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Implementação de novas tecnologias

Como preparar a equipe para a implementação de novas tecnologias?

No mundo atual de constante evolução tecnológica, uma das certezas que temos é que mudanças vão ocorrer tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional. A implementação de novas tecnologias tem sido um cenário usualmente encontrado em empresas de todos os portes.

Novos sistemas, novas ferramentas, metodologias mais avançadas e equipamentos mais sofisticados têm trazido inquietações para os colaboradores nos mais diversos setores empresariais. O novo, o desconhecido e a mudança geram desconforto nas pessoas, independentemente do cargo que ocupem.

Como essas mudanças são inevitáveis, o grande segredo é conseguir ajustar toda a empresa para que os impactos sejam os menores possíveis. Assim, antes da implementação de novas tecnologias, deve haver uma preparação da equipe que será influenciada ou envolvida no projeto.

O objetivo deste post é apresentar algumas dicas para que você seja capaz de preparar a sua equipe para essa situação, além de orientações de como engajar todos os colaboradores e como mantê-los receptivos às inovações. Confira!

Defina qual tecnologia será utilizada

A definição de qual tecnologia será implementada deve ser feita preliminarmente. Em algumas situações, esse ponto exige a montagem de uma equipe interna, que ficará incumbida pela definição de qual solução será utilizada.

Essa solução pode ser um sistema de gestão empresarial, uma nova metodologia de desenvolvimento de produtos, um novo planejamento e controle da produção ou mesmo a utilização de novas ferramentas de automação de escritórios.

Implantações de ERP (Enterprise Resource Planning) exigem que todo um estudo de aderência do produto às características da empresa seja feito antes da tomada de decisão de qual sistema deve ser adquirido.

Faça uma ampla divulgação

Feita a escolha da nova tecnologia, o próximo passo é informar todos os colaboradores do que será implantado e os seus reflexos no dia a dia.

Deve-se utilizar todos os canais de comunicação disponíveis na empresa. Palestra é uma boa opção, pois permite que as pessoas façam perguntas acerca do novo cenário que se aproxima.

Utilize os quadros de aviso, intranet, jornais internos e e-mails para atingir o máximo de pessoas. Seja o mais transparente e abrangente possível, evitando que conversas da “rádio peão” minem a sua estratégia. Não deixe perguntas sem respostas e seja bastante seguro em seus argumentos.

Dê um nome especial para o projeto de implantação e o utilize em todas as divulgações. Tenha o hábito de apresentar o cronograma de implantação com o seu status, em datas pré-determinadas para tal.

Revele os ganhos

Apresente os ganhos que serão auferidos. Normalmente, são diferenciais produtivos ou de melhoria da qualidade. Eventualmente, redução de custos também pode ser alcançada, porém há de se avaliar todas as variáveis antes dessa revelação.

Não vincule a tecnologia com redução de mão de obra. Na atual situação nacional, com alto nível de desemprego, essa correlação poderá trazer insegurança à equipe e gerar um alto nível de resistência à mudança.

Mostre alguns exemplos de outras empresas que passaram por situação similar e enfatize que os propósitos são sempre de melhoria nos processos e nas atividades operacionais e gerenciais.

Escolha seus auxiliares internos

Escolha, dentro de sua equipe, aqueles colaboradores que são mais abertos e curiosos em relação à absorção de novas tecnologias. Pegue-os como parceiros ou como usuários-chave que o auxiliarão com os outros funcionários.

Caberá a esses parceiros agirem como facilitadores para a divulgação, sensibilização e adaptação nos diversos setores da companhia.

Realize treinamentos

Realize treinamentos específicos, sejam eles de operação ou de gestão da tecnologia, para todos os colaboradores que efetivamente vão interagir com as novas ferramentas. Alguns usuários serão treinados apenas nas operações básicas, porém outros deverão ser preparados com conhecimento profundo do novo ambiente.

De nada adiantará a sua empresa adquirir um equipamento de última geração se não tiver, em seu quadro, uma pessoa que saiba operá-lo.

É fundamental que, durante o período de treinamento, os colaboradores estejam totalmente liberados para participarem das atividades educacionais. Todos os envolvidos têm de aproveitar o máximo possível dos cursos.

Contrate consultores externos

Uma boa política é contratar consultores externos, de empresas especializadas, que possuem experiência e expertise na implantação de novas tecnologias. Eles podem ajudar na condução dos trabalhos tanto no que se refere à parte técnica quanto à parte comportamental.

Normalmente, esses consultores trazem também as melhores práticas que estão sendo utilizadas em outras empresas e em outros países — e que agregam no dia a dia das pessoas.

Os fornecedores de hardware e software voltados para soluções corporativas possuem uma equipe especializada para a implantação. Porém, sempre é interessante que exista um ou outro consultor específico e autônomo, que possa auditar e diagnosticar possíveis falhas na condução do projeto.

Esses profissionais são conhecidos com consultores de qualidade e devem acompanhar todas as etapas da implementação. O sucesso depende muito de sua participação e envolvimento.

Inclua a gestão de mudanças

Um dos objetivos que podem ser alcançados com a participação de consultores externos é a gestão de mudanças. Esse assunto é de fundamental importância, pois está intimamente ligado às alterações que ocorrerão no cotidiano das pessoas.

Para tal, é primordial uma comunicação eficiente e a realização de eventos com a presença das equipes de implantação e os usuários que terão a responsabilidade de prosseguir com a operação da nova tecnologia.

Defina metas e objetivos

Defina metas e objetivos não só para a implementação da nova tecnologia, mas para o pós-implantação. Determine alvos factíveis de maneira que tragam incentivo e motivação para serem alcançados.

Metas de difícil obtenção acabam servindo como um fator inibidor e atrapalham mais do que ajudam.

Crie mecanismos de premiação de metas alcançadas e estimule a meritocracia como um diferencial de sua organização. Esse novo modelo de gestão tem trazido grandes benefícios tanto para as corporações quanto para os colaboradores. As empresas conseguem melhores resultados, e os colaboradores são recompensados de várias maneiras.

Essa é mais uma forma de manter a equipe focada, engajada, motivada e preparada para futuras mudanças.

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