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7 vantagens para você adotar um gerenciador de projetos hoje mesmo!

Respeitar prazos, desenvolver um fluxo de informações, prever riscos, evitar conflitos por temperamentos, alinhar expectativas e tantas outras situações exigem a presença de um gerenciador de projetos.

Todo projeto requer um agrupamento de tarefas que precisam ser cumpridas por uma equipe com recursos limitados, em busca de um objetivo planejado. Em alguns momentos, tudo parece ser muito simples e bem arquitetado, porém, as pessoas envolvidas no processo sabem o quanto um planejamento corriqueiro pode se tornar complexo.

Para explicar melhor, listamos neste post sete vantagens que farão você querer contar com um gerenciador de projetos o mais breve possível. Acompanhe!

Para que serve o gerenciador de projetos?

Quando falamos sobre uma ferramenta capaz de administrar o projeto, o próprio nome já diz tudo. Um gerenciador de projetos serve para que as tarefas sejam geridas da melhor forma e concluídas com sucesso.

Esse resultado é tudo o que se espera quando a finalização do projeto comprova que ele atendeu a todos os requisitos determinados durante o planejamento, seja quanto ao prazo, seja quanto aos custos ou à eficiência dos processos.

Um projeto bem gerenciado depende não apenas de dedicação e inteligência coletiva, mas também da aplicação de uma metodologia moderna aliada à tecnologia, capaz de dar conta das exigências processuais.

Vale ressaltar que esse sucesso não se baseia apenas no atendimento às restrições de escopo, tempo e custo. Estamos falando sobre satisfação do cliente com o serviço entregue, que sinaliza o êxito do trabalho e aumenta a exigência de um bom gerenciamento.

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), 20% do Produto Interno Bruto (PIB) mundial é aplicado na execução dos mais variados modelos de projetos. Ou seja, 12 trilhões de dólares de toda a riqueza do mundo são investidos com o esforço de aprimorar e elaborar alguma coisa por meio da gestão de projetos.

No mundo corporativo atual, é impossível viver de apostas e fundamentar a gestão em práticas intuitivas. Sendo assim, o gerenciamento de projetos aparece como uma solução para que as decisões sejam embasadas em práticas realistas e estratégias eficazes.

Quais são as vantagens principais que um gerenciador de tarefas oferece?

1. Foco no trabalho

Quando há um cronômetro contabilizando o tempo para a entrega das atividades, os profissionais podem trabalhar com mais foco nas tarefas. O gerenciador pode proporcionar uma certa “pressão” capaz de combater a procrastinação.

Isso acontece porque o software de gerenciamento faz com que as atividades sejam organizadas, com prioridades definidas e informações agrupadas para evitar a perda de tempo com retrabalhos.

2. Transparência e agilidade na gestão

Você consegue dizer em qual tarefa cada um dos integrantes de sua equipe está trabalhando neste momento? Com um software de gestão de projetos, isso é possível. Dependendo da ferramenta, o gerente pode visualizar informações completas como a data de entrega da tarefa, seus respectivos responsáveis e o índice de produtividade.

Com essa transparência, o gestor também ganha agilidade na liderança e sustento para a tomada de decisões mais inteligentes. Além disso, pode mapear e resolver o problema com desempenho abaixo da média e recompensar os profissionais mais produtivos.

3. Controle inteligente das informações

Você sabia que o excesso de dados pode fazer com que uma atividade seja executada com equívocos? Essa é a realidade repetida em muitas organizações em que um único profissional é responsabilizado por diversos projetos e precisa organizar todas as informações no próprio e-mail.

Quem utiliza um gerenciador automatizado pode contar com um lugar mais prático e funcional para o armazenamento e controle daquilo que é fundamental para o planejamento. Com isso, a empresa evita diversos problemas como a perda de tempo empregado para tratar de elementos irrelevantes.

4. Otimização de reuniões

Quando existem muitos projetos simultâneos, a produtividade da equipe pode ser comprometida por conta da multiplicidade de reuniões. O acompanhamento dos status e esclarecimento de dúvidas faz parte do fluxo de trabalho.

No entanto, se as informações estiverem condensadas em um software específico, basta que o líder aponte os ajustes necessários no chat do grupo e determine os novos prazos. Nada melhor do que um alerta prático e objetivo, capaz de diminuir a perda de foco e otimizar o tempo de encontros.

5. Reposição de documentos

Uma das maiores causas para os gestores correrem atrás do gerenciamento de projetos online é a possibilidade de acesso rápido aos arquivos e comentários já compartilhados por meio de uma plataforma segura.

A gestão da documentação é um dos carros-chefes de um gerenciador de projetos, pois ela pode sanar todo um fluxo que pode se tornar incrivelmente problemático com erros mínimos. Na maioria das soluções automatizadas, o capital intelectual fica salvo na nuvem.

Na prática, além de oferecer segurança no arquivamento, isso faz com que os compromissos não sejam esquecidos, bem como possibilita o trabalho remoto e a pesquisa de dados na base histórica da empresa.

6. Rapidez na tomada de decisão

A mensuração dos resultados por meio da gestão por processos proporciona muitos benefícios para o gerente de projetos. Quando a empresa passa a dispor de informações úteis e embasadas, a tomada de decisão se torna rápida e assertiva.

Como consequência, as prioridades são definidas de modo melhorado, e os processos podem ser direcionados em todos os níveis, da alta gerência ao nível operacional. Com base nessa metodologia, o gestor consegue antecipar e responder às mudanças do mercado em tempo significativo, ampliando as oportunidades de negócios.

7. Automação de relatórios gerenciais

Será mesmo que dá para conhecer a vantagem competitiva da sua instituição quando os resultados são mensurados à mão? Se existe desconfiança na sua resposta, está na hora de considerar o uso de um software para automatizar esse processo.

Uma solução automatizada pode ajudar na integração dos dados e na geração automática de relatórios de custos e timesheet. Com essa implementação, você poderá conhecer o estoque de horas do time e entender qual é a diferença entre o esforço orçado e o real esforço investido nos projetos.

Como você pôde ver, para ser bem sucedido na gestão de projetos, é preciso alinhar o conhecimento das melhores práticas ao uso de uma ferramenta com entregas excelentes. Um bom gerenciador de projetos pode ser usado como uma verdadeira estratégia de negócio, alinhando as áreas funcionais e aperfeiçoando o desempenho organizacional.

Não por acaso, a Project Builder desenvolveu uma solução incrível que permite uma gestão com regras, responsabilidades, processos e mecanismos excelentes. Entre em contato conosco e descubra o que podemos oferecer para elevar o nível da sua administração de projetos.

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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