Você fez absolutamente tudo o que as boas práticas mandam para contratar a solução mais adequada aos processos e às necessidades da empresa, envolveu os principais interessados, escreveu uma Request for Proposal (RFP), seguiu exatamente o processo de implantação, capacitou os envolvidos e, mesmo assim, ninguém usa o software de gp contratado? Pois não se preocupe, porque essa é uma situação mais comum do que você imagina. Independentemente do momento econômico, se existe um investimento que não gera retorno, ele certamente será questionado. De toda forma, para o bem do PMO — e do seu emprego! —, esse quadro precisa ser mudado o quanto antes. E foi pensando nisso que resolvemos separar no post de hoje 6 dicas para ajudá-lo a mudar esse cenário. Então descubra já esses segredos:

ENTENDA A FALTA DE USO COM O PDCA

O PDCA é uma ferramenta administrativa bastante eficaz quando se trata de solucionar um problema de gestão que vem bloqueando os processos em uma empresa. Então por que não utilizá-lo também nessa hora? O método consiste em quatro etapas, cada uma representada por uma letra da sigla: plan ou planejar, do ou executar, check ou verificar e act ou agir. Essa é a hora de reunir os colaboradores que aderiram ao uso do software de gestão de projetos para envolvê-los na empreitada de conscientização dos colegas por meio do PDCA. Trace um plano de ação, definindo uma meta realista mas ao mesmo tempo desafiadora, e conte com a ajuda dos colaboradores para executá-la. Verifique os resultados, observando se mais pessoas passaram a usar o software, e faça os ajustes necessários até o objetivo ser satisfatoriamente atingido.

Quebre a resistência cultural

O motivo de sua equipe ignorar o uso do software de gp pode estar em uma questão simplesmente cultural. Esse é o caso dos vícios adquiridos em outras experiências profissionais que ainda podem estar enraizados no modo de as pessoas operarem, por exemplo. Até mesmo alguma situação interna da própria empresa pode ser o gatilho para acionar esse vício, como um aumento negado, um fato desagradável com um colega ou a falta de recursos para executar o trabalho. Esse tipo de situação pode levar a uma insatisfação que resulte na indiferença em relação às orientações passadas pelos gestores. Assim, é preciso fazer uma análise crítica do cenário para identificar o que será eficiente para erradicar essas falhas, elaborando uma estratégia completa. Uma boa alternativa é estimular o grupo com metas e bonificações para aqueles que as atingirem. Dessa forma, por mais que seja aos poucos, os colaboradores perceberão o nível de otimização que o software fornece, passando a vê-lo como a melhor opção de otimização dos resultados e alcance dos bônus oferecidos.

Invista em treinamento

Já pensou que pode ser que uma parcela considerável da sua equipe não esteja utilizando o software implantado por não se sentir devidamente capacitada? Nesse caso, investir em treinamentos é uma ótima pedida. Tenha ciência de que o prejuízo causado por um time de colaboradores mal instruído pode ser bem maior do que o valor desembolsado para arcar com uma consultoria para cuidar da capacitação de todos. Os benefícios de uma série de treinamentos podem até ir além da solução no engajamento com o software, podendo também agregar valor à cartilha de vendas do seu PMO por meio de uma equipe atualizada com os melhores métodos de gestão de projetos. Mas se o gasto com treinamentos não for possível no momento, que tal procurar dentre os membros da sua própria equipe aqueles que possuem um maior domínio do software, delegando a eles a capacitação dos demais? É muito provável que, trabalhando entre colegas, o time se envolva mais a fundo no progresso, de forma que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente.

Faça bom uso da técnica do aquário

Procure saber quem está utilizando o software e coloque essas pessoas em evidência, usando-as como bons exemplos. Isso pode ser feito até mesmo por meio de eventos internos — como premiações ao término do expediente para aqueles que estiverem se destacando mais —, mas, se possível, organize eventos em espaços externos também. Enfatize o bom uso do software pelos colaboradores em destaque e cogite também oferecer recompensas que não envolvam dinheiro — como um almoço especial com a alta administração para os mais produtivos. O importante é dar visibilidade a quem merece, mas deixar claro que o mérito pode ser alcançado por todos. Lembre-se sempre de que o ser humano trabalha com um senso de competitividade aguçado, o que pode despertar em muitos uma motivadora vontade de crescer para estar entre os destaques. E o que eles precisam fazer para se sobressair? Utilizar o software!

Dê visibilidade ao portfólio

Você pode fazer uso de dashboards integrados para dar acesso à diretoria ao portfólio do seu PMO. Dessa forma, com maior controle sobre quem realmente está fazendo valer o investimento da empresa ao utilizar o software de gestão de projetos implantado, os diretores podem tomar ações muito mais direcionadas para reverter o quadro. Uma conversa direta e objetiva com aqueles que ainda não se adequaram ao novo modelo de trabalho pode ser uma boa saída. O segredo é manter o controle, estratégia fundamental para qualquer momento de mudança de processos dentro do seu PMO.

Crie rituais de acompanhamento

Outra solução eficiente é a prática de reuniões periódicas com os usuários-chave para acompanhar a evolução do processo. Para tanto, converse com eles e monitore quem são os colaboradores que ainda não fazem uso do software de gestão. Jamais deixe de lado essa comunicação com o setor operacional! Use aqui novamente a técnica do bom exemplo, agrupando aqueles que já trabalham bem com o programa e oferecem maior retorno ao PMO aos que ainda oferecem uma certa resistência. Você vai ver como o bom exemplo sempre vence!

Viu só como mudar um hábito não é nada fácil, mas é totalmente possível? O importante é trabalhar sempre para criar a mudança, afinal, a inovação é o óleo que move os motores das máquinas empresariais. Então mantenha uma visão sistêmica dos processos, aplique as dicas que apresentamos aqui e se prepare para notar uma melhoria significativa no fluxo dos trabalhos. Buckminster Fuller, um visionário arquiteto e designer americano, já dizia que nunca se muda nada lutando contra a realidade já estabelecida. Para mudar alguma coisa, é preciso construir um novo modelo, tornando obsoleto o existente.

E então, as dicas de hoje foram úteis para você? Caso já tenha passado por esse problema, divida conosco as soluções que encontrou, pois elas podem ser de grande valor para os demais leitores! E não se esqueça de compartilhar este artigo com seus contatos, ok?