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Implementação de novas tecnologias

Como preparar a equipe para a implementação de novas tecnologias?

Em um mundo de constante evolução tecnológica, uma das certezas que temos é que mudanças vão ocorrer tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional. Nesse cenário, implementar tecnologias passou a ser visto pelas empresas como uma forma de melhorar processos e atingir resultados mais facilmente.

Porém, a velocidade com que as mudanças ocorrem fez com que novos sistemas e ferramentas, metodologias mais avançadas e equipamentos mais sofisticados trouxessem inquietações para os colaboradores nos mais diversos setores empresariais. O novo, o desconhecido e a mudança geram desconforto nas pessoas, independentemente do cargo que ocupam.

Como essas mudanças são inevitáveis, o grande segredo é conseguir ajustar toda a empresa para que os impactos sejam os menores possíveis.

O objetivo deste post é apresentar algumas dicas para que você seja capaz de preparar a sua equipe para essa situação. Além de orientações para engajar todos os colaboradores e mantê-los receptivos às inovações, mostraremos os passos necessários para implementar novas tecnologias facilmente. Confira!

A importância de executar um processo de implementação de novas ferramentas bem estruturado

Toda empresa de sucesso reconhece o papel de destaque que a tecnologia pode ter para a criação de serviços e processos mais inteligentes. Ao longo dos últimos anos, o uso da TI se tornou fundamental para auxiliar empreendimentos de vários setores a otimizar seu ambiente de trabalho por meio de benefícios como a redução de custos, a integração de equipes e o aumento da automação.

Mas para que a empresa possa realmente aproveitar os benefícios de uma ferramenta de TI, é fundamental que a implementação de tecnologia seja feita com cuidado. É preciso avaliar corretamente uma série de fatores que possam garantir baixo risco sobre o retorno obtido com o investimento e mitigar a possibilidade de a solução apresentar uma performance abaixo da esperada.

Uma solução para o gerenciamento integrado de projetos, por exemplo, deve ser integrada ao ambiente operacional considerando fatores como a segurança digital, o seu uso pelos diferentes times internos e as normas da empresa.

Isso auxilia o time de TI a realizar uma instalação mais robusta, capaz de evitar cenários de risco e entregar ao usuário uma aplicação eficiente e alinhada com as suas necessidades. Dessa forma, o resultado obtido com a ferramenta sempre será o melhor possível.

Os 8 passos necessários para implementar tecnologias com qualidade

Como apontamos, integrar tecnologias ao ambiente de trabalho exige cuidados. A empresa precisa estar preparada para evitar cenários de risco e garantir que a solução tenha uma boa performance em médio e longo prazo. Veja abaixo 8 passos para conseguir realizar esse feito e integrar a TI ao seu dia a dia sem problemas!

1. Defina qual tecnologia será utilizada

A definição de qual tecnologia será implementada deve ser feita preliminarmente. Em algumas situações, esse ponto exige a montagem de uma equipe interna, que ficará incumbida pela definição da solução que será utilizada.

Essa solução pode ser um sistema de gestão empresarial, uma nova metodologia de desenvolvimento de produtos, um novo planejamento e controle da produção ou até mesmo a utilização de novas ferramentas de automação de escritórios.

Implantações de ERP (Enterprise Resource Planning) exigem que todo um estudo de aderência do produto às características da empresa seja feito antes da tomada de decisão de qual sistema deve ser adquirido.

2. Faça uma ampla divulgação

Feita a escolha da nova tecnologia, o próximo passo é informar todos os colaboradores do que será implantado e os seus reflexos no dia a dia.

Deve-se utilizar todos os canais de comunicação disponíveis na empresa. Palestras são uma boa opção, pois permitem que as pessoas façam perguntas acerca do novo cenário que se aproxima.

Utilize os quadros de aviso, intranet, jornais internos e e-mails para atingir o máximo de pessoas. Seja o mais transparente e abrangente possível, evitando que conversas da “rádio-peão” minem a sua estratégia. Não deixe perguntas sem resposta e seja bastante seguro em seus argumentos.

Dê um nome especial para o projeto de implantação e utilize-o em todas as divulgações. Tenha o hábito de apresentar o cronograma de implantação com o seu status, em datas predeterminadas para tal.

3. Revele os ganhos

Apresente os ganhos que serão auferidos. Normalmente, são diferenciais produtivos ou de melhoria da qualidade. Eventualmente, a redução de custos também pode ser alcançada, mas é preciso avaliar todas as variáveis antes dessa revelação.

Não vincule a tecnologia à redução da mão de obra. Na atual situação nacional, com alto nível de desemprego, essa correlação poderá trazer insegurança à equipe e gerar um alto nível de resistência à mudança.

Mostre alguns exemplos de outras empresas que passaram por situação similar e enfatize que os propósitos são sempre de melhoria nos processos e nas atividades operacionais e gerenciais.

4. Escolha seus auxiliares internos

Escolha, dentro de sua equipe, aqueles colaboradores que são mais abertos e curiosos em relação à absorção de novas tecnologias. Pegue-os como parceiros ou como usuários-chave que o auxiliarão com os outros funcionários.

Caberá a esses parceiros agir como facilitadores para a divulgação, sensibilização e adaptação nos diversos setores da companhia.

5. Realize treinamentos

Realize treinamentos específicos, sejam eles de operação, sejam de gestão da tecnologia, para todos os colaboradores que efetivamente vão interagir com as novas ferramentas. Alguns usuários serão treinados apenas nas operações básicas, mas outros deverão ser preparados com conhecimento profundo do novo ambiente.

De nada adiantará a sua empresa adquirir um equipamento de última geração se não tiver, em seu quadro, uma pessoa que saiba operá-lo.

É fundamental que, durante o período de treinamento, os colaboradores estejam totalmente liberados para participar das atividades educacionais. Todos os envolvidos têm de aproveitar o máximo possível dos cursos.

6. Contrate consultores externos

Uma boa política é contratar consultores externos, de empresas especializadas, que tenham experiência e expertise na implantação de novas tecnologias. Eles podem ajudar na condução dos trabalhos tanto no que se refere à parte técnica quanto à parte comportamental.

Normalmente, esses consultores trazem também as melhores práticas que estão sendo utilizadas em outras empresas e em outros países — e que colaboram para o dia a dia das pessoas.

Os fornecedores de hardware e software voltados para soluções corporativas contam com uma equipe especializada para a implantação. Porém, sempre é interessante que exista um ou outro consultor específico e autônomo, que possa auditar e diagnosticar possíveis falhas na condução do projeto.

Esses profissionais são conhecidos como consultores de qualidade e devem acompanhar todas as etapas da implementação. O sucesso depende muito de sua participação e envolvimento.

7. Inclua a gestão de mudanças

Um dos objetivos que podem ser alcançados com a participação de consultores externos é a gestão de mudanças. Esse assunto é de fundamental importância, pois está intimamente ligado às alterações que ocorrerão no cotidiano das pessoas.

Para tal, é primordial uma comunicação eficiente e a realização de eventos com a presença das equipes de implantação e os usuários que terão a responsabilidade de prosseguir com a operação da nova tecnologia.

8. Defina metas e objetivos

Defina metas e objetivos não só para a implementação da nova tecnologia, mas também para o pós-implantação. Determine alvos factíveis de maneira que tragam incentivo e motivação para serem atingidos.

Metas de difícil alcance acabam servindo como um fator inibidor e atrapalham mais do que ajudam.

Crie mecanismos de premiação de metas alcançadas e estimule a meritocracia como um diferencial de sua organização. Esse novo modelo de gestão tem trazido grandes benefícios tanto para as corporações quanto para os colaboradores. As empresas conseguem melhores resultados e os colaboradores são recompensados de várias maneiras.

Essa é mais uma forma de manter a equipe focada, engajada, motivada e preparada para futuras mudanças.

4 tecnologias que a empresa pode utilizar para aumentar o seu nível de inovação

Para implementar tecnologias que sejam funcionais e possam elevar o nível de competitividade da empresa, o gestor deve estar atento às principais tendências do mercado. Veja abaixo quais são as soluções que podem ser utilizadas pelo seu negócio para gerar melhores resultados em áreas como a gestão de projetos e o atendimento ao consumidor!

1. Cloud storage

A computação na nuvem trouxe uma série de impactos positivos para as empresas. Ao investir no cloud computing, negócios ganharam mais mobilidade, capacidade de atender rapidamente a demandas do mercado e meios para eliminar o desperdício de recursos.

Parte disso se dá por meio do investimento no cloud storage. Nesse serviço, a companhia pode armazenar um conjunto de dados em um ambiente de nuvem, reduzindo os gastos com armazenamento e melhorando o nível de integração entre as equipes.

Durante um projeto corporativo, por exemplo, os profissionais poderão trocar informações rapidamente. Com um único clique, é possível definir o que será compartilhado e o nível de privilégios que o receptor terá para ler os dados. Assim, a companhia conseguirá trocar informações estratégicas rapidamente sem que os profissionais fiquem expostos a falhas de segurança.

2. Sistema de gestão de projetos

O sistema de gestão de projetos é uma ferramenta integrada para que o gestor possa organizar todo o fluxo de tarefas em cada etapa de modo centralizado. Nele, é possível verificar em tempo real indicadores de performance, a aderência da equipe a prazos, se existem pontos que demandam atenção e todos os que estão envolvidos.

O uso de uma solução de TI para gerenciar o projeto auxilia na manutenção de um fluxo de trabalho de alta performance. Do escopo do projeto aos prazos, tudo será gerenciado com precisão e integração. Assim, a companhia poderá evitar riscos e entregar o melhor resultado possível sempre.

3. ERP

ERP é um sistema de gestão que pode ser integrado a todos os processos corporativos do negócio. Ele auxilia no gerenciamento centralizado de rotinas como a emissão de notas fiscais, a gestão de ativos, a troca de dados entre equipes e o controle das fichas de cadastro de profissionais.

Diante do seu alcance, o uso do ERP pode ser visto como uma forma de otimizar o trabalho de vários setores. A troca de dados entre equipes será mais ágil, precisa e segura. Além disso, o maior nível de automação, junto à maior precisão dos dados, evitará riscos de segurança e problemas causados por falhas na troca de informações.

4. CRM

O tratamento que o negócio dá a clientes é algo fundamental para garantir o seu sucesso. Quando a empresa acompanha demandas dos consumidores com cuidado e tem um atendimento bem estruturado, ela pode fidelizar mais pessoas e, assim, garantir receitas no futuro (mesmo que problemas ocorram).

Justamente por isso, muitas empresas buscam implementar tecnologias que possam otimizar o atendimento ao consumidor. Uma delas é o CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Consumidor, em uma tradução direta), um software que permite a gestão unificada de todos os dados do consumidor e do seu histórico com a companhia.

Por permitir o acesso e a modificação de cada dado sobre o relacionamento do cliente com a marca em um único local, o CRM é um software crítico para melhorar o atendimento.

Graças a ele, os profissionais poderão escolher rapidamente a melhor forma de atender à demanda do consumidor, agilizar rotinas e melhorar a qualidade do seu trabalho. Como consequência, o cliente sempre terá uma experiência de alta qualidade.

O investimento em TI já é reconhecido por grande parte do mercado como uma forma de tornar qualquer negócio mais eficiente e conectado às suas demandas. Ter uma infraestrutura de TI alinhada a elas auxilia a companhia a atingir melhores resultados em médio e longo prazo graças ao aumento do nível de performance e inovação de todas as equipes.

Ao implementar tecnologias com cuidado, a empresa consegue integrar times, reduzir o número de erros, diminuir os gargalos operacionais e direcionar as suas estratégias com maior uso de dados. Assim, será possível tomar decisões de qualidade, evitar riscos e garantir que todas as demandas sejam atendidas rapidamente, pontos fundamentais para se tornar um negócio de sucesso no mercado atual.

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