O gerenciamento de qualidade é uma das áreas de conhecimento contempladas pelo PMBOK, guia que é referência em projetos no mundo todo. Entregas são importantes, mas não se restringem ao cumprimento de prazo, pois a excelência do trabalho também é essencial.

Os contratantes têm projeções e expectativas, cabendo a você a tarefa de manter toda a equipe dentro do escopo para saná-las. Lidar com tantos fatores exige planejamento, organização, execução e controle, missão mais fácil de ser concluída com os devidos direcionamentos.

Quer saber quais? Siga na leitura e confira como o guia internacionalmente reconhecido pode orientar sua jornada e garantir a excelência do seu trabalho.

O que é o PMBOK e o que ele diz sobre gerenciamento de qualidade?

É um livro organizado e periodicamente publicado pelo PMI (Project Management Institute) com práticas, métodos e processos indicados para o início, planejamento, execução, controle e encerramento de projetos.

Suas informações são baseadas em situações reais, foram colhidas em todo o mundo e orientam a entrega de produto, serviço ou resultado. O PMBOK contempla 10 áreas de conhecimento, gerenciamento de: integração, escopo, tempo, custos, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições, stakeholders e qualidade.

Esta etapa é imprescindível no desenvolvimento e melhoria contínua dos processos, responsáveis em parte pela excelência do trabalho entregue. O guia também orienta o líder quanto às compras de produtos, escolha dos fornecedores e colaboradores.

O cuidado com as negociações e as atividades reflete positivamente na imagem da empresa no mercado e traz benefício pessoal, pois o profissional ganha reconhecimento. O gerenciamento de qualidade bem feito denota esmero, preocupação com cada aspecto do projeto e entendimento total dos anseios do contratante.

As demais fases do PMBOK

Na integração ocorre a unificação dos processos, enquanto no escopo é definido o que tem de ser feito para a entrega acontecer nos termos acordados, momento de estruturar as tarefas em outras menores.

Os gerenciamentos de tempo, custos e recursos humanos são essenciais se você quiser evitar atrasos, fazer um controle financeiro inteligente e formar uma equipe com alta capacidade técnica, capaz de unir esforços na busca do objetivo comum.

Ainda, riscos devem ser previstos a fim de remediar dificuldades no desempenho das tarefas. Os stakeholders são todos os impactados pelas etapas, resultado final ou decisão do gerente, pessoas com as quais é necessário negociar.

Como funciona o gerenciamento de qualidade segundo o PMBOK?

Não importa se o seu projeto é no ramo da construção civil ou em tecnologia da informação: o PMBOK traz orientações gerais para os mais variados ramos. Quanto à área em questão, o guia a divide em 3 processos, respectivamente: de planejamento, execução e monitoramento/controle. Acompanhe!

Planejar o gerenciamento de qualidade

Quais são os requisitos e padrões dos produtos e do projeto? Como eles podem ser satisfeitos? As respostas devem considerar as expectativas, anseios e necessidades dos envolvidos, pontos importantes na definição do escopo e retomados nesta fase. Os parâmetros são normas internacionalmente reconhecidas, como a ISO 9001.

Planejar o gerenciamento de qualidade requer o atendimento às leis ambientais, estabelecimento dos critérios de aceitação do material comprado e do trabalho realizado, além do cuidado com a elaboração dos documentos passíveis de provar a excelência das aquisições, procedimentos e metodologias laborais.

Realizar a garantia da qualidade

Diferentemente da fase de controle, aqui não focamos na checagem, mas sim nos processos, responsáveis diretos pelo resultado final do projeto. Eles estão sendo devidamente realizados? Confira alguns exemplos práticos.

Certifique-se de que a limpeza do terreno e a terraplanagem foram feitas antes de iniciar uma obra. Etapas de montagem e preparo da comida em redes de fast-food precisam ser sequencial e rigorosamente seguidas, garantia de que o McLanche Feliz terá o mesmo sabor em qualquer unidade.

Controlar a qualidade

Essa fase é normalmente realizada por equipe especialmente designada, envolve testes, métricas e medições. As avaliações são feitas tanto em entregas finais quanto nas intermediárias e podem exigir reparos quando os resultados forem insatisfatórios — solicitações de mudanças, ações preventivas e/ou corretivas.

O controle de qualidade tem aplicação prática quando um designer faz impressões para ver se a tonalidade da cor no papel de parede corresponde aos requisitos do cliente. O desempenho de airbags para automóveis também precisa atender a critérios mínimos de segurança, assim como as rodas no teste de tração em veículos 4×4.

Quais são os fundamentos e ferramentas dessa área do PMBOK?

Qualidade é “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”. Um projeto tem qualidade quando atende todos os requisitos definidos pela empresa com base nas expectativas do contratante, justificando sua finalização.

Uma televisão pode ter qualidade alta (imagem HD e som de cinema) e grau baixo (não disponibiliza acesso direto ao Youtube e Netflix) ou qualidade baixa (imagem e som ruins) e grau alto (ser smart TV).

Um dos fundamentos trazidos pelo PMBOK é: a qualidade, diferentemente do grau, não pode ser baixa. Caso contrário, geraria a frustração do cliente e significaria o não atendimento aos requisitos estabelecidos.

Ainda, podemos falar do objetivo SMART: específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e limitado pelo tempo (time based). O planejamento do gerenciamento de qualidade é melhor desenvolvido quando as metas são baseadas nesses 5 requisitos.

Ferramentas sugeridas

A melhoria contínua dos processos influencia profundamente na excelência do projeto e pode ser realizada pelo ciclo PDCA: planejar (plan), fazer (do), controlar (control) e agir (act). Assim, você identifica pontos de melhoria, monta e executa o plano de ação, avalia o desempenho, padroniza e normatiza procedimentos constantemente.

A análise SWOT é outra ferramenta capaz de garantir a qualidade do trabalho desenvolvido, pois analisa as forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empreitada. De tal forma, o gerente pode mitigar riscos, orientar melhor os objetivos, atividades e a tomada de decisão.

O diagrama de Pareto também contribui na excelência do projeto: segundo a teoria, 80% dos resultados são atingidos com 20% dos esforços. Suas prioridades são melhor estabelecidas a partir da avaliação das ocorrências.

O fluxograma é outra ferramenta útil porque contribui para a assimilação dos processos com símbolos, figuras geométricas e setas. Assim, a padronização é ratificada para os colaboradores, fica mais fácil visualizar gargalos e pontos de melhoria.

O gerenciamento de qualidade ressalta que a excelência da entrega é relevante para caracterizar o sucesso do projeto. Etapas, fundamentos e ferramentas administrativas aumentam suas chances de atender as expectativas do contratante e se destacar profissionalmente.

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