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Descubra a metodologia da técnica Pomodoro e saiba gerenciar o seu tempo

Tomar as rédeas de muitas tarefas e responsabilidades ao mesmo tempo faz com que o dia passe voando. Muitas vezes, chega a hora de ir embora para casa e, ainda que saibamos que trabalhamos muito, fica uma sensação de que não terminamos nada direito.

Para ajudar nesse tipo de situação, várias metodologias de aumento de produtividade foram desenvolvidas, mas talvez nenhuma tão prática e como a técnica Pomodoro.

Descubra!

A rotina da gestão de projetos

Ao trabalhar com gestão de projetos, estamos expostos a um número muito grande de variáveis, como pessoas, recursos, relatórios, números, controle de prazo, qualidade e escopo, e tudo precisa andar junto.

Isso faz com que acabemos trabalhando em todas essas frentes ao mesmo tempo, e aí fica mais difícil conseguir encerrar algumas tarefas devidamente. Sempre tem algo no meio do caminho que pede atenção imediata, e acabamos pulando de uma coisa para a outra.

Como vamos ver, a técnica Pomodoro é a ideal para nosso meio de trabalho. Isso porque ela consegue aliar dedicação objetiva a algumas tarefas, mas sem nos deixar muito tempo presos a um único foco.

A técnica Pomodoro

Molho pomodoro, como você deve saber, é um molho de tomate. Pode ser meio estranho, mas pomodoro, em português, é realmente tomate.

A ideia do nome veio daqueles relógios de cozinha, um timer comum em formato de tomate. Ele serve basicamente para marcar o tempo de modo que uma receita não desande, um bolo não murche, um prato não queime.

O funcionamento da técnica é basicamente este: marcar um tempo curto para que se possa concentrar em alguma coisa. Sendo assim, nada mais fácil do que utilizar um despertador para que possamos “acordar” de cada tarefa.

Fatiando o tempo

Deixando o simplismo um pouco de lado, vejamos como, exatamente, tudo deve funcionar.

A primeira coisa que precisa ser entendida é que vamos organizar nosso dia em períodos de tempo. Esses intervalos não podem ser muito longos ao ponto de nos absorver demais e evitar que tenhamos condições de concentrar em outras questões que podem exigir nossa atenção durante o decorrer do dia, algo muito comum na gestão de projetos. Mas também não podem ser curtos demais, de forma a não permitir um bom nível de aprofundamento e concentração.

Sendo assim, o valor utilizado pela técnica Pomodoro é de 25 minutos. Essa é a marcação que deve ser feita em seu pomodoro, timer, celular ou qualquer tipo de utensílio que vá utilizar para te avisar que o tempo dessa tarefa foi encerrado.

A organização do tempo

Sendo assim, precisamos montar uma rotina que funcionará da seguinte maneira:

  1. Trabalho concentrado em uma única atividade por 25 minutos.
  2. Descanso de 5 minutos até a próxima tarefa.
  3. Depois do descanso de 5 minutos, mais uma sessão de 25 minutos de pura imersão.
  4. A cada 4 rodadas de tarefas, um descanso de 30 minutos, em vez de 5.

Dessa maneira, você consegue manter um excelente nível de concentração sem se preocupar em perder a hora e utilizar o tempo de outra atividade porque alguma coisa acabou te sugando por um pouco mais de tempo.

Também vai garantir que não vai perder o ritmo pela fadiga de ficar focado em uma só coisa por horas seguidas.

A organização das tarefas

Agora que já sabemos como a mecânica da técnica funciona, precisamos discutir sobre a sua programação. Somente assim terá condições de conseguir fazer com que a técnica Pomodoro funcione bem no seu dia a dia.

O segredo está na montagem da sua programação de tarefas. Para isso, vamos começar fazendo uma lista do que há pela frente. É sempre importante lembrar que você delegue tarefas que possam ser feitas por outras pessoas e mantenha um bom controle sobre cada uma delas.

Em algum lugar de fácil acesso, pontue as coisas que você precisa fazer no dia. Não precisa fazer uma lista muito longa, porque é provável que, antes de você chegar à metade dela, as coisas tenham mudado e as prioridades sejam outras. Afinal, gestão de projetos é assim mesmo.

Depois que já tiver em mãos os as próximas coisas que precisam ser feitas, veja qual a melhor ordem para começar a executá-las.

À medida que for finalizando cada uma, vá riscando e passe para a próxima depois que o intervalo acabar.

Se uma atividade exigir mais tempo do que os 25 minutos, quebre em mais de uma parte. Dependendo do caso, você até pode intercalar com outras tarefas para garantir que vai ficar menos cansado.

Gerenciando as interrupções

Durante a realização dos itens da sua lista, podem aparecer algumas coisas que chamem a sua atenção imediata. Se possível, o melhor mesmo é deixar para depois e evitar perder a sua linha de raciocínio.

Se não for possível, pause a atividade sem riscá-la, para que possa retomar do mesmo ponto em que parou. Pode fazer algum tipo de marcação como um asterisco, usar um marca-texto ou algo parecido para garantir que você vai voltar diretamente ao que precisa.

As interrupções podem ser provocadas por fatores internos ou externos. No caso dos internos, como a lembrança de alguma coisa que você tinha ter feito, um e-mail que precisa ser enviado ou mesmo fome, o ideal é tentar se organizar para diminuí-las o quanto for possível.

Uma boa ideia é reservar um horário somente para ligações que você precisa fazer ou conferir e-mails. Se puder, deixe sua caixa de e-mail fechada por alguns momentos, para evitar distrações.

Quanto aos casos de interrupções externas, pode ser um pouco mais delicado, mas, mesmo assim, algumas atitudes podem ser tomadas. A primeira coisa a fazer é entender a urgência da situação. Se for algo que possa ser tratado em outro momento, ótimo.

Caso contrário, vai ser necessário realmente pausar a sua atividade em curso e atender a quem tenha te solicitado atenção. Nesse caso, tente resolver objetivamente a questão para evitar que a situação se fragmente em várias futuras interrupções.

O melhor mesmo é tentar separar um momento posterior para conseguir dar a devida atenção. Talvez seja o caso de separar um período de 25 minutos para essa nova tarefa.

Ao final, é possível ver como uma boa gestão de tempo faz com que o dia a dia da gestão de projetos consiga ganhar um nível mais alto de produtividade.

Teste por um dia técnica Pomodoro e vai ver como, ao encerrar o seu expediente, se sentirá muito melhor e terá conseguido finalizar mais tarefas sem se sentir perdido ou pouco produtivo.

Aproveite também para ajudar seus amigos e colegas compartilhando esta metodologia tão objetiva em suas redes sociais!

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