O PMBOK é um dos principais guias de gestão de projetos do mundo. Entre as suas várias práticas, uma se destaca para quem busca um time mais unificado e eficiente: o gerenciamento de integração PMBOK. Ele dá ao líder a capacidade de manter toda a equipe atuando em sincronia e em busca dos mesmos resultados.

Em um cenário em que erros são comuns e os projetos exigem grandes cuidados, estratégias como essa podem ser a ponta de partida para um fluxo de grandes melhorias no ambiente corporativo.

Se você quer saber mais sobre o tema e como o gerenciamento de integração PMBOK pode otimizar o seu fluxo operacional, veja o post abaixo!

O que é o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração do projeto é a parte do PMBOK com as estratégias e processos necessários para o time realizar a identificação, a definição, a coordenação e a unificação de várias rotinas que envolvem os grupos de processo e gestão.

Quando levamos essa estratégia para o cenário de projetos corporativos, ela auxilia o líder a manejar com mais facilidade as expectativas e necessidades de times, stakeholders e demais envolvidos no projeto em busca de um conjunto de objetivos em comum.

Como ele funciona?

O gerenciamento de integração do projeto requer que a empresa faça boas escolhas sobre o modo como os recursos serão alocados, avalie quais são as alternativas conflitantes e sempre busque o melhor resultado para todos.

Para que isso seja feito, uma boa comunicação deve ser estruturada, com todos os profissionais atuando lado a lado para evitar problemas e ter um nível contínuo de performance.

Quais são os passos necessários para implementar o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração de projetos no PMBOK é dividido em alguns pontos. A sua implementação precisa contar com o apoio de todos, uma vez que essa estratégia atua de modo abrangente para garantir o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, cada ponto necessário para realizar essa prática em seu ambiente corporativo!

Tenha um termo de abertura do projeto

O termo de abertura é um documento que autoriza, de modo formal, a execução do projeto. Ele dá ao gerente de projetos a liberdade para aplicar todos os recursos disponíveis em cada etapa, uma orientação sobre cada passo a ser tomado, assim como um conjunto de dados básicos que precisam ser levantados nas etapas de planejamento, como:

• os prazos do projeto;
• os líderes de cada área;
• os requisitos mínimos;
• as áreas interessadas;
• a viabilidade de cada etapa;
• a justificativa do projeto;
• os resultados esperados ao término de cada etapa do projeto.

Faça uma declaração preliminar do escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto é um documento complementar ao termo de abertura. Ele é responsável por delimitar, formalmente, qual o escopo de ação dos times, de cada etapa e do projeto como um todo.

A definição do escopo é algo crítico para qualquer projeto. Com ela, o gestor consegue avaliar exatamente o que deve ou não ser executado caso alguma solicitação de mudança ocorra. Assim, os recursos são melhor aproveitados e o time terá mais facilidade para atingir as expectativas dos stakeholders.

Tenha um plano de gerenciamento de projeto e execute um controle integrado de mudanças

O plano de gerenciamento de projeto é o documento que lista as ações necessárias para definir, gerir e unificar cada um dos planos e estratégias auxiliares do projeto. Ele deve ser definido a partir das peculiaridades do projeto, uma vez que cada iniciativa tem detalhes e requisitos próprios.

Já o controle integrado de mudanças é uma estratégia que é executada durante todo o projeto. Ela é fundamental para que o time se mantenha alinhado com o escopo da iniciativa, evite o desperdício de recursos e atrase a entrega de demandas definidas previamente.

Monitore e auxilie os profissionais durante todas as etapas

O gerente de projetos deve estar atento a cada passo dos times. Para garantir que o fluxo operacional seja bem estruturado e capaz de atingir os resultados necessários, é importante monitorar o fluxo de trabalho e corrigir gargalos e erros rapidamente.

Indo além, a empresa deve focar nos processos de acompanhamento, em estratégias que garantam o alinhamento e a união de todos.

Com uma comunicação contínua, é possível disseminar novidades, alinhar conhecimentos e ter um planejamento que seja funcional, evite redundâncias e consiga atingir o resultado esperado sempre no menor prazo possível.

Garanta que o encerramento do projeto ocorra da melhor forma possível

O encerramento do projeto é uma etapa crítica. Nele, as equipes receberão um feedback de todas as etapas executadas, com erros que não devem ser perpetuados, lições que foram aprendidas e boas práticas que deverão ser replicadas em futuras iniciativas.

Nesse momento, também é realizada uma apresentação completa dos resultados obtidos. Isso facilita a correção de eventuais falhas, melhora a satisfação de cada membro do projeto e dá ao time uma visão completa sobre tudo o que foi obtido em cada momento.

Portanto, levante dados continuamente durante a rotina do projeto e faça uma apresentação abrangente, clara e bem estruturada para os envolvidos.

Qual a importância de ter boas soluções de gerenciamento de projetos?

Projetos podem não atingir os seus objetivos em função de vários fatores. Prazos inadequados, um time mal estruturado e escopo indefinido são alguns exemplos comuns a várias empresas.

Há ainda a chance da companhia não definir as etapas corretamente e, com isso, ter dificuldades para distribuir recursos e gerenciar os fluxos de trabalho do modo adequado.

Justamente por isso, o investimento em soluções para a gestão de projetos se torna cada dia mais comum. O apoio de um bom software permite ao gestor direcionar os recursos corretamente, validar etapas de modo centralizado e administrar cada etapa em um único ambiente, com dados claros, objetivos e de fácil visualização.

Tudo isso cria um novo cenário para a empresa, em que os projetos terão mais qualidade e agilidade em sua execução.

Além disso, ficará mais fácil investir em estratégias como a de gerenciamento de integração PMBOK, fundamentais para ter um elevado padrão de performance no dia a dia de cada etapa.

Se você quer saber mais sobre como um software de gerenciamento de projetos pode te ajudar a atingir melhores resultados, fale com um de nossos consultores!