Quando se fala de gestão, não falar sobre o conceito de mapeamento de processos e da importância disso no mundo corporativo é muito improvável. Isso porque o ato de mapear as atividades de modo padronizado permite que toda a cadeia de trabalho envolvida seja mais organizada e otimizada.

Simples, porém exigente, o mapeamento de processos é o agrupamento de todas as etapas necessárias para uma determinada produção, demonstrando como essas tarefas guardam vínculos entre si e apontando os responsáveis.

Essa prática pode fazer grande diferença na gestão de projetos, porque a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.

Quer saber mais? Continue acompanhando este artigo e descubra quais são os principais benefícios dessa prática. Ao final, mostraremos como implementá-la com sucesso.

As principais vantagens do mapeamento de processos

Identificação e eliminação de gargalos operacionais

Os pontos nos quais a estrutura de uma organização mais sofre são conhecidos como gargalos. Eles só atrapalham a performance da empresa, demonstrando sinais de fragilidade, deficiência e sobrecarregamento.

Só será possível resolver os problemas depois que eles forem encontrados, não é mesmo? Pode parecer meio óbvio, mas essas dificuldades só podem ser melhoradas depois que os gestores passam a conhecer como funciona a cadeia de produção.

Acompanhar a sucessão das etapas que integram o processo operacional é fundamental. Mas quando falamos de acompanhar, não se trata apenas de saber como a sequência funciona na teoria, mas checar o modo como os colaboradores estão desempenhando as funções na prática.

Gargalos operacionais acontecem em qualquer negócio. Um bom mapeamento de processos é aquele que entrega um documento que mostra, com o máximo possível de clareza, tudo o que está acontecendo no funcionamento de seu negócio.

Padronização das atividades

Como gerente na área de projetos, ninguém melhor que você para saber quais processos padronizados são essenciais para o sucesso de uma empresa. Afinal, não adianta nada ter produtos de qualidade se o fluxo de produção é o reflexo do caos e da desorganização.

O mapeamento de processos pode ajudar a consertar isso. Ele funciona a favor do respeito aos prazos estabelecidos em contrato e da diminuição das despesas. Assim, as etapas dessa prática definem, unificam e simplificam tudo o que acontece no negócio.

Com os procedimentos padronizados, até os investimentos financeiros podem ser otimizados, bem como a comunicação interna.

Controle financeiro

Como pincelamos acima, a redução de despesas e o aumento dos lucros são vantagens importantíssimas, que toda empresa precisa. No entanto, querer não é poder. Para elevar o nível de produtividade, é preciso focar na qualidade dos produtos ou serviços desenvolvidos, e isso se dá por meio de projetos bem executados.

Ao mapear os processos, um gestor pode aumentar as chances de tomar as rédeas financeiras da empresa, já que tende a encontrar as falhas e os trabalhos repetitivos existentes. Além disso, com uma melhor análise das atividades de alto e baixo valor agregado, a tomada de decisões será facilitada.

Gestão do conhecimento

Democratizar o conhecimento no negócio costuma ser uma tarefa difícil no ambiente corporativo, em geral. Ignorando o projeto central, líderes têm dificuldades de disseminar o conhecimento de forma clara e prática. Em alguns lugares pouco se fala sobre a necessidade de fácil acesso a todas as informações por toda a equipe de trabalho.

Trabalhar a gestão do conhecimento tem tudo a ver com a gestão de projetos, por inspirar os funcionários a lidarem com a hierarquização, documentação e democratização da informação. Os integrantes das equipes precisam se comunicar bem e os líderes são responsáveis pelo compartilhamento claro dos dados e procedimentos.

Evitar o mapeamento é sinônimo de problema. Prefira que os processos estejam catalogados sob uma metodologia compreendida por todos, evitando dúvidas e novos gargalos.

Como mapear de maneira eficiente

Saiba o que mapear

Seu primeiro passo para o mapeamento é saber o que se está mapeando, e o porquê. Antes de você achar que essa dica é óbvia, saiba que muitas empresas não conseguem encontrar os limites de um processo.

Onde o procedimento começa? Em que ponto termina? Quais são suas entradas? Quais as saídas? A resposta para essas perguntas deve ser identificada em cada procedimento mapeado.

Para tal, você precisará de disciplina para se manter no escopo e nos limites pré-determinados. Após isso, poderá selecionar uma ferramenta de mapeamento difundida no mercado, como o SIPOC, VSM, BPI etc.

Seja minucioso e detalhe por igual

O bom mapeamento de processos se dá pela exigência e riqueza de detalhes. Se for entrevistar um funcionário, extraia dele todos os possíveis casos, saídas, relatórios, telefonemas, e-mails e qualquer coisa que esteja ligada à realidade da execução na prática.

Detalhe todas as atividades por igual. Descubra qual o nível desejado de detalhamento para o processo todo, e então permaneça nele. Nada de especificar uma atividade muito mais que outra.

O nível de detalhamento ideal permite a compreensão clara do procedimento e suas formas de trazer melhoria no menor tempo e custo possíveis.

Desenhe o diagrama de processos

Depois dos tópicos acima, desenhe o diagrama de processos, ordenando as atividades com simplicidade. Organize o que acontece no negócio de forma equilibrada e sistemática. Esse diagrama é o primeiro passo para a criação no mapa e modelo de processos, que inclui os participantes, resultados, sistemas, as regras e todos os outros elementos necessários.

Vale ressaltar, que uma boa ferramenta de modelagem de processos é a melhor maneira de automatizar tarefas, reduzir o tempo gasto e facilitar o entendimento desejado.

Por fim, lembre-se que o mapeamento de processos é constante. Conforme os resultados são analisados em sua gestão, trabalhe com atualizações. Caso você se depare com alguma situação desfavorável, tome a atitude certa para otimizar os trabalhos internos novamente.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender como aplicar o conceito de mapeamento de processos pode transformar a cultura de uma empresa e abrir caminho para o bom funcionamento dos projetos. Quer ficar por dentro de outras notícias relevantes para o seu mercado? Assine nossa newsletter agora mesmo!