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Plano de comunicação: como otimizar as reuniões da empresa e de projetos?

Na gestão de projetos é muito comum que os gerentes e todos os demais envolvidos estejam muito preocupados com o acompanhamento do controle financeiro, cronograma e também o atendimento ao escopo do projeto. Mas o plano de comunicação não pode ficar de fora.

Para ajudar um pouco nesse assunto, separamos algumas dicas e sugestões que podem orientar você a como cuidar melhor de uma parte importante do plano de comunicação: as reuniões.

Não subestime a importância de uma reunião

Tendo diferentes objetivos, na hora de tocar um projeto, as reuniões podem ser marcadas para resolver um problema, fazer uma apresentação de resultados, nivelar o conhecimento, atualização de status e introdução de uma nova tecnologia ou pessoas no time.

Independente de qual seja o motivo, é algo que precisa ser preparado com profissionalismo. É muito importante lembrar que, quando fazemos uma reunião, estamos gastando horas de trabalho de mais de uma pessoa. Por isso, ela precisa ser proveitosa para todos os participantes. Do contrário, será somente desperdício de tempo e dinheiro do projeto.

Escolha corretamente os participantes

Ao convocar uma reunião pense muito bem em quem deve estar presente. É necessário que estejam todas as pessoas que realmente têm uma relação relevante com o assunto. Dessa maneira, é possível alcançar o objetivo, sem ficar nenhuma pendência porque alguém, que traria alguma contribuição importante, não estava presente.

Por outro lado, chamar muita gente, geralmente, é um erro. Quanto maior o número de pessoas em um mesmo local, mais fácil é a atenção se dispersar. Sempre vai ter alguém olhando alguma coisa no telefone ou conversas paralelas.

Quanto mais pessoas, mais difícil é conseguir fazer com que todos se concentrem em um ponto ao mesmo tempo. Por isso, pense muito bem em quem deve participar.

Prepare a pauta da reunião

Outra coisa extremamente importante é ter uma pauta corretamente estruturada e comunicar a todos sobre o que e como será tratado o assunto. Envie a programação com antecedência. Assim, as pessoas envolvidas conseguem separar os materiais que possam vir a precisar para participar melhor.

Caso esteja discutindo sobre atrasos no cronograma, é importante, por exemplo, que alguém leve alguns contratos de fornecedores que poderão precisar ser revistos ou ,até mesmo, uma proposta de reforço de alocação de pessoal.

Dependendo da pauta, pode ser possível que alguém envie um substituto que esteja bem atualizado com a parte que lhe cabe.

Ainda sobre esse assunto, é importante lembrar que com a pauta bem clara para todos, fica mais fácil conduzir a reunião. Manter o foco evita que a conversa acabe indo para outros temas, sem que o ponto principal tenha sido resolvido.

Elimine as distrações

Sempre que possível, corte qualquer tipo de equipamento ou recurso que seja motivo de distração para as pessoas.

Repare que as salas de reunião normalmente têm uma decoração discreta e precisam estar sempre preparadas para conseguir fazer com que as pessoas concentrem-se no que é necessário.

Recursos como vídeos, tablets, apresentações e programas muito diferentes do que a maioria das pessoas estejam acostumada a lidar na rotina diária, tendem a distrair os participantes.

Sendo assim, tente utilizar a menor quantidade de recursos e use somente os que precisar. Qualquer problema no computador vai fazer com que o tempo de todos seja jogado fora e ainda vai tornar mais difícil retomar a atenção novamente para o ponto em que você parou.

Outra coisa que você precisa fazer é deixar o seu celular de lado e dar o exemplo para os demais. Se estiver esperando algum contato muito importante, avise a todos antes.

Conduza a reunião da maneira adequada

A diferença entre uma reunião de sucesso e uma total perda de tempo pode estar na forma com que ela é conduzida. Normalmente, quem convoca a reunião é quem irá tomar as rédeas da situação.

Mesmo que outra pessoa tenha feito a convocação, se você é o responsável pela condução, faça isso de maneira adequada. Seja rigoroso com os horários e organizado com o tempo.

Não tendo que ser muito sério ou enérgico, é preciso que você consiga passar a palavra às pessoas certas e no tempo certo. Além disso, assuntos que não estejam na pauta devem ser inibidos. Se alguma coisa for realmente importante, pode ser discutida na mesma reunião. Mas desde que o tópico principal tenha sido resolvido e que tenha sobrado tempo.

Se ficar muito difícil organizar a fala de todos, uma sugestão é utilizar um relógio para marcar a participação de cada um ou para fracionar o tempo da reunião em etapas.

Administre gargalos e faça gestão de conflitos

Um desafio grande em reuniões de gestão de projetos é conseguir harmonizar discussões entre participantes que tenham pontos de vista muito diferentes.

Essas situações exigem um nível de profissionalismo de todos, de maneira que o assunto seja discutido tecnicamente e não entre em níveis mais pessoais.

Sendo assim, foque sempre a atenção dos participantes no problema e nunca nas pessoas envolvidas.

Uma boa dica também é pedir que os participantes ajudem a dar ideias de como resolver o problema ao invés de ficarem debatendo de quem é a culpa. Uma vez identificada a forma de concertar o erro, enfatize que esse ponto foi superado e passe para a próxima parte da reunião.

Mais uma coisa: busque não tomar partido de ninguém. Avalie o problema e as sugestões de solução com uma postura técnica e não afetiva. Assim, você consegue ter mais sobriedade para ajudar a encontrar uma saída e não se envolve em brigas pessoais.

Encerre a reunião da maneira certa

Ao final de uma reunião muitos participantes podem se sentir como se ela não tivesse sido muito útil, caso não vejam alguma indicação concreta disso.

Pensando nisso, você deve fazer um fechamento da reunião com as considerações gerais do que foi feito. Caso tenham sido atribuídas tarefas para alguns dos participantes, ressalte esses pontos.

Pode ser interessante que se envie um e-mail para todos, indicando o que ficou acordado para cada um fazer e os prazos que foram firmados.

Se a reunião for para uma apresentação e não houver nenhuma atividade depois do evento, veja se há algum material que você possa enviar aos participantes e se coloque à disposição para atender dúvidas individuais, posteriormente.

Agora que você já consegue ter melhores condições de realizar reuniões com um nível de profissionalismo mais alto, vai perceber que seu plano de comunicação também se tornará mais produtivo.

Aproveite para ajudar a outros amigos e colegas a conseguirem melhores resultados na gestão de projetos com estas dicas e compartilhe nossas sugestões em suas redes sociais.

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