O gerenciamento de escopo PMBOK se relaciona ao conjunto de processos que garantem que o escopo de um projeto seja definido e mapeado com precisão.

Essas técnicas de gerenciamento permitem que os gestores e supervisores aloquem a quantidade certa de trabalho para concluir com sucesso um projeto — e controlar, de forma precisa, o que faz e o que não faz parte do escopo geral do trabalho

Para um gerente de projetos, a área de conhecimento do escopo é muito importante, e o Project Management Institute (PMI), instituição responsável pela publicação do PMBOK, enfatiza esses procedimentos. Portanto, vamos conhecer as etapas essenciais! Confira a seguir.

1. Planejamento do gerenciamento de escopo PMBOK

Esses procedimentos de planejamento constituem um processo destinado a criar um plano de gestão do projeto para documentar como o escopo será definido, verificado e controlado. É uma guia fundamental para desenvolver as ações posteriores.

A principal vantagem dessa preparação é o fornecimento de orientações e instruções sólidas para definir as formas como o escopo será gerenciado ao longo de todo o trabalho a ser desenvolvido. Para realizar essa etapa de maneira eficaz, é importante incluir os seguintes processos:

• detalhar minuciosamente o escopo do projeto;
• desenvolver os procedimentos que habilita, a criação da EAP a partir das especificações detalhadas;
• construir e aprovar a EAP;
• desenvolver um meio de especificar como será possível conquistar a aceitação formal das entregas do projeto;
• por fim, delimitar os procedimentos destinados a controlar como as solicitações de alterações no escopo serão processadas.

2. Coleta dos requisitos

Esse passo se relaciona ao conjunto de processos destinados a implantar, documentar e gerenciar devidamente as necessidades, preferências e requisitos de todas as partes envolvidas no projeto.

O desenvolvimento dos requisitos se inicia com um estudo minucioso da informação incluída no termo de abertura do projeto e na documentação das necessidades das partes interessadas.

É importante notar que o PMI conceitua o requisito como um componente cuja presença em um produto, serviço ou resultado é uma necessidade para o cumprimento ideal dos termos de um contrato ou de uma especificação formal.

Esses requisitos se transformam na fundação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), um diagrama que apresenta classes hierárquicas e formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto.

O planejamento devido do custo, da qualidade e do cronograma é realizado com base nesses requisitos. A principal vantagem dessa etapa é formar uma base sólida de metas e diretrizes para delimitar e gerenciar o escopo geral do projeto e do produto.

3. Definição do escopo de gerenciamento

O escopo de um projeto vai servir para descrever todos os produtos e os serviços exigidos para executar os passos necessários para conceber esse produto. Além disso, o escopo ainda vai estimar os resultados finais.

Essa etapa vai esclarecer, ainda, o que é preciso para que os objetivos sejam alcançados ao especificar recursos e funções desenvolvidas de acordo com a elaboração detalhada desse escopo. Dessa forma, os gestores terão uma base para discutir com mais segurança futuras ações dentro do processo geral.

Os riscos que permeiam as atividades, assim como restrições, são analisados para testar a viabilidade e integridade do projeto. Fatores adicionais que podem influenciar nos resultados finais vão sendo adicionados à elaboração conforme forem surgindo novas necessidades.

Esse gerenciamento inicial do escopo se relaciona, principalmente, à definição e controle do que está e o que não está inserido no projeto.

4. Criação da EAP

Desenvolver a Estrutura Analítica do Projeto é nada mais que definir o processo de divisão das entregas e do trabalho em componentes menores, facilitando o gerenciamento de escopo PMBOK geral. A EAP é uma representação hierárquica orientada às entregas de cada tarefa para atingir os objetivos do projeto.

Por meio de uma representação gráfica que facilita a visualização do projeto como um todo, é possível identificar todo o trabalho que deve ser executado para atingir resultados satisfatórios.

O trabalho planejado é alocado, dentro da representação gráfica, em um nível mais baixo da EAP, em lugares conhecidos como pacotes de trabalho. Versáteis, esses elementos podem ser agendados, ter os custos estimados e monitorados de perto.

5. Validação do escopo

De acordo com o guia PMBOK, validar o escopo constitui o processo de aceitação formal das entregas concluídas de cada projeto.

A principal vantagem dessa etapa é que a validação confere objetividade ao processo de aceitação final do produto, aumentando as chances de que a entrega satisfaça as partes envolvidas. A validação vai garantir, portanto, uma probabilidade elevada de que o serviço, produto ou resultado seja aceito.

O processo de validação do escopo se diferencia da etapa seguinte, o controle de qualidade, por se relacionar mais à aceitação do produto final, enquanto a etapa posterior está atrelada, principalmente, à precisão das entregas e ao cumprimento dos requisitos de qualidade especificados.

É interessante notar que os dois processos podem ser executados em paralelo, cada um cuidando de um grupo específico de necessidades relacionadas à otimização das entregas e da qualidade do produto final.

6. Controle do escopo

Esse controle pode ser aplicado simultaneamente com a validação ou até mesmo antes. Se trata do processo de monitoramento do desenvolvimento do escopo geral tanto do projeto como do produto, cuidando, ainda, do gerenciamento das alterações feitas.

É integrado a outros procedimentos de controle que permeiam as atividades. Afinal, em um projeto são realizadas diversas mudanças ao longo de sua execução, exigindo, assim, algum tipo de processo mais centralizado de controle das alterações.

O controle do escopo do projeto é o conjunto de procedimentos que vai garantir que todas as mudanças solicitadas e atos preventivos ou corretivos serão devidamente desempenhados e registrados. É utilizado, também, para realizar a gestão das mudanças reais no momento em que essas ocorrem.

É importante notar que o gerenciamento efetivo do escopo requer uma comunicação clara entre as partes envolvidas para garantir que as partes interessadas e os membros da equipe compreendam as atividades desenvolvidas.

Como vimos no post, as etapas são bem definidas e fornecem os caminhos necessários para atingir as metas. Percebeu como o gerenciamento de escopo PMBOK é um meio valioso para enfrentar desafios e percalços que podem atrasar os seus projetos?

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