Termos como projetos, programas e portfólios fazem parte do dia a dia de qualquer profissional que trabalha na área de gestão de uma empresa. Justamente por isso, conhecer suas diferenças e saber como cada um deles está estruturado é um passo básico para que a companhia tenha rotinas mais inteligentes e conectadas com as suas necessidades.

Quer saber mais sobre o tema e como cada termo impacta nos processos de gestão de projetos corporativos? Continue a leitura!

O que é um projeto?

No ambiente corporativo, os projetos podem ser vistos como conjuntos de rotinas definidas em etapas e que têm um objetivo final. Eles podem ser criados para desenvolver produtos, integrar novas soluções ao ambiente de trabalho ou realizar mudanças na cultura da empresa.

Em todos os casos, os projetos estarão divididos em diferentes fases, cada uma com um conjunto de atividades e objetivos almejados. O resultado desse projeto, que pode ser autônomo ou fazer parte de um objetivo mais abrangente, será o ponto final. Ele pode ser um produto, serviço ou até mesmo uma meta operacional.

Se a empresa investe em uma aplicação de gestão, por exemplo, pode criar um projeto para tornar a sua implementação mais eficaz. Serão definidas etapas com rotinas como o treinamento de profissionais, a instalação do sistema em vários setores e a verificação de resultados para organizar melhor o trabalho e tornar o planejamento mais eficaz.

O objetivo final, nesse caso, seria a completa integração da ferramenta nas rotinas da empresa. Portanto, todas as etapas serão estruturadas para que, no término do projeto, essa meta seja alcançada.

Como os programas são estruturados?

Os programas são resultado da união de projetos que têm uma política de gestão centralizada. Isso permite que o negócio trabalhe de maneira integrada para manter um fluxo de trabalho com mais colaboração e menos gargalos.

Agrupando projetos em um único programa, o gerente consegue integrar rotinas com mais qualidade e eliminar custos. Além disso, o número de gargalos ou burocracias cairá, uma vez que todos os times terão uma rotina de trabalho conectada. Assim, os resultados podem ser otimizados e a empresa terá mais chances de atingir os seus objetivos em médio e longo prazo.

Um programa pode ser utilizado para auxiliar na gestão de vários projetos de desenvolvimento de softwares personalizados para clientes distintos. Esses projetos serão agrupados em um único programa, diante do seu objetivo semelhante (entregar aplicações para o gerenciamento de rotinas administrativas), melhorando o acompanhamento da evolução do trabalho dos times de desenvolvedores.

Qual é o conceito de portfólio?

A ideia de portfólios é muito utilizada por gestores para alinhar projetos e programas aos objetivos de mercado de uma empresa. Ou seja, um portfólio unifica diferentes iniciativas para que a empresa possa atingir suas metas com mais facilidade.

Se o negócio trabalha com o desenvolvimento de sistemas e define como metas de médio e longo prazo criar aplicações mais inovadoras, ter ferramentas seguras e com maior foco na experiência do usuário, poderá definir três portfólios para cada um dos objetivos.

Eles servirão, nesse cenário, de apoio para que o gestor possa alinhar projetos e programas atuais com mais segurança e qualidade, reduzindo riscos e maximizando a performance dos times. Assim, a empresa teria três portfólios:

• o portfólio de inovação, com projetos de aplicações mais inteligentes e modernas;
• o portfólio de segurança da informação, que envolve todos os projetos focados na criação de soluções mais seguras e estratégias para otimizar a confiabilidade da infraestrutura interna;
• o portfólio de UX, que tem como objetivo unificar todos os projetos que trabalham com estratégias para otimizar a experiência de usuário das ferramentas criadas pelo negócio.

Como a empresa deve atuar entre projetos, programas e portfólios?

As rotinas de gestão do ambiente corporativo apresentam vários desafios. Muitos deles podem ser contornados com uma rotina mais organizada e inteligente, alinhada com as principais metodologias do mercado. Isso facilita a busca por melhores resultados e impede que o empreendimento tenha problemas para atingir seus objetivos.

Nesse sentido, a organização da rotina de uma empresa entre projetos, programas e portfólios deve ser vista como uma estratégia inovadora e inteligente. Assim, conseguirá melhorar a maneira como os fatores de cada projeto são definidos, controlar com mais precisão seus custos operacionais e garantir que os fluxos de trabalho tenham menos gargalos.

Além disso, outros impactos ocorrem, tais como:

Melhora na definição de escopo

A definição de escopo, por exemplo, ficará mais clara. A empresa conseguirá alinhar objetivos entre diferentes projetos, ter um ponto de partida mais claro para cada etapa e diminuir os custos com o compartilhamento de informações e ferramentas.

Queda dos riscos

Já os riscos cairão. Uma vez que diferentes projetos estiverem organizados em programas e portfólios com objetivos em comum, será mais fácil identificar pontos de atenção e criar medidas preventivas, inteligentes e precisas. Dessa forma, o gestor conseguirá manter um fluxo de trabalho com mais agilidade e segurança.

Melhora na avaliação da performance dos projetos

A avaliação da performance da empresa também será mais eficaz. Uma vez que o gestor terá iniciativas com objetivos semelhantes trabalhando em conjunto, o negócio poderá alinhar estratégias com mais facilidade e mensurar o impacto das escolhas feitas nas etapas de planejamento.

Identificação simplificada de objetivos

A identificação do alcance dos objetivos e das metas de todos os projetos será mais prática e abrangente. Isso permite que o negócio possa otimizar as suas rotinas de gestão, replicando boas práticas e eliminando a perpetuação de rotinas de baixa qualidade.

Fluxo de trabalho mais organizado

Manter uma rotina organizada é objetivo de toda empresa. Com fluxos de trabalho alinhados e bem estruturados, o negócio pode definir objetivos mais integrados, evitar gargalos e ter um workflow com mais qualidade.

Em resumo, saber organizar projetos, programas e portfólios pode ser o primeiro passo para que o gerente de projetos consiga otimizar suas atividades e ter foco na entrega de resultados. Os riscos cairão, aumentando as chances de os times terem um trabalho de alta qualidade. Assim, será muito mais fácil para toda a companhia atingir os seus objetivos comerciais estratégicos.

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