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Como estruturar um fluxo de trabalho eficiente?

Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar toda uma equipe. Só a quantidade de tarefas a ser realizada diariamente pode ser suficiente para ocupar todo o seu tempo. E isso só se agrava em um projeto de médio ou longo prazo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é ter um fluxo de trabalho bem estruturado e eficiente.

Também chamado de workflow, esse é um conceito muito presente em qualquer organização. Trata-se de um tipo de mapa onde são listados todos os processos de trabalho em ordem de ocorrência e prioridade. Além disso, ele também busca sintonizar as diferentes áreas que atuam na empresa, reduzindo o tempo ocioso entre uma tarefa e outra. Se você conseguir planejar adequadamente esse fluxo, pode aumentar bastante o rendimento de todas as suas tarefas.

Quais são os benefícios de um fluxo de trabalho eficiente?

1. Menor taxa de erros

O seu primeiro objetivo ao desenvolver um workflow para sua empresa ou para sua equipe é garantir que todos cometam o menor número possível de erros. Talvez você não tenha notado ainda, mas boa parte dos problemas de um projeto ocorre quando parte da equipe não atua em sintonia. Enquanto um trabalha para alcançar o objetivo A, o outro busca o objetivo B, mas nenhum dos dois se complementam.

Mesmo que o fluxo que você planejou não seja lá muito bem feito, ele ainda é melhor do que não ter guia nenhum. Não é necessário planejar cada pausa para o café. Basta que todos tenham uma noção do que deveriam fazer a cada dia.

2. Aumento da qualidade do produto final

Um bom fluxo de trabalho também tem impacto no serviço prestado para o cliente final. Com menor taxa de erros e redução do índice de retrabalho, é possível entregar serviços e produtos mais rapidamente e sem atrasos. Se você possui um bom controle de qualidade atrelado ao seu workflow, não deve ser difícil entregar bons resultados. Com clientes mais satisfeitos e fiéis, você poderá obter mais lucro ao longo do tempo.

3. Máximo aproveitamento dos recursos

Um problema recorrente em muitas empresas é o desperdício de recursos em algumas tarefas. É normal que ocorram pequenas perdas, mas estas devem sempre ser controladas e minimizadas. Dinheiro não deve ser jogado fora, afinal.

Um bom workflow também contribui para isso. Com todos os processos e tarefas em vista, você pode planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, desde mão de obra até capital. Sem mencionar que seus gastos também serão menores com o índice de retrabalho reduzido e entregas mais rápidas.

Como desenvolver seu fluxo de trabalho?

1. Faça um inventário dos recursos disponíveis

A primeira tarefa antes de planejar absolutamente qualquer coisa na sua empresa é ver quais recursos estão disponíveis para uso e quantos deles serão necessários. Você não vai querer começar um investimento sem capital suficiente, por exemplo.

Alguns dos recursos que você deve considerar são:

  • Tempo: qual é o prazo da tarefa? Quais outras tarefas estão em curso no momento? Há uma janela de tempo específica para a entrega?
  • Recursos humanos: quantos profissionais estão disponíveis? Quais especialidades se encontram na equipe? Eles já estão ocupados com outros projetos? Vão estar ocupados no futuro?
  • Material: quais equipamentos estão disponíveis? Quais softwares estão disponíveis? É necessário algum material bruto? É preciso garantir um influxo de novos materiais durante o período do projeto?
  • Capital: quanto dinheiro pode ser investido? Há um caixa reserva para emergências? Qual é o retorno esperado para o investimento inicial?

2. Documente todos os processos e suas interdependências

Com os recursos já anotados, é hora de documentar todos os estágios do seu fluxo de trabalho. Pense na sua empresa como um tipo de “linha de montagem”, liste todos os passos da sua produção e coloque-os em ordem cronológica. Também é muito importante verificar quanto de cada recurso aquele projeto consome ao longo do tempo. Foi para isso que você seguiu o passo 1.

Lembre-se de verificar tudo mais de uma vez para evitar erros. Você não vai querer chegar ao final de um grande projeto e descobrir que não teve lucro nenhum! Por fim, você deve listar quais tarefas dependem de outras. Por exemplo, para poder encher uma bola de futebol, é preciso que a fabricação da bola tenha sido bem-sucedida.

3. Crie um mapa para guiar estes processos

Você tem os recursos e tem as tarefas, mas ainda não tem o fluxo de trabalho propriamente dito. Ao menos, não um que possa ser facilmente visto e compreendido. Agora é o momento de organizar tudo em um mapa, algo que sua equipe pode seguir quando precisar de orientação.

Comece com o passo mais básico, como o pedido de materiais. Coloque as tarefas em ordem de execução e quais recursos estão alocados em cada uma. Se você fez as documentações que mencionamos acima, não deve ser difícil.

4. Use ferramentas adequadas para facilitar o trabalho

Falando desse jeito, pode parecer que tudo é muito “fácil”. Não é isso que queremos dizer. Na verdade, o ideal é que você tenha ferramentas e tecnologias para te auxiliar na criação do seu fluxo de trabalho. Um bom exemplo são os softwares de gestão de projetos. Eles servem para estruturar o workflow da empresa mais rapidamente, gerar agendas e ainda assumem certas tarefas monótonas que seriam muito demoradas nas mãos de um ser humano.

5. Avalie os resultados e se adapte sempre que necessário

O mundo não vai deixar de evoluir só por que você encontrou um workflow perfeito para o seu momento. Nenhum método funciona de forma adequada para sempre. Por isso você deve ter processos flexíveis e versáteis para aplicar no seu negócio.

Verifique seu desempenho regularmente e veja se ele está melhorando ou diminuindo. Se você constatar alguma queda de performance, é hora de olhar a situação mais de perto e buscar novas formas de atuar.

Agora que você já entende um pouco mais sobre como criar um fluxo de trabalho eficiente, é hora de promover essas mudanças na sua empresa. Acha que essas dicas podem ajudar mais pessoas? Então compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre como é possível criar um workflow mais produtivo.

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