É comum um projeto demandar bens ou serviços que a equipe ou empresa encarregada não é capaz de prover, requerendo a contratação de terceiros. Hoje vamos falar exatamente sobre isso, o gerenciamento de aquisições, uma das 10 áreas de conhecimento contempladas no PMBOK.

Assim como os demais ramos, ele tem etapas, ferramentas e modelos que precisam ser entendidos para que o gerente possa orientar o time e fazer a entrega final, atendendo às expectativas do contratante.

Continue a leitura e confira os detalhes sobre essa área de conhecimento. Aproveite o conteúdo para se informar e otimizar sua rotina de trabalho.

Entenda a importância do gerenciamento de aquisições

Imagine que uma construtora vá lançar um condomínio de edifícios em alguma região da cidade. Seu quadro de funcionários contempla o engenheiro civil, o arquiteto, o mestre de obras e o pedreiro, mas um armador, gesseiro, eletricista e encanador precisam ser contratados.

Ainda, é necessário entrar em contato com empresas especializadas para providenciar a escavação e a fundação e concretar a laje. Instalar os elevadores e os deixar em perfeito estado de funcionamento também é responsabilidade de uma terceirizada.

Uma obra, assim como o desenvolvimento de softwares, é feita em etapas e pode se estender por anos, demandando produtos (serviços e bens) que a organização não tem. Então, surge a necessidade de contratação externa e o gerenciamento de aquisições toma espaço no projeto.

O comprador deve planejar as solicitações antes de, efetivamente, fechar negócio com os fornecedores. É preciso calcular as quantidades e valores, estipular cláusulas contratuais, e determinar o momento em que a empresa ou pessoa terceirizada vai entrar em cena.

Conheça as vantagens do gerenciamento de aquisições

O desperdício de materiais em obras causa até 8% de perda financeira, tendo em vista o orçamento inicial previsto, conforme pesquisa da Escola Politécnica (Poli), Universidade de São Paulo (USP). Além disso, os custos com retrabalho podem consumir até 30% do investimento.

Os dados da construção civil evidenciam que o gerenciamento de aquisições é importante em qualquer segmento corporativo, orientando todos os jogadores, conforme as regras estipuladas pelo gerente de projetos.

O planejamento, a execução e o controle das medidas referentes ao assunto garantem o cumprimento do escopo e o atendimento às expectativas do cliente. Além de manter o orçamento dentro do previsto ou, ao menos, sem variações absurdas, essa área de conhecimento do PMBOK assegura a entrega dentro do tempo determinado.

Com o caminho crítico, diretrizes, prazos e ações previstas pelo gerente de projetos, não há carência de mão-de-obra e são evitadas lacunas no processo. Os contratados se alinham à estratégia e ao calendário, passando a colaborar efetivamente para que a entrega final seja um sucesso.

Veja como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já entende a aplicação prática dessa importante área de conhecimento do PMBOK, está na hora de assimilar como ocorrem suas etapas, que foram elencadas e detalhadas na sequência.

Planejamento do gerenciamento de aquisições

É o momento inicial de documentar as decisões de compra para desenvolver o projeto. O que fazer? O que adquirir? Qual produto é necessário? Quando você precisará dele? Quais serão os critérios de avaliação utilizados para classificá-lo como adequado? Com quem contratar?

Descreva o bem ou serviço, defina os recursos de contratação (considerando o prazo e a pretensão de investimento) e analise as condições do mercado. Talvez somente uma entre duas empresas fornecedoras do mesmo produto seja capaz de atender à qualidade do material que você espera. Então a outra já é eliminada da lista.

Vale ressaltar: você não precisa fechar negócio com todas as empresas e pessoas agora. Certifique-se de descrever como as aquisições remanescentes devem ser gerenciadas, porque, lá na frente, isso vai poupar tempo, ajudando a manter o fluxo de trabalho e o escopo do projeto.

Condução das aquisições

Feitos os contatos iniciais e selecionados os tipos de contratos (de preço unitário ou de custo reembolsável, por exemplo), essa etapa começa com a resposta dos fornecedores. A declaração de trabalho (statement of work ou SOW) tem lugar aqui.

Após eleger a melhor oferta e conduzir as negociações, o acordo será selado entre comprador (gerente de projetos) e vendedor, nesse documento desenvolvido a partir da linha de base do escopo. Ele tem muitos detalhes, tais como:

• nome do bem ou serviço contratado;
• resultado negociado entre as partes;
• quantidade;
• descrição do uso dado ao bem/serviço ou problema que ele deve resolver;
• especificações técnicas do produto;
• especificações sobre a necessidade de compatibilidade entre ele e outras tecnologias;
• padrão de qualidade requerido e previsão dos testes a serem realizados.

Além disso, deve constar na declaração de trabalho: critérios de aceitação da oferta, local de fornecimento do produto, entregas acessórias, prazos, aspectos regulatórios e fiscais, certificações, licenças e seguros.

Controle das aquisições

É a etapa de gerenciamento das relações de aquisições desenvolvidas, momento de checar se o produto atende às disposições contratuais firmadas entre as partes ou se precisa passar por alguma mudança (seja por inadequação do fornecedor ou necessidade de alteração manifestada pelo comprador).

Análises de desempenho são feitas aqui, com relatórios que fornecem ao gerente do projeto informações referentes à eficiência do fornecedor em atender aos objetivos contratuais.

Ainda, o sistema de pagamentos é considerado nessa fase, normalmente processado pela empresa nas contas a pagar. O contrato termina com a execução perfeitamente finalizada e todos os valores devidamente quitados.

Confira ferramentas úteis ao gerenciamento de aquisições

Uma das elencadas pelo PMBOK é a análise de fazer ou comprar, pela qual o gerente de projetos avalia se uma tarefa pode ser melhor realizada pela equipe ou se é preciso efetuar uma contratação externa.

A checagem é feita com base na EAP, considera 100% o escopo e os custos diretos e indiretos que cada pacote de trabalho necessário. Talvez seja imprescindível contratar tecnologia que você não tem à disposição na empresa.

Existe também a técnica de avaliação de propostas, útil na 2ª etapa do gerenciamento de aquisições. Ela atribui pesos a critérios como: conhecimento tecnológico, recomendações qualificadas e qualidade nas entregas para concluir qual empresa ou pessoa contratar. Em caso de empate, experimente usar a matriz SWOT. 

Planilhas com o cadastro de fornecedores qualificados de experiências passadas podem ser de grande ajuda. Modelos contratuais e de propostas com requisitos informados para a seleção também contribuem com as tarefas dessa importante área de conhecimento do PMBOK.

O gerenciamento de aquisições é fundamental para o sucesso do seu projeto. As etapas de planejamento, condução e controle contribuem para a excelência da entrega e satisfação do cliente. Observar as disposições do guia da PMI® sobre o assunto garantem o sucesso da empreitada e do gerente de projetos na carreira.

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