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Como organizar sua agenda de uma vez por todas? Descubra aqui!

Tem dias que parece que o relógio está trabalhando contra nós. O problema é quando isso acontece todos os dias.

Conseguir manter um bom nível de produtividade em uma rotina que não deixa muito fôlego para tudo que é preciso fazer torna a vida muito corrida, cansativa e pouco agradável.

Se você anda se perdendo em meio a muitas reuniões, e-mails, telefonemas, apresentações, seu dashboard, documentos e compromissos de toda ordem, provavelmente precisa melhorar a gestão do seu tempo e é por isso que separamos algumas dicas. Confira!

1. Use a tecnologia a seu favor

Embora você possa querer fazer exercícios para o cérebro tentando memorizar tudo que há de importante na sua semana, esta prática não vai garantir que você efetivamente consiga cumprir todas as suas tarefas.

A primeira coisa a se fazer para gerenciar é saber planejar e registrar o que precisa ser feito. Sendo assim, adote uma agenda ou qualquer outra plataforma que ajude a registrar e, de preferência, lembrar dos seus compromissos com alertas programados.

Qualquer que seja a ferramenta utilizada, garanta que ela vai ser de fácil acesso e que todos os seus compromissos estejam registrados (e atualizados) lá. Usar uma agenda para os compromissos pessoais e outra para profissionais pode ser meio confuso de se administrar, mas a escolha é sua.

2. Descubra quais são os seus períodos de maior produtividade

Cada um de nós tem um ritmo diferente, com horários distintos e um ritmo de trabalho que varia durante o dia. Enquanto tem gente que acorda cedo e já começa o dia no 220, mas termina também bem cedo o período de trabalho, tem gente que precisa ir mais devagar e só esquenta os motores pela hora do almoço.

Sendo assim, é muito importante que você consiga identificar quais os melhores horários para cada tipo de atividade. Provavelmente vai reparar que o seu rendimento varia também durante os dias da semana.

Entendida qual é a sua dinâmica, tente ajustar seus compromissos de maneira a aproveitar melhor o seu ritmo com o tipo de atividade em cada ocasião.

3. Trabalhe em ciclos

É muito difícil alguém conseguir ter uma boa produtividade trabalhando em somente uma tarefa ininterruptamente por um longo período. Ao fazer a mesma coisa por muito tempo, acabamos ficando cansados física e mentalmente, e isso faz com que nosso rendimento naturalmente vá reduzindo.

Por isso, é importante que se estabeleçam algumas pausas. Para evitar quebrar muito o raciocínio na hora em que estamos a todo vapor, podemos considerar um tempo contínuo de até 1h30. Passado este tempo, provavelmente a curva de rendimento já está baixando.

Faça uma pausa para relaxar. Movimente-se: vá ao banheiro, tome água. Um breve momento de relaxamento ajuda a aliviar a tensão e faz com que fique mais fácil voltar ao trabalho com a cabeça mais leve.

4. Estabeleça limites

Pessoas muito detalhistas ou profissionais que tenham altos níveis de cobrança sobre si mesmos têm uma grande tendência em serem centralizadores e não quererem “jogar a toalha”, mesmo quando não tem mais jeito. Isso pode desorganizar agendas e gerar fadiga desnecessária.

Seu dia tem 24h como o de todas as outras pessoas e saber organizar sua agenda significa, dentre outras coisas, saber priorizar tarefas e também a hora de descansar.

Uma pessoa muito cansada não consegue manter um ritmo de trabalho produtivo. É melhor dedicar poucas horas em algumas atividades, mas com a cabeça e o corpo nas melhores condições para o serviço, do que ficar muito mais tempo se arrastando sem efetivamente conseguir resultados significativos em troca de uma qualidade de vida pior e menos tempo para fazer outras coisas importantes.

5. Saiba delegar

Não, você não tem que cuidar de tudo. Mesmo que você saiba como resolver cada um dos problemas que apareçam pelo caminho e, ainda que consiga fazer melhor que as outras pessoas, não vai dar para você assumir as responsabilidades que apareçam pelo caminho sozinho.

Se a sua empresa paga um salário para que você cuide de alguns projetos e responsabilidades, usar a sua hora de trabalho para fazer coisas que outras pessoas poderiam fazer, mesmo com uma qualidade um pouco inferior, é desperdício do seu temo e também de dinheiro.

Caso possa delegar algumas atividades que não sejam o seu principal objetivo, faça isso. Lembre-se de que o seu tempo deve ser utilizado para o que é realmente relevante.

Quanto às tarefas que forem repassadas a outras pessoas, garanta um acompanhamento para que tudo seja feito da melhor maneira e dê as orientações devidas, mas dê também um voto de confiança para essas pessoas e deixe que elas façam acontecer.

6. Divirta-se

Nada mais produtivo do que fazer as nossas tarefas do jeito que queremos. Se você achava que o Google inovou com escritórios divertidos onde você pode ficar à vontade de verdade, usar as roupas que quiser e decorar tudo da sua maneira só para chamar a atenção da mídia mundial, está enganado.

Respeitando o tipo de negócio, a linha de conduta da empresa e também os clientes, tornar o ambiente de trabalho em um local personalizado e mais agradável é algo extremamente produtivo. Lógico, se você estiver conseguindo concentrar no que precisa.

Sem ficar procrastinando, trabalhar ouvindo música, sentado em uma poltrona mais confortável ou fazer uma reunião ao ar livre são boas ideias para deixar a rotina mais leve.

Principalmente se você trabalha sob muita pressão, buscar formas de manter um clima agradável e descontraído vai fazer com que o seu rendimento aumente e você consiga produzir mais mesmo tendo uma agenda bem apertada.

O grande segredo para organizar a agenda é conseguir buscar o equilíbrio entre todas as atividades que precisam ser feitas (aquelas realmente importantes) e a melhor forma de distribuí-las no período que você tem disponível respeitando períodos de descanso e aproveitando a sue energia da melhor forma possível.

Encontrando uma forma que favoreça essa dinâmica de maneira adequada, você vai ver que suas reuniões vão ficar mais objetivas, o número de e-mails e ligações tenderá a diminuir um pouco, vari ficar mais tranquilo acompanhar o seu dashboard, apresentações vão se tornar algo menos cansativo e, mesmo tendo reduzido algumas horas de atividade, você vai sentir que está dando conta de mais compromissos.

Se ainda assim, depois de aplicar bem todas estas dicas, você estiver sentindo que seus projetos não estão cabendo dentro da sua agenda, talvez seja necessário reavaliar como anda a gestão e as ferramentas utilizadas. Entre em contato conosco e, juntos, vamos ver como podemos te ajudar!

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