Implementar ações assertivas é primordial para o sucesso de qualquer organização, inclusive das ONGs e demais entidades caracterizadas como associações, sociedades civis ou fundações de direito privado sem fins lucrativos. Por isso queremos abordar uma questão importante: a gestão de projetos no terceiro setor. O que você sabe sobre o assunto?

Estamos falando de um ramo socialmente imprescindível, que, embora parta da iniciativa privada, tem função essencial de ajuda à área pública, pois abrange pessoas que o Estado por si só não consegue atingir ou, quando consegue, não o faz tão bem.

As peculiaridades do terceiro setor — o fato de não ser pública nem privada, em formação e administração — também refletem na forma especial pela qual seus projetos devem ser pensados e implementados. Acompanhe!

Por que fazer gestão de projetos no terceiro setor?

As organizações que compõem a categoria dedicam-se a causas capazes de promover a proteção ao meio ambiente, melhorar índices socioeconômicos, expandir a efetividade de medidas governamentais e assegurar a prestação de serviços públicos essenciais ao bom desenvolvimento de qualquer nação.

Logo, o terceiro setor tem papel político, econômico, jurídico e social de extrema importância, fazendo valer não apenas preceitos básicos de um Estado democrático de Direito, como também efetivamente implantando ações de interesse coletivo da sociedade.

Não é fácil para tais organizações cumprir com o propósito para o qual foram criadas, afinal, sua atuação depende da colaboração das iniciativas pública e privada e ainda deve ser atendida a expectativa da população.

Portanto, custo, tempo, recursos humanos, riscos, aquisições, escopo, stakeholders e outras áreas correlatas são especialmente delicadas quando se fala da gestão de projetos no terceiro setor. Embora tais instituições não visem lucro, elas precisam apresentar resultados desenvolvendo seu trabalho com máxima transparência.

Quais são as dificuldades da gestão de projetos no terceiro setor?

As organizações da categoria precisam se preocupar em fazer muito com pouco, afinal, uma empresa parceira não vai lhe dar tantos recursos quanto o empenhado nos próprios projetos dela, tais como o lançamento de um novo produto no mercado.

Os resultados do terceiro setor muitas vezes são intangíveis, qualitativos em vez de quantitativos. Se você promove ações para ajudar a população de um bairro carente, aquelas pessoas podem ter melhor percepção sobre a marca que apoiou o projeto, mas continuarem sem condições de comprar seus produtos.

Quando uma empresa investe em pesquisa de mercado antes de lançar um novo item, ela mensura posteriormente na receita a efetividade da medida previamente adotada. Por isso, talvez seja difícil mostrar o quanto o projeto da ONG ou entidade foi bom, assertivo em seu escopo e de alta qualidade.

Controlar custos e recursos superlimitados, encontrar voluntários para realizarem o trabalho e lidar com as expectativas de tantos stakeholders também são algumas das dificuldades da gestão de projetos no terceiro setor.

Como fazer gestão de projetos no terceiro setor?

Diante de várias peculiaridades, cabe aos dirigentes da sociedade civil o cuidado de manter a autonomia decisória da instituição mesmo diante da relação tão próxima com o poder público e/ou privado.

Caso contrário, o governo pode acabar tirando proveito da situação para se sobressair ou a entidade talvez termine escrava da empresa financiadora, deixando seus propósitos em segundo plano. Confira algumas dicas para sistematizar a gestão de projetos no terceiro setor e garantir a assertividade das ações.

Invista tempo no planejamento

Muitas pessoas menosprezam esta etapa quando estão com a cabeça fervilhando de ideia e loucas para colocarem a mão na massa. Implementar coleta de lixo em uma região carente, por exemplo, exige diretrizes e a definição de processos.

Sequencie as atividades de forma clara e com objetivos bem-definidos; desenhe a EAP. Não é possível colocar uma creche comunitária para funcionar sem antes ter preparado o espaço físico, cuidado das adaptações e reparos nas instalações, comprado itens básicos de higiene, capacitado as cuidadoras e determinado os horários de funcionamento.

O planejamento deve contar com um cronograma, sequenciar as tarefas a serem desempenhadas, quando, como e por quem elas serão feitas. Discrimine as aquisições necessárias e o investimento em cada fase do projeto, forma efetiva de garantir o escopo e a qualidade das entregas.

Utilize indicadores e defina metas

Você não saberá se está no caminho certo se não tiver métricas ou um resultado definido a alcançar. Oriente-se com base no planejamento vendo se as atividades estão sendo desenvolvidas dentro do prazo pensado.

Ainda utilizando o exemplo da creche comunitária, avalie enquanto repara o prédio qual o percentual das obras já foi concluído até o momento atual e se as aquisições e custos estão dentro do inicialmente estimado.

Caso a intenção seja a inclusão digital de crianças, jovens e adolescentes em condição de vulnerabilidade, estabeleça quantos deles você almeja abranger com seu projeto. Ainda, se o gasto com os computadores só puder chegar a X reais, qual é o maquinário que cabe dentro do orçamento? Você precisará contar com doações? Tenha indicadores e metas!

Eleja um gerente de projetos

Deixar de centralizar o controle do projeto nas mãos de uma pessoa pode ser caótico, levar à confusão de atribuições, prejudicar as atividades, criar conflitos entre a equipe e acarretar entregas abaixo da qualidade esperada.

Eleja um gerente de projetos capaz de manter o escopo, coordenar os processos e garantir a execução das tarefas. Essa pessoa ainda alinha as expectativas dos stakeholders, promove a comunicação efetiva entre os envolvidos e orienta o trabalho dos grupos.

Conte com a ajuda da tecnologia

O planejamento, o controle e a execução na gestão de projetos do terceiro setor são otimizados com a ajuda da tecnologia. Se a intenção é melhorar índices socieconômicos, recursos de big data podem ajudar na análise e aumentar a assertividade da ação.

Índices de criminalidade também são passíveis de controle utilizando tal artifício. Ainda, é possível aplicar a inteligência artificial para monitorar melhorias na emissão de gases de determinada região, por exemplo, causa que tanto preocupa os ambientalistas.

Como um software pode ajudar na gestão de projetos no terceiro setor?

Notou quantos fatores influenciam a implementação de uma ação social? As variáveis são muitas, há múltiplos interesses, etapas a controlar e processos a sistematizar. Um software como o da Project Builder ajuda você a concatenar uma enorme quantidade de informações de um jeito claro, visual e organizado.

Nosso sistema é completo, inteligente e seguro. Ele admite o acompanhamento das etapas enquanto elas são desempenhadas, cruza informações e possibilita ao gestor auferir a produtividade em todos os processos.

A gestão de projetos no terceiro setor pode ser mais eficaz quando realizada com um software como o nosso. Aposte nessa solução para dar ao seu projeto condições de pleno desenvolvimento, alcançando a qualidade esperada. Entre em contato com a Project Builder!