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Saiba mais sobre o gerenciamento de stakeholders no PMBOK

As boas práticas e os conhecimentos do PMBOK não se limitam aos cuidados com o planejamento ou com a gestão de pessoas. Para que seja possível alcançar bons resultados, também é preciso considerar o gerenciamento de stakeholders. Dar atenção às partes interessadas é crucial para o andamento e, em última análise, para o bom desempenho do projeto. Ignorar isso, por outro lado, pode colocar toda a realização em apuros, o que está longe de ser o quadro desejado.

Para não encontrar problemas do tipo, vale a pena descobrir como elaborar as melhores estratégias de gerenciamento de stakeholders no PMBOK. Conheça essa etapa e entenda como desenvolvê-la!

O que são os stakeholders?

Stakeholders é um termo inglês cuja tradução significa partes interessadas. No contexto empresarial, stakeholders podem ser pessoas físicas ou jurídicas que podem ser impactadas por projetos, diretamente ou indiretamente, de forma negativa ou positiva.

Os stakeholders participam das atividades da empresa e são importantes para a execução e planejamento dos projetos, já que fazem parte do fundamento da gestão de comunicação. Portanto, o termo stakeholders abrange várias pessoas que tenham interesse na gestão dos projetos, sendo investidores ou não.

Em nosso país, stakeholders são definidos como públicos de interesse e, por isso, estão incluídos nas estratégias para que as organizações alcancem os seus objetivos. Eles são os públicos impactados pelos projetos, motivo pelo qual são considerados na tomada de decisões dos líderes.

Quem são os stakeholders do projeto?

Existem diferentes públicos de interesse de modo que são abrangentes. São considerados stakeholders-chave as pessoas que vão ser diretamente impactadas pelo projeto ou aquelas que são muito influentes. Outra definição interessante para esses indivíduos que sofrem impacto direto é a de stakeholders primário. Alguns deles são:

  • fornecedores;
  • clientes;
  • proprietários;
  • concorrentes;
  • acionistas;
  • investidores.

Dependendo do projeto a ser realizado e da comunidade a ser afetada por ele, outros stakeholders podem ser reconhecidos como primários. Já os stakeholders secundários são as pessoas cujo impacto é indireto, podendo ser positivo ou negativo. Veja a seguir alguns exemplos que podem ser encaixados nesse perfil:

  • mídia;
  • imprensa;
  • grupos ambientalistas;
  • governos internos e externos;
  • organizações sem fins lucrativos;
  • instituições financeiras.

O grupo dos stakeholders secundários têm o poder para mobilizar a opinião da sociedade. Contudo, as empresas privadas também podem ser stakeholders nos negócios, caso a sua equipe interna esteja comprometida com um projeto. Conforme for o segmento de atuação e a situação da empresa, os stakeholders podem assumir posições diferentes.

Outra classificação que merece destaque é a dos stakeholders internos e externos. Os stakeholders internos são aqueles que fazem parte do ambiente empresarial, ou seja, estão envolvidos com as atividades da organização e, de certa forma, também podem fazer parte dos stakeholders primários:

  • gestores;
  • colaboradores;
  • diretores;
  • gerentes;
  • equipe do projeto.

Os profissionais especialistas e empreiteiros em alguns casos também podem ser reconhecidos como stakeholders internos. Os stakeholders externos são aqueles interessados que estão fora do ambiente empresarial, mas interagem e também se encaixam na classificação de stakeholders secundários:

  • analistas financeiros;
  • lideranças comunitárias;
  • familiares dos integrantes do projeto;
  • familiares dos clientes;
  • defensores do meio ambiente;
  • participantes das mídias;
  • líderes sindicais.

O gestor de projetos faz a análise aprofundada dos stakeholders e define a sua classificação de acordo com o grau de afetação. Depois, mantém o contato para verificar interesses e fazer planos que atendam às expectativas dos envolvidos.

Qual é a importância dos stakeholders no gerenciamento de projetos?

A identificação dos stakeholders é fundamental, pois eles influenciam nas limitações e em vários aspectos, ajudando na avaliação dos possíveis riscos da gestão de projetos. Os gestores precisam mapear corretamente os stakeholders, verificando os seus interesses e a relevância de sua influência para evitar prejuízos.

O profissional responsável pela gestão de projetos precisa considerar, inclusive, os gerentes dos setores da empresa, para que os seus objetivos estejam alinhados com os demais colaboradores. Fazendo isso, o andamento do projeto estará garantido, sem a possibilidade de influências negativas.

Como essa área funciona?

De forma simples, os stakeholders são aqueles que se percebem afetados pelo projeto e são considerados pelo gestor. A área do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) tem a ver com a identificação e com a gestão de partes interessadas. Então, PMBOK quer dizer conhecimento em gerenciamento de projetos, sendo na realidade um guia que apresenta práticas para a gestão de projetos.

Com o PMBOK, é possível ter uma visão mais ampla das tarefas e de seus impactos em vários níveis. Principalmente, ele é um meio de quebrar certas resistências e de conquistar resultados melhores na implementação das mudanças previstas. Por causa de suas características, é uma abordagem que tem grande impacto no sucesso de execução e que, por isso, merece máxima atenção.

Quais são as principais indicações do guia PMBOK?

O profissional que cuida do gerenciamento dos projetos deve identificar os stakeholders e analisar os documentos que tenham informações sobre os interesses das pessoas e organizações que podem ser afetadas. Esse é um passo fundamental, já que os requisitos e objetivos do projeto são definidos de acordo com as opiniões dos stakeholders, para eliminar resistências e melhorar a aceitação das mudanças.

Conforme registra o guia PMBOK, o gerenciamento dos interessados exige o desenvolvimento de estratégias efetivas, para que todos se envolvam durante o ciclo do projeto, entendendo quais ações vão priorizar as suas necessidades e impactar positivamente os resultados. Dessa forma, o planejamento para gerenciar os stakeholders deve ser bem detalhado.

O envolvimento das partes interessadas torna o processo interativo e possibilita a revisão das atividades. O guia indica também que, para gerenciar o engajamento dos stakeholders, o gestor vai trabalhar e se comunicar com eles, observando as suas expectativas e abordando os assuntos de acordo com o andamento do projeto, desde o seu início até o seu fim.

As expectativas podem mudar no decorrer do projeto, razão pela qual precisam ser monitoradas e gerenciadas pelo líder, que precisa manter o envolvimento dos usuários. O sucesso de um projeto depende da administração das expectativas e do talento do gestor em amenizar as preocupações, apresentando soluções para questões que geram desgastes aos stakeholders.

Quais são as etapas que merecem destaque?

Para que o gerenciamento de stakeholders aconteça da forma adequada, é preciso que tudo seja dividido em fases. A metodologia proposta pelo PMBOK conta com etapas bem definidas e que ajudam a consolidar o êxito do projeto. As etapas englobam vários aspectos, como a identificação, a verificação de expectativas e de influências, a averiguação das necessidades dos interessados e dos relacionamentos, o planejamento do projeto e a gerência das informações colhidas.

Para não ter dúvidas, o ideal é entender como colocar cada ponto em prática. Por isso, veja quais são os aspectos principais e as suas características.

Identificação das partes interessadas

O reconhecimento inicial dos stakeholders vai determinar todos os passos da sequência. Então, o melhor é identificar, logo no começo, quem são as partes interessadas. Procure descrever cada grupo e registrar todos os seus participantes.

Os investidores, ocupantes da alta gerência e clientes internos e externos ocupam a camada mais elevada. Abaixo deles, estão os gerentes de áreas envolvidas, a equipe do projeto, parceiros e fornecedores. Há, ainda, os stakeholders externos, como os que estão ligados à comunidade impactada pelo projeto, se for o caso.

Identificar cada parte e entender seu papel é essencial. Também, é interessante criar subconjuntos, como entre os stakeholders-chave, os que podem ameaçar e os que apoiam o negócio durante o desenvolvimento. Não se esqueça de avaliar a influência deles e de classificá-los de acordo com a importância. Isso ajuda a estabelecer o senso de prioridade, na hora de atender às expectativas.

Classificação dos stakeholders

Os interessados devem ser classificados de acordo com a ordem de importância. Em seguida, deve ser desenvolvido um plano de ação específico para cada stakeholders. É preciso pensar na forma de interagir com eles, de que modo iniciar um diálogo, como o seu apoio pode ser obtido e quais estratégias podem mitigar os riscos das influências.

Portanto, o gestor precisa aplicar técnicas de negociação colocando-se à frente da equipe e mantendo a transparência para evitar conflitos. Quanto maior for a complexidade de um projeto, mais stakeholders estarão envolvidos e os esforços serão intensificados para garantir o sucesso do empreendimento.

Gerenciamento do engajamento

Por falar nisso, uma das etapas cruciais consiste em reconhecer e cuidar do engajamento dos stakeholders. É preciso entender quem são os apoiadores e quem não está envolvido com a realização. Também, é importante conhecer quais são os stakeholders que detêm os recursos necessários para o projeto e como eles serão utilizados. Quanto maior for esse fator, em todos os sentidos, melhor é para a execução das estratégias definidas.

Desenvolvimento de estratégias

Além de ficar de olho na gestão do engajamento, é o momento de colocar em prática as estratégias para maximizá-lo. Nesse sentido, é interessante fortalecer a ligação com os apoiadores e com aqueles que “compram a ideia”. Quanto maior for o envolvimento deles, mais fácil é quebrar as barreiras dos que oferecem algum tipo de desafio para o negócio. No fim, é um ótimo meio de estabelecer parcerias.

Ainda convém pensar em estratégias para comunicar sobre o andamento do projeto, como a elaboração de relatórios. É crucial que o compartilhamento de informações aconteça no nível certo, de modo a evitar problemas com o excesso ou com a falta de dados. De um jeito específico, cada projeto pedirá uma abordagem e a metodologia deve considerar isso. Assim, é possível conquistar os melhores resultados.

Monitoramento do relacionamento

Para que o gerenciamento de stakeholders no PMBOK seja eficiente, é importante entender a quantas anda o relacionamento entre as partes interessadas. A partir das táticas genéricas e das específicas, é o momento de compreender se ocorreram mudanças na classificação, por exemplo.

Também, é relevante medir a satisfação, acompanhar se as expectativas têm sido atendidas e assim por diante. A partir desses resultados, é possível redirecionar a atuação, de modo a torná-la ainda mais estratégica.

Quais são as ferramentas de gestão?

Para que esse gerenciamento aconteça da melhor maneira, é comum utilizar algumas ferramentas e recursos específicos. É necessário, por exemplo, fazer a análise e o tratamento de dados. A classificação dos stakeholders entra nessa questão, o que demonstra a sua importância.

Também, é oportuno partir para a coleta de informações consideradas cruciais. A realização de pesquisas permite entender quais são os interesses e expectativas das pessoas, bem como a satisfação e o engajamento ao longo da execução. Questionários internos são igualmente bem-vindos. Confira abaixo as ferramentas úteis na gestão:

  • coleta e análise de informações;
  • representação de dados;
  • documentos, questionários e pesquisas;
  • opiniões especializadas;
  • debates;
  • avaliação comparativa;
  • sistemas de gerenciamento da informação.

Há, ainda, os recursos ligados à comunicação e aos relacionamentos interpessoais. A apresentação de dados e informações e a realização de reuniões são possibilidades para conseguir uma atuação melhor e integrada.

Quais os modelos e templates que podem ser usados?

Para colocar as estratégias em prática, dá para utilizar templates padronizados e que ajudam a obter mais eficiência. Um dos jeitos de executar o gerenciamento de stakeholders é por meio das tabelas de interdependência.

Trata-se de um recurso essencial para a classificação do stakeholder e que apresenta, por exemplo, se o interessado ou a empresa detém mais “poder” na relação. Ainda, é um jeito de entender como é a ligação entre as partes, o que favorece a priorização. Observe os templates mais utilizados:

  • plano de comunicação e gerenciamento das partes interessadas;
  • registro de questões e das partes interessadas;
  • documento para detalhar as questões e alternativas.

Em forma de planilha, o registro das partes apresenta os principais dados sobre as pessoas, como o impacto, o nível de engajamento, as expectativas e a sua classificação. Com esse mapeamento, fica fácil executar as estratégias.

O plano de gerenciamento ajuda a colocar tudo em prática, além de direcionar a comunicação e o engajamento. Enquanto isso, o log de questões resolvidas “armazena” todos os pontos que já foram trabalhados, inclusive de maneira individual. Assim, é possível conquistar mais eficiência em ocorrências futuras.

Enfim, o gerenciamento de stakeholders no PMBOK é determinante para o sucesso. Com essas dicas, há como executá-lo de forma eficiente e otimizada para auxiliar o projeto. Como você pôde ver, o gerente de projetos é o responsável por inúmeras questões que determinam o sucesso no alcance dos objetivos.

Como a tecnologia também pode ajudar, entre em contato conosco da Project Builder e veja como favorecemos a aplicação dessa estratégia!

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