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Stage-gate

Como fazer uma avaliação de progresso com stage-gates?

Os projetos fazem parte da rotina da maioria das empresas. Eles são os responsáveis por inovações, produtos diferenciados e novas áreas de atuação para os negócios.

Entretanto, quando não executados de forma organizada, podem trazer prejuízo e perda de tempo para a empresa. É nesse cenário que o stage-gate se torna uma ferramenta eficiente de avaliação dos projetos.

Robert Cooper, criador da metodologia stage-gate, conta que, quando criou a metodologia, tentava entender o que diferenciava um projeto vencedor de um problemático. Então, percebeu que era preciso definir pontos de avaliação que deixassem nítida a viabilidade de cada proposta, em um processo de evolução predefinido.

A metodologia stage-gate

Pense no stage-gate como uma técnica de gestão cujo principal foco é evitar desperdícios. Então, nesse caso, os diversos projetos são divididos em estágios de produção, ou seja, stages. Cada um deles é seguido por pontos de reflexão e decisão, chamados de gates.

Ao chegar a um gate, o administrador deve avaliar se vale a pena prosseguir com o projeto ou se ainda são necessários ajustes. Em alguns casos, pode ser necessário suspender o empreendimento como um todo, pois fica provado que ele não é viável.

Cada gate possui uma lista de fatores que devem ser analisados para que a decisão seja tomada de forma embasada. Entre eles está a perspectiva de quanto capital ainda deve ser investido para que o projeto seja finalizado.

Por isso, o stage-gate é uma ferramenta importantíssima para empresas que estão com o orçamento limitado. Nem todo mundo gosta de perder o dinheiro investido em um projeto, porém, em alguns casos, insistir em uma ideia que é difícil de tirar do papel pode representar um prejuízo maior ainda.

Os estágios padrões

Não existe um modelo único de stage-gate, já que o correto é que ele seja adaptado conforme as necessidades do empreendimento. Contudo, um formato definido por especialistas é bastante usado, contando com seis estágios e cinco gates.

Os seis estágios em questão são:

  1. geração de ideias;
  2. escopo do projeto;
  3. plano de negócio;
  4. desenvolvimento;
  5. teste e validação;
  6. lançamento.

Essas seis etapas são uma forma válida de garantir que um projeto vai passar por análises, pesquisas e uma produção organizada. Todavia, elas não devem ser levadas como uma lei universal, pois ideias mais simples nem sempre precisam passar por todas essas fases.

Além disso, como ao fim de cada uma delas é necessário reunir uma comissão para avaliar o andamento do projeto, eliminar as fases que não são cruciais também melhora a gestão de tempo no negócio.

O gate eficiente

Como já afirmamos,  gate é o nome dado, nessa metodologia, à reunião em que o responsável por um stage apresenta a evolução do projeto. Então, uma comissão avaliadora decide se ele pode prosseguir ou não, com base em critérios predefinidos.

Tendo isso em mente, podemos destacar dois pontos importantes:

  1. a comissão deve ser variada: é comum que as empresas reúnam somente profissionais que estejam relacionados aos projetos para a comissão avaliadora, mas a probabilidade de esses funcionários terem um apego pessoal ao empreendimento é muito maior. Por isso, o ideal é selecionar indivíduos com diferentes backgrounds, que consigam analisar cada projeto sob um ponto de vista diferente;
  2. os critérios devem ser detalhados: deve ficar bem claro para todos os envolvidos quais entregáveis precisam estar bem delineados no momento da reunião e os critérios que serão usados para avaliá-los. Isso também permite uma preparação prévia de materiais, como orçamentos, que podem ser importantes na tomada de decisão.

Como exemplo, podemos tomar a etapa 4, de desenvolvimento. Ela é crucial para um projeto dar certo, por isso não podem restar dúvidas aos avaliadores.

Então, as perguntas que precisam estar respondidas ao fim da etapa são:

  • Todas as tarefas da etapa estão completas?
  • O sistema (ou produto) está funcionando como desejado?
  • Há questões que ainda não foram resolvidas no desenvolvimento? Como elas serão solucionadas?
  • O projeto está pronto para a próxima fase?

Essas informações servem como base de decisão para o andamento do projeto, que pode variar, como veremos a seguir.

A avaliação da continuidade do projeto

Basicamente, após a avaliação das variáveis apresentadas na reunião de gate, a comissão terá que decidir se o projeto merece ou não continuar em andamento. Para isso, ele deve ser classificado em uma das categorias a seguir:

Go

A palavra em inglês significa “vá”, e deixa claro que o projeto atingiu todos os objetivos das etapas anteriores. Finanças, mercado e clientes também estão colaborando para a continuidade.

Recycle

Aqui, é preciso “reciclar” alguns itens da etapa atual, pois ainda falta atingir algumas metas, porém a avaliação do projeto é positiva, e ele é considerado de alta prioridade.

Hold

Um projeto deve ser colocado “em espera” quando não há mais necessidade de desenvolvê-lo no momento. No entanto, caso o mercado sinalize alguma melhora que restitua a sua demanda, ele pode ser recuperado.

Kill

Na metodologia stage-gate, um projeto pode ser “morto” quando a sua realização não é mais justificável. Algumas causas podem ser a ausência de demanda, a tecnologia ultrapassada ou mesmo o retorno sobre o investimento muito baixo.

Os principais resultados e benefícios

Uma das maiores vantagens da metodologia stage-gate é que ela cria ordem nos processos de inovação, que antes dela costumavam tender para o caos.

No entanto, ela não é considerada unanimidade: alguns críticos acreditam que ela é muito linear e burocrática, e que precisaria de mais flexibilidade e agilidade para se adaptar a processos modernos.

No entanto, quando as etapas e os gates são pensados de forma personalizada para cada projeto, é difícil que fatores negativos atrapalhem a sua eficiência. Com isso, a empresa obtém diversos benefícios, como:

  • reduzir o número de projetos com baixo valor agregado na empresa;
  • alocação gradual de recursos, reduzindo o risco associado a cada empreendimento;
  • critérios de sucesso predefinidos, orientando o desenvolvimento de novos projetos;
  • facilidade de comunicação entre os envolvidos, já que se torna claro quando a reunião de gate será necessária;
  • previsibilidade do tempo necessário para projetos inovadores.

Apesar das críticas, o stage-gate é uma ferramenta poderosíssima de gestão de projetos e uma das únicas que se preocupa em mensurar de forma eficiente o progresso do empreendimento, focando todas as variáveis que possam interferir na sua continuidade.

Por isso, essa metodologia é perfeita para todas as empresas que se preocupam em ter projetos eficazes e organizados.

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