O gerenciamento de projetos possui muitas particularidades, que vão do planejamento à comunicação e à análise de resultados. Dentro do processo, há questões ligadas à gestão de tempo e às estimativas de negócio e um software de gestão pode ajudar em ambos os sentidos.

Ao adotar uma ferramenta que considere, principalmente, esses dois pontos, é possível aproveitar benefícios que se refletem de maneira intensa nos resultados. Com isso, saem ganhando a gestão, o projeto, a equipe e a empresa, por meio da geração de melhores efeitos.

Já pensou em adotar um software para gestão de tempo? Descubra quais são as vantagens de adotar um recurso desse tipo e entenda como ele pode ajudar na realização de tarefas!

Ajuda a identificar e a contornar desperdícios

O tempo gasto nas diversas tarefas de um projeto precisa ser acompanhado de perto, de modo a haver maior visibilidade sobre qual é, de fato, o uso dado para esse recurso tão importante.

Porém, somente acompanhar o prazo de entrega das tarefas não permite uma atuação dinâmica e que ajuda a evitar atrasos. Nesse contexto, um software de gestão de tempo é conveniente pois ele amplia o controle sobre o que está sendo executado e a demora para que tudo aconteça.

A partir daí, dá para identificar quais tarefas estão demorando mais do que deveriam e qual é a causa dos desperdícios. Diante do encontro dos gargalos, ela pode agir para lidar com essa questão e evitar que ela se prolongue, gerando um efeito dominó de tarefas que não são entregues no prazo.

Aumenta a eficiência do projeto

Um projeto é eficiente, dentre outros motivos, quando é executado dentro dos parâmetros do planejamento. Um desses pontos é, justamente, o prazo para a execução e a entrega do resultado desejado.

Quando um projeto cumpre o cronograma e atende às expectativas, o cliente fica satisfeito e há custos menores. Com isso, há um ganho de valor agregado por causa da qualidade obtida com a matriz de recursos inicialmente planejada.

O papel do software para gestão de tempo e estimativas de negócio é que, justamente, ele ajuda a evitar atrasos e a melhorar a utilização dos recursos, ampliando a eficiência de atuação.

Favorece a elaboração de estimativas válidas

As estimativas de negócio, dentro de um projeto, são muito importantes. Elas podem dizer respeito tanto à questão de uso de recursos como aos impactos que cada projeto possui.

Seja como for, é a partir delas que a gestão consegue ter uma ideia concreta sobre o que deve ser feito e quais serão os possíveis obstáculos encontrados. Essa é uma questão muito importante para complementar o planejamento inicial, além de ser útil para o controle de mudanças de escopo.

A partir desses trazidos pela tecnologia, as análises ficam muito mais completas e condizentes com a realidade, gerando efeitos de controle que fazem a diferença para os resultados.

Auxilia a definição de metas para a equipe

Dentro das diversas etapas, é fundamental que a gestão reconheça a importância de motivar e engajar todos os colaboradores envolvidos. Para isso, uma das questões inclui a definição de metas, que funcionam como um senso de direcionamento para a execução de tarefas de forma eficiente.

Porém, essas metas precisam ser definidas de maneira estratégica para o projeto, sendo desafiadoras e possíveis, simultaneamente. Aproveitar as oportunidades para definir metas que maximizam a utilização do tempo, por exemplo, torna tudo mais eficiente.

Nesse caso, o software de gestão é especialmente útil porque ajuda a controlar as tarefas e, ao mesmo tempo, permite que as estimativas sirvam como base de planejamento. A partir de seu uso, é possível definir metas com maior coerência e efetividade.

Contribui para a oferta de feedback

A comunicação é um dos elementos mais fundamentais para o sucesso da execução do projeto. Dentro dessa característica, está a oferta de feedback, que é fundamental para orientar a atuação da equipe de modo que todos ganhem eficiência.

Porém, um feedback pouco estruturado ou que não considera as questões realmente relevantes perde a sua utilidade. Pensando nisso, o uso de um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é de grande ajuda.

Em primeiro lugar, o acompanhamento do tempo utilizado em cada tarefa permite que haja uma visão adequada sobre o que está sendo feito corretamente e o que não está. Já as estimativas de negócio oferecem um vislumbre do cenário ideal, de modo que seja feito um benchmarking quanto ao desempenho das funções.

A partir daí, o feedback fica embasado e completo, tornando-se ainda mais estratégico e importante.

Melhora e acelera a tomada de decisão

Na execução de um projeto, o processo de tomar decisões precisa ser executado corretamente. Imprevistos acontecem e a própria sequência quanto às tarefas previstas traz necessidades de atuação por parte do gerenciamento.

Ao mesmo tempo, para decidir qual será o próximo passo é preciso considerar uma série de fatores, tanto do presente quanto do futuro. Por isso, um software para gestão de tempo e estimativas de negócio é bastante útil, já que ele fornece o subsídio mais importante: a informação.

A partir das análises de tarefas e possíveis cenários, pode-se tomar decisões que não apenas são mais eficientes, mas que são mais rápidas. Com isso, tudo fica mais dinâmico e é mais simples se adaptar a mudanças e necessidades variadas.

Oferece escalabilidade para a gestão

Nem sempre o gerenciamento pode se dedicar a apenas um projeto por vez. As organizações possuem exigências diversas e não é incomum ver um mesmo gestor tendo que dar conta de vários projetos simultâneos.

Ao mesmo tempo, nenhum deles pode receber atenção menor, já que, se estão sendo executados, é porque há valor em sua atuação. Para resolver o impasse, o uso da tecnologia se destaca.

Graças à melhoria no nível de informação e à automação de controle, a gestão ganha escalabilidade e, com isso, consegue gerenciar mais projetos. Assim, é mais fácil atender às diversas solicitações sem que haja comprometimento de resultados.

Por meio do software de gestão voltado para a gestão de tempo e estimativas de negócio, os projetos ganham benefícios importantes. Como resultado, tudo se torna melhor, mais eficiente e com maiores chances de sucesso, oferecendo uma ajuda estratégica.

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