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Implementação de novas tecnologias

Como preparar a equipe para a implementação de novas tecnologias?

Em um mundo de constante evolução tecnológica, uma das certezas que temos é que mudanças vão ocorrer tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional. Nesse cenário, implementar tecnologias passou a ser visto pelas empresas como uma forma de melhorar processos e atingir resultados mais facilmente.

Porém, a velocidade com que as mudanças ocorrem fez com que novos sistemas e ferramentas, metodologias mais avançadas e equipamentos mais sofisticados trouxessem inquietações para os colaboradores nos mais diversos setores empresariais. O novo, o desconhecido e a mudança geram desconforto nas pessoas, independentemente do cargo que ocupam.

Como essas mudanças são inevitáveis, o grande segredo é conseguir ajustar toda a empresa para que os impactos sejam os menores possíveis. O objetivo deste post é apresentar algumas dicas para que você seja capaz de preparar a sua equipe. Além de orientações para engajar todos os colaboradores e mantê-los receptivos às inovações, mostraremos os passos necessários para a implementação de novas tecnologias.

Gostaria de saber um pouco mais sobre o assunto? Confira este conteúdo e fique por dentro!

Por que é fundamental preparar a equipe antes da implementação de novas tecnologias na empresa?
A implementação de novas tecnologias traz muitos benefícios. Porém, os procedimentos também geram resistência dos colaboradores que ficam inseguros com a chegada de novidades. Isso atrapalha a produtividade da organização e o rendimento dos funcionários, causa insatisfação e estresse para as equipes. Por esse motivo, é indispensável prepará-las para receber as inovações como algo positivo e benéfico.

É importante explicar para todos os envolvidos que as tecnologias são necessárias para otimizar as atividades de todos os setores empresariais, visto que elas fornecem dados que auxiliam os gestores na tomada de decisões mais assertivas. Além disso, melhoram a agilidade dos processos e aumentam a qualidade dos serviços ou produtos. Elas trazem excelentes resultados:

viabilizam soluções com segurança;
melhoram o controle por parte dos gestores;
aprimoram a comunicação interna;
auxiliam na interação entre os funcionários;
possibilitam a identificação e resolução de problemas;
ajudam no alcance de metas;
reduzem custos;
aumentam lucros;
aceleram o crescimento organizacional.
Com isso, a organização torna-se mais competitiva no mercado e poderá superar a concorrência. Essas melhorias trarão novas oportunidades para os colaboradores que já fazem parte da empresa com o surgimento de novos planos de carreira. Podem até ampliar o número de vagas se os administradores decidirem investir os recursos na ampliação dos negócios.

Ao trazer novas tecnologias, todos os setores a qual esta novidade seja aplicada se beneficiarão diretamente. Por exemplo: ao optar pelo aluguel de notebooks com tecnologia de ponta, as tarefas dos funcionários são facilitadas, trazendo junto novas oportunidades de capacitação e crescimento pessoal, assim como aumento da produtividade.

Quais são as consequências de não planejar adequadamente essa estruturação?
Para aproveitar todas as vantagens oriundas das inovações tecnológicas é fundamental fazer um planejamento adequado. Além de selecionar os fornecedores e ofertar treinamentos para parceiros e colaboradores, os líderes precisam conhecer profundamente as necessidades da empresa. Ao implementar as novas tecnologias, não deve-se desativar todas as soluções já utilizadas ao mesmo tempo.

Os sistemas anteriores terão que ser substituídos de forma gradual com o acompanhamento da adaptação dos usuários. Com isso, será possível retornar ao uso da solução antiga até que seja identificada uma alternativa viável. Se você decidir fazer grandes investimentos em tecnologia sem avaliar a capacitação dos colaboradores, poderá desperdiçar recursos e enfrentar diversos contratempos.

Provavelmente precisará optar entre treinar os funcionários enquanto as suas funções ficam paralisadas, ou fazer uma seleção de pessoas que já estejam preparadas para o manuseio das tecnologias. Não importa qual seja a escolha, vai gastar tempo e dinheiro para solucionar os problemas. O ideal é implantar gradualmente as soluções inovadoras e ir treinando as suas equipes.

Uma boa ideia é escolher os profissionais que sentem vontade de aprender sobre as inovações tecnológicas e treiná-los primeiro. Depois, eles vão transmitir o conhecimento obtido aos colegas de trabalho que assimilarão os novos métodos durante a rotina. Consequentemente, haverá colaboração entre os integrantes dos times e um esforço conjunto para a adoção das novidades.

Qual é a importância de executar um processo de implementação de novas ferramentas bem estruturado?
Toda empresa de sucesso reconhece o papel de destaque que a tecnologia pode ter para a criação de serviços e processos mais inteligentes. Ao longo dos últimos anos, o uso da TI se tornou fundamental para auxiliar empreendimentos de vários setores a otimizar seu ambiente de trabalho por meio de benefícios como a redução de custos, a integração de equipes e o aumento da automação.

Mas, para que a empresa possa realmente aproveitar os benefícios de uma ferramenta de TI, é fundamental que a implementação de tecnologia seja feita com cuidado. É preciso avaliar corretamente uma série de fatores que possam garantir baixo risco sobre o retorno obtido com o investimento e mitigar a possibilidade de a solução apresentar uma performance abaixo da esperada.

Uma solução para o gerenciamento integrado de projetos, por exemplo, deve ser integrada ao ambiente operacional considerando fatores como a segurança digital, o seu uso pelos diferentes times internos e as normas da empresa.

Isso auxilia o time de TI a realizar uma instalação mais robusta, capaz de evitar cenários de risco e entregar ao usuário uma aplicação eficiente e alinhada com as suas necessidades. Dessa forma, o resultado obtido com a ferramenta sempre será o melhor possível.

Quais são os passos necessários para implementar tecnologias com qualidade?
Como apontamos, integrar tecnologias ao ambiente de trabalho exige cuidados. A empresa precisa estar preparada para evitar cenários de risco e garantir que a solução tenha uma boa performance em médio e longo prazo. Veja abaixo os 14 passos para conseguir realizar esse feito e integrar a TI ao seu dia a dia sem problemas!

1. Defina qual tecnologia será utilizada
A definição de qual tecnologia será implementada deve ser feita preliminarmente. Em algumas situações, esse ponto exige a montagem de uma equipe interna, que ficará incumbida pela definição da solução que será utilizada.

Essa solução pode ser um sistema de gestão empresarial, uma nova metodologia de desenvolvimento de produtos, um novo planejamento e controle da produção ou até mesmo a utilização de novas ferramentas de automação de escritórios.

Implantações de ERP (Enterprise Resource Planning) exigem que todo um estudo de aderência do produto às características da empresa seja feito antes da tomada de decisão de qual sistema deve ser adquirido.

2. Faça uma ampla divulgação
Feita a escolha da nova tecnologia, o próximo passo é informar todos os colaboradores do que será implantado e os seus reflexos no dia a dia.

Deve-se utilizar todos os canais de comunicação disponíveis na empresa. Palestras são uma boa opção, pois permitem que as pessoas façam perguntas acerca do novo cenário que se aproxima.

Utilize os quadros de aviso, intranet, jornais internos e e-mails para atingir o máximo de pessoas. Seja o mais transparente e abrangente possível, evitando que conversas da “rádio-peão” minem a sua estratégia. Não deixe perguntas sem resposta e seja bastante seguro em seus argumentos.

Dê um nome especial para o projeto de implantação e utilize-o em todas as divulgações. Tenha o hábito de apresentar o cronograma de implantação com o seu status, em datas predeterminadas para tal.

3. Revele os ganhos
Apresente os ganhos que serão auferidos. Normalmente, são diferenciais produtivos ou de melhoria da qualidade. Eventualmente, a redução de custos também pode ser alcançada, mas é preciso avaliar todas as variáveis antes dessa revelação.

Não vincule a tecnologia à redução da mão de obra. Na atual situação nacional, com alto nível de desemprego, essa correlação poderá trazer insegurança à equipe e gerar um alto nível de resistência à mudança.

Mostre alguns exemplos de outras empresas que passaram por situação similar e enfatize que os propósitos são sempre de melhoria nos processos e nas atividades operacionais e gerenciais.

4. Escolha seus auxiliares internos
Escolha, dentro de sua equipe, aqueles colaboradores que são mais abertos e curiosos em relação à absorção de novas tecnologias. Pegue-os como parceiros ou como usuários-chave que o auxiliarão com os outros funcionários.

Caberá a esses parceiros agir como facilitadores para a divulgação, sensibilização e adaptação nos diversos setores da companhia.

5. Realize treinamentos
Realize treinamentos específicos, sejam eles de operação, sejam de gestão da tecnologia, para todos os colaboradores que efetivamente vão interagir com as novas ferramentas. Alguns usuários serão treinados apenas nas operações básicas, mas outros deverão ser preparados com conhecimento profundo do novo ambiente.

De nada adiantará a sua empresa adquirir um equipamento de última geração se não tiver, em seu quadro, uma pessoa que saiba operá-lo.

É fundamental que, durante o período de treinamento, os colaboradores estejam totalmente liberados para participar das atividades educacionais. Todos os envolvidos têm de aproveitar o máximo possível dos cursos.

6. Contrate consultores externos
Uma boa política é contratar consultores externos, de empresas especializadas, que tenham experiência e expertise na implantação de novas tecnologias. Eles podem ajudar na condução dos trabalhos tanto no que se refere à parte técnica quanto à parte comportamental.

Normalmente, esses consultores trazem também as melhores práticas que estão sendo utilizadas em outras empresas e em outros países — e que colaboram para o dia a dia das pessoas.

Os fornecedores de hardware e software voltados para soluções corporativas contam com uma equipe especializada para a implantação. Porém, sempre é interessante que exista um ou outro consultor específico e autônomo, que possa auditar e diagnosticar possíveis falhas na condução do projeto.

Esses profissionais são conhecidos como consultores de qualidade e devem acompanhar todas as etapas da implementação. O sucesso depende muito de sua participação e envolvimento.

7. Inclua a gestão de mudanças
Um dos objetivos que podem ser alcançados com a participação de consultores externos é a gestão de mudanças. Esse assunto é de fundamental importância, pois está intimamente ligado às alterações que ocorrerão no cotidiano das pessoas.

Para tal, é primordial uma comunicação eficiente e a realização de eventos com a presença das equipes de implantação e os usuários que terão a responsabilidade de prosseguir com a operação da nova tecnologia.

8. Defina metas e objetivos
Defina metas e objetivos não só para a implementação da nova tecnologia, mas também para o pós-implantação. Determine alvos factíveis de maneira que tragam incentivo e motivação para serem atingidos. Metas de difícil alcance acabam servindo como um fator inibidor e atrapalham mais do que ajudam.

Crie mecanismos de premiação de metas alcançadas e estimule a meritocracia como um diferencial de sua organização. Esse novo modelo de gestão tem trazido grandes benefícios tanto para as corporações quanto para os colaboradores.

As empresas conseguem melhores resultados e os colaboradores são recompensados de várias maneiras. Essa é mais uma forma de manter a equipe focada, engajada, motivada e preparada para futuras mudanças.

9. Mostre que a tecnologia não substituirá ninguém
Para obter sucesso na implementação das novas tecnologias, é preciso enfatizar que elas não vão substituir os colaboradores. Caso contrário, eles vão resistir ou tentar boicotar o uso delas para garantir a sua vaga de trabalho. Reforce que o objetivo da mudança é a facilitação das atividades e a automatização dos processos para eliminar a resistência às alterações.

Explique que as soluções são complementares, eliminando os medos e as dúvidas dos funcionários envolvidos. Antes de iniciar os procedimentos para implantar os sistemas, fale abertamente com os colaboradores deixando-os cientes do que está sendo planejado e de que eles serão preparados para manusear essas ferramentas. Dessa maneira, todos estarão mais preparados para lidar com as modificações.

10. Identifique os profissionais mais empolgados com as novas tecnologias
Observe os funcionários para encontrar aqueles que estão mais acessíveis à aceitação dos novos desafios. Analise o perfil e encontre aqueles que serão peças chaves para iniciar a implementação das inovações tecnológicas na empresa. Essas pessoas conseguem se adaptar facilmente às modificações, aprendem rapidamente e transmitem as novidades para os colegas, permitindo o êxito das estratégias.

11. Conscientize sobre a importância da mudança
Deixe claro que não haverá demissões após a implementação das tecnologias. Os colaboradores, conscientes de que ninguém perderá o emprego, vão ficar mais abertos às mudanças, já que as máquinas normalmente substituem pessoas em empresas de todos os segmentos. Se eles entenderem que a instituição precisa se atualizar para não perder espaço no mercado e encerrar as atividades, estarão mais dispostos a cooperar.

Divulgue as soluções selecionadas e as alterações que vão acontecer nas rotinas das pessoas para otimizar a capacidade produtiva. Prepare algumas palestras para mostrar as etapas, os métodos de implementação e os procedimentos relacionados aos trabalhos. Aponte a importância de contar com os benefícios advindos de sistemas atualizados que promovem melhorias na vida dos funcionários e gestores.

12. Ofereça suporte
Os investimentos em tecnologia englobam a oferta de capacitação aos colaboradores. Sendo assim, inicie com treinamentos para que eles se adaptem às alterações dos procedimentos externos e internos da empresa. Geralmente o suporte não exige muito tempo ou investimentos, desde que as pessoas queiram aprender a usar os novos sistemas e logo estarão trabalhando de forma ágil e eficiente.

13. Ouça a opinião da equipe
Você pode criar reuniões para tratar desses assuntos com maior transparência e possibilitar o diálogo entre os grupos. Faça com que as equipes se sintam parte das mudanças, peça sugestões de ferramentas, envolva-os de modo que os integrantes percebam que também estão decidindo colaborar pelo futuro da empresa. Apresente o plano de ação por meio de uma comunicação efetiva e não permita que informações erradas sejam divulgadas.

14. Monitore os resultados
Use ferramentas de gestão para monitorar o desempenho dos colaboradores e os resultados das atividades. Elas serão muito úteis para solucionar dificuldades e identificar gargalos financeiros e operacionais que estejam prejudicando a lucratividade. O sistema de gestão ajuda os empresários a superarem as expectativas dos clientes, a evitarem falhas e retrabalhos.

Quais são as tecnologias que a empresa pode utilizar para aumentar o seu nível de inovação?
Para implementar tecnologias que sejam funcionais e que possam produzir vantagem competitiva para a empresa, o gestor deve estar atento às principais tendências do mercado. Veja abaixo quais são as soluções que podem ser utilizadas pelo seu negócio para gerar melhores resultados em áreas como a gestão de projetos e o atendimento ao consumidor!

1. Cloud storage
A computação na nuvem trouxe uma série de impactos positivos para as empresas. Ao investir no cloud computing, negócios ganharam mais mobilidade, capacidade de atender rapidamente a demandas do mercado e meios para eliminar o desperdício de recursos.

Parte disso se dá por meio do investimento no cloud storage. Nesse serviço, a companhia pode armazenar um conjunto de dados em um ambiente de nuvem, reduzindo os gastos com armazenamento e melhorando o nível de integração entre as equipes.

Durante um projeto corporativo, por exemplo, os profissionais poderão trocar informações rapidamente. Com um único clique, é possível definir o que será compartilhado e o nível de privilégios que o receptor terá para ler os dados. Assim, a companhia conseguirá trocar informações estratégicas rapidamente sem que os profissionais fiquem expostos a falhas de segurança.

2. Sistema de gestão de projetos
O sistema de gestão de projetos é uma ferramenta integrada para que o gestor possa organizar todo o fluxo de tarefas em cada etapa de modo centralizado. Nele, é possível verificar em tempo real indicadores de performance, a aderência da equipe a prazos, se existem pontos que demandam atenção e todos os que estão envolvidos.

O uso de uma solução de TI para gerenciar o projeto auxilia na manutenção de um fluxo de trabalho de alta performance. Do escopo do projeto aos prazos, tudo será gerenciado com precisão e integração. Assim, a companhia poderá evitar riscos e entregar o melhor resultado possível sempre.

3. ERP
O ERP é um sistema de gestão que pode ser integrado a todos os processos corporativos do negócio. Ele auxilia no gerenciamento centralizado de rotinas como a emissão de notas fiscais, a gestão de ativos, a troca de dados entre equipes e o controle das fichas de cadastro de profissionais.

Diante do seu alcance, o uso do ERP pode ser visto como uma forma de otimizar o trabalho de vários setores. A troca de dados entre equipes será mais ágil, precisa e segura. Além disso, o maior nível de automação, junto à maior precisão dos dados, evitará riscos de segurança e problemas causados por falhas na troca de informações.

4. CRM
O tratamento que o negócio dá a clientes é algo fundamental para garantir o seu sucesso. Quando a empresa acompanha demandas dos consumidores com cuidado e tem um atendimento bem estruturado, ela pode fidelizar mais pessoas e, assim, garantir receitas no futuro (mesmo que problemas ocorram).

Justamente por isso, muitas empresas buscam implementar tecnologias que possam otimizar o atendimento ao consumidor. Uma delas é o CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Consumidor, em uma tradução direta), um software que permite a gestão unificada de todos os dados do consumidor e do seu histórico com a companhia.

Por permitir o acesso e a modificação de cada dado sobre o relacionamento do cliente com a marca em um único local, o CRM é um software crítico para melhorar o atendimento.

Graças a ele, os profissionais poderão escolher rapidamente a melhor forma de atender à demanda do consumidor, agilizar rotinas e melhorar a qualidade do seu trabalho. Como consequência, o cliente sempre terá uma experiência de alta qualidade.

O investimento no setor de TI já é reconhecido por grande parte do mercado como uma forma de tornar qualquer negócio mais eficiente e conectado às suas demandas. Ter uma infraestrutura de TI alinhada a elas auxilia a companhia a atingir melhores resultados em médio e longo prazo, graças ao aumento do nível de performance e inovação de todas as equipes.

Ao implementar tecnologias com cuidado, a empresa consegue integrar times, reduzir o número de erros, diminuir os gargalos operacionais e direcionar as suas estratégias com maior uso de dados. Assim, será possível tomar decisões de qualidade, evitar riscos e garantir que todas as demandas sejam atendidas rapidamente, pontos fundamentais para se tornar um negócio de sucesso no mercado atual.

Quais são os erros comuns no processo de implementação de novas tecnologias que devem ser evitados?
Na hora de implementar as novas tecnologias, os gestores devem ficar atentos para evitar alguns erros que são bastante comuns. Planejar a implantação de novos sistemas com pressa, fazer parcerias duvidosas e subestimar a segurança das informações são falhas que não podem acontecer, pois elas colocam em risco a saúde dos negócios. Veja outros erros que devem ser evitados:

falta de alinhamento das estratégias do negócio com os recursos tecnológicos;
treinamentos insuficientes;
ausência de estratégia de gerenciamento de softwares;
aquisições desnecessárias;
realização de parcerias inadequadas;
adquirir novas tecnologias que deixam os dados desprotegidos;
fazer mudanças repentinas sem observar os manuais de boas práticas.
Enfim, agora você já sabe como preparar a equipe para a implementação de novas tecnologias. A Project Builder oferece um software de gerenciamento de projetos que possibilita a organização ágil de todas as informações empresariais e a disponibilização em nuvem para acesso de qualquer lugar e a qualquer momento. Ele conecta os setores operacionais, táticos, estratégicos, além de integrar as pessoas!

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