

O PMBOK reúne as melhores práticas utilizadas na gestão de diversos projetos ao redor do mundo. Além de ideias inovadoras, o guia é uma espécie de enciclopédia da gestão de projetos. É válido ressaltar que o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia que não determina como os projetos devem ser gerenciados, mas sim demonstra um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em projetos semelhantes aos seus.

Mas, você sabe quais são os grupos de processos segundo o PMBOK? Se não, continue a leitura deste artigo e descubra!

Grupos de processos de iniciação

Os processos de iniciação são utilizados para formalizar o início do projeto ou de uma nova fase de um projeto existente. Oficialmente, é aqui que é dado o “start” em um projeto.

Caso se tenha um projeto subdividido em diversas fases, em cada uma delas deve-se abordar os termos dos grupos de processos de iniciação. Nesta fase, é preciso ressaltar que o início de um projeto só deve ser realizado após a obtenção da autorização dos responsáveis, devidamente documentada e arquivada.

Nesse processo, a definição do escopo e a liberação dos recursos financeiros iniciais para se começar o projeto são realizadas. Além disso, nessa fase se tem a possibilidade de avaliar se o projeto deve ser interrompido, continuado ou adiado.

Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento é um dos processos mais complexos que existem. Ele é responsável pela avaliação de todas as variáveis que comporão o projeto e suas tratativas até o seu encerramento.

Independentemente do tipo de projeto a ser realizado, as principais variáveis que são tratadas no planejamento são o escopo, o cronograma, os custos, os riscos e a qualidade do produto.

O planejamento do projeto é uma etapa que deve ser realizada de forma contínua e progressiva. Durante a execução das atividades, mais informações serão coletadas e, assim, será possível refinar como será a execução das etapas adiante, principalmente nos quesitos prazo, custo e qualidade.

Um planejamento bem realizado é capaz de definir o caminho crítico, economizar recursos, prever os principais riscos e garantir que todo o processo de execução ocorra da melhor maneira possível. O ato de se pensar previamente em como executar um empreendimento também é fundamental para que se criem soluções e métodos executivos inovadores, facilitando a materialização do que foi proposto.

Após a definição de um cronograma detalhado, será possível realizar uma estimativa dos principais custos a serem despendidos. Quando bem realizada, a etapa de planejamento se torna uma excelente fonte de informação para a confecção do orçamento.

Outrossim, o planejamento será crucial para que o gestor possa conhecer o empreendimento em sua totalidade, tendo ciência de todas as etapas e fases, podendo interferir positivamente na delegação de tarefas e na tomada de decisões.

Grupo de processos de execução

É neste processo que ocorre toda a execução e atingimento dos objetivos propostos pelo projeto. Todo o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto é executado nessa fase.

O grupo de processos de execução é o principal responsável por consumir a maior parte do orçamento e tornar real o que foi imaginado e preconizado pelos sponsors.

Pode-se dizer, inclusive, que a execução é uma das fases mais importantes de todo o projeto. Além da materialização de todo o empreendimento, essa fase é fundamental para a avaliação do projeto, atualizar o planejamento, rever os riscos e, se necessário, mudar alguns planos do gerenciamento.

Grupo de processos de monitoramento e controle

No monitoramento e controle, os processos são construídos para garantir a execução do projeto dentro do que foi planejado, medindo e reportando aos principais stakeholders.

O monitoramento e controle é a etapa na qual é realizado o acompanhamento, a revisão e o controle do progresso e desempenho do projeto. Todas as áreas afetadas devem ser identificadas, avaliando a necessidade de mudanças. Caso sejam necessárias, as mudanças devem ser realizadas o mais rápido possível, evitando que todo o projeto seja prejudicado.

Um exemplo clássico onde se deve realizar o monitoramento e controle é na gestão dos riscos. Os riscos de um projeto podem ser alterados mediante algumas mudanças sutis em diversas áreas diferentes. Fatores mercadológicos, ações da natureza, decisões governamentais e o simples andamento das atividades podem alterar a ordem de prioridade dos riscos, podendo prejudicar ou beneficiar a sua gestão.

Portanto, é primordial o monitoramento e controle da matriz de riscos de um empreendimento. Porém, deve-se lembrar que um risco é uma condição incerta, podendo ser positiva ou negativa. Dessa forma, é necessário maximizar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando sempre o melhor cenário possível.

Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento é responsável por formalizar o final do projeto ou de uma fase, e registrar as lições aprendidas para uso futuro.

A formalização do encerramento de um empreendimento, ou de uma etapa do mesmo, ocorre devido à criação de uma série de documentos. São necessários a aceitação do cliente e do patrocinador, além de uma revisão pós-projeto.

Outro documento que deve ser produzido, e que será de grande valia tanto para você quanto para sua empresa e para os demais stakeholders, são as lições aprendidas. É imprescindível que se documente as principais estas lições, visando utilizá-las em projetos e/ou situações semelhantes no futuro.

O guia PMBOK é um dos materiais mais utilizados para gerenciar projetos ao redor do mundo. Porém, as melhores práticas podem não ser suficientes para garantir uma gestão efetiva e satisfatória em um projeto.

É interessante utilizar softwares voltados para esse setor. A automatização dos principais processos, a constante análise dos indicadores mais importantes e o fato de ter todas as informações na palma de sua mão são vantagens consideráveis.

Além da tecnologia, é necessário que os gestores busquem sempre novos conhecimentos e habilidades, procurando estar sempre atentos às inovações e modernizações disponíveis. Assim, é possível sair na frente dos concorrentes e mostrar o seu valor como profissional, alavancando sua carreira e se tornando um gerente de projetos de sucesso.

O que achou do nosso artigo? Se interessou pelo assunto? Que tal começar os novos conhecimentos agora mesmo? Leia nosso artigo sobre Scrum e PMBOK e descubra se é possível combiná-los.

Fazer a gestão de pessoas é uma responsabilidade muito grande e tem de ser encarada com muita seriedade e atenção pelos líderes de equipes.

Tendo o potencial de proporcionar uma diminuição da produtividade ou conseguir elevá-la a patamares bem mais positivos, o gerenciamento dos recursos humanos faz muita diferença nos resultados da empresa.

Para conseguir manter uma boa resposta da sua equipe de trabalho, separamos algumas das principais causas de baixa produtividade que você deve evitar e dicas de como pode resolver cada um destes problemas. Confira!

1. Barulho

Cada tipo de negócio tem uma rotina e forma de funcionamento, mas há que se ficar atento quanto ao ambiente.

Se estivéssemos falando de uma casa noturna, provavelmente não haveria como querer diminuir a agitação da música ambiente, mas no caso de escritórios é possível e necessário manter as coisas mais calmas.

Em um escritório PMO, por exemplo, onde cada pessoa tem várias atividades diferentes, responsabilidades e prazos a serem cumpridos, isso exige muita concentração.

Embora algumas pessoas gostem de trabalhar escutando música, o fato de estarem usando fones de ouvido não faz com que o barulho de outras pessoas, como conversas muito altas e telefonemas fora do aceitável, fique menor. Na verdade, tudo se acumula.

Avalie como é o seu escritório. Caso seja necessário, converse com quem anda criando muitas distrações. Veja se é possível criar um espaço para que funcionários atendam suas ligações pessoais.

Quanto a colocar música ambiente, tenha cuidado. É muito difícil agradar a todos os gostos musicais e você pode acabar criando mais ruídos no local.

Se a fonte do problema for externa, confira a possibilidade de instalar um bom sistema de refrigeração e feche janelas e portas.

Acima de tudo, como um bom líder, você precisa dar o exemplo.

2. Reuniões muito longas

Normalmente a realização de reuniões é algo necessário para resolver alguns assuntos, alinhar a equipe, tomar decisões em conjunto ou fazer comunicados que necessitem de mais abertura para o diálogo.

Acontece que tem gente que abusa e marca reuniões para coisas que não precisam e acabam tomando o tempo de muitos funcionários de uma só vez, o que diminui o tempo para a realização de outras tarefas.

Quando for agendar uma reunião, certifique-se de ter uma pauta bem objetiva, horários de início e fim e que as pessoas convocadas sejam somente as necessárias de acordo com o assunto.

Uma preparação prévia também é importante. Assim, você não gasta tempo procurando aquele arquivo enquanto todo mundo espera e evita que outros temas surjam e se perda o foco.

3. Muitos e-mails

A troca de e-mails existe há anos e, mesmo com várias outras formas de comunicação tendo aparecido depois, ainda é bastante utilizada.

Eles acabam dando um tom mais formal e podem ser organizados de uma maneira a favorecer mais confiabilidade de que se poderá recuperar uma conversa mais antiga quando necessário.

Contudo, se não utilizados da maneira correta, vão acabar tomando muito tempo e atrapalhando o rendimento das pessoas.

E-mails precisam ser objetivos e direcionados somente a quem precisa ser envolvido no assunto. Responder a todos nem sempre é necessário e pode só aumentar o volume de mensagens.

Mais uma coisa: conteúdos que não são de trabalho devem ser evitados. Isso não é muito profissional.

4. Redes sociais

Antigamente poucas pessoas conseguiam ter acesso à internet por conta própria. Assim, a empresa definia se liberaria ou não o acesso a determinados sites e ainda podia escolher os horários para isso.

Hoje, com todo mundo conseguindo acessar qualquer coisa do seu smartphone e ainda considerando que algumas pessoas até trabalham utilizando redes sociais como ferramentas (como o pessoal do marketing digital), o desafio ficou maior.

O melhor dos mundos seria conseguir manter WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter, Google+ e outros sob controle por meio da conscientização de cada funcionário, mas nem sempre é possível.

Sendo assim, existem algumas políticas a serem estudadas. Você pode, por exemplo, monitorar computadores e celulares oferecidos pela empresa (o melhor é avisar antes), travar por tempo integral ou parcial o Wi-Fi da empresa, estabelecer normas internas que proíbam este tipo de atividade em horário de expediente.

Se quiser pode até mesmo instituir que funcionários não utilizem seus celulares durante o horário de trabalho. Isso é permitido por lei, desde que a empresa ofereça uma linha de contato de maneira que os funcionários possam se comunicar com familiares.

Logicamente ninguém quer chegar neste ponto, mas se o problema estiver ficando muito sério e afetando de verdade o rendimento da empresa, é preciso tomar uma providência.

O ideal é sempre manter uma comunicação aberta com todos e discutir a situação. Talvez seja o caso de utilizar números para mostrar as perdas e atrasos de cronograma ocasionados pela falta de concentração das pessoas nas atividades profissionais.

Tudo vai depender da maturidade do seu pessoal e da sua disposição para tratar do assunto.

5. Competição em excesso

Algumas empresas acreditam que incentivar a competição pode ser uma boa ideia para melhorar os níveis de resultados e criar equipes de alta performance, mas é preciso ter cuidado.

Muita disputa pode acabar na diminuição da produtividade. Isso porque pessoas e times que competem entre si têm a tendência natural de não compartilharem informações, demonstram pouco espírito de equipe e ainda podem agir de maneira a prejudicar colegas de trabalho. Afinal, se eu não estou me saindo tão bem, posso me destacar fazendo com que o outro se saia pior.

Algum nível de competição pode até ser saudável, mas o ideal é que todos lutem em favor da empresa. Por isso, se você tem metas individuais, mas não desenvolveu nenhuma que seja voltada para o grupo de trabalho, repense.

Se todos ganharem quando conseguirem produzir um melhor trabalho em conjunto, a tendência é de que o clima se torne mais cooperativo.

Estas bonificações não precisam ser necessariamente valores em dinheiro no final do mês. Horários mais flexíveis, folgas, eventos de confraternização e outros mimos podem fazer parte da premiação.

Agora que você já viu alguns dos principais causadores da diminuição da produtividade na sua empresa e formas de reverter estes problemas, aproveite e assine nossa newsletter. Temos sempre conteúdos úteis e de fácil aplicação na sua empresa que vão tornar você um gestor mais profissional e atualizado.

Diante de muitas opções de ferramentas e metodologias, índices e outros tipos de aparatos técnicos que rodeiam a vida das empresas e dos projetos por elas desenvolvidos, há algumas soluções e assuntos que merecem um pouco mais de destaque.

O ROI é, com certeza, um desses casos, pois, como veremos em seguida, consegue trazer um nível crítico de avaliação que todo bom gestor deve acompanhar.

Com grande adaptabilidade e de rápido e fácil entendimento, é bom ter esse indicador sempre por perto, tanto na hora de avaliar os resultados da sua empresa, como nos momentos em que o foco é diminuir as possibilidades de perdas.

Entenda agora!

O que é o ROI

Sendo a abreviação de Return on Investment, o ROI consegue carregar um conceito muito simples e direto para avaliação da aplicação de qualquer tipo de investimento em todas as áreas de atuação de um determinado negócio.

Fazendo uma comparação entre a soma dos valores aplicados em uma atividade específica, projeto ou objetivo a ser atingido e o retorno conseguido perante essa meta, ele traça o seu indicador.

Por ter um resultado obtido em forma percentual, e não em termos absolutamente monetários, ele mantém e oferece uma possibilidade de comparação entre investimentos de todos os tipos de uma só vez.

Algumas aplicações do ROI

Sendo essencial para o cálculo de investimentos em várias áreas, temos, a título de exemplificação, algumas das suas aplicações:

• identificação, dentre todas as formas de receita da empresa, daquelas que oferecem melhores resultados proporcionais. Isso significa que, desde as receitas operacionais até as não operacionais, todas serão avaliadas com o mesmo critério;
• avaliação dos canais de comunicação mais eficazes. Além de confirmar a eficiência desses canais, é possível medir os que oferecem melhor retorno no que se propõem;
• fidelização de clientes por meio do atendimento. É possível, inclusive, fazer um paralelo para avaliar diferentes tipos de atendimento e quais os resultados obtidos de cada um;
• conferência da efetividade dos retornos conseguidos pelas campanhas de marketing lançadas independentemente do público e formatos adotados;
• volume de resultados proporcionados pelo sistema de vendas adotado, conferindo-se a real taxa de retorno, o que pode indicar uma necessidade de correções de rotas, se for o caso;
• comparação entre ferramentas de gestão de projetos que utilizam diferentes metodologias, podendo-se verificar o nível de desperdício e outras formas de perdas de recursos perante o resultado final.

Como calcular o ROI

De uma matemática elementar, para calcular o valor do ROI de qualquer projeto é necessário fazer o levantamento de custos e do lucro relativos ao investimento.

Para que a conta seja realmente bem-feita e não apresente nenhuma distorção ao final, é preciso que seja muito bem entendido o que são realmente os custos e lucros da operação.

Tendo esses números levantados, o que se precisa fazer é aplicar a seguinte fórmula:

ROI = (lucros do investimento – custos dos investimento) / custos do investimento

Para tornar tudo ainda mais didático, vejamos um simples exemplo de cálculo do ROI:

Imagine que um PMO esteja trabalhando com um projeto que trouxe de retorno um faturamento da ordem de R$ 160.000,00, dos quais tenha sido possível apurar um lucro de 20%, ou seja, R$ 32.000,00.

Ainda sobre esta operação, sabe-se que, para se chegar à conclusão, foi exigido um aporte total de R$ 25.000,00.

Sendo assim, temos ROI = (R$ 32.000,00 – R$ 25.000,00) / R$ 25.000,00. Resolvendo essa conta, chegaremos em um retorno de 28% frente ao investimento.

Comparando esse resultado com outras operações da mesma empresa, avaliando a necessidade de capital de giro e tempo de retorno, poderemos decidir qual tipo de iniciativa deve ser repetido ou não.

Vantagens da aplicação do ROI na gestão empresarial

Com já foi possível perceber, existem algumas boas vantagens de se trabalhar com o indicador de ROI. Sendo versátil e de fácil aplicação, ele realmente traz agilidade para a gestão de projetos, processos, comunicação, financeira e outras áreas do negócio.

Além desses benefícios, alguns outros também merecem serem destacados.

Facilidade de entendimento e difusão na empresa

A cultura organizacional é geralmente um grande obstáculo para a evolução de alguns negócios. Adotar novos sistemas de gestão, ferramentas diferentes ou políticas muito destoantes das práticas habituais geralmente custam a sair do papel.

Nesse cenário avesso às novidades, metodologias mais complicadas e demoradas de serem aprendidas não costumam se sair muito bem no quesito popularidade. Contudo, como o ROI trabalha com números que normalmente todos já têm na ponta do lápis e a conta é extremamente fácil, a implantação dessa ferramenta costuma ter um prazo de aceitação mais curto.

Transparência na hora de realizar cortes

Sem grandes complicações de entendimento e com a flexibilidade de ser aplicada a qualquer tipo de investimento, a tarefa de identificar projetos, produtos, serviços e outros itens fica muito mais tranquila.

Extinguem-se as particularidades de cada investimento e pode-se tratar todos diretamente pelos resultados que oferecem na prática.

Adaptabilidade a qualquer tamanho de investimento

Trabalhando com percentual e com valores de cálculo direto, a metodologia pode ser aplicada a toda empresa, departamentos específicos, áreas de atuação, projetos pontuais e até mesmo a pequenas atividades rotineiras.

Assim é possível conseguir enxergar individualmente tudo que for necessário ser medido e comparado. Basta escolher o foco e montar a fórmula.

Aplicação a qualquer natureza de operação

Investimentos em patrimônio imobilizado, exploração de novos mercados, compras de equipamentos, treinamento de pessoal e até mesmo aplicações financeiras podem ficar lado a lado na hora de a diretoria definir o que fazer com um determinado capital.

Esse tipo de decisão não será mais tão difícil de ser tomado quando todas as opções puderem ser comparadas diretamente.

Como se pode ver, a utilização do ROI em sua empresa não tem limites e, como um bom gestor, é necessário dominar essa metodologia para aplicá-la em seus projetos.

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Qualquer que seja o seu projeto, ele deve apresentar bons atributos, não é verdade? Ou seja, é necessário que ele tenha garantia da qualidade.

Esse conceito tem sido muito útil para os empreendimentos modernos de qualquer segmento, pois eles priorizam a qualidade final do resultado, que, certamente, garante a eficiência do projeto e a satisfação do cliente.

Leia o post para compreender melhor o que é garantia da qualidade e como tal aspecto pode influenciar em seus projetos de forma positiva!

O que é garantia da qualidade

A garantia da qualidade corresponde à realização de uma auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade. Ela tem a finalidade de assegurar que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais adequadas em um projeto. Esse processo utiliza os dados que são criados durante a gestão de qualidade.

Quem coordena esse processo é o Setor de Garantia da Qualidade ou outro setor similar. Esse suporte de supervisão deve ser oferecido à equipe envolvida no projeto, ao gerente da organização responsável pela execução, ao patrocinador do projeto, ao cliente e/ou a quaisquer outras partes que não se envolvam de forma direta com o projeto.

O que faz o processo Realizar a Garantia da Qualidade

A efetuação da garantia da qualidade se propõe a aperfeiçoar continuamente o projeto, investindo na melhoria dos atributos dos processos envolvidos.

A melhoria continuada dos processos contribui para reduzir desperdícios e extinguir aquelas atividades inúteis que implicam em custos. Ela permite, também, que os processos sejam realizados com níveis mais elevados de eficácia.

Veja, a seguir, as divisões e as etapas na realização da garantia da qualidade.

As entradas

As entradas dividem-se em:

1. plano de gestão do projeto;
2. métricas da qualidade;
3. informações sobre o desempenho do trabalho;
4. medições de controle da qualidade.

Plano de gestão

O plano de gestão se compõe de informações importantes para a garantia da qualidade: explica como a garantia da qualidade será usada dentro do projeto (plano de gerenciamento da qualidade) e detalha os passos para avaliar os processos e identificar quais atividades realmente agregam valor (plano de melhorias no processo).

Métricas da qualidade

A medição de métricas da qualidade é uma definição operacional cuja finalidade é descrever especialmente um atributo do projeto, determinando como o controle do processo de qualidade vai medi-lo. Trata-se, portanto, de um valor real.

Elas envolvem questões como: desempenho dentro do prazo acordado; frequência de defeitos; controle do orçamento; taxa de erros; confiabilidade; disponibilidade; cobertura de testes.

Informações sobre o desempenho

As informações sobre o desempenho das atividades devem ser coletadas regularmente durante a execução do projeto. Alguns importantes resultados de desempenho são: as mensurações do desempenho técnico; o curso de andamento de entregas do projeto; a evolução do cronograma; os custos envolvidos.

Medições de controle de qualidade

As medidas de controle de qualidade derivam das operações de controle de qualidade. Elas servem para analisar os processos e os padrões de qualidade da empresa que executa o projeto.

Aquelas medições são documentadas conforme o formato determinado pelo planejamento de qualidade.

As ferramentas e as técnicas

As ferramentas e as técnicas usadas na efetivação da garantia da qualidade dividem-se em:

1. ferramentas e técnicas de planejar a qualidade e realizar o controle de qualidade;
2. auditorias da qualidade;
3. análise de processos.

Ferramentas e técnicas de planejar a qualidade e realizar o controle de qualidade

O business case de cada atividade de qualidade efetua a comparação do custo de cada etapa de qualidade com o benefício almejado. Cumprindo os requisitos de qualidade, é possível reduzir o retrabalho e os custos, bem como aumentar a produtividade e a satisfação de todos os envolvidos (análise de custo-benefício).

Já o custo de qualidade (CDQ) envolve todos os custos acontecidos durante a vida do projeto: investimentos na prevenção do não cumprimento dos requisitos; avaliação do projeto sobre o cumprimento dos requisitos; retrabalho (não-cumprimento dos requisitos).

Os custos relativos a erros geralmente são classificados como internos (identificados pelo projeto) e externos (identificados pelo cliente). São chamados de custos de má qualidade.

Auditorias da qualidade

Uma auditoria de qualidade trata-se de uma revisão estruturada para definir se as operações estão seguindo as políticas e os procedimentos do projeto e da organização responsável.

A auditoria deve: identificar as melhores práticas que estão sendo desenvolvidas; identificar deficiências e lacunas; aplicar as práticas eficientes em outros projetos na empresa e/ou no departamento específico; disponibilizar suporte para a equipe melhorar os processos e otimizar a produtividade; elencar os benefícios de cada auditoria para aumentar o nível de aprendizado da organização.

Análise de processos

Essa análise considera todas as etapas do plano de melhoria dos processos, identificando as melhorias mais urgentes. Tal atividade envolve ainda os problemas que surgiram, as restrições apresentadas e as atividades que não têm valor agregado.

A análise de causas-raiz é uma técnica específica para detectar um problema e as causas mais ocultas que o motivaram, desenvolvendo estratégias preventivas.

As saídas

As saídas, por sua vez, dividem-se em:

1. atualizações em ativos de processos organizacionais;
2. pedidos de mudanças;
3. atualizações no plano de gerenciamento do projeto;
4. atualizações nos documentos do projeto.

Atualizações em ativos de processos organizacionais

Para efetuar a garantia da qualidade, é preciso atualizar ativos de processos organizacionais relacionados aos padrões de qualidade.

Mas vale a pena lembrar que não são somente ativos de qualidade que podem ser atualizados.

Solicitações de mudanças

O cumprimento da garantia da qualidade implica em aplicar ações que aumentem a eficiência dos processos da organização que executa o projeto.

Os pedidos de mudanças podem ser usados tanto para a adoção de ações corretivas quanto de prevenção ou para efetuar a correção dos defeitos.

Atualizações no plano de gestão

Essas atualizações envolvem: plano de gestão da qualidade; plano de gestão do cronograma; plano de gestão de custos.

Atualizações nos documentos

Entre os documentos do projeto que podem sofrer atualizações no Realizar a Garantia da Qualidade, destacam-se: os relatórios emitidos pelas auditorias de qualidade; os planos relativos ao treinamento da equipe e os documentos processuais.

Já sabe agora como realizar a garantia da qualidade de seus projetos? Aproveite para seguir a Project Builder nas redes sociais: Facebook e Youtube!

A profissionalização do gerenciamento de projetos tem tornado a certificação PMI mandatória para quem trabalha nesse setor. No entanto, há diversos tipos diferentes de certificados oferecidos pelo Project Management Institute.

A decisão de obter uma certificação PMI deve levar em consideração o conhecimento e experiência acumulados pelo profissional em sua trajetória, assim como os planos e metas para o futuro na carreira.

Neste artigo, serão apresentadas as opções disponíveis e para quais perfis profissionais cada um dos modelos de certificado é indicado. Atualmente, o PMI tem oito tipos de reconhecimentos que se encaixam em todos os níveis de escolaridade e qualificação.

Além disso, o instituto já atestou a competência de mais de 370 mil profissionais no mundo. Conheça os certificados oferecidos e encontre aquele que melhor se enquadra ao seu momento profissional!

PMP

A certificação para profissionais de Gerenciamento de Projetos é a mais reconhecida no mundo. Ela é indicada para quem já atua como gerente e tem comprovada competência e experiência na liderança de equipes.

Para saber se esse certificado é o indicado para o seu caso, é preciso compreender que tipo de gestão você realiza.

Para ser um profissional PMP, você deve ser o responsável por todos os aspectos do projeto durante o ciclo de vida dele e ser o líder de equipes com várias funções e com a obrigação de entregar os projetos conforme orçamento, tempo e escopo.

CAPM

O certificado para técnico em Gerenciamento de Projetos é apropriado para profissionais iniciantes, que tenham familiaridade com o Guia PMBOK mais atualizado. Também é adequado para patrocinador ou ainda para um profissional técnico com desejo de demonstrar conhecimento na área.

Esse tipo de certificação demonstra que o profissional entende os conhecimentos fundamentais, processos e terminologias definidas no PMBOK, que são fundamentais para um desempenho eficaz na gestão de projetos.

Por isso, esse certificado tem sido bastante valorizado por empresas em relação a profissionais que ainda estão em processo de decisão dos rumos na carreira.

PMI-SP

Para os profissionais que querem ter foco no cronograma, seja no desenvolvimento ou na manutenção, para que as entregas sejam feitas dentro do prazo, esta é a certificação mais apropriada.

Para ser certificado como scheduling professional, é preciso demonstrar conhecimentos e habilidades de gerenciamento de tempo, criar e garantir o cumprimento dos cronogramas e ainda acompanhar o andamento das atividades ao longo do tempo e as atualizações de prazos.

PMI-RMP

Se o objetivo é se concentrar na gestão dos riscos do projeto e demonstrar ser um especialista que utiliza técnicas para minimizar as ameaças e potencializar as oportunidades, esta é a melhor certificação, pois é direcionada para essa área de conhecimento.

O risk management professional precisa demonstrar ser o responsável por identificar e avaliar os riscos do projeto, além de elaborar os planos de mitigação e capitalização de oportunidades.

PgMP

Este certificado foi desenvolvido para os profissionais que fazem o gerenciamento de programas, múltiplos projetos ligados de forma direta e que têm objetivos estratégicos e organizacionais para a corporação.

Para ser um program management professional, é preciso que os programas que você gerencia tenham atividades complexas que envolvam diferentes funções, organizações e até mesmo localizações distintas. Também é necessário que você tenha autoridade para definir e iniciar projetos, assim como indicar gerentes.

Em relação às habilidades, o gerente de programas deve ter conhecimento avançado em finanças, consciência intercultural, liderança, comunicação, negociação, influência e resolução de conflitos, uma vez que vai gerenciar equipes distintas com objetivos diversos.

PfMP

Para os profissionais que fazem um gerenciamento ainda mais complexo, com vários programas paralelamente, e que desejam comprovar sua capacidade de gerenciar e alinhar um portfólio, esta é a certificação indicada.

Com ela, o portfolio management professional vai comprovar que é capaz de tornar realidade e pôr em prática a estratégia e as metas da organização.

PMI-ACP

Esta certificação foi desenvolvida para aqueles profissionais que utilizam métodos ágeis no gerenciamento dos seus projetos. Esses métodos são um conjunto de práticas que, como o nome já indica, buscam fazer entregas rápidas, mas sem abrir mão da alta qualidade do produto.

Assim, o agile certified practitioner deve incentivar a frequente adaptação do projeto, com o trabalho em equipe mais coeso, utilizando a auto-organização e a comunicação frequente para manter o foco no cliente e na entrega conforme as especificações.

PMI-BPA

Já para os analistas de negócios que transitam em projetos e programas ou os gerentes que fazem esse tipo de análise como parte do seu trabalho, o certificado mais indicado é o PMI-BPA (Professional in Business Analysis).

Esse profissional é fundamental para os empreendimentos e, para obter a certificação, é preciso trabalhar com stakeholders (partes interessadas) na definição dos requisitos, organizando as entregas conforme os objetivos da organização.

Importância da certificação PMI adequada

O certificado é um reconhecimento internacional de que o profissional tem conhecimento, experiência e capacidade de gerenciamento em determinada área e, dessa forma, tem plena condição de contribuir para o sucesso da equipe e para a conclusão das atividades.

De acordo com o PMI, os reconhecimentos do instituto auxiliam os profissionais a alcançar maior reconhecimento financeiro e ter maiores salários, porque demonstram a excelência na gestão de projetos.

Outro benefício da certificação PMI é a oportunidade de desenvolvimento na carreira por meio do reconhecimento pelo mercado das competências mais exigidas de um gerente.

Com o documento, os profissionais ganham vantagem competitiva em relação aos concorrentes e têm ainda maior reconhecimento dos empregadores.

Requisitos dos certificados

Cada certificação tem exigências próprias em relação a grau de educação, horas de experiência em trabalhos de gerenciamento de projetos e mesmo custos variáveis. O certificado com menor custo é o de CAPM, de US$ 225 para membros do PMI, por exemplo.

Esta certificação também é a que exige menos horas de trabalho em projetos, apenas 1.500 horas, o que daria cerca de nove meses (contando os dias úteis) de participação em equipes.

É possível se candidatar para qualquer certificação PMI que tenha relação com as suas qualificações e experiência. Além disso, nenhuma delas serve como pré-requisito para outra.

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Você, provavelmente, já ouviu falar das normas ISO, não é mesmo? Portanto, já sabe que elas promovem a padronização de produtos e serviços em todo o mundo. Criada em 1947, na Suíça, a International Organization for Standardization é a maior entidade do mundo responsável por desenvolver e editar normas internacionais, estando presente em mais de 160 países.

Essa presença global faz com que as normas ISO (como a 9000, 9001, 14000 e 4064) contribuam diretamente para o dia a dia das empresas, sendo uma ferramenta importante na organização, planejamento de ações e, também, no gerenciamento de projetos.

Elas devem ser consideradas uma importante fonte de diferenciais competitivos, pois contribuem para aumentar a visibilidade nacional e internacional das marcas certificadas.

Neste artigo, destacamos a relevância dessas normas nas atividades de gerenciamento de projetos, mostrando sob quais formas elas influenciam e determinam a qualidade e valorização dos mesmos. Boa leitura!

O impacto das normas ISO nas rotinas corporativas

As certificações, em linhas gerais, representam uma grande oportunidade para impulsionar o crescimento da empresa e o seu posicionamento no mercado. Todavia, elas também podem ser encaradas como um instrumento eficaz para melhorar a organização e a estruturação empresarial.

Para ser certificada, a companhia precisa passar por um processo de adequação e gestão de riscos, o que permite entender melhor os seus processos e operações. Ou seja, é possível acompanhar de perto as ações e identificar oportunidades de melhorias e aperfeiçoamentos.

Há, ainda, outros benefícios obtidos com a normatização, tais como o aumento da satisfação dos clientes (que preferem produtos com garantias claras de durabilidade e segurança); gestão preventiva de riscos e falhas; redução de desperdícios e custos; desenvolvimento de produtos e serviços de maior qualidade etc.

Certificações e gerenciamento de projetos

Imagine a seguinte situação: a empresa vende um produto desenvolvido com os mais altos padrões tecnológicos, mas sem cumprir todas as normas de fabricação estabelecidas.

Por mais vantajoso que possa parecer a inexistência de gastos com certificação, não será possível garantir a durabilidade, eficiência e, principalmente, a segurança do produto ou serviço em questão. Isso, por sua vez, pode ocasionar acidentes graves tanto com clientes quanto com os colaboradores da empresa.

Geralmente, os produtos são identificados por meio de selos, que conferem maior confiança para o consumidor. Dessa forma, é provável que os clientes demonstrem preocupação com a origem do produto, colocando em xeque a credibilidade da empresa.

Esse é apenas um dos exemplos de muitos que podemos citar. Por isso, é de extrema relevância que a organização planeje a certificação desde o início do projeto e, dessa forma, evite imprevistos desagradáveis.

O contexto brasileiro

No Brasil, o órgão que representa a ISO é a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Nos últimos anos, a procura pela normatização cresceu consideravelmente, de modo que é comum encontrar empresas que exigem certificações de seus fornecedores, a fim de garantir a qualidade, qualificação e atendimento aos requisitos garantidos pelas normas.

Apesar disso, é necessário entender quais são as certificações e quais as vantagens que elas trazem, de fato, aos negócios. Confira, a seguir, as normas ISO mais utilizadas em nosso país!

Série ISO 9000

Sem dúvidas, a ISO 9000 é a série mais conhecida de todas. Composta por cinco normas internacionais (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 e ISO 9004), ela está relacionada ao gerenciamento e à garantia da qualidade. As três primeiras se diferenciam pela abrangência. Acompanhe:

• ISO 9001: incorpora 20 elementos garantidores da qualidade, por meio do acompanhamento de todo o ciclo de desenvolvimento dos produtos;
• ISO 9002: com 18 elementos, tem como foco a produção e a instalação. Geralmente, é utilizada em produtos já comercializados, testados e aprovados;
• ISO 9003: contempla apenas 12 itens básicos e é voltada a companhias em que a implantação de sistemas mais abrangentes para assegurar a qualidade pode não ser necessária;
• ISO 9004: focada na melhoria contínua do desempenho das empresas, por meio de uma abordagem orientada a processos, ela também é responsável por verificar a conformidade das operações e procedimentos com relação às boas práticas ambientais.

Série ISO 14000

Constituída por uma encadeação de normas ligadas à gestão ambiental, a série ISO 14000 é conhecida, também, por Sistema de Gestão Ambiental (SGA). Ela busca garantir a proteção do meio ambiente, minimizando o impacto das ações das empresas, com vistas a prevenir a poluição e os problemas dela decorrentes.

Nessa série, a norma que mais se destaca é a ISO 14064, responsável por verificar e relatar emissões de gases de efeito estufa.

A empresa que conquista essa certificação destaca-se das demais, principalmente, pela credibilidade e, claro, por demonstrar compromisso com a redução das emissões de gases poluentes, contribuindo para um desenvolvimento econômico ambientalmente sustentável.

Outras normas

As normas mencionadas são as mais comuns no Brasil e no mundo, sendo perfeitamente aplicáveis a qualquer setor da economia.

No entanto, há outras direcionadas a determinadas áreas da indústria, como a ISO 17799-1, relacionada à tecnologia e ao gerenciamento da informação; a ISO/TS 16949, que define os requisitos do sistema de qualidade para a indústria automotiva e a ISO 22000, que estabelece os requisitos obrigatórios do sistema de gestão de segurança de alimentos.

Pode-se citar, ainda, a OHSAS 18001, norma que define as boas práticas em gestão de saúde e segurança ocupacional para todas as empresas.

Com o aumento da preocupação com a qualidade de vida dos funcionários, essa certificação tem sido cada vez mais procurada em todo o mundo, pois oferece diretrizes para ajudar as empresas a criarem uma estrutura de saúde e segurança, com controle e gestão adequada.

As vantagens da certificação

Em linhas gerais, as normas ISO trazem diversos benefícios para as empresas. Além de guiar as ações, planejamento e gerenciamento dos projetos e processos organizacionais, elas permitem que procedimentos sejam realizados de acordo com os mais elevados padrões internacionais, tornando-os mais seguros e eficientes. Como consequência, a companhia garante a obtenção de maiores vantagens competitivas.

Gostou do nosso artigo? Então, não perca a importância de saber mais; confira quais são os principais padrões de gerenciamento de projetos!

Desde quando a tecnologia se integrou aos processos de trabalho nas empresas, os softwares de produtividade passaram a ser vistos como diferenciais para melhorar a performance da equipe e se destacar no competitivo mercado. E não à toa.

De fato, a produtividade também está muito relacionada com a postura dos colaboradores, o ambiente de trabalho e a organização. Ainda assim, um bom software de gestão pode ser tão influente a ponto de contribuir para todos esses fatores mencionados.

Então, para melhor compreendermos essa relação entre software e produtividade, veremos neste post quais são suas vantagens, além de uma lista com 5 ótimos programas que a sua empresa pode adquirir. Vamos começar?

Os principais benefícios trazidos pelos softwares

Ao implementar softwares de produtividade adequados aos processos do negócio, o impacto tende a ser percebido logo de início, graças às mudanças promovidas na maneira como as equipes trabalham.

O primeiro destaque vai para o uso do sistema para simplificar os processos, acrescentando agilidade e substituindo a papelada. O controle de estoque de materiais, por exemplo, pode ser automatizado, o que diminui o uso de controles manuais e reduz consideravelmente o risco de falhas.

Além disso, com um software de gestão a documentação do trabalho realizado é inserida na rotina dos colaboradores, acrescentando transparência, atualização e controle. Afinal, o gestor passa a ter um bom panorama do que acontece na empresa.

Falando em acesso a informações, aliás, a centralização de tudo que é documentado pode ser analisado pelo tomador de decisões por meio de relatórios detalhados, levando a empresa a agir com mais inteligência, agilidade e eficiência.

Por fim, os softwares de produtividade ainda podem contribuir para a redução de custos, pois esse é um investimento que influencia no crescimento da empresa e otimiza o tempo de trabalho dos empregados.

Bom, agora que você já sabe os principais motivos para investir em softwares de produtividade, que tal conhecer alguns deles, que podem fazer a diferença para sua empresa? Confira, abaixo, os 5 principais:

5 softwares de produtividade para empresas

1. Nibo

O Nibo é um software de gestão voltado para o gerenciamento do departamento financeiro em pequenas e médias empresas. Nesse sentido, suas funcionalidades se destacam pelos seguintes aspectos:

• integração contábil: substituindo os trâmites de papelada entre o departamento financeiro e o contador por um sistema de consulta, torna o processo mais rápido, preciso e barato;
• gestão de funcionários: auxilia no gerenciamento de informações sobre os colaboradores e documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho, e a administração de benefícios;
• gestão de documentos: elimina o acúmulo de papel com o armazenamento de documentos na nuvem, contribuindo diretamente para a organização e acesso às informações de maneira centralizada, independentemente de onde estiver — bastando uma conexão com a internet.

Resumindo em poucas palavras, trata-se de um software colaborativo que auxilia o departamento financeiro de várias formas, otimizando o tempo e o trabalho dos colaboradores.

2. @prompt Expert 8.0

Na sua empresa, se é comum ter de lidar com documentações redigidas em diferentes idiomas (manuais e relatórios, por exemplo), decerto os seus colabores podem precisar de uma ferramenta de tradução eficiente, capaz de fornecer definições e frases traduzidas de modo mais confiável do que os tradutores online.

Pois o @prompt Expert 8.0 Translator é considerado o mais completo software de produtividade voltado para traduções, suportando a 5 idiomas: inglês, russo, espanhol, alemão e francês.

E um destaque entre as suas funcionalidades é a compatibilidade com outras aplicações de texto, tais como Microsoft Office, Adobe Acrobat e SDL Trados. Com isso, é possível traduzir diretamente dos documentos cujos formatos são mais utilizados no mercado.

3. Wrike

Seguindo a linha dos softwares desenvolvidos para a gestão de projetos, o Wrike promete entregar às empresas uma estrutura eficaz e flexível para acelerar os resultados e acompanhar o progresso de trabalho em tempo real.

Um detalhe interessante é que o Wrike não é voltado para um departamento específico, mas sim para todos os tipos de equipe que têm na tecnologia uma ferramenta de trabalho, dando ênfase em otimizar a organização e a comunicação entre os seus profissionais.

O número de recursos presentes no software é vasto, englobando ciclos de feedback — simplificando a tarefa por meio de provas e aprovações —, painéis pessoais de gerenciamento, compatibilidade com dispositivos móveis, sincronização entre e-mail e calendário etc.

Em suma, um software de produtividade que visa aumentar a performance das equipes em todos os sentidos, não importando a quantidade de envolvidos.

4. Snagit

Grosso modo, o Snagit é um capturador de tela, gerenciador de imagens e filmador de atividades executadas na tela do computador — além de ter diversos recursos de edição que facilitam o compartilhamento de conteúdos relevantes.

No quesito produtividade, essa aplicação ainda se destaca por possibilitar ao colaborador perder menos tempo se comunicando para expor o seu ponto de vista. Sobretudo com relação a falhas detectadas durante um processo, respondendo com imagens marcadas e vídeos rápidos.

Assim, em vez de dedicar o seu tempo explicando, por meio de texto ou áudio, como um determinado programa deve ser utilizado ou manuseado, você pode, em poucos minutos, criar um GIF animado com um passo a passo, resultando em uma explicação muito mais didática e compreensível.

Com o seu gerenciador de imagens, todos os arquivos gerados a partir do Snagit serão armazenados, organizados e disponibilizados de modo prático, sem que os usuários se percam na busca pelos registros.

5. Trello

Para fechar com chave de ouro, temos aqui o Trello, um dos softwares de produtividade mais eficientes quando a questão é criar listas — algo essencialmente importante para um ambiente corporativo.

Com o Trello, todas as informações relativas aos registros de atividades, tais como a criação ou modificação de um documento, podem relatar até mesmo quem foi o responsável pela ação.

Fora isso, o sistema ainda fornece um panorama completo do progresso de cada atividade por meio do emprego de status, como: “por fazer”, “aprovado”, “em revisão” etc. Sem dúvidas, uma funcionalidade que otimiza muito o controle sobre os processos, trazendo maior precisão nas cobranças.

Todas as ferramentas necessárias em um só lugar

Enfim, neste artigo você conheceu os benefícios dos softwares de produtividade e uma lista com cinco ótimos produtos disponíveis no mercado. Mas você sabia que é possível encontrar tudo o que precisa em um único software de gestão?

A Project Builder oferece aos seus clientes uma completa plataforma de Gestão de Projetos, voltada para empresas de todos os portes e segmentos, e desenvolvida justamente para fornecer um serviço de excelência para a sua empresa.

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O gerenciamento de projetos possui muitas particularidades, que vão do planejamento à comunicação e à análise de resultados. Dentro do processo, há questões ligadas à gestão de tempo e às estimativas de negócio e um software de gestão pode ajudar em ambos os sentidos.

Ao adotar uma ferramenta que considere, principalmente, esses dois pontos, é possível aproveitar benefícios que se refletem de maneira intensa nos resultados. Com isso, saem ganhando a gestão, o projeto, a equipe e a empresa, por meio da geração de melhores efeitos.

Já pensou em adotar um software para gestão de tempo? Descubra quais são as vantagens de adotar um recurso desse tipo e entenda como ele pode ajudar na realização de tarefas!

Ajuda a identificar e a contornar desperdícios

O tempo gasto nas diversas tarefas de um projeto precisa ser acompanhado de perto, de modo a haver maior visibilidade sobre qual é, de fato, o uso dado para esse recurso tão importante.

Porém, somente acompanhar o prazo de entrega das tarefas não permite uma atuação dinâmica e que ajuda a evitar atrasos. Nesse contexto, um software de gestão de tempo é conveniente pois ele amplia o controle sobre o que está sendo executado e a demora para que tudo aconteça.

A partir daí, dá para identificar quais tarefas estão demorando mais do que deveriam e qual é a causa dos desperdícios. Diante do encontro dos gargalos, ela pode agir para lidar com essa questão e evitar que ela se prolongue, gerando um efeito dominó de tarefas que não são entregues no prazo.

Aumenta a eficiência do projeto

Um projeto é eficiente, dentre outros motivos, quando é executado dentro dos parâmetros do planejamento. Um desses pontos é, justamente, o prazo para a execução e a entrega do resultado desejado.

Quando um projeto cumpre o cronograma e atende às expectativas, o cliente fica satisfeito e há custos menores. Com isso, há um ganho de valor agregado por causa da qualidade obtida com a matriz de recursos inicialmente planejada.

O papel do software para gestão de tempo e estimativas de negócio é que, justamente, ele ajuda a evitar atrasos e a melhorar a utilização dos recursos, ampliando a eficiência de atuação.

Favorece a elaboração de estimativas válidas

As estimativas de negócio, dentro de um projeto, são muito importantes. Elas podem dizer respeito tanto à questão de uso de recursos como aos impactos que cada projeto possui.

Seja como for, é a partir delas que a gestão consegue ter uma ideia concreta sobre o que deve ser feito e quais serão os possíveis obstáculos encontrados. Essa é uma questão muito importante para complementar o planejamento inicial, além de ser útil para o controle de mudanças de escopo.

A partir desses trazidos pela tecnologia, as análises ficam muito mais completas e condizentes com a realidade, gerando efeitos de controle que fazem a diferença para os resultados.

Auxilia a definição de metas para a equipe

Dentro das diversas etapas, é fundamental que a gestão reconheça a importância de motivar e engajar todos os colaboradores envolvidos. Para isso, uma das questões inclui a definição de metas, que funcionam como um senso de direcionamento para a execução de tarefas de forma eficiente.

Porém, essas metas precisam ser definidas de maneira estratégica para o projeto, sendo desafiadoras e possíveis, simultaneamente. Aproveitar as oportunidades para definir metas que maximizam a utilização do tempo, por exemplo, torna tudo mais eficiente.

Nesse caso, o software de gestão é especialmente útil porque ajuda a controlar as tarefas e, ao mesmo tempo, permite que as estimativas sirvam como base de planejamento. A partir de seu uso, é possível definir metas com maior coerência e efetividade.

Contribui para a oferta de feedback

A comunicação é um dos elementos mais fundamentais para o sucesso da execução do projeto. Dentro dessa característica, está a oferta de feedback, que é fundamental para orientar a atuação da equipe de modo que todos ganhem eficiência.

Porém, um feedback pouco estruturado ou que não considera as questões realmente relevantes perde a sua utilidade. Pensando nisso, o uso de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é de grande ajuda.

Em primeiro lugar, o acompanhamento do tempo utilizado em cada tarefa permite que haja uma visão adequada sobre o que está sendo feito corretamente e o que não está. Já as estimativas de negócio oferecem um vislumbre do cenário ideal, de modo que seja feito um benchmarking quanto ao desempenho das funções.

A partir daí, o feedback fica embasado e completo, tornando-se ainda mais estratégico e importante.

Melhora e acelera a tomada de decisão

Na execução de um projeto, o processo de tomar decisões precisa ser executado corretamente. Imprevistos acontecem e a própria sequência quanto às tarefas previstas traz necessidades de atuação por parte do gerenciamento.

Ao mesmo tempo, para decidir qual será o próximo passo é preciso considerar uma série de fatores, tanto do presente quanto do futuro. Por isso, um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é bastante útil, já que ele fornece o subsídio mais importante: a informação.

A partir das análises de tarefas e possíveis cenários, pode-se tomar decisões que não apenas são mais eficientes, mas que são mais rápidas. Com isso, tudo fica mais dinâmico e é mais simples se adaptar a mudanças e necessidades variadas.

Oferece escalabilidade para a gestão

Nem sempre o gerenciamento pode se dedicar a apenas um projeto por vez. As organizações possuem exigências diversas e não é incomum ver um mesmo gestor tendo que dar conta de vários projetos simultâneos.

Ao mesmo tempo, nenhum deles pode receber atenção menor, já que, se estão sendo executados, é porque há valor em sua atuação. Para resolver o impasse, o uso da tecnologia se destaca.

Graças à melhoria no nível de informação e à automação de controle, a gestão ganha escalabilidade e, com isso, consegue gerenciar mais projetos. Assim, é mais fácil atender às diversas solicitações sem que haja comprometimento de resultados.

Por meio do software de gestão voltado para a gestão de tempo e estimativas de negócio, os projetos ganham benefícios importantes. Como resultado, tudo se torna melhor, mais eficiente e com maiores chances de sucesso, oferecendo uma ajuda estratégica.

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Na gestão de projetos é muito comum que os gerentes e todos os demais envolvidos estejam muito preocupados com o acompanhamento do controle financeiro, cronograma e também o atendimento ao escopo do projeto. Mas o plano de comunicação não pode ficar de fora.

Para ajudar um pouco nesse assunto, separamos algumas dicas e sugestões que podem orientar você a como cuidar melhor de uma parte importante do plano de comunicação: as reuniões.

Não subestime a importância de uma reunião

Tendo diferentes objetivos, na hora de tocar um projeto, as reuniões podem ser marcadas para resolver um problema, fazer uma apresentação de resultados, nivelar o conhecimento, atualização de status e introdução de uma nova tecnologia ou pessoas no time.

Independente de qual seja o motivo, é algo que precisa ser preparado com profissionalismo. É muito importante lembrar que, quando fazemos uma reunião, estamos gastando horas de trabalho de mais de uma pessoa. Por isso, ela precisa ser proveitosa para todos os participantes. Do contrário, será somente desperdício de tempo e dinheiro do projeto.

Escolha corretamente os participantes

Ao convocar uma reunião pense muito bem em quem deve estar presente. É necessário que estejam todas as pessoas que realmente têm uma relação relevante com o assunto. Dessa maneira, é possível alcançar o objetivo, sem ficar nenhuma pendência porque alguém, que traria alguma contribuição importante, não estava presente.

Por outro lado, chamar muita gente, geralmente, é um erro. Quanto maior o número de pessoas em um mesmo local, mais fácil é a atenção se dispersar. Sempre vai ter alguém olhando alguma coisa no telefone ou conversas paralelas.

Quanto mais pessoas, mais difícil é conseguir fazer com que todos se concentrem em um ponto ao mesmo tempo. Por isso, pense muito bem em quem deve participar.

Prepare a pauta da reunião

Outra coisa extremamente importante é ter uma pauta corretamente estruturada e comunicar a todos sobre o que e como será tratado o assunto. Envie a programação com antecedência. Assim, as pessoas envolvidas conseguem separar os materiais que possam vir a precisar para participar melhor.

Caso esteja discutindo sobre atrasos no cronograma, é importante, por exemplo, que alguém leve alguns contratos de fornecedores que poderão precisar ser revistos ou ,até mesmo, uma proposta de reforço de alocação de pessoal.

Dependendo da pauta, pode ser possível que alguém envie um substituto que esteja bem atualizado com a parte que lhe cabe.

Ainda sobre esse assunto, é importante lembrar que com a pauta bem clara para todos, fica mais fácil conduzir a reunião. Manter o foco evita que a conversa acabe indo para outros temas, sem que o ponto principal tenha sido resolvido.

Elimine as distrações

Sempre que possível, corte qualquer tipo de equipamento ou recurso que seja motivo de distração para as pessoas.

Repare que as salas de reunião normalmente têm uma decoração discreta e precisam estar sempre preparadas para conseguir fazer com que as pessoas concentrem-se no que é necessário.

Recursos como vídeos, tablets, apresentações e programas muito diferentes do que a maioria das pessoas estejam acostumada a lidar na rotina diária, tendem a distrair os participantes.

Sendo assim, tente utilizar a menor quantidade de recursos e use somente os que precisar. Qualquer problema no computador vai fazer com que o tempo de todos seja jogado fora e ainda vai tornar mais difícil retomar a atenção novamente para o ponto em que você parou.

Outra coisa que você precisa fazer é deixar o seu celular de lado e dar o exemplo para os demais. Se estiver esperando algum contato muito importante, avise a todos antes.

Conduza a reunião da maneira adequada

A diferença entre uma reunião de sucesso e uma total perda de tempo pode estar na forma com que ela é conduzida. Normalmente, quem convoca a reunião é quem irá tomar as rédeas da situação.

Mesmo que outra pessoa tenha feito a convocação, se você é o responsável pela condução, faça isso de maneira adequada. Seja rigoroso com os horários e organizado com o tempo.

Não tendo que ser muito sério ou enérgico, é preciso que você consiga passar a palavra às pessoas certas e no tempo certo. Além disso, assuntos que não estejam na pauta devem ser inibidos. Se alguma coisa for realmente importante, pode ser discutida na mesma reunião. Mas desde que o tópico principal tenha sido resolvido e que tenha sobrado tempo.

Se ficar muito difícil organizar a fala de todos, uma sugestão é utilizar um relógio para marcar a participação de cada um ou para fracionar o tempo da reunião em etapas.

Administre gargalos e faça gestão de conflitos

Um desafio grande em reuniões de gestão de projetos é conseguir harmonizar discussões entre participantes que tenham pontos de vista muito diferentes.

Essas situações exigem um nível de profissionalismo de todos, de maneira que o assunto seja discutido tecnicamente e não entre em níveis mais pessoais.

Sendo assim, foque sempre a atenção dos participantes no problema e nunca nas pessoas envolvidas.

Uma boa dica também é pedir que os participantes ajudem a dar ideias de como resolver o problema ao invés de ficarem debatendo de quem é a culpa. Uma vez identificada a forma de concertar o erro, enfatize que esse ponto foi superado e passe para a próxima parte da reunião.

Mais uma coisa: busque não tomar partido de ninguém. Avalie o problema e as sugestões de solução com uma postura técnica e não afetiva. Assim, você consegue ter mais sobriedade para ajudar a encontrar uma saída e não se envolve em brigas pessoais.

Encerre a reunião da maneira certa

Ao final de uma reunião muitos participantes podem se sentir como se ela não tivesse sido muito útil, caso não vejam alguma indicação concreta disso.

Pensando nisso, você deve fazer um fechamento da reunião com as considerações gerais do que foi feito. Caso tenham sido atribuídas tarefas para alguns dos participantes, ressalte esses pontos.

Pode ser interessante que se envie um e-mail para todos, indicando o que ficou acordado para cada um fazer e os prazos que foram firmados.

Se a reunião for para uma apresentação e não houver nenhuma atividade depois do evento, veja se há algum material que você possa enviar aos participantes e se coloque à disposição para atender dúvidas individuais, posteriormente.

Agora que você já consegue ter melhores condições de realizar reuniões com um nível de profissionalismo mais alto, vai perceber que seu plano de comunicação também se tornará mais produtivo.

Aproveite para ajudar a outros amigos e colegas a conseguirem melhores resultados na gestão de projetos com estas dicas e compartilhe nossas sugestões em suas redes sociais.

Tomar as rédeas de muitas tarefas e responsabilidades ao mesmo tempo faz com que o dia passe voando. Muitas vezes, chega a hora de ir embora para casa e, ainda que saibamos que trabalhamos muito, fica uma sensação de que não terminamos nada direito.

Para ajudar nesse tipo de situação, várias metodologias de aumento de produtividade foram desenvolvidas, mas talvez nenhuma tão prática e como a técnica Pomodoro.

Descubra!

A rotina da gestão de projetos

Ao trabalhar com gestão de projetos, estamos expostos a um número muito grande de variáveis, como pessoas, recursos, relatórios, números, controle de prazo, qualidade e escopo, e tudo precisa andar junto.

Isso faz com que acabemos trabalhando em todas essas frentes ao mesmo tempo, e aí fica mais difícil conseguir encerrar algumas tarefas devidamente. Sempre tem algo no meio do caminho que pede atenção imediata, e acabamos pulando de uma coisa para a outra.

Como vamos ver, a técnica Pomodoro é a ideal para nosso meio de trabalho. Isso porque ela consegue aliar dedicação objetiva a algumas tarefas, mas sem nos deixar muito tempo presos a um único foco.

A técnica Pomodoro

Molho pomodoro, como você deve saber, é um molho de tomate. Pode ser meio estranho, mas pomodoro, em português, é realmente tomate.

A ideia do nome veio daqueles relógios de cozinha, um timer comum em formato de tomate. Ele serve basicamente para marcar o tempo de modo que uma receita não desande, um bolo não murche, um prato não queime.

O funcionamento da técnica é basicamente este: marcar um tempo curto para que se possa concentrar em alguma coisa. Sendo assim, nada mais fácil do que utilizar um despertador para que possamos “acordar” de cada tarefa.

Fatiando o tempo

Deixando o simplismo um pouco de lado, vejamos como, exatamente, tudo deve funcionar.

A primeira coisa que precisa ser entendida é que vamos organizar nosso dia em períodos de tempo. Esses intervalos não podem ser muito longos ao ponto de nos absorver demais e evitar que tenhamos condições de concentrar em outras questões que podem exigir nossa atenção durante o decorrer do dia, algo muito comum na gestão de projetos. Mas também não podem ser curtos demais, de forma a não permitir um bom nível de aprofundamento e concentração.

Sendo assim, o valor utilizado pela técnica Pomodoro é de 25 minutos. Essa é a marcação que deve ser feita em seu pomodoro, timer, celular ou qualquer tipo de utensílio que vá utilizar para te avisar que o tempo dessa tarefa foi encerrado.

A organização do tempo

Sendo assim, precisamos montar uma rotina que funcionará da seguinte maneira:

1. Trabalho concentrado em uma única atividade por 25 minutos.
2. Descanso de 5 minutos até a próxima tarefa.
3. Depois do descanso de 5 minutos, mais uma sessão de 25 minutos de pura imersão.
4. A cada 4 rodadas de tarefas, um descanso de 30 minutos, em vez de 5.

Dessa maneira, você consegue manter um excelente nível de concentração sem se preocupar em perder a hora e utilizar o tempo de outra atividade porque alguma coisa acabou te sugando por um pouco mais de tempo.

Também vai garantir que não vai perder o ritmo pela fadiga de ficar focado em uma só coisa por horas seguidas.

A organização das tarefas

Agora que já sabemos como a mecânica da técnica funciona, precisamos discutir sobre a sua programação. Somente assim terá condições de conseguir fazer com que a técnica Pomodoro funcione bem no seu dia a dia.

O segredo está na montagem da sua programação de tarefas. Para isso, vamos começar fazendo uma lista do que há pela frente. É sempre importante lembrar que você delegue tarefas que possam ser feitas por outras pessoas e mantenha um bom controle sobre cada uma delas.

Em algum lugar de fácil acesso, pontue as coisas que você precisa fazer no dia. Não precisa fazer uma lista muito longa, porque é provável que, antes de você chegar à metade dela, as coisas tenham mudado e as prioridades sejam outras. Afinal, gestão de projetos é assim mesmo.

Depois que já tiver em mãos os as próximas coisas que precisam ser feitas, veja qual a melhor ordem para começar a executá-las.

À medida que for finalizando cada uma, vá riscando e passe para a próxima depois que o intervalo acabar.

Se uma atividade exigir mais tempo do que os 25 minutos, quebre em mais de uma parte. Dependendo do caso, você até pode intercalar com outras tarefas para garantir que vai ficar menos cansado.

Gerenciando as interrupções

Durante a realização dos itens da sua lista, podem aparecer algumas coisas que chamem a sua atenção imediata. Se possível, o melhor mesmo é deixar para depois e evitar perder a sua linha de raciocínio.

Se não for possível, pause a atividade sem riscá-la, para que possa retomar do mesmo ponto em que parou. Pode fazer algum tipo de marcação como um asterisco, usar um marca-texto ou algo parecido para garantir que você vai voltar diretamente ao que precisa.

As interrupções podem ser provocadas por fatores internos ou externos. No caso dos internos, como a lembrança de alguma coisa que você tinha ter feito, um e-mail que precisa ser enviado ou mesmo fome, o ideal é tentar se organizar para diminuí-las o quanto for possível.

Uma boa ideia é reservar um horário somente para ligações que você precisa fazer ou conferir e-mails. Se puder, deixe sua caixa de e-mail fechada por alguns momentos, para evitar distrações.

Quanto aos casos de interrupções externas, pode ser um pouco mais delicado, mas, mesmo assim, algumas atitudes podem ser tomadas. A primeira coisa a fazer é entender a urgência da situação. Se for algo que possa ser tratado em outro momento, ótimo.

Caso contrário, vai ser necessário realmente pausar a sua atividade em curso e atender a quem tenha te solicitado atenção. Nesse caso, tente resolver objetivamente a questão para evitar que a situação se fragmente em várias futuras interrupções.

O melhor mesmo é tentar separar um momento posterior para conseguir dar a devida atenção. Talvez seja o caso de separar um período de 25 minutos para essa nova tarefa.

Ao final, é possível ver como uma boa gestão de tempo faz com que o dia a dia da gestão de projetos consiga ganhar um nível mais alto de produtividade.

Teste por um dia técnica Pomodoro e vai ver como, ao encerrar o seu expediente, se sentirá muito melhor e terá conseguido finalizar mais tarefas sem se sentir perdido ou pouco produtivo.

Aproveite também para ajudar seus amigos e colegas compartilhando esta metodologia tão objetiva em suas redes sociais!