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Gerenciamento de riscos em projetos: como lidar com incertezas?

Para muita gente, prever o futuro parece algo impossível. Mas não é preciso bola de cristal para conseguir identificar incertezas prováveis que possam afetar o desempenho de um projeto. Para isso, basta um bom gerenciamento de riscos em projetos.

Nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo o que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Diante disso, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências. Neste artigo, explicaremos como isso é feito no gerenciamento de riscos em projetos. Acompanhe.

O que é um risco em um projeto?

Antes de começar a entender o gerenciamento de riscos em projetos, é importante compreender melhor o que é exatamente o significado desse termo.

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Quais são as principais fontes de risco?

As fontes de risco estão ligadas a diversos fatores externos e também internos, relacionados ao gerenciamento de projetos e seus processos interdependentes. Veja a seguir.

Fatores externos

Dentro desse nicho, temos alguns fatores imprevisíveis e outros previsíveis. No primeiro campo, estão inclusos requisitos regulamentares que não foram previstos, desastres naturais e outros efeitos colaterais da produção.

Os previsíveis podem ser tidos como riscos operacionais, sociais, interferências de comunicação e riscos financeiros. Os fatores técnicos como evolução da tecnologia também cabem neste ponto, assim como riscos legais, que envolvam a execução correta da legislação de trabalho ou das condições dos envolvidos no projeto.

Fatores internos

Entre os fatores internos causadores de riscos mais comuns estão o excesso de projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo e um cronograma mal feito, que impede a execução da proposta em tempo hábil.

O fato de que o projeto não passa por um controle adequado ou não acompanha as mudanças desejadas pelo cliente também influencia bastante nesse ponto. Além de quando as prioridades das etapas entram em conflito ou para o caso de o responsável não conseguir realmente manejar o necessário para que o projeto ocorra.

Como planejar o gerenciamento de riscos em projetos?

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Com a técnica certa, o gerenciamento de riscos pode ser feito até no papel, mas ele fica mais preciso, veloz e confiável quando tudo é organizado e assegurado por um programa de computador adequado. Por isso, a dica aqui é contar com um software especializado em projetos para essa atividade.

Com as ferramentas, equipes e técnicas determinadas, é hora de partir para o próximo passo, que é a identificação dos riscos. Esse é o momento de listar todas as incertezas que podem afetar de forma significativa o resultado do projeto.

Para executar essa etapa, é possível se valer de premissas, dados históricos, conversas com especialistas e qualquer outra informação confiável que seja útil. É importante notar que todos os riscos devem ser catalogados nesse mapeamento inicial. Isso é claro, desde que sejam relevantes para o projeto.

Uma probabilidade de chuva forte, por exemplo, é um risco de alta relevância para um projeto de engenharia civil, mas normalmente não entra no mapeamento de riscos de um projeto de um novo software (talvez, apenas o risco de uma descarga elétrica).

Como fazer a avaliação e priorização dos riscos?

Uma vez que os riscos estejam identificados, é hora de determinar quais deles são mais importantes para o projeto e devem ser priorizados. Isso usualmente é feito em duas etapas, sendo que a primeira delas é análise qualitativa dos riscos enquanto a segunda é a quantitativa. Veja mais detalhes abaixo.

Análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos consiste em determinar o impacto e a probabilidade de um risco e com base nisso saber qual é o seu valor para um projeto. Mais uma vez, isso é feito com base em estatísticas históricas, conversas com especialistas e dados confiáveis.

No método mais comum de análise, a probabilidade é estabelecida como um valor de porcentagem e o dano ou ganho financeiro desse risco é o seu impacto, que deve ser escrito em uma moeda qualquer, como o real brasileiro, por exemplo. O escore do risco, ou ES, é obtido com a fórmula de ES=P*I, sendo que P é probabilidade e I o impacto.

Com isso, no exemplo da chuva forte em uma obra, por exemplo, o gerente de projetos pode descobrir em suas pesquisas que a probabilidade de ela acontecer no período de execução estabelecido para o projeto é de 40% e que isso causaria, hipoteticamente, um prejuízo de R$ 300.000,00 em atrasos, materiais danificados e salários pagos para funcionários com produtividade comprometida pelo evento natural. Colocando essas variáveis na equação, chegamos à conclusão que o ES é de R$ 120.000,00.

É possível se aprofundar na análise qualitativa com mais técnicas, ou simplesmente acrescentando outras variáveis à fórmula do ES. Mas o importante de se saber aqui é que ela sempre será subjetiva, ainda que seja uma subjetividade bem esclarecida por dados reais e opiniões especializadas.

Análise quantitativa dos riscos

A segunda etapa dessa avaliação é a análise quantitativa dos riscos. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas.

Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo.

Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos.

Como monitorar, controlar e responder aos riscos?

Com os riscos identificados, priorizados e qualificados, é possível traçar um plano de resposta para eles. Sobretudo, cada risco deve ser encarado de uma maneira diferente pelo gerente de projetos, mas em essência, existem quatro maneiras básicas de lidar com eles.

A primeira é evitar o risco sem nenhum tipo de custo ou consequência direta ao resultado do projeto, o que nem sempre é possível. A segunda é a tentativa de transferir esse risco para terceiros, algo que até acontece em alguns setores, mas também é incomum. Já a terceira forma é a alternativa mais usual quando se fala em gerenciamento de riscos em projetos: mitigar o risco, o que significa reduzir a probabilidade de que ele aconteça ou o valor do seu impacto.

Por fim, o gerente de projetos pode assumir um risco, o que é recomendável apenas quando o seu impacto ou ES é muito baixo ou quando a tentativa de mitigar não compensa sob o ponto de vista financeiro. Retomando mais uma vez o exemplo da chuva forte que ameaça uma construção, não é possível evitar nem transferir o risco. Assumir um risco com um ES tão alto também não é uma boa opção, logo, o caminho pode ser mitigar.

Uma forma simples de mitigar esse risco, seria alterar as datas de começo da execução da obra, evitando a estação chuvosa e reduzindo a sua probabilidade. Se isso não for possível, investir em equipamentos ou mais recursos humanos para aumentar a produtividade poderia ser outra alternativa a ser considerada para reduzir o valor do impacto.

Tipos de respostas para riscos

Para eliminar, evitar o prevenir riscos, o plano de gerenciamento precisa ser alterado para que a questão seja solucionada em primeira instância. Outra possibilidade é a transferência, em que o risco é repassado para terceiros, bem como a responsabilidade sobre suas respostas.

Essa é uma iniciativa que não necessariamente elimina o risco, mas apenas visa a redução do impacto. Outra resposta para riscos negativos é a mitigação. Ela se dá por meio de ações que diminuem a quantidade de ocorrências, assim como suas consequências. Um exemplo prático desse item é a trava do carro: ela não exclui as chances de roubo, mas sim as diminui.

Por último, mas não menos importante, existe a aceitação de riscos. Se nenhuma medida é realmente assumida diante de um risco, é preciso aceitá-la. Nesse caso, é fundamental estruturar uma reserva para contingência. Como não haverá tempo para decidir ações, é papel da equipe administrar o retorno conforme ele aconteça.

Não se deve esquecer que também existem riscos positivos, ou seja, aqueles que podem ser transformados em oportunidades. Primeiro, eles precisam ser explorados, para que essa oportunidade fique clara. Em um segundo momento, a ideia é melhorada e compartilhada para ser analisada. Caso aprovada, é a hora de maximizar seus impactos positivos e finalmente aceitar os frutos que poderão ser colhidos através dela.

Por que fazer o gerenciamento de riscos é tão importante?

Em primeiro lugar, toda decisão tomada em relação a um projeto envolve algum nível de risco. Isso quer dizer que sempre existirá alguma chance de que um impasse surja e interfira de forma negativa em alguma etapa ou atividade, o que pode afetar o resultado final ou o prazo de entrega.

Normalmente, quando as consequências são pequenas, é possível fazer algo a respeito com relativa calma e tempo. Mas também existem aqueles problemas praticamente irreversíveis, como a perda de documentos virtuais de um sistema ou a urgência em encontrar uma peça defeituosa bastante específica. Tais exemplos são considerados como catastróficos e a partir disso percebe-se a importância do gerenciamento de riscos na gestão de projetos.

Para completar, acompanhar riscos ajuda tanto na definição de valores de seu projeto quanto em outros detalhes de planejamento e prática. Sendo assim, é possível definir essa questão como a base para o sucesso de seu trabalho, inclusive financeiro.

Quais os principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Por fim, é indispensável também se dedicar a evitar alguns erros no gerenciamento de riscos. Dessa forma, você consegue otimizar seus processos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Aqui estão os principais problemas que acontecem com frequência e suas respectivas soluções!

Registrar ricos em excesso

É fundamental que você preserve a qualidade de sua lista de riscos. Evite registrar itens corriqueiros e de simples resolução. O foco deve ser apenas naquilo que realmente demonstra relevância e influencie na concepção do projeto.

Decidir resolver todos os riscos

Seja qual for o tamanho da sua lista de riscos, tente priorizar ao máximo aqueles que poderão impactar mais a sua empresa e seu projeto. Talvez não seja possível resolver tudo que foi listado, mas tirar o mais grave do caminho é essencial.

Usar o gerenciamento de riscos apenas na etapa de planejamento

Esse é um erro bastante comum entre gestores de projeto. Lembre-se, porém, de que riscos evoluem, e a maneira com a qual eles foram previstos durante o planejamento se modifica ao longo de seu desenvolvimento. Por isso, faça reuniões regulares para acompanhar essa questão.

Deixar de envolver todos os participantes do projeto

Um gestor jamais pode centralizar o gerenciamento de riscos para si. Essa é uma responsabilidade conjunta, que deve ser analisada por etapa e por setor. Até mesmo para facilitar a resolução dos impasses, visto que é impossível fazer tudo sozinho e delegar tarefas é a melhor opção.

Como um bom software pode ajudar nesse tipo de gerenciamento?

É interessante também contar um bom software de gerenciamento de riscos. Esses sistemas, em geral, são capazes principalmente de ajudar na identificação do risco. Contudo, também pode quantificá-lo e gerar um relatório completo de qual será o verdadeiro impacto dele no projeto.

Com isso, classificá-lo como aceitável ou inaceitável se torna uma tarefa mais clara. O software é capaz de confirmar a aceitação ou recusa de um risco e incentivar o gestor a analisar qual é o nível de tolerância dessa questão em relação à etapa em que esse processo se encontra.

Existem inúmeras alternativas e ferramentas para isso no mercado. Para escolher a melhor, vale a pena levar em conta os principais aspectos de seu negócio, bem como as restrições e opções que o sistema oferece, para que haja uma incorporação adequada e para que se tenha bons resultados.

Como você pôde acompanhar até aqui, prever o futuro com exatidão pode até ser impossível, mas com o gerenciamento de riscos em projetos é possível estar preparado para eventualidades, evitar prejuízos e aproveitar oportunidades.

Ainda assim, tenha em mente que o gerenciamento de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de resposta. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre este assunto tão importante, mas ainda quer uma ajuda profissional para lidar com incertezas? Não se preocupe! Basta entrar em contato conosco, que vamos ajudar você.

Walquiria Lima e San-Thiago

Customer Services Manager em Project Builder
Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos
Walquiria Lima e San-Thiago

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