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Como o software Project Builder pode otimizar a tomada de decisão?

Um dos principais desafios dos gestores é saber como otimizar a tomada de decisão: esse processo é fundamental para alcançar e manter a excelência das atividades organizacionais. Para tanto, é imprescindível contar com a tecnologia na obtenção de dados relevantes e definição do melhor caminho a ser seguido.

Esse é o papel do software da Project Builder (PB). Voltado ao gerenciamento de projetos, o sistema permite planejar ações e identificar a disponibilidade de recursos ou a capacidade de entrega. Ao mesmo tempo, fornece informações sobre a evolução das atividades e da produtividade em tempo real.

Porém, como esse processo funciona na prática? Quais são as vantagens do software para uma empresa? De que maneira as tomadas de decisão são efetivamente otimizadas? Responderemos a todas essas perguntas a seguir. Acompanhe!

Como funciona o software da Project Builder?

O software da Project Builder trabalha com o gerenciamento de projetos, programas e portfólios. As ferramentas estão disponibilizadas em um só lugar. A solução integrada facilita a consolidação no painel de informações provenientes de diversos locais, como outros sistemas (a exemplo dos ERPs) ou planilhas.

Essa é justamente uma das principais dificuldades atuais dos gestores. Boa parte das organizações ainda utiliza o Excel ou outras ferramentas similares não colaborativas. Mesmo com o Google Sheets, que tem essa finalidade, é impossível criar dashboards e coletar dados de diferentes fontes.

Como resultado, surgem problemas em relação ao acompanhamento das atividades. Ao enfrentar tal obstáculo, o gestor deixa de fazer cobranças precisas aos stakeholders envolvidos. Isso causa uma baixa maturidade na gestão de projetos, que só pode ser solucionada com um software colaborativo (como o Project Builder).

Nesse contexto, separamos as quatro funcionalidades da solução. Confira!

Gerenciamento de projetos

O recurso oferece a possibilidade de realizar um planejamento eficiente e fácil. Os recursos e a capacidade de entrega passam por avaliações, sendo que as informações são disponibilizadas em tempo real. Além disso, a gestão é flexível e se ajusta ao método adotado no negócio. Entre as possibilidades, estão: metodologia ágil, PMBOK, Prince2 e PM Canvas.

Gestão de portfólio e programas

Nesse módulo, os investimentos são priorizados a partir de critérios e indicadores que contribuem para a seleção de projetos que agregam valor à empresa. O processo ocorre por meio de fluxos automáticos de aprovação de propostas. Para saber qual caminho vem sendo adotado, você ainda pode elaborar uma carteira que reflita a estratégia do negócio.

Gestão de equipe

As atividades mais relevantes são prioritárias aqui. Os recursos são gerenciados de acordo com os membros do projeto — da mesma forma, a produtividade e a alocação são passíveis de mensuração. O sistema ainda configura alertas proativos para as atividades, que sinalizam o que precisa ser feito e quando.

Gestão estratégica

O foco é contribuir efetivamente com a tomada de decisão, alinhando o caminho seguido ao planejamento estratégico organizacional. A partir desse módulo, você cria objetivos e metas, assim como acompanha a evolução da estratégia.

Em suma, tais características asseguram um maior controle dos Recursos Humanos, dos riscos e de outras variáveis. O gestor precisa acessar apenas um sistema para tomar sua decisão e tem acesso a dados em tempo real. Só esse aspecto já garante a otimização do processo, mas a adoção do software da PB traz outros benefícios.

Quais são as vantagens de usá-lo na gestão de projetos?

O PB é um software completo, que trabalha diferentes vieses. Devido a todos os recursos que oferece, há alguns pontos de diferenciação.

O primeiro deles é a centralização dos dados, que permite ao gestor encontrar informações atualizadas e precisas para definir a melhor decisão para o momento. Simultaneamente, o painel oferece a visualização macro do portfólio de projetos, que facilita o acompanhamento e a comparação de resultados.

Em outro âmbito, a empresa consegue garantir mais qualidade nos entregáveis e, assim, aumentar a satisfação dos clientes. Tudo isso leva à redução de custos, pois os recursos são alocados da maneira mais adequada e há a possibilidade de fazer a previsão de gastos.

A equipe ainda trabalha de forma integrada, especialmente porque todas as etapas do projeto são registradas. Os dados também são repassados a outros setores, o que facilita o fluxo de comunicação. O resultado de todos esses benefícios é o aumento do Retorno sobre Investimento (ROI).

Como esse recurso pode otimizar a tomada de decisões em um projeto?

O software da PB tem como principal finalidade otimizar as tomadas de decisão. Isso acontece a partir de diferentes aspectos, que variam conforme a ótica que rege a definição do gestor sobre o melhor caminho a ser seguido.

Alocação de recursos

O gestor precisa verificar continuamente a alocação de recursos ou o histograma de pessoas — funcionalidades que servem para identificar como cada colaborador participa, além de quais são suas responsabilidades e sua disponibilidade no projeto. A partir disso, pode ser feita uma readequação da atividade de modo integrado, dentro da própria plataforma.

Financeiro

Quanto ao aspecto financeiro, o software da Project Builder gera relatórios de orçamento que permitem ao gestor conferir os custos previstos do projeto ou portfólio. Com isso, é possível identificar se o budget está no limite, o que já foi realizado ou se há a necessidade de ajuste de acordo com o consumo mensurado pelo Cost Performance Index (CPI).

O CPI, por exemplo, mostra o gasto de dinheiro ao longo do tempo de acordo com o previsto e o escopo realizado. Os dados indicam, em tempo real, como o projeto chegará ao final se as despesas continuarem as mesmas. Desse modo, o gestor pode tomar a decisão de fazer o levantamento da estratégia para garantir que o orçamento não seja ultrapassado.

Planejamento

As informações em tempo real otimizam as tomadas de decisão referentes ao planejamento. Caso a empresa elabore um projeto para 2019, mas já existam alguns similares em 2018, basta consultá-los rapidamente para ter uma ideia de quanto precisa ser disponibilizado no ano seguinte.

Risco, escopo e tempo

Essas três variáveis são interligadas. O gestor precisa saber continuamente se um projeto está atrasado ou não, ao passo que o sistema da PB verifica a duração prevista e a realizada. Para o escopo, o programa trabalha com a curva S, que possibilita compreender o andamento das atividades.

Ao analisar esses critérios, você pode perceber que o projeto está dentro do prazo, mas o escopo apresenta atrasos. Ao mesmo tempo, é preciso fazer a gestão de riscos. Para tanto, deve-se cadastrar sua carteira de vigência, isto é, quando a ameaça inicia e termina.

Assim, o gestor pode mobilizar o time e colocar alguém mais focado em um projeto específico durante determinado período, já que existe o risco pendente que é capaz de gerar impacto no projeto.

O Project Builder ainda trabalha com o Business Intelligence (BI), que facilita a obtenção de insights. O BI atua tanto em relação aos recursos financeiros quanto ao escopo. Por meio desse módulo, há uma visão completa da carteira de projetos, com filtros para fazer a busca de forma dinâmica e obter as visões que o gestor quer do projeto.

Em suma, o software da Project Builder traz contribuições significativas para otimizar a tomada de decisão do gestor. Isso porque ele assegura dados reais e precisos, além de centralizar as informações. Assim, fica mais fácil prever tendências e identificar as oportunidades que se transformarão em benefícios para o negócio.

Achou interessante tudo o que o PB pode fazer por uma empresa? O que acha de ter esses recursos à sua disposição? Entre em contato conosco e veja como nossas soluções podem alavancar seus resultados!

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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