A tarefa de administrar os gastos de um projeto engloba desde o minucioso processo de planejamento até as definições dos valores e sua gestão. O gerenciamento de custos PMBOK pode ser considerado um divisor de águas no processo evolutivo de coordenação de projetos, padronizando e conceituando processos, ferramentas, técnicas e áreas de conhecimento.

Definir e escolher bons orçamentos que atribuam um alto valor agregado ao processo e controlar esses recursos para garantir o que foi definido inicialmente são etapas importantes dos procedimentos de gestão de custos. Essa área talvez seja a que mais os administradores devem estar atentos, assegurando que os mecanismos estejam disponíveis para a realização do empreendimento.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para expor o que é o gerenciamento de custos PMBOK e como esse processo funciona, garantindo que essa prática possa auxiliar na produtividade da sua empresa. Acompanhe!

O que é PMBOK?

Da sigla em inglês “Project Management Body of Knowledge”, o PMBOK é um dos melhores e mais completos guias práticos em gestão de projetos, desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI) por meio de um comitê de padronização.

Antes de tudo, é importante ressaltar que o objetivo desse guia é reunir os principais aspectos de gerenciamento de projetos, não devendo ser confundido com uma metodologia, pois não fornece diferentes abordagens para cada tipo de programa.

Sendo assim, o guia não contempla peculiaridades culturais de cada organização, nem reúne modelos únicos de documentos a serem utilizados. Foi por meio do reconhecimento da sua importância internacional que o PMBOK se transformou em um padrão, servindo de inspiração para a maioria das metodologias empregadas atualmente.

Nesse conceito, um projeto é caracterizado como um esforço temporário e, portanto, finito. O seu início e fim são determinados e empenha-se por alcançar um objetivo exclusivo, tornando o resultado algo específico e único. Por isso, diferem das operações e dos processos, pois esses são contínuos e repetitivos.

O PMBOK conceitua a gestão de um projeto como a aplicação de ferramentas, técnicas, habilidades e conhecimentos para alcançar um objetivo a partir do atendimento de seus requisitos. Seu uso está atrelado em todos os tipos de programas, independentemente de suas características intrínsecas.

Entre os principais benefícios que podem ser destacados pela utilização do PMBOK estão:

• padronização das atividades;
• melhoria na comunicação entre os interessados;
• redução da inadvertência de atividades importantes;
• uso dos recursos de maneira eficiente;
• fiscalização do andamento do projeto;
• tratamento dos riscos de forma otimizada;
• aumento das chances de sucesso do projeto.

Como funciona o gerenciamento de custos PMBOK?

O gerenciamento de custos é uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK, fornecendo estimativas iniciais dos valores de um projeto na sua totalidade para que os gestores se preparem para o desembolso financeiro na realização do empreendimento, completando as atividades desse processo.

Estimar os custos de cada ciclo de vida aprimora a tomada de decisões, reduzindo as despesas e o tempo de execução e, consequentemente, aumentando a qualidade e o desempenho na entrega do projeto.

Todos os custos precisam ser calculados e aprovados durante a fase de planejamento, não permitindo que o processo avance sem essa condição. Após o seu início, todas as despesas precisam ser documentadas e rastreadas, garantindo que o orçamento inicial seja cumprido. Ao final, todos os valores do projeto são comparados com os gastos reais, fornecendo referências para os futuros programas.

O guia de conhecimento PMBOK divide o gerenciamento de custos em 4 etapas significativas para assegurar que o orçamento previsto seja o mais próximo possível do real. Para explicar melhor sobre esse tema, separamos alguns tópicos sobre a administração desses valores. Confira!

Planejamento de recursos

Estimar o que será preciso durante o projeto é a primeira etapa do gerenciamento de custos. Quantificar o número de colaboradores, analisar a necessidade de contratar terceirizados, avaliar as condições dos equipamentos disponíveis e o levantamento dos materiais necessários são alguns dos procedimentos.

Planejar os recursos é uma etapa minuciosa, devendo ser realizada com atenção e quantificada com todos os itens que serão utilizados. Nesse estágio, o orçamento não é tão importante, pois os esforços precisam estar voltados para a programação dos serviços necessários para completar cada fase do projeto.

Estimativa de custos

A estimativa de custos é a etapa subsequente do planejamento. O valor a ser alcançado nessa fase passa por um estudo de orçamentação de cada recurso necessário, não se baseando em uma despesa aleatória. Nesse momento é que são solicitados orçamentos e são projetados os gastos do empreendimento.

Orçamento dos custos

Orçar os custos é diferente de estimar seus valores. Nessa condição serão previstos, com exatidão, os investimentos necessários para a conclusão do projeto, que envolve a escolha dos fornecedores, fechamento dos valores e o levantamento dos gastos totais de realização do programa a ser levado para a aprovação do cliente.

Controle dos custos

Essa etapa envolve o acompanhamento dos custos reais ao longo da execução do projeto. Todas as despesas precisam ser documentadas e rastreadas, objetivando manter o empreendimento dentro do orçamento aprovado.

Os gestores estão incumbidos de acompanhar todos os custos, desde a aquisição de materiais até o pagamento de terceiros, destinando corretamente os investimentos para a finalidade proposta e evitando que as despesas terminem acima dos parâmetros estimados.

Estudo dos custos

O gerenciamento de custos, propriamente dito, termina com o controle. Entretanto, ao final do projeto, é importante que seja realizado um estudo geral sobre os desembolsos. Apesar de um empreendimento estar dentro das despesas programadas, por exemplo, é possível que isso tenha ocorrido em função de uma área ter economizado, enquanto outra tenha extrapolado os valores estimados.

Dessa forma, é fundamental que ocorra essa avaliação da administração dos custos, refletindo no seu nível de precisão e em como os modelos podem ser aprimorados para projetos futuros.

Revisões no orçamento

Executar um projeto sem gerenciar frequentemente os custos é um processo que pode comprometer o seu sucesso. Dessa forma, realizar revisões constantes previne que as estimativas fujam descontroladamente da previsão inicial, pois é mais fácil adequar um sobrecusto de 10% do que uma correção de 50%.

Além da revisão do orçamento, é imprescindível fazer o mesmo com os recursos utilizados, readequando o número de colaboradores no projeto e a previsão de suas futuras necessidades. Essa é uma das formas de otimizar todos os mecanismos para a correta conclusão do empreendimento.

Quais as soluções da Project Builder para o gerenciamento de projetos?

O software da Project Builder opera com o gerenciamento de projetos, portfólios e programas em um só lugar, facilitando a consolidação no painel de informações de locais diferentes. Essa ainda é uma das principais dificuldades dos gestores, pois mesmo com o google sheets, por exemplo, é impossível criar dashboards e coletar dados de diversas fontes.

Toda essa situação gera dificuldades para o acompanhamento das atividades, pois o gestor deixa de realizar as cobranças necessárias para o andamento dos serviços e diminui a maturidade na gestão de projetos. A solução desse tipo de problema é a utilização de um software colaborativo, como o Project Builder.

No gerenciamento de projetos, essa dinâmica se dá de maneira fácil e eficiente. Todas as informações são disponibilizadas em tempo real a partir das avaliações dos recursos e da capacidade de entrega. Além disso, a flexibilidade da gestão permite que ela seja adotada em qualquer negócio.

Uma das vantagens do Project Builder é a centralização dos dados, permitindo que o gestor encontre todas as informações atualizadas e as use para a tomada de decisões. É possível também obter uma visão macro do portfólio de projetos, facilitando o acompanhamento e a comparação de resultados.

Todas as etapas do projeto são registradas, permitindo que as equipes trabalhem de forma íntegra, repassando todos os dados aos outros setores e melhorando o fluxo de comunicação. Como resultado, é observado o aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

O gerenciamento de custos PMBOK faz parte de um guia para a administração de um projeto, padronizando as identificações e conceituações de processos. A estimativa dos gastos aprimora a tomada de decisões e reduz as despesas e o tempo de execução. A utilização do Project Builder se configura como uma ferramenta ideal para o controle dessas ações.

Ficou com algum questionamento sobre o gerenciamento de custos PMBOK? Então entre em contato conosco e assista uma demonstração do Project Builder, assim você estará a par de todos os funcionamentos desse processo!