O tempo é um dos principais indicadores de um projeto. Conseguir finalizar um empreendimento dentro do prazo acordado, cumprindo todas as metas e marcos estabelecidos é um desafio e tanto para os gerentes de projetos! É por isso que as boas práticas na gestão de tempo são cruciais para que o gestor possa organizar e planejar suas ações.

Isso se torna ainda mais importante quando tratamos de projetos internos, devido ao fato de sempre estarmos mais preocupados com o cliente externo do que com o cliente interno.

Mas você deve estar se perguntando: afinal, como ter uma gestão de tempo eficiente e duradoura? Continue a leitura desse texto e veja 8 ferramentas para melhorar a gestão do tempo para projetos internos.

1. Utilize agendas e calendários

Por mais antiquado que possa parecer, o uso de agendas ainda é uma excelente maneira para um profissional se organizar e planejar melhor o seu dia a dia. Caso você não se adapte a uma agenda de papel, tente utilizar os recursos que temos nos smartphones e tablets.

Além do uso de agendas, é interessante utilizar os mecanismos de calendários, definindo os horários dos principais compromissos. Dessa forma, o profissional conseguirá coordenar melhor o seu tempo, sabendo exatamente quando marcar reuniões e qual tempo terá para a execução de cada uma das tarefas sob sua responsabilidade.

2. Promova reuniões produtivas

As reuniões são extremamente necessárias no ambiente de projetos, principalmente em projetos internos. Porém, algumas reuniões são demasiadamente longas e completamente improdutivas. Esse tipo de reunião é prejudicial para o cronograma, fazendo com que vários profissionais percam horas de trabalho preciosas.

Sendo assim, sempre que for convocado para uma reunião ou sempre que desejar realizar uma, pense na sua efetividade. Caso o encontro seja realmente necessário, prepare-se e participe das principais discussões. Caso não seja, sugira trocá-lo por relatórios eficazes ou, quem sabe, um e-mail explicando tudo que seria exposto.

3. Busque uma comunicação efetiva

A comunicação empresarial é um dos principais causadores de fracassos nos maiores projetos ao redor do mundo. Ruídos no processo de comunicação podem ser altamente prejudiciais.

Para evitar tais danos é imprescindível que o gerente de projetos certifique que a comunicação empresarial não tenha nenhum gargalo. Numa comunicação por e-mail, por exemplo, é fundamental certificar que a pessoa receptora recebeu o e-mail e, mais importante ainda, se ela compreendeu toda a mensagem descrita.

Após conferir isso, o gestor terá certeza que a comunicação foi bem realizada e não afetará a execução do empreendimento. O uso de softwares pode facilitar o gerenciamento da comunicação, evitando que ocorram grandes falhas nesse processo.

4. Utilize sistemas de videoconferência

Uma maneira de buscar reuniões mais produtivas e uma comunicação efetiva pode estar na utilização de sistemas de videoconferência. Esse tipo de tecnologia permite que reuniões sejam realizadas sem a necessidade da presença física de algumas pessoas.

Grandes empresas que possuem projetos em várias localidades, sejam cidades, estados ou países, devem usar a videoconferência. A implementação de softwares como o skype pode otimizar, e muito, a gestão de tempo. Pense nisso!

5. Tenha foco nas suas atividades

Hoje em dia é praticamente impossível trabalharmos sem a presença do nosso celular. Os smartphones se tornaram um recurso excelente para otimizar nosso tempo e nos ajudar a realizar nossas atividades.

Mas eles também podem representar uma grande fonte de distração. Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter, além do skype, citado anteriormente, podem tirar sua atenção, desviando o seu foco e interferindo na qualidade de seus serviços. Assim, você perderá um tempo incalculável, podendo prejudicar o projeto como um todo.

É importante também que você garanta que seus colaboradores tenham foco na execução das atividades. Restringir (e não proibir) o uso dos smartphones no ambiente de trabalho é uma excelente alternativa.

6. Seja organizado

A organização é fundamental para gerenciar melhor o tempo. Uma ferramenta que pode aumentar a organização de projetos internos são os sistemas que ajudam a catalogar conteúdos.

Sempre que necessário, os profissionais terão fácil acesso aos principais documentos e informações, de uma maneira fácil e intuitiva. Sejam documentos físicos ou digitais, a organização será primordial para o correto andamento das atividades e para a otimização dos processos.

7. Utilize planilhas de time-sheet

As planilhas de time-sheet são excelentes recursos para você implantar em seus projetos. Muitas vezes integradas a plataforma “google drive”, este tipo de planilha tem por objetivo demonstrar o tempo despendido pelos profissionais em cada atividade.

Cada um dos profissionais deve realizar o seu preenchimento no final de um dia de trabalho, listando os projetos em que trabalharam e quais atividades realizaram no dia em questão. A informação mais importante a ser preenchida é o tempo gasto em cada uma das atividades.

Dessa forma, o gestor de projetos terá ciência do andamento das principais atividades e, além disso, conseguirá determinar a produtividade e a efetividade dos profissionais, além de mensurar a qualidade dos produtos que estão sendo gerados por sua equipe.

8. Invista em softwares de gestão de projetos

Uma ferramenta que certamente vai melhorar a gestão de tempo e todos os demais processos do gerenciamento de projetos são os softwares voltados para a gestão de projetos.

É interessante buscar por soluções que sejam fáceis de operar e que proporcionem o aumento da produtividade, fornecendo informações valiosas que possam ser utilizadas no dia a dia. Afinal, não adianta nada visualizar as informações numa plataforma e depois não conseguir utilizá-las em outros locais, não é mesmo?

Outra funcionalidade que deve ser analisada antes de escolher um tipo de software são os principais serviços que ele oferece. Para otimizar o tempo, é vantajoso buscar opções que forneçam o acompanhamento dos indicadores de um projeto por consultores especializados, contando com a experiência e conhecimento de outras pessoas.

Pessoas que estão “de fora” do ambiente de seus projetos podem enxergar problemas e soluções que você não esteja percebendo. Além do tempo, todas as principais áreas de conhecimento da gestão de projetos serão beneficiadas, não é mesmo?

As ferramentas e dicas que fornecemos neste texto serão fundamentais para que um gerente de projetos possa ter equipes mais eficientes e, consequentemente, uma maior produtividade de todos os profissionais.

O uso da tecnologia será importantíssimo neste processo, mas não pense que um bom software será a solução de todos os seus problemas. Para que você seja reconhecido como um gerente de projetos de sucesso é valoroso que você busque também por novos conhecimentos e habilidades, aumentando assim o seu campo de atuação e a sua eficiência.

Gostou das dicas? Acha possível melhorar a gestão de tempo para projetos internos? Compartilhe este texto em suas redes sociais e mostre para seus amigos como você vai se tornar um gerente de projetos de sucesso!