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padronização de projetos

Quais as vantagens da padronização na criação de projetos?

A execução de projetos no ambiente corporativo tem ganhado muito destaque na rotina de empresas. Tanto que investir na padronização da criação de projetos passou a ser uma das principais estratégias para que negócios consigam atingir bons resultados em todas as suas iniciativas.

Nesse sentido, a padronização de projetos pode ser vista como a definição de políticas, estratégias e rotinas de maneira clara e objetiva. Geralmente registrado em uma documentação própria, o padrão definido deve ser conhecido por todos, evitando erros e conflitos em todas as etapas.

Além disso, é possível contar com o apoio de softwares de gestão de projetos e metodologias de gerenciamento voltadas para o ambiente corporativo. Assim, o negócio consegue garantir um padrão mínimo de qualidade para todas as suas atividades.

Com projetos padronizados em todas as suas etapas, a companhia terá uma série de benefícios a médio e longo prazo. Quer saber quais são e como elas afetam os seus resultados? Então, basta continuar lendo!

Quais são as maiores vantagens da padronização de projetos?

A criação de um padrão específico — desde que ele seja bem executado — permite que os projetos atendam às necessidades de cada realização, otimizando os seus resultados e agregando valor ao empreendimento, como um todo. A seguir, explicaremos melhor por que isso acontece, para que você explore todas as vantagens!

Manutenção de uma qualidade linear em todas as rotinas

A adoção da padronização na criação de projetos dá um nível de qualidade contínuo em todos os setores da empresa. Logo, dos times de TI aos processos de gestão, todos conseguirão atuar com mais qualidade e agilidade.

Além disso, o atendimento a demandas de clientes será feito de maneira inovadora e com um direcionamento preciso. E, com esse alto nível de qualidade, o negócio se torna muito competitivo. A empresa não terá problemas para garantir a seus clientes a capacidade de atender às suas demandas e, assim, gerar mais receitas.

Em projetos desafiadores, inclusive, essa é uma característica altamente desejável. Afinal, o objetivo é entregar o melhor resultado para o cliente interno ou externo, certo?

Aumento dos níveis de produtividade

Os níveis de produtividade influenciam e são influenciados por vários fatores de um projeto. Erros na execução de rotinas ou conflitos e equipamentos mal direcionados, por exemplo, são variáveis que impactam o sucesso de cada etapa. Diante de questões desse tipo, a produtividade cairá — o que gera atrasos e custos maiores.

Por outro lado, a padronização de projetos pode auxiliar o negócio a ter maior taxa de sucesso nas suas iniciativas.

Quando são padronizadas desde o início, fica mais fácil para gestores e times avaliarem a melhor forma de executar as suas rotinas, uma vez que as orientações serão bem estruturadas. E, se os processos são bem planejados, a produtividade de todos será muito maior, gerando melhores resultados em todas as etapas.

Aderência a prazos

Em todos os projetos, os prazos têm uma grande influência nos impactos atingidos pelos profissionais. O gestor deve estar atento para que nenhum time tenha gargalos no seu dia a dia, os quais afetem sua produtividade e sua capacidade de atingir os resultados esperados. Feito isso, a empresa pode reduzir multas e sempre atender às demandas de clientes e parceiros comerciais, dentro do período esperado.

Nesse sentido, a padronização de projetos impacta diretamente o nível de atrasos que ocorrem em um projeto. Afinal, quando as rotinas são organizadas de forma clara e objetiva, o planejamento de cada time se torna mais preciso. Assim, com todos alinhados, os fluxos de trabalho serão contínuos.

Além disso, é possível diminuir os erros e os retrabalhos — duas condições que geram atrasos justamente porque influenciam o cronograma. Assim, não apenas a qualidade é maior, como a construção da solução passa a ser mais eficiente.

Facilidade em integrar times

integração de times é um fator-chave para o sucesso de projetos. Isso porque, quando todos os profissionais atuam lado a lado, a resolução de demandas e problemas se torna mais rápida e precisa. Além disso, conflitos e gargalos aparecerão com uma frequência menor.

O investimento na padronização de projetos auxilia os times a ter uma rotina de trabalho unificada. Como todos saberão o que deve ser feito e quais são as fórmulas de necessárias para atingir os objetivos, é viável definir uma estratégia de ação em que todos atuem de modo integrado para solucionar os principais desafios da empresa.

Se o negócio escolher uma metodologia de trabalho que estimule a integração, por exemplo, a padronização será ainda mais facilmente atingida. A companhia terá uma orientação precisa sobre o que pode ser feito para atingir os resultados esperados e, com isso, eliminar as chances de algo dar errado.

Maior capacidade de conseguir certificações

Certificações são documentos dados a empresas que executam suas rotinas a partir de determinados padrões. Elas podem, assim, atestar a habilidade de o negócio seguir normas de segurança, ter um padrão mínimo de qualidade exigido pela sua área ou mesmo atuar conforme uma metodologia de gestão de projetos, como o PMBOK.

Ao estabelecer uma padronização, o empreendimento tem mais facilidade para obter certificações de caráter internacional. Afinal, a empresa terá todas as suas rotinas executadas conforme um padrão mínimo de qualidade, sempre seguindo uma série de estratégias.

Além disso, ao validar as suas rotinas de acordo com padrões específicos a empresa se tornar mais competitiva, capaz de atrair um número ainda maior de oportunidades comerciais.

Redução de custos

Projetos corporativos podem ter custos elevados — isso ocorre, especialmente, quando erros se tornam frequentes e não há um bom controle sobre as rotinas da companhia. Com a padronização de projetos, porém, é possível evitar esse tipo de situação.

Graças a essa definição, como dissemos, será mais fácil orientar os profissionais a executar as atividades da forma esperada, evitando desperdícios. Isso prevenirá erros e diminuirá a necessidade de refazer algo em função da entrega de um produto com baixa qualidade. E, como as rotinas serão bem direcionadas, o uso de recursos será mais inteligente.

Desse modo, a companhia pode eliminar todos os gastos que prejudicam as suas receitas e ter mais verbas para aplicar em outros investimentos estratégicos.

Adaptação às necessidades específicas

Além de tudo isso, a padronização ainda traz outro aspecto muito positivo: a possibilidade de customização ou adaptação a cada exigência específica. Isso significa que cada organização pode desenvolver seus próprios padrões e formas de agir, desde o planejamento ao monitoramento dos resultados de um projeto.

Naturalmente, se a sua intenção é conquistar uma certificação, será necessário atender a certos padrões pré-definidos. No entanto, ainda é possível fazer várias outras modificações — do fluxo de trabalho às prioridades de execução, por exemplo — para conquistar bons resultados.

Toda essa customização é especialmente útil quando há alguma exigência pontual em uma realização. Assim, em vez de utilizar uma fórmula pronta, que nem sempre se encaixa em todos os casos, a empresa tem a chance de criar sua própria forma de atuar.

Qual é a importância desse processo?

Como você acabou de ver, a padronização de projetos oferece muitas vantagens, o que por si só já justifica a sua adotação. A verdade, no entanto, é que ela também é relevante por causa de outras questões. E a primeira delas diz respeito à complexidade das realizações previstas nas empresas.

Normalmente, um projeto tem várias etapas e exigências. Porém, partir do zero sempre que for preciso começar algo novo é contraprodutivo, pois gera uma falta de consistência. Ter um bom padrão, portanto, resolve esse problema.

Ele também é essencial para dar mais autonomia à gestão e até aos integrantes das equipes. Em vez de ser necessário dar ordens e responder dúvidas o tempo todo, essa solução permite que todos saibam como agir dentro de certas situações.

Não menos importante, a padronização serve ainda como uma ferramenta de controle. Com ela é possível saber, exatamente, onde ocorreram desvios e erros, quem foram os responsáveis por eles e quais são as soluções. Para reconduzir um projeto para o caminho certo, por exemplo, não há nada melhor!

Como elaborar a padronização de projetos?

Para consolidar os impactos desejados, é essencial realizar adequadamente cada etapa. Como vimos, dedicar tempo e esforço na criação de um bom padrão gera economia e qualidade mais à frente — então, vale a pena fazer tudo corretamente.

Para não ter dúvidas sobre esse assunto, confira a seguir quais são as fases de uma boa padronização de projetos!

Entenda os processos necessários para a realização

Compreender as exigências de cada projeto é o primeiro passo para entender como agir rumo à padronização. Nesse sentido, é bom mapear todas as etapas que deverão ser executadas, bem como as prioridades de cada uma delas e até a sua ordem de realização.

A ideia aqui é saber como as atividades impactam os resultados, o que é realmente importante nelas e quais são os impactos esperados a cada momento. Assim, é possível descobrir exatamente o que tem que ser feito — o que te ajuda a compor as medidas quando for a hora de colocá-las em prática.

Defina ações específicas para cada cenário

Depois de identificar todos os pontos, é a hora de determinar quais serão as ações essenciais. Nessa etapa, é preciso decidir como cada profissional deve agir, de modo a garantir a conquista da performance esperada.

É interessante trabalhar com o mecanismo de gatilhos e especificar o que tem que ser feito se determinada situação se concretizar. Além de orientar todos sobre o fluxo “normal” esperado, esse é um meio de pontuar como se deve proceder se algo sair do previsto ou se algum resultado diferente for alcançado.

Caso a intenção seja obter certificações, é essencial cumprir as normas previstas pelas autoridades avaliadoras. Então, não deixe de contemplar os padrões mínimos de qualidade ou as especificações para a ação.

Em suma, a ideia aqui é elaborar um tipo de manual com todas as ações, responsabilidades e expectativas em cada momento. A partir disso, as pessoas poderão agir de forma consistente em situações equivalentes.

Registre todos os aspectos do padrão

Tão importante quanto padronizar os projetos é garantir que a solução possa ser aplicada, continuamente, em outras oportunidades. Então, para consolidar a produtividade, a segurança e a consistência, é indispensável registrar todas as decisões e definições que forem feitas.

O objetivo dessa etapa é fazer com que todos os elementos estejam incluídos em algum recurso de fácil consulta, e que não possam ser alterados sem a devida autorização. Isso garante a confiabilidade necessária dessas informações.

Um dos melhores modos de atender a essa exigência de registro e obter a sua integração é usar um software de gestão de projetos. Ele permite a inclusão de tais especificações de maneira simples e garante que todos tenham acesso aos elementos sempre que precisarem. Inclusive, vale a pena escolher um modelo flexível e que atenda às suas demandas, de modo a facilitar essa fase.

Faça com que todos conheçam o padrão

Para permitir que tudo isso aconteça, é indispensável que todos conheçam muito bem o que diz o padrão criado. Somente dessa forma a sua padronização de projetos será mesmo incorporada à atuação e à consolidação dos resultados.

Pensando nisso, durante a própria composição do padrão é possível contar com a ajuda de profissionais interessados, como os gestores designados. Depois da consolidação, os profissionais envolvidos na execução precisam ficar por dentro do que foi definido. Esse desempenho pode ser alcançado por meio de divulgações internas e treinamentos, para que todos estejam preparados para colocar as ações em prática.

Meça resultados e otimize as etapas

Por fim, depois de ser elaborada e implementada, a padronização de projetos precisa entregar os resultados adequados, certo? Para tanto, é essencial definir métricas e indicadores de acompanhamento.

Após a primeira utilização — como em um projeto-piloto — colete todas as informações possíveis. Verifique, por exemplo, a taxa de retrabalho, a relação entre o que foi realizado e o que foi planejado, e até o índice de satisfação com a entrega. Desse modo, você poderá entender o que tem sido efetivo.

Com essas informações em mãos, é possível usá-las para realizar mudanças importantes. Com a ajuda dos dados, por exemplo, você pode reconhecer gargalos e dificuldades, bem como os pontos que devem ser alterados rumo a um aumento no desempenho.

Como vimos até aqui, quando feita desde o início, a padronização de projetos é um ponto essencial para que o negócio atinja bons resultados em cada etapa. Seus times terão rotinas com melhor estrutura e orientações claras sobre o que deve ser feito em cada caso. Assim, os atrasos serão menos frequentes e o nível de produtividade ficará elevado — bem como o de inovação!

Então, gostou do nosso post? Agora, se quiser receber outras dicas para tornar a sua gestão de projetos cada vez mais eficaz, aproveite para assinar a nossa newsletter e tenha acesso a conteúdos exclusivos diretamente na sua caixa de entrada!


Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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