Contar com um PMO na empresa é sinônimo de mudanças constantes, situações que muitas vezes geram ansiedade, medo e perturbação nos stakeholders. E esse cenário pode acabar comprometendo o sucesso dos projetos em andamento. Mas isso não significa que esses stakeholders não sejam importantes ou possam ser ignorados, viu? É preciso saber lidar com cada situação, de modo a trazê-los para o lado da empresa, tornando-os parceiros. E por mais que essa missão pareça um tanto quanto difícil, no post de hoje você vai ver como, com apenas algumas atitudes simples e um bom planejamento, é possível reduzir os obstáculos criados por stakeholders não alinhados aos objetivos da empresa e ainda conquistar aliados incríveis para o PMO.

Que tal aprender a superar esses obstáculos? Então confira nossas dicas e acabe de vez com a insegurança na gestão de stakeholders:

Identifique quem são os stakeholders de cada projeto

Um stakeholder ignorado pode trazer muitos obstáculos para um projeto ou até mesmo para um portfólio inteiro de projetos! Imagine que você se esquece de listar um acionista ou um diretor influente como parte interessada em um trabalho e essa pessoa sente que seu cargo está ameaçado? Eis a deixa para o começo da criação de todo tipo de problema para o desenvolvimento do seu projeto! Para não cair em uma situação difícil como essa, certifique-se, antes de mais nada, de que todos os stakeholders foram devidamente listados e estão realmente envolvidos na iniciativa.

Alinhe expectativas entre todas as partes interessadas

Fazer com que todos compreendam seus papeis e suas responsabilidades é fundamental para que as pessoas desenvolvam um senso maior de comprometimento com o projeto. Se um setor não espera ser impactado com uma reestruturação interna, mas isso efetivamente ocorre — porque estava previsto para acontecer, mas simplesmente não ficou claro —, você pode ter problemas de resistência à mudança entre os próprios funcionários.

E a verdade é que pessoas resistentes diminuem a produtividade, boicotam iniciativas importantes da empresa e contaminam o ambiente de trabalho com reclamações e fofocas, o que pode minar o esforço de todos em promover uma melhoria, até que, na pior das hipóteses, leve o projeto ao fracasso.

Mas muita calma nessa hora, porque contornar essa situação não é assim tão complicado: basta que você reúna todos os stakeholders e mostre a eles qual é a importância do comprometimento de todos, assim como quais serão os impactos — sociais, financeiros, de clima e assim por diante — se por um acaso as pessoas não colaborarem com a mudança. Cientes de que sua participação é fundamental, certamente todos os envolvidos terão um maior envolvimento com o projeto.

Estabeleça uma relação de confiança com os stakeholders

Guarde isso: desenvolver confiança é crucial para transformar stakeholders complicados em parceiros incríveis! Se os colaboradores da equipe de um projeto não confia em seu gerente, por exemplo, como ele vai liderá-los? Se os funcionários não confiam na equipe do projeto, como vão colaborar para que as atividades sejam realizadas? Sendo assim, invista sempre em uma comunicação clara, objetiva e transparente, estimulando o diálogo e estando aberto para dar e receber feedbacks, seja de quem for. O gerente de projetos precisa se relacionar com os diversos stakeholders de cada trabalho de forma a garantir que eles estejam engajados com o PMO e com os resultados da empresa.

Mesmo com stakeholders externos, como um líder comunitário, por exemplo, é essencial desenvolver canais de comunicação fluidos, que permitam a troca de informações, o esclarecimento de dúvidas e a conscientização da população sempre que necessário, visando conquistar a confiança de cada envolvido e impactado pelo projeto em andamento. Só não se esqueça de que a cordialidade é fundamental nesse quesito e que respeitar as diferenças de opinião também faz parte do trabalho! Portanto, tenha paciência, saiba ouvir e pondere sempre antes de tomar qualquer atitude que possa desagradar os interessados do projeto.

Mostre claramente os benefícios do projeto

Reunir todos os stakeholders em uma sala e dizer que o projeto em questão é a modernização do parque industrial da empresa, que haverá redução de custos e aumento de produtividade não basta para deixar todos os envolvidos realmente tranquilos. Pense bem: na mente dos funcionários, redução de custos significa corte de pessoal, enquanto na cabeça dos gerentes, aumento de produtividade é sinônimo de mais trabalho, e na dos diretores, ambos são ligados a lucro imediato.

Se cada parte interessada entende os prós e os contras do projeto da forma como recebe a notícia, abre-se um campo enorme para falsas interpretações e muita resistência. Para não criar esse abismo na comunicação da empresa e também no clima organizacional, apresente claramente quais são os objetivos do projeto, os benefícios que ele trará e também suas consequências. Se o corte de pessoal for inevitável, ressalte que o RH da empresa trabalhará em um Plano de Demissão Voluntária, por exemplo. O segredo está em se lembrar que a comunicação transparente faz toda a diferença!

Procure nunca fugir da devida gestão de conflitos

Por mais que todos esses cuidados sejam tomados, sempre há a possibilidade de alguém realmente não estar comprometido com o projeto, criando assim obstáculos para que ele não seja realizado. Quando isso acontece, os conflitos são simplesmente inevitáveis. Mas você não deve ignorá-los, combinado? Afinal de contas, fingir que algo desagradável não existe não faz com que o conflito magicamente desapareça! Deve-se, então, gerenciar as divergências. Veja como:

Identifique a causa do conflito

Para não gerar ainda mais tumulto ao interpretar a situação erroneamente, aja sempre de forma imparcial, ouvindo todos os envolvidos. Seu objetivo deve ser o de encontrar a causa do conflito, não de achar culpados ou vítimas.

Lide imediatamente com a situação

Não deixe a solução para depois, pois, conforme o tempo passa, os conflitos só tendem a aumentar. O ideal é, portanto, lidar imediatamente com a situação para colocar logo um ponto final no desentendimento.

Envolva o stakeholder conflitante na solução

Você até poderia arbitrar uma solução sozinho e resolver de uma vez o problema, mas o que você quer é que esse stakeholder passe a ser um parceiro extraordinário, correto? Então ouça o que ele tem a dizer e o envolva na solução. Peça ajuda, pergunte o que ele pensa e delegue a ele a missão de tornar a mudança menos pesada para si mesmo.

Exercite seu poder de liderança

Liderar é inspirar pessoas, ser o exemplo. E nada melhor do que ser exemplo nos momentos mais difíceis, como em uma situação de conflito, não acha? Mostre que você está junto com os stakeholders, que está disponível para ajudar em qualquer situação e que é o primeiro a dizer “vamos”, em vez de “vão”!

Assim, se surgir qualquer tipo de problema durante o projeto, envolva-se na solução em vez de esperar que sua equipe resolva tudo sozinha! Isso não é microgerenciamento, mas sim uma atitude que todo líder deve ter: saber o que se passa com as partes interessadas de cada projeto e assumir a responsabilidade conjuntamente.

Viu como nem é tão complexo transformar stakeholders potencialmente complicados em parceiros incríveis? Pronto para implementar essa mudança de postura em seu dia a dia?

Você acrescentaria alguma outra atitude a ser tomada para melhorar ainda mais a adesão das pessoas às mudanças promovidas pelo PMO na empresa? Comente aqui e compartilhe suas impressões e sugestões conosco!