Quem atua no ramo corporativo sabe que tempo e outros recursos (como os financeiros) são limitados, exigindo do profissional o estabelecimento de algumas prioridades em detrimento de outras questões. Dentro desse contexto, fica a pergunta: você conhece a matriz de priorização?

Como a atuação em empresas pressupõe o desenvolvimento constante de projetos, essa ferramenta é eficiente para o colaborador estabelecer a quais tarefas deve dar atenção em primeiro lugar. A orientação promove a organização da rotina de trabalho e rende bons frutos à sua produtividade.

Deseja saber mais sobre o assunto? A seguir, confira como o desempenho e o cotidiano podem melhorar com o uso da matriz de priorização.

O que é uma matriz de priorização?

Um engenheiro civil tem vários compromissos em um dia e pode se dedicar simultaneamente a mais de um projeto. Suponha que suas tarefas incluam:

• selecionar a equipe responsável pela construção que vai começar dali a três semanas;
• apresentar a planta ao cliente X;
• resolver o atraso na entrega de material com o fornecedor Y.

A matriz de priorização é uma ferramenta capaz de estabelecer quais responsabilidades devem ser cumpridas primeiramente. Ela é montada em tabela, quadrante ou gráfico. A avaliação ocorre com base em critérios claros e bem definidos, forma efetiva de colocar seus esforços nas iniciativas certas e no momento adequado.

Sua aplicação na gestão de projetos orienta a estruturação das tarefas e integra as diferentes áreas (gerenciamento de escopo, custos, aquisições, riscos, recursos humanos, comunicação e qualidade, entre outras), além de colocar equipe e parceiros comerciais em compasso.

Qual é a importância da matriz de priorização?

Com esse recurso, os problemas são classificados por ordem de importância e você não perde prazos tentando resolver tudo ao mesmo tempo — deixando escapar questões cruciais que passaram batido por falta de organização. Confira outras vantagens da ferramenta abaixo.

Foco na execução

O planejamento admitido pela matriz de priorização evita ponderações recorrentes. Ter critérios claros ajuda a definir quais tarefas realmente importam e precisam ser realizadas antes das demais, assim você pode colocar sua atenção nas iniciativas certas e efetivamente tirar o projeto do papel.

Agilidade na tomada de decisão

O timing perfeito é muito importante no setor corporativo. Como a matriz de priorização é um método fácil e consistente, as opções são analisadas com rapidez. Assim, elas respaldam as decisões estratégicas dos gerentes e admitem a execução das medidas com agilidade, garantindo o atendimento das necessidades do cliente e do mercado.

Mitigação de riscos

Consequentemente, fica mais fácil lidar com as imprevisibilidades inerentes ao desenvolvimento da atividade empresarial. Ter os critérios de urgência e importância pré-classificados ajuda os gestores a lidarem com imprevistos capazes de impactar seu rol de prioridades.

Integração da equipe

A matriz de priorização de um projeto pode ser desenvolvida em conjunto com seus colaboradores, sendo útil para estimular o engajamento de cada profissional com os propósitos da companhia e os colegas. Isso facilita a comunicação e garante que todos tenham ciência das atividades cruciais para atender às expectativas do cliente, por exemplo.

Melhoria no controle

É mais fácil avaliar custos, aquisições e prazos com as tarefas prioritárias pontuadas. Assim, são evitadas despesas desnecessárias, desperdícios e avarias de material — sem contar que o cronograma, essencial em qualquer projeto, é bem controlado. Também é viabilizada a negociação de mudanças, alterando a ordem de realização das demandas se for o caso.

Quais são as principais matrizes de priorização?

Agora que você já sabe do que se trata a ferramenta e qual é sua importância, vamos falar de alguns modelos pelos quais a matriz de priorização é aplicada. Siga na leitura e veja os principais formatos adotados no âmbito corporativo.

Matriz de priorização GUT

A matriz GUT classifica as demandas na gestão de projetos em gravidade, urgência e tendência. É aplicada uma escala de 1 (sem gravidade, sem urgência, sem tendência de piorar) a 5 (extremamente grave, extremamente urgente, agravar rápido) a cada uma das três categorias.

Matriz de priorização RICE

Já a matriz RICE é composta por Reach, Impact, Confidence e Effort, ou seja, Alcance, Impacto, Confiança e Esforço. Enquanto a primeira categoria se refere ao número de pessoas atingidas pela demanda, a última é relativa ao tempo necessário para sua realização. A segunda e a terceira categorias têm os seguintes níveis de classificação:

• Impacto (da demanda): mínimo = 0,25; baixo = 0,5; médio = 1; grande = 2 e massivo = 3);
• Confiança (no resultado): mínimo = 20%; baixo = 50%; médio = 80% e alto = 100%).

Para estabelecer prioridades nesse sistema, basta multiplicar os valores de Alcance, Impacto e Confiança. Em seguida, divida o resultado pelo Esforço (resumindo: R*I*C/E).

Matriz de priorização BASICO

A matriz BASICO leva em consideração seis categorias:

1. benefícios da organização (B);
2. abrangência de resultados (A);
3. satisfação do cliente interno (S);
4. investimento necessário (I);
5. cliente externo satisfeito (C);
6. operacionalidade simples (O).

Cada classificação é pontuada de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário). Para chegar aos projetos ou processos que devem ser priorizados, é preciso somar os valores atribuídos a cada item.

Por que conhecer diferentes metodologias de gestão de projetos?

O sucesso e a credibilidade da empresa no seu setor de atuação dependem da qualidade da entrega e da satisfação do cliente. Em tempos de transformação digital, caracterizada pelo fácil acesso à informação e pela alta competitividade do mercado, o contratante ou comprador em potencial está cada vez mais exigente.

Portanto, conhecer várias metodologias de gestão de projetos ajuda a organização a ter um diferencial competitivo. Assim, ela mostra a capacidade de atender completamente às necessidades apresentadas pelo cliente e pode maximizar a produtividade organizacional conforme suas diretrizes e sua cultura.

De tal forma, as metas, os objetivos e as estratégias dos gestores são testados em sistemas distintos, atrelados ao PMBOK, Ágil, PM Canvas e Prince2, por exemplo. São múltiplas as possibilidades de eleger a modalidade mais adequada à prestação dos seus serviços, gerando melhoria nos resultados.

A matriz de priorização ajuda na gestão de projetos elencando por importância as demandas necessárias ao atendimento das expectativas dos clientes e as tarefas a serem desempenhadas. Que tal aplicá-la para otimizar seus processos?

Comece conferindo em detalhes como a matriz GUT, uma das mais populares no ambiente corporativo, é utilizada. Boa leitura e até a próxima.