Quando nos deparamos com a palavra “design”, logo a relacionamos com a criação de objetos elegantes ou ao embelezamento do mundo ao nosso redor. Porém, ao contrário do que parece ser, o design vai além de criar coisas belas.

Em 2009, um novo conceito foi compartilhado com o mundo — o de design thinking. Mas, o que ele tem a ver com a gestão de projetos?

Associar o design thinking à gestão de projetos não é algo que ocorre nas metodologias tradicionais, mas, ao pensar fora da caixa, é possível estabelecer relações entre esses conceitos. Por isso, podemos dizer que essa abordagem surgiu da necessidade de pensar e criar produtos centrados na carência dos stakeholders.

Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto e aprender como implementar o design thinking na sua rotina, leia este conteúdo!

O que é e como surgiu o design thinking?

O termo design thinking foi assumido e divulgado a partir de 2003 por uma das empresas mais criativas do mundo: a IDEO. Seu fundador, David Kelley, disse que a metodologia utilizada pelo grupo para a resolução dos problemas complexos dos seus clientes poderia ser chamada dessa forma.

Mais tarde, Tim Brown, CEO da IDEO, ficou famoso por compartilhar as ideias que levaram a marca a ser uma das empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo Brown, design thinking é uma técnica que usa a sensibilidade e os métodos disponíveis para suprir as necessidades dos usuários, recorrendo a uma estratégia de negócios viável que resulta em valor para o cliente e oportunidade de mercado.

O design thinking foi se transformando em uma “ciência” de resolução de problemas, beneficiando-se da capacidade que todos temos, mas que é negligenciada por práticas mais convencionais.

Portanto, essa abordagem busca a solução de problemas de forma colaborativa, destacando as necessidades das pessoas interessadas no processo. Assim, o desenvolvimento do produto é focado em toda a cadeia — e não apenas no consumidor final.

Qual é a importância de utilizar inovação?

A gestão de projetos é construída de acordo com algumas regras, que são ancoradas por metodologias e planejamentos fixos. Assim, utilizar o design thinking aplicado à gestão pode ser encarado como uma inovação, que busca facilitar o entendimento e encontrar novas soluções.

Empresas como Airbnb e Nubank são exemplos de negócios inovadores que transformaram padrões existentes e mudaram a forma de consumir produtos e serviços. Logo, é preciso que o gerente de projetos entenda que, na gestão, a inovação deve funcionar do mesmo jeito.

Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a empresa deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades. É fato que essa mudança requer a superação de desafios, mas é possível inovar sem perder a qualidade.

Como implementar essa metodologia na gestão de projetos?

Em um mundo cada vez mais competitivo, é necessário se destacar. Hoje, o que caracteriza as empresas como bem-sucedidas é a capacidade de inovar.

As organizações que já entenderam isso vêm buscando ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas.

Criatividade e inovação devem fazer parte das competências de um gerente de projetos. Contudo, sabemos que existem limitações que travam a inovação nos processos. Esses profissionais trabalham muito com o controle, a razão e o pensamento crítico, e o design thinking ajuda a estimular a capacidade de ser intuitivo e desenvolver ideias que tenham significado além do âmbito analítico.

A seguir, veja como implementar o design thinking às etapas da gestão de projetos.

Entendimento do problema

Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos problemas é primordial para garantir bons resultados finais. Utilizando o design thinking, é possível não só compreender o problema, mas também encontrar uma nova solução — uma inovação — com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida.

É nessa fase que os pontos fracos do processo são elencados, verificando se eles fazem parte de fraquezas internas ou externas da empresa. Nessa identificação, é possível utilizar pesquisas com os consumidores, benchmarking e reuniões com colaboradores.

Para exemplificar, vamos usar uma situação em que uma empresa tem atraso nas entregas por falta de comunicação e organização entre os setores de produção e distribuição. Aqui, o problema foi identificado.

Colaboração

Depois de entender os problemas, é preciso pensar em alternativas para solucioná-los. É nesse momento que o serviço ou produto é desenvolvido. Dessa forma, ao utilizar a abordagem do design thinking, as análises extremamente frias são deixadas de lado, e as necessidades e percepções dos clientes e da equipe são levadas em conta para a criação de um produto.

Pode-se utilizar o processo heurístico para validar o diagnóstico e o processo criativo — como um brainstorm — para gerar possibilidades inovadoras. É interessante que essa reunião seja feita com pessoas de várias equipes diferentes e que cada uma delas colabore com uma ideia.

Continuando com o nosso exemplo: seria interessante que não apenas os colaboradores das duas áreas problemáticas participassem da reunião, mas também funcionários de atendimento, marketing e recursos humanos. Como resultado, depois de muita conversa, uma sugestão seria a criação de um aplicativo interno para os colaboradores da empresa.

Pesquisa e prototipagem

Depois de uma reunião com a proposição de várias ideias, é hora de definir quais são válidas e quais devem ser descartadas. É preciso que as ideias sejam embasadas por pesquisas e informações concretas, garantindo melhores resultados nos projetos propostos.

Na fase da prototipagem, as ideias precisam ser testadas e validadas até que se encontre uma que se adeque à real necessidade do cliente. Uma ótima dica é fazer um MVP — ou Minimum Viable Project —, uma versão mais simples do produto e que possa ser utilizada para testes, sem demandar muitos gastos de produção.

Assim, quando o produto ou serviço deixar de ser apenas uma sugestão e passar a ser um protótipo, é possível propor novos insights que vão aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Na nossa história, essa seria a fase em que o aplicativo é desenvolvido e utilizado por uma pequena parte da equipe. Se tudo der certo, ele poderá ser implementado; caso contrário, deverá ser modificado ou substituído.

Implementação

A implementação é definida como a fase final. Depois do protótipo testado e aprovado, é hora de implementar o serviço ou produto em nível escalável para os seus clientes.

Na fase de implementação, o aplicativo interno desenvolvido para integrar as áreas de produção e entrega deverá ser disponibilizado para toda a equipe. Além disso, devem ser definidos os responsáveis para o monitoramento da eficácia, assim como a definição de indicadores de avaliação.

Outro fator importante sobre a implementação dessa abordagem é que qualquer empresa pode utilizar essa perspectiva inovadora e colaborativa. Caso as pessoas da sua equipe ainda não tenham familiaridade com essa abordagem, há diversos cursos e treinamentos que focam no desenvolvimento dessas habilidades.

Ao unir os dois conceitos, é possível conseguir um entendimento global e holístico do problema, bem como encontrar uma solução visionária e inovadora que não estava elencada nas metodologias tradicionais. Portanto, se bem implementada, essa junção melhora a entrega dos prazos, recursos e qualidade.

Como um gerente de projetos otimiza essas práticas?

Ao propor essas novas abordagens, não estamos sugerindo que as boas práticas do guia PMBOK sejam negligenciadas a favor da aplicação das técnicas do design thinking, mas sim que haja uma flexibilização em ambas as metodologias.

O design thinking é capaz de organizar informações e levar ações para uma série de etapas rígidas. Por exemplo, o Project Model Canvas, metodologia desenvolvida pelo professor José Finocchio Jr, está aí para provar que é possível combinar conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Em comparação com outros modelos, o design thinking se destaca por preencher lacunas deixadas pelas metodologias tradicionais. Quando aspectos humanos, como empatia, colaboração e cocriação entram em cena para descobrir as reais necessidades dos clientes, os projetos criados têm mais valor para quem os criou e para quem vai utilizá-los.

Dessa forma, ao implementar essa abordagem, a sua empresa estará mais competitiva em relação às demais e se diferenciará com produtos inovadores.

Como vimos, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante — e o design thinking surge para ajudar nesse campo.

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