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Como defender a aprovação do seu projeto

Se você é desses funcionários que a todo momento vislumbra oportunidades de melhoria no ambiente de trabalho e quer apresentar um projeto atrás do outro para o PMO da empresa, mas não tem muita certeza de como fazer isso, está lendo o post certo. Hoje vamos dar algumas dicas pra lá de valiosas sobre como defender a aprovação do seu projeto junto ao PMO e, de quebra, mostrar que você tem potencial para muito mais. Pronto para garantir muitas aprovações daqui pra frente? Então confira:

Identifique as prioridades estratégicas da empresa

Para que seu projeto seja aceito pelo PMO, ele deve, antes de mais nada, estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, ou seja, precisa contribuir de alguma maneira para que a organização atinja os resultados de negócio propostos. Mas como conhecer essas prioridades estratégicas?

Para começar a trilhar o caminho certo, avalie a missão e a visão da empresa, pesquise quais são os projetos em andamento, converse com outras pessoas e se mantenha informado sobre as conquistas que a empresa alcançou nos últimos tempos. Conversar abertamente com um CEO para avaliar a aceitação do projeto também é uma forma de verificar se você está nos trilhos para obter a aprovação do seu projeto ou se é preciso conhecer melhor os objetivos que a empresa vem traçando para o futuro.

Depois de ter bem claros os objetivos estratégicos da empresa, alinhe o escopo do seu projeto para que ele contribua efetivamente com um ou mais desses objetivos, sempre focando em resultados tangíveis e mensuráveis.

Descubra os principais stakeholders com antecedência

Seu projeto vai beneficiar a empresa como um todo ou apenas um setor? Quem são as pessoas que podem interferir positiva ou negativamente na aprovação do seu projeto? Onde você pode buscar apoio para validar sua ideia? O foco agora está nos stakeholders! Mas quem exatamente são eles?

Os stakeholders são os públicos prioritários do seu projeto: pessoas que podem estar interessadas em desenvolver a ideia, pessoas que podem ser contra a implantação do seu projeto e pessoas que são impactadas diretamente por ele. Por essa razão, é preciso saber exatamente com quem falar, que argumentos utilizar e como se preparar para convencer esses públicos de que o seu projeto é realmente valioso para a empresa.

Se você ainda não conhece todos os stakeholders, trate de fazer uma pesquisa prévia para entender qual é o perfil de cada uma dessas pessoas, como elas agem, o que valorizam, como pensam e o de que tipo de informação precisam para se convencer de que o seu projeto realmente tem muito a contribuir para o todo.

Um gerente financeiro certamente vai querer saber sobre o investimento a ser feito, o ROI, a viabilidade do projeto e sua rentabilidade, por exemplo. Já um gerente de marketing vai querer entender como aproveitar esse projeto para fortalecer a imagem da empresa, expandir o mercado e gerar mais vendas. Entendeu a linha de raciocínio? É preciso direcionar!

Faça um roadshow antes da reunião

A verdade é que sua apresentação final deve servir apenas para validar ideias que já foram semeadas. Portanto, antes da reunião de aprovação em si, faça um roadshow, apresentando os principais benefícios e as grandes vantagens do seu projeto para cada stakeholder identificado na etapa anterior.

Lembre-se de que não adianta falar de aumento de vendas para o departamento de RH ou de maior produtividade para o time de marketing, ok? Seja assertivo com cada stakeholder, apresentando que tipo de resultado poderá ser notado em seu setor. Acima de tudo, atrele as metas do seu projeto a resultados financeiros, como aumento de vendas, aumento do ticket médio, retorno sobre o investimento e outras métricas que revelem que a proposta é rentável — afinal, o objetivo maior da empresa é sempre gerar lucros.

Quanto mais informações você puder apresentar, mais fácil será conquistar aliados para defenderem seu projeto durante a aprovação. O que consequentemente resulta em menos tempo de dedicação para convencer o PMO de que seu projeto deve, sim, ser desenvolvido.

Crie uma apresentação matadora

A forma como você apresenta seu projeto pode ajudar — e muito! — a conquistar a confiança dos seus stakeholders. Se você prepara um simples PowerPoint com texto, não gera impacto algum e ainda pode tornar a reunião de aprovação maçante. O melhor a fazer, então, é providenciar uma apresentação matadora, com gráficos e informações visuais que facilitem a compreensão do seu público em relação aos resultados que o projeto pode trazer.

Você pode fazer isso por meio de um dashboard de controle, onde todas as informações vitais sejam concentradas em uma única tela e os dados secundários possam ser acessados rapidamente para tirar dúvidas ou ainda detalhar algum ponto que seja interessante para algum dos stakeholders. Bons softwares de gestão de projetos trazem esse tipo de solução e ainda o ajudam a estruturar seu trabalho de maneira ordenada, evitando confusões na hora de defender a iniciativa.

Saiba que a viabilidade financeira é obrigatória

Por mais que você tenha inúmeras justificativas para que seu projeto seja aprovado pelo PMO, sem uma análise de viabilidade financeira você jamais terá o tão esperado sim. Essa análise é a melhor forma de mostrar em números qual é o potencial financeiro do seu projeto, ou seja, se ele é economicamente viável e se os resultados realmente fazem sentido para a empresa naquele momento.

Para fazer essa avaliação é preciso reunir informações sobre os custos da proposta, desenvolver uma projeção de receitas ao longo do tempo, determinar quando o ponto de equilíbrio será atingido — ou seja, quando o projeto termina de se pagar e passa a gerar lucros efetivos para a empresa — e ainda determinar alguns indicadores financeiros imprescindíveis, como:

  • Valor Presente Líquido (VPL), que indica o valor atual do seu fluxo de caixa livre durante a projeção de receitas;
  • Taxa Interna de Retorno (TIR), que determina o percentual de retorno sobre o investimento e permite comparar a efetividade do seu projeto com outros que também estão aguardando aprovação;
  • Payback, que determina quando o fluxo de caixa do projeto passa a ser positivo, ou seja, quando o projeto se torna lucrativo para a empresa.

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Uma boa defesa de projeto deve obrigatoriamente passar por essas fases, mas isso não significa que você não possa acrescentar outras informações relevantes que ajudem os stakeholders a compreenderem a importância da sua ideia para o negócio como um todo. Por isso, é imprescindível que você conheça as normas do PMO para a apresentação de projetos e siga as diretrizes da empresa para garantir o máximo de alinhamento com suas estratégias. Seguindo essas dicas e se seu projeto for realmente bom, vai ser tiro e queda!

Viu como, por mais que seja trabalhoso, definitivamente não é difícil desenvolver a defesa do seu projeto? Que outros itens você considera importantes para destacar a relevância de um projeto em uma reunião de aprovação? Deixe seu comentário e compartilhe suas sugestões e impressões conosco!

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