Carlos é o coordenador de projetos na sua empresa e busca sempre tornar os resultados tangíveis. A rotina corrida, porém, dificulta o controle de demandas e faz com que as informações fiquem descentralizadas. Esse era o cenário da RSE Consultoria até encontrar a Project Builder.

A história do Carlos é fictícia, mas demonstra muito bem o contexto em que vivia Deyse Casais, a responsável pelo Planejamento e Controle de Projetos na RSE. A gestora precisava de uma ferramenta poderosa para gerenciar as atividades e garantir que o serviço prestado aos clientes fosse o mais eficiente possível.

Foi exatamente isso que a PB fez. Em um ano de parceria, os resultados positivos são visíveis e trouxeram grandes benefícios ao negócio. Quer saber quais são eles? Continue a leitura deste artigo!

Como a RSE Consultoria conheceu a Project Builder?

A RSE Consultoria é especializada em prestar serviços referentes à gestão de riscos operacionais, empresariais e de sustentabilidade das operações. Ao mesmo tempo, a empresa forma profissionais que desejam se destacar no mercado de trabalho, atuando na área de prevenção de perdas.

Apesar desse serviço bem executado, a consultoria passava por problemas internos que, devido à rotina intensa, deixavam de ser resolvidos. Uma das principais falhas se relacionava à falta de centralização das informações. Sempre que era preciso obter dados sobre um cliente específico, a dificuldade ficava evidente.

Foi nesse momento que a RSE decidiu buscar por um sistema que ajudasse a monitorar o avanço físico dos projetos. O intuito era acompanhar as atividades com cada cliente sem precisar abrir muitos arquivos ao mesmo tempo, especialmente durante reuniões. O software da Project Builder ofereceu exatamente isso.

Primeiras alterações

A partir da implementação, iniciada há mais de um ano, gestores e consultores passaram a visualizar toda a situação atual de cada projeto existente na parte de consultoria. Antes, o trabalho era feito por meio de planilhas de Excel.

Além da simples implantação do sistema, a PB ofereceu todo o suporte necessário durante o processo, inclusive promovendo a entrada de outra consultora (que enfrentou certa resistência no início). O obstáculo foi superado com um trabalho de convencimento para aplicar os dados.

De modo geral, os projetos de consultoria sofrem poucas mudanças. Porém, quando isso acontece, há uma dificuldade maior em manter o sistema atualizado. Nesse caso, ficou determinado um ponto focal, que é mais disciplinado com relação à inserção de dados.

Por que os serviços foram escolhidos?

O principal motivo foi a centralização das informações. Na RSE, os projetos são divididos em duas áreas: pós-graduação e consultoria (que contempla serviço e treinamento). A ferramenta da PB apoia o segundo setor, sendo que, por meio dela, foi possível visualizar:

• pessoas envolvidas;
• passo a passo necessário para cada projeto;
• previsão de quanto tempo será gasto até a finalização de determinada atividade etc.

Antes da implementação do sistema da Project Builder, era preparada apenas uma lista de tarefas. A gestão do tempo era ignorada, por isso não havia qualquer noção a respeito desse aspecto entre a equipe. A partir da obtenção de informações, tornou-se possível realizar um acompanhamento mais refinado.

Para o futuro, há o intuito de fazer análises de risco que permitam visualizar a etapa na qual o projeto está e monitorar seu andamento junto ao líder. Atualmente, já existe uma iniciativa nesse sentido: a área de apoio, planejamento e centralização das informações trabalha lado a lado com o consultor responsável pela execução da rotina técnica.

Dessa forma, são visualizadas as entregas semanais e o que será concedido nos mais diferentes projetos, possibilitando um apoio à definição de recursos. Ao mesmo tempo, um relatório é elaborado para que o diretor técnico da RSE Consultoria faça sua aprovação.

Por outro lado, há um apoio significativo à gestão de Recursos Humanos — inclusive dos estagiários, que trabalham até com mais de um projeto. Com o Project Builder, fica mais fácil verificar a demanda do projeto e alocar os estagiários ou outros colaboradores de maneira a promover um equilíbrio.

Quais são os trabalhos realizados?

Com a etapa de implementação finalizada e os serviços básicos iniciados, a RSE Consultoria já está no segundo estágio de acompanhamento. Tal fase consiste em apoiar a diretoria na gestão financeira dos projetos, além de administrar recursos e prazos.

Até então, o software da PB era utilizado somente para verificar o avanço físico das atividades. Agora, também é possível observar a evolução financeira. Com essas duas informações, uma administração mais apropriada, que ofereça suporte ao líder da empresa no processo de gestão de recursos e ganhos de cada projeto, se torna viável.

Um exemplo é o tempo de pagamento de um consultor e a relação com o prazo de recebimento do cliente — existe um gap grande em alguns casos. Nessa situação, o software da PB é utilizado para visualizar as informações e verificar a necessidade de determinado projeto ter um capital de giro elevado (por conta dessa diferença de períodos).

Além disso, é possível acelerar as etapas previstas para ter capital até que um projeto pague o outro, enquanto não há o recebimento do primeiro cliente. Portanto, a Project Builder tem uma atuação bastante ampla, que ultrapassa a gestão das atividades.

Quais resultados foram obtidos?

As atividades executadas evidenciam os resultados alcançados pela RSE Consultoria. O trabalho fica mais dividido e suas informações são facilmente visualizadas. O software da PB também centraliza e organiza as operações, facilitando a identificação de quando são as entregas e quais recursos são necessários a um direcionamento preciso.

Os gestores da RSE ainda conseguem visualizar as etapas que ocorrem em paralelo e como cada profissional pode separar seus recursos para entregar as atividades. Como consequência, há uma maior eficiência nas tarefas, além do melhor direcionamento de capital, estagiários e colaboradores. Isso leva ao cumprimento dos prazos e ao aumento da satisfação dos clientes.

Resumindo: contar com um software de gestão de projetos é essencial para qualquer empresa que trabalha com esse tipo de atividade. A RSE Consultoria percebeu isso e fez uma escolha que atendeu às suas demandas. A Project Builder forneceu todo o apoio necessário, tendo, ainda, ampla possibilidade presente e futura de utilização.

E você, também procura um sistema que ajude a controlar demandas, recursos e finanças de seus projetos, assim como a RSE Consultoria fez? Entre em contato com a PB e descubra como nosso software pode alavancar os resultados do seu trabalho!