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Entenda a diferença entre EAP e Cronograma de projetos

Antes de entrarmos na diferença entre EAP e Cronograma de Projetos, precisamos lembrar que o gerenciamento de projetos se torna um grande desafio quando o número de tarefas necessárias para sua conclusão, começa a se elevar. Isso, porque além de terem diferentes tipos de relação entre si, essas atividades também possuem níveis de importância variados e precisam ser organizadas de forma clara para que o projeto possa ser bem planejado e executado pela equipe.

Nesse cenário, a EAP e o Cronograma de Projetos são ferramentas extremamente úteis para que os gestores possam tomar o controle da situação em busca do atingimento dos objetivos definidos. Você já ouviu falar delas? Como as têm utilizado em seus projetos?

Saiba que, embora sejam complementares, estes dois importantes recursos possuem finalidades significativamente distintas. E é justamente sobre isso que conversaremos neste artigo. Você entenderá cada conceito, quais benefícios eles oferecem e também descobrirá as principais diferenças e relações positivas entre eles. Continue a leitura!

O QUE É EAP?

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EAP é o acrônimo de Estrutura Analítica do Projeto, um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas de tarefas ou pacotes de trabalho). Consequentemente, estas partes se tornam mais fáceis de serem compreendidas pelos membros da equipe e gerenciadas pelo gestor do projeto.

A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos.

Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, ainda, o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Dizendo de uma forma bem prática, a criação da estrutura analítica do projeto se dá a partir da identificação das principais entregas funcionais e com a subdivisão delas em sistemas menores e subprodutos finais. Estes subprodutos são decompostos até que possam ser atribuídos a uma única pessoa, por exemplo.

Neste nível, os pacotes de trabalho específicos necessários para produzir as subentregas são identificados e agrupados. O pacote de trabalho representa a lista de tarefas para produzir a unidade específica. Se você já viu Cronogramas de Projetos detalhados, então você vai reconhecer as funções no âmbito da EAP como o “material” que as pessoas precisam para concluir por um tempo específico e dentro de um determinado nível de esforço.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DA EAP?

A utilização da Estrutura Analítica do Projeto traz uma série de benefícios, além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP. Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos.

Além disso, a EAP pode ser usada para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura de divisão de trabalho tem um ramo que não está bem definido, em seguida, ele representa um risco na definição do escopo. Estes riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto.

Ao integrar a EAP com uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projetos também pode identificar dificuldades comunicacionais e formular um plano de comunicação eficaz.

DIRETRIZES DA EAP

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De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), as seguintes diretrizes devem ser consideradas ao criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

  • O nível superior representa o produto final do projeto;
  • As subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;
  • Todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;
  • O pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;
  • Pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
  • Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;
  • Os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto.

COMO CRIAR UMA EAP?

Resumidamente, aqui vão algumas dicas para a criação de uma EAP:

  • Decomponha a EAP em fases e atividades em níveis, que sejam fáceis de serem gerenciados;
  • Planeje as entregas, não as ações;
  • Quebre os pacotes de trabalho em durações adequadas;
  • Utilize modelos de EAP de projetos já finalizados, para acelerar o trabalho e aproveitar as lições aprendidas;
  • Tome cuidado para que o custo do gerenciamento não seja maior que o custo da tarefa.
  • Veja um detalhamento maior destas dicas no artigo: 5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto.

CRONOGRAMA DE PROJETOS

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O Cronograma de Projetos é uma ferramenta bem mais conhecida — inclusive pelos profissionais com pouco conhecimento das técnicas de gerenciamento de projetos. Pode ser entendido como uma matriz que revela graficamente para cada item da EAP, em uma escala de tempo, o período que deve ser realizado.

A duração é o intervalo entre o início e o término de uma tarefa específica, sem levar em conta o número de pessoas necessárias para que isso aconteça.

Também podemos definir o Cronograma de Projetos como uma ferramenta de comunicação que demonstra todo o trabalho que precisa ser feito, quais os recursos da organização que serão empregados e quais os prazos que precisam ser cumpridos para que este trabalho seja realizado. Ele deve prever e refletir todos os esforços para a entrega do projeto finalizado.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO CRONOGRAMA DE PROJETOS?

Além das vantagens que já temos cristalizadas no senso comum, é importante acrescentar que o cronograma deve ser sempre realista, pois ele é um elemento-chave para o sucesso do projeto.

De forma extremamente visual, o cronograma exibe a sequência de atividades que precisa ser realizada e permite que o gestor verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico para otimizar as entregas.

Dito de outra forma, com um bom cronograma é possível identificar os pontos de tensão da iniciativa, verificar exatamente onde a equipe precisará redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o que foi definido no planejamento.

Além disso, permite que o gerente possa cobrar o cumprimento de prazos e evite conflitos com a equipe e entre os profissionais envolvidos no dia a dia do projeto.

QUAIS AS DICAS PARA CRIAÇÃO DE UM CRONOGRAMA DE PROJETOS?

Eis algumas dicas para a elaboração do Cronograma de Projetos:

  • Defina detalhadamente o escopo do seu projeto;
  • Construa uma boa e detalhada EAP;
  • Estime com precisão a duração de cada uma das atividades;
  • Acompanhe e atualize seu cronograma ao longo do projeto.

Veja um detalhamento maior destas dicas nesse artigo: Como fazer um bom Cronograma de Projeto?

ENTENDENDO AS DIFERENÇAS ENTRE A EAP E O CRONOGRAMA DE PROJETOS

Tanto no Cronograma de Projetos quanto na EAP, o nível de divisão das tarefas dependerá da necessidade ou da capacidade da empresa em gerenciar cada detalhe. Um projeto de grande porte, por exemplo, não costuma ser quebrado em tarefas muito pequenas, pois são tantas que podem se tornar impossíveis de serem controladas de perto. Já projetos menores podem perfeitamente ser divididos em pacotes menores, isso ajuda tanto na execução quanto no controle dele.

Outra diferença importante entre as duas ferramentas é o seu uso durante o projeto. A EAP rapidamente se torna um documento de consulta, a não ser que aconteçam mudanças radicais nos requisitos durante a execução. Já o cronograma é uma ferramenta mais viva, que pode sofre constantes alterações e revisões em função das dificuldades encontradas durante o dia a dia de execução do projeto.

COMO PODE SER FEITA A INTEGRAÇÃO ENTRE EAP E CRONOGRAMA DE PROJETOS?

Vale ressaltar que o ideal é começar o processo pela criação da EAP para que o gerente e a equipe consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma. Ou seja, com a EAP pronta, é mais fácil lançar as informações de forma ordenada dentro do Cronograma do Projeto.

Por fim, também é válido um lembrete: o gerenciamento de projetos não é nenhum bicho de sete cabeças e pode ser facilitado quando sua empresa conta com as ferramentas tecnológicas e metodológicas adequadas para isso!

Logo, dispor de um bom software de gerenciamento de projetos, que as agregue como recurso, é um grande facilitador. Uma boa solução ajuda o gestor a estruturar todas as etapas, incluindo a definição da EAP e a elaboração e acompanhamento do cronograma. Isso faz toda a diferença na hora de conduzir o desenvolvimento do projeto e também para destacar indicadores que facilitem a mensuração dos resultados.

(Caso você queira assistir a uma apresentação do Project Builder e tirar suas dúvidas sobre um dos softwares mais completos do mercado de gerenciamento de projetos, clique nesse link, preencha as informações corretamente e um de nossos consultores entrará em contato)

Ficou clara a diferença entre EAP e Cronograma de Projetos? Você tem ainda alguma dúvida sobre este assunto? Não deixe de ler o nosso artigo: Como fazer o acompanhamento de projetos de forma infalível.

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