Distribuindo informações dos projetos e se comunicando é onde o gerente de projeto gasta mais de 80% do seu tempo. Quando você encontra com um patrocinador do projeto ou cliente a primeira pergunta é: “como ele está indo?”. A grande questão é que essa resposta nunca é curta. São indicadores, produtividade da equipe, marcos críticos, status de fornecedores, ou seja, dados que não te mais fim para a construção de um dashboard.

Aí entram os painéis de controle e as ferramentas de Business Intelligence. Como já falamos nos artigos; Por que usar dashboards em projetos e 8 coisas que você precisa saber sobre dashboard. Elas podem otimizar o trabalho do Gerente de Projetos e ajudá-lo a tornar as informações mais fluidas dentro de toda a organização, assim como, motivar o time a manter seus projetos sempre atualizados (afinal o CEO está vendo!).

Por isso, preparamos esse passo a passo, mais um modelo de planilha para te ajudar a gerenciar um projeto de construção de um dashboard:

 Passo 1: Defina a direção

O primeiro passo para quem está começando um projeto de BI é responder às seguintes perguntas;

• Quem é o público deste dashboard?

Alta gestão, patrocinadores do projeto, membros da equipe ou outros departamentos?

• O que eles estão interessados em saber?

O dia a dia dos projetos ou coisas de alto nível como planejamento estratégico e evolução dos portifólios?

• Qual é a freqüência de atualização do painel?

Semanal, bisemanal, mensal ou uma vez a cada nova visita do cometa haley?

As respostas para estas perguntas irão determinar o que vai para o painel de instrumentos e como ele deve ser construído, ou seja, ele te ajudará a delimitar o escopo do projeto e a definição das atividades que vamos precisar gerenciar.

Por exemplo, assuma o seguinte cenário (você pode facilmente mudar os componentes do painel com base na sua situação):

• Audiência do relatório: patrocinadores do projeto e membros da equipe;
• Interessado em saber: plano do projeto, status report para acompanhamento do progresso, questões pendentes, cronograma geral e progresso para entrega
• Freqüência: semanal

Passo 2: Faça um MVP (protótipo) do painel de instrumentos

Com base nas respostas acima temos uma noção sobre qual direção nosso dashboard irá tomar. Com essa referência vamos fazer um protótipo do nosso painel, isso irá te ajudar a estruturar sua ideias e necessidade de dashboards e ainda servirá como um guia para seu time de desenvolvimento de sua aplicação de BI (ou em uma planilha do Excel).

Por exemplo, fiz o nosso MVP usando o software open surce pencil, (Você pode baixar nesse link) que é bem fácil de usar e bom para desenhar wireframes.

Passo 3: Obter os dados para ser colocado no painel de instrumentos

Desenvolver um dashboard seja em um farrametna de BI como QlickView ou no excel é um projeto complexo e complicado que exige o envolvimento de profissionais que combinem competências técnicas e de negócios. O layout do painel é de apenas 10% do trabalho, coletar os dados para calcular as métricas de painel (ou KPIs) é a parte mais importante de qualquer dashboard.

Para facilitar isso, em primeiro lugar, vamos criar uma planilha chamada “dados”, onde podemos capturar entradas do usuário. Estas entradas podem ser manipuladas para fazer o painel. Para ele, precisamos dos seguintes insumos:

• Status do projeto geral e do progresso
• Lista das atividades em curso e questões

Vamos derivar outros insumos a partir da seguinte:

Passo 4: Coloque tudo junto e fazer um dashboard

Depois que juntar todas as partes necessárias dos dados, e colocá-los em um único painel, você pode usar um modelo em excel que criamos para criar sua primeira base.

Para quem já avançou na gestão de projetos e está utilizando o Project Builder (ou teste gratuitamente por 15 dias) é possível usar o QlickView para construir seu dashbord, um resutaldo possivel é como esse:

Agora você está pronto para construir seu novo projeto de construção de um dashboard.