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Veja aqui as vantagens de aplicar a metodologia Prince2!

Projetos são gerenciados com maior efetividade quando boas práticas comprovadamente eficazes são implementadas. Entre as metodologias que surgiram de tal constatação, está o Prince2. Já ouviu falar dele?

Esse método estruturado é útil a gerentes das mais variadas áreas – da construção civil ao desenvolvimento de sistemas –, promove a governança corporativa e gera economia de tempo e recursos, entre outros benefícios.

Quer saber mais sobre a metodologia? Confira, na sequência, seu conceito, sua utilidade, seus princípios, suas vantagens e dicas de aplicação.

O que é o Prince2?

Esse método foi desenvolvido no Reino Unido, em 1989, como solução para o gerenciamento de projetos em tecnologia da informação, sendo hoje amplamente utilizado nas mais variadas áreas. A nomenclatura vem de “Projects In Controlled Environments”, o que pode ser feito com base em 7 princípios, 7 temas e 7 processos.

Princípios

São orientações a serem tomadas para o projeto estar de acordo com o Prince2, com as tarefas sendo desempenhadas sempre conforme as seguintes bases.

  1. Justificativa contínua do negócio: recursos e esforços precisam estar amparados em uma necessidade dele;
  2. Aprender com a experiência: afinal, ela permite a visualização de gargalos, o reparo de falhas e o aproveitamento de oportunidades;
  3. Papéis e responsabilidades bem-definidos: a fim de não comprometer o andamento das tarefas por causa de atribuições cruzadas;
  4. Gerenciar por estágios: assim como uma empresa é dividida em departamentos, “fracionar” as etapas admite uma melhor gestão;
  5. Gerenciar por exceção: delegar tarefas entre níveis para que o gerente superior não precise lidar com cada empecilho ou desvio no planejamento;
  6. Foco em produtos: assim, as ações passam a ser orientadas para o resultado e não para as atividades;
  7. Adequar ao ambiente do projeto: afinal, o Prince2 pode ser desenvolvido em canteiros de obras, laboratórios, empresas alimentícias, têxteis ou de qualquer outro segmento.

Temas

São aspectos que devem reger sempre o planejamento e a execução das tarefas de um projeto, necessidades a serem averiguadas reiterada e integradamente, sendo elas:

  1. Business Case: envolve a razão da tarefa ou do processo, como investir no conserto de bugs em um software para melhorar a satisfação do usuário e, assim, gerar menos custo com manutenção do sistema;
  2. Organização: estruturar o projeto para a atribuição de responsabilidades e prestação de contas, afinal, cada valor despendido pelo cliente tem uma destinação específica;
  3. Qualidade: parâmetros sobre o nível do produto para atender às solicitações de quem solicitou o projeto;
  4. Planos: onde, como, por quem e quando a demanda será entregue;
  5. Risco: identificar, analisar e controlar as incertezas analiticamente;
  6. Mudança: identificar, analisar e controlar as alterações na linha de base;
  7. Progresso: avaliar se a execução acompanha o planejamento e gerenciar desvios.

Processos

Compreendem o ciclo de vida do projeto desde o seu início até o fechamento, fases entre as quais estão as de: direção, iniciação, controle de etapa, gerenciamento de entrega de produto e de limite de estágio — sendo essa a responsável pela revisão do estágio atual, redefinição do próximo e conferência do business case.

Quais são as vantagens do Prince2?

Com princípios, temas e processos bem-definidos, fica mais fácil estruturar um projeto do início ao fim, assim como lidar com as variações na execução em comparação com o planejamento. Veja outras benesses dessa metodologia globalmente reconhecida e adotada.

Otimização na gestão do tempo

Lembra-se do gerenciamento por exceção, um dos princípios do Prince2? Então, ele parte do pressuposto de que existe uma tolerância em escopo, qualidade, risco, prazo, custo e benefício, que pode ser suportada pelo gerente da área sem necessidade de que o superior hierárquico precise intervir para resolver a situação.

Por exemplo: se os gastos com alvenaria em um canteiro de obras forem superar em 10% a expectativa inicial, o responsável pelo setor pode lidar ele mesmo com a questão porque o valor previsto admitia extrapolação em até 15%. Isso evita que qualquer desvio na execução atrapalhe o planejamento e requeira a atenção do líder.

Melhoria na tomada de decisão

Com pontos flexíveis, o gestor consegue controlar sozinho as alterações na linha de base, além de se eximir de processos demorados e burocráticos, como reuniões com os superiores para reportar problemas e encontrar soluções. Essa autonomia é capaz de evitar atrasos ainda maiores no cronograma e o agravamento de conflitos.

Fortalecimento da governança corporativa

Estamos falando de um sistema replicável, útil a qualquer tipo de projeto, que segue os mesmos procedimentos e produz documentação igual. Além de ser mais fácil reafirmar a cultura organizacional utilizando um método de gestão de projetos estruturado, o Prince2 também facilita o trabalho da auditoria.

Consideração dos stakeholders

Os interessados no projeto (clientes, acionistas, sociedade, fornecedores e outros parceiros comerciais) são levados em conta em todos os níveis. Esse aspecto facilita o planejamento, integra a equipe, assegura o cumprimento do escopo e integra todos em um sistema de trabalho fluído.

Entender as necessidades dos stakeholders, seu papel e seus interesses admite a execução da tarefa em conformidade com o estabelecido e lhe dá propósito. Ainda, as partes entram no processo no momento certo e desempenham sua função com primazia.

Como aplicar o Prince2 na sua empresa?

Vale ressaltar que não é necessário ter certificação para utilizar o recurso em suas atividades organizacionais. Ainda, ela pode ser empregada em metodologias ágeis, com o Scrum, otimizando o desenvolvimento de produtos.

Suponha que o objetivo da sua empresa seja construir um condomínio fechado na região. Defina o business case e as responsabilidades, estabeleça limites de tolerância para gastos com acabamentos, por exemplo, a fim de não extrapolar em mais de 20% o orçamento total inicialmente previsto.

Avalie os riscos, como os acidentes de trabalho aos quais os pedreiros estão sujeitos, e as mudanças, como a necessidade de instalação elétrica em outro lugar por causa de uma viga, o que reflete no projeto de iluminação do imóvel.

A importância de contar com empresa especializada

O Prince2 tem aplicação específica conforme o projeto, sendo realizado com efetividade ainda maior quando a organização dispõe de um software de gestão de projetos de alta qualidade.

Contar com o amparo de uma empresa especializada como a Project Builder ajuda o gestor a planejar, executar e controlar seus processos de forma organizada. A informação fica armazenada, disponível de onde você estiver, e os dados obtidos são cruzados, gerando relatórios atualizados para amparar a tomada de decisão.

De tal forma, cronograma e recursos (como os financeiros) são melhores administrados enquanto você acompanha em tempo real o desempenho de cada colaborador e o avanço das tarefas. Os indicadores ajudam na análise e no controle, garantindo o cumprimento do escopo e evitando empecilhos.

O gerenciamento de projetos fica bem mais fácil quando você utiliza métodos comprovadamente eficientes, como o Prince2. Otimize sua gestão com softwares capazes de melhorar processos, metodologias laborais e a rotina de trabalho.

Gostou do assunto? Entre em contato com a Project Builder e veja as soluções que temos para a sua empresa.


Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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