Se administrar e executar um projeto já não é tarefa das mais simples, imagine aliar a essa responsabilidade de dar acesso ao cliente! Pois para conseguir conciliar tudo da melhor maneira possível, é preciso desenvolver um bom alinhamento de perspectivas e manter o cliente sempre ciente sobre o que está acontecendo. Infelizmente, porém, o processo de comunicação ainda pode falhar, fazendo com que os esforços para manter uma comunicação clara e transparente vão por água abaixo.

Mesmo assim, dar acesso ao cliente limitado, sem que realmente saiba o que está acontecendo em detalhes, fechando seu projeto em uma caixa preta que só será aberta na entrega do produto final também não é uma boa ideia. Essa tática gera tensão, cria expectativas irreais e até uma certa insatisfação por parte do cliente com relação ao atendimento da equipe. Melhor evitar todo esse transtorno, não concorda?

Para ajudar a superar esse desafio, fornecer ao cliente um acesso a seu software de gestão de projetos se torna uma opção interessante, pois assim ele mesmo pode consultar as informações sempre que necessário ou desejado, acompanhando o projeto em tempo real. Assim ele pode parar de pedir relatórios de status para sua equipe a todo momento, o que contribui, acima de tudo, para manter a produtividade dos trabalhos.

Gostou da ideia? Pois então acompanhe nosso post de hoje, que traz algumas dicas valiosas sobre o que você deve considerar ao dar acesso a seu software de gestão de projetos para seus clientes. Vale já destacar desde já que, por mais que estejamos nos baseando nas funcionalidades do Project Builder, essas funções também estão presentes em diversos outros sistemas de gestão de projetos, sendo, portanto, aplicáveis a praticamente qualquer contexto. Então vamos ao que interessa:

Crie um perfil de acesso adequado

A verdade é que nem todas as informações do projeto são relevantes para o cliente ou devem ser compartilhadas com ele, não é mesmo? Uma tarefa que é cumprida na metade do tempo, um orçamento que você conseguiu reduzir ou ainda uma atividade secundária que está atrasada são informações que não precisam chegar aos olhos e aos ouvidos do cliente, pois apenas gerarão dúvidas e questionamentos com os quais você não precisa se preocupar no momento.

Assim, definir um perfil de acesso personalizado é a melhor maneira de colocar o cliente a par do que está acontecendo ao mesmo tempo em que se evita que ele fique buscando detalhes e pormenores irrelevantes. O ideal é dar acesso a um dashboard de controle geral, onde constem as informações principais sobre o projeto — como cronograma, porcentagem do orçamento já consumida, etapas vencidas, readequações necessárias e quaisquer outros dados que efetivamente ajudem o cliente no acompanhamento dos trabalhos e no processo de tomada de decisão.

Organize o acesso do cliente

Nessa etapa, se você usa o Project Builder, a ferramenta de organização do cliente cairá como uma luva. Com esse recurso você cria a empresa dentro do seu sistema e pode atrelar o perfil do cliente a ela, facilitando o controle de acesso e também a identificação do cliente junto ao projeto. Se você utiliza outro sistema de gestão de projetos, verifique se há essa possibilidade de segmentação para facilitar seu trabalho.

Nesse caso, quando o projeto for totalmente concluído, você pode optar por desativar o acesso do cliente a seu sistema de gestão, enviando um relatório final, com todo o detalhamento dos trabalhos. Há também a possibilidade de mantê-lo por lá, para já deixar tudo no jeito para um projeto futuro.

Ensine o cliente a usar seu software

Antes de liberar o acesso a um login e uma senha para seu cliente, ensine-o a utilizar seu software de gestão de projetos. Mostre onde buscar as informações, como filtrá-las, onde estão os acessos, como emitir relatórios e gerar gráficos ou outros formatos de documentos consolidados. Assim, além de garantir a completa satisfação do cliente, você também reduz preventivamente o número de chamadas que sua equipe receberia, evitando trabalho e frustração desnecessários.

Mas atenção: de qualquer maneira, é importante que o cliente tenha uma pessoa de referência para tirar facilmente suas dúvidas em relação à usabilidade do sistema, já que nem sempre é possível captar todas as informações de uma só vez, ok?

Gerencie as responsabilidades

Como o cliente faz parte integral do time do projeto, também tem suas responsabilidades e seus compromissos para que o trabalho seja desenvolvido com a devida qualidade e seja entregue no prazo esperado. Sendo assim, identifique no sistema de gestão de projetos quais entregas são de responsabilidade do cliente, quais são os prazos para as decisões, o que deve ser feito e exatamente como deve ser feito.

Com essa estratégia, além de gerar um maior comprometimento em relação às entregas, você ainda consegue efetivamente envolver o cliente no projeto, realmente o transformando em mais um membro motivado a desempenhar seu papel da melhor maneira possível.

Notifique e abuse do poder dos relatórios

Mesmo sabendo usar o software e tendo acesso às informações, o cliente pode se sentir ansioso, consultando o sistema a todo instante, o que pode gerar um certo desconforto para ele e bastante pressão na sua equipe. Para evitar essa situação incômoda, informe ao cliente que a evolução do projeto será informada por relatórios periódicos via e-mail ou mensagem interna — caso você utilize o Project Builder — ou em qualquer outro formato caso você utilize outra ferramenta de gestão de projetos.

Reportar o status do projeto por meio de relatórios ajuda a conter a ansiedade e mostra comprometimento por parte da sua equipe em relação ao cliente. Além do mais, essa atitude ressalta seu profissionalismo e reduz as chances de erros e falhas de comunicação, contribuindo para a fidelização do cliente, assim como para a maior segurança das informações geradas ao longo do desenvolvimento do projeto. No Project Builder, por exemplo, as notificações são enviadas automaticamente, até incluindo documentos anexados quando necessário. Isso confere maior agilidade à sua comunicação e torna o relacionamento com o cliente bem mais interessante.

Viu como são diversos os benefícios de dar acesso a seu software de gestão de projetos para os clientes? A comunicação fica mais eficiente e assertiva, o cliente fica mais seguro em relação à performance do projeto, sua equipe fica mais tranquila para trabalhar e tudo fica registrado, sem perigo de perder qualquer tipo de informação pelo caminho. Cenário ideal, não acha? Contando com a participação ativa do cliente, as decisões são tomadas mais rapidamente, o que contribui diretamente para o desenvolvimento do projeto dentro dos mais altos padrões de excelência do mercado, cumprindo escopo, tempo, custo e qualidade com muito mais precisão.

O sucesso na implementação desse recurso pode ser comprovado com a história da ArtSoft Sistemas, que conseguiu otimizar seus projetos e reduzir seus preços ao envolver seus clientes no processo. Mesmo no cenário complexo do mercado de implantação de ERPs, o resultado foi simplesmente fantástico.

Se você ainda não usa nenhum ou se seu software de gerenciamento de projetos não atende bem a suas necessidades, que tal solicitar um teste gratuito do PB? E não deixe de contribuir com suas ideias e sugestões nos comentários!