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Saiba mais sobre o gerenciamento de stakeholders no PMBOK

As boas práticas e os conhecimentos do PMBOK não se limitam aos cuidados com o planejamento ou com a gestão de pessoas. Para que seja possível alcançar bons resultados, também é preciso considerar o gerenciamento de stakeholders.

Dar atenção às partes interessadas é crucial para o andamento e, em última análise, para o bom desempenho do projeto. Ignorar isso, por outro lado, pode colocar toda a realização em apuros, o que está longe de ser o quadro desejado.

Para não encontrar problemas do tipo, vale a pena descobrir como elaborar as melhores estratégias de gerenciamento de stakeholders no PMBOK. Conheça essa etapa e entenda como desenvolvê-la!

Como essa área funciona?

A área do PMBOK tem a ver com a identificação e com a gestão de partes interessadas. De forma simples, os stakeholders são aqueles afetados (ou que se percebem dessa maneira) pelo projeto.

Então, é algo que considera tais indivíduos na execução. Com isso, é possível ter uma visão mais ampla das tarefas e de seus impactos em vários níveis.

Principalmente, é um meio de quebrar certas resistências e de conquistar resultados melhores na implementação das mudanças previstas. Por causa de suas características, é uma abordagem que tem grande impacto no sucesso de execução e que, por isso, merece máxima atenção.

Quais são as principais etapas?

Para que o gerenciamento de stakeholders aconteça da forma adequada, é preciso que tudo seja dividido em fases. A metodologia proposta pelo PMBOK conta com etapas bem definidas e que ajudam a consolidar o êxito do projeto.

Para não ter dúvidas, o ideal é entender como colocar cada ponto em prática. Por isso, veja quais são os aspectos principais e as suas características!

Identificação e classificação das partes interessadas

O reconhecimento inicial dos stakeholders vai determinar todos os passos da sequência. Então, o melhor é identificar, logo no começo, quem são as partes interessadas.

Os investidores, ocupantes da alta gerência e clientes internos e externos ocupam a camada mais elevada. Abaixo deles, estão os gerentes de áreas envolvidas, a equipe do projeto, parceiros e fornecedores. Há, ainda, os stakeholders externos, como os que estão ligados à comunidade impactada pelo projeto, se for o caso.

Identificar cada parte e entender seu papel é essencial. Também é interessante criar subconjuntos, como entre os stakeholders-chave, os que podem ameaçar e os que apoiam o negócio durante o desenvolvimento.

Não se esqueça de avaliar a influência deles e de classificá-los de acordo com a importância. Isso ajuda a estabelecer o senso de prioridade, na hora de atender às expectativas.

Gerenciamento do engajamento

Por falar nisso, uma das etapas cruciais consiste em reconhecer e cuidar do engajamento dos stakeholders. É preciso entender quem são os apoiadores e quem não está envolvido com a realização.

Também é importante conhecer quais são os stakeholders que detêm os recursos necessários para o projeto e como eles serão utilizados. Quanto maior for esse fator, em todos os sentidos, melhor é para a execução das estratégias definidas.

Desenvolvimento de estratégias

Além de ficar de olho na gestão do engajamento, é o momento de colocar em prática as estratégias para maximizá-lo. Nesse sentido, é interessante fortalecer a ligação com os apoiadores e com aqueles que “compram a ideia”. Quanto maior for o envolvimento deles, mais fácil é quebrar as barreiras dos que oferecem algum tipo de desafio para o negócio. No final, é um ótimo meio de estabelecer parcerias.

Ainda convém pensar em estratégias para comunicar sobre o andamento do projeto, como a elaboração de relatos. É crucial que o compartilhamento de informações aconteça no nível certo, de modo a evitar problemas com o excesso ou com a falta de dados.

De um jeito específico, cada projeto pedirá uma abordagem e a metodologia deve considerar isso. Assim, é possível conquistar os melhores resultados.

Monitoramento do relacionamento

Para que o gerenciamento de stakeholders no PMBOK seja eficiente, é importante entender a quantas anda o relacionamento entre as partes interessadas. A partir das táticas genéricas e das específicas, é o momento de compreender se ocorreram mudanças na classificação, por exemplo.

Também é relevante medir a satisfação, acompanhar se as expectativas têm sido atendidas e assim por diante. A partir desses resultados, é possível redirecionar a atuação, de modo a torná-la ainda mais estratégica.

Quais são as ferramentas de gestão?

Para que esse gerenciamento aconteça da melhor maneira, é comum utilizar algumas ferramentas e recursos específicos. É necessário, por exemplo, fazer a análise e o tratamento de dados. A classificação dos stakeholders entra nessa questão, o que demonstra a sua importância.

Também é oportuno partir para a coleta de informações consideradas cruciais. A realização de pesquisas permite entender quais são os interesses e expectativas das pessoas, bem como a satisfação e o engajamento ao longo da execução. Questionários internos são igualmente bem-vindos.

Há, ainda, os recursos ligados à comunicação e aos relacionamentos interpessoais. A apresentação de dados e informações e a realização de reuniões são possibilidades para conseguir uma atuação melhor e integrada.

Quais os modelos e templates que podem ser usados?

Para colocar as estratégias em prática, dá para utilizar templates padronizados e que ajudam a obter mais eficiência. Um dos jeitos de executar o gerenciamento de stakeholders é por meio das tabelas de interdependência.

Trata-se de um recurso essencial para a classificação do stakeholder e que apresenta, por exemplo, se o interessado ou a empresa detém mais “poder” na relação. Ainda é um jeito de entender como é a ligação entre as partes, o que favorece a priorização.

Também há o registro de partes interessadas. Em forma de planilha, apresenta os principais dados sobre as pessoas, como o impacto, o nível de engajamento, as expectativas e a sua classificação. Com esse mapeamento, fica fácil executar as estratégias.

O plano de gerenciamento ajuda a colocar tudo em prática, além de direcionar a comunicação e o engajamento. Enquanto isso, o log de questões resolvidas “armazena” todos os pontos que já foram trabalhados, inclusive de maneira individual. Assim, é possível conquistar mais eficiência em ocorrências futuras.

O gerenciamento de stakeholders no PMBOK é determinante para o sucesso. Com essas dicas, há como executá-lo de forma eficiente e otimizada para auxiliar o projeto.

Como a tecnologia também pode ajudar, entre em contato conosco da Project Builder e veja como favorecemos a aplicação dessa estratégia!

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