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EAP

Entenda a diferença entre EAP e Cronograma de projetos

Antes de entrarmos na diferença entre EAP e Cronograma de Projetos, precisamos lembrar que o gerenciamento de projetos se torna um grande desafio quando o número de tarefas necessárias para sua conclusão começa a se elevar. Isso porque além de terem diferentes tipos de relação entre si, essas atividades também têm níveis de importância variados.

Elas precisam ser organizadas de forma clara para que o projeto possa ser bem-planejado e executado pela equipe. Nesse cenário, a EAP e o Cronograma de Projetos são ferramentas extremamente úteis para que os gestores possam tomar o controle da situação em busca do atingimento dos objetivos definidos. Você já ouviu falar delas? Como as têm utilizado em seus projetos?

Saiba que, embora sejam complementares, esses dois importantes recursos têm finalidades significativamente distintas. É justamente sobre isso que conversaremos neste artigo. Você entenderá cada conceito, quais benefícios eles oferecem e também descobrirá as principais diferenças e relações positivas entre eles.

Esse tema despertou a sua curiosidade, não é mesmo? Então, continue a leitura e descubra muitos detalhes interessantes!

O que é EAP?

EAP é o acrônimo de Estrutura Analítica do Projeto, um recurso que tem como principal objetivo a divisão do projeto em partes menores (também chamadas de tarefas ou pacotes de trabalho). Consequentemente, essas partes se tornam mais fáceis de serem compreendidas pelos membros da equipe e gerenciadas pelo gestor do projeto.

A estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos. Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver, ainda, o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Dizendo de uma forma bem prática, a criação da estrutura analítica do projeto se dá a partir da identificação das principais entregas funcionais e com a subdivisão delas em sistemas menores e subprodutos finais. Esses subprodutos são decompostos até que possam ser atribuídos a uma única pessoa, por exemplo.

Nesse nível, os pacotes de trabalho específicos necessários para produzir as subentregas são identificados e agrupados. O pacote de trabalho representa a lista de tarefas para produzir a unidade específica. Se você já viu Cronogramas de Projetos detalhados, então você vai reconhecer as funções no âmbito da EAP como o “material” que as pessoas precisam para concluir por um tempo específico e dentro de um determinado nível de esforço.

Quais os benefícios da EAP?

A utilização da Estrutura Analítica do Projeto traz uma série de benefícios, além de definir e organizar o trabalho do projeto. Um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP.

Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos. Além disso, a EAP pode ser usada para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura de divisão de trabalho tem um ramo que não está bem-definido, em seguida, ele representa um risco na definição do escopo.

Esses riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto. Ao integrar a EAP com uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projetos também pode identificar dificuldades comunicacionais e formular um plano de comunicação eficaz.

Quais são as diretrizes da EAP?

De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), as seguintes diretrizes devem ser consideradas ao criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

  • o nível superior representa o produto final do projeto;
  • as subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;
  • todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;
  • o pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;
  • pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;
  • pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;
  • os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto.

Como criar uma EAP?

Resumidamente, aqui vão algumas dicas para a criação de uma EAP:

  • decomponha a EAP em fases e atividades em níveis, que sejam fáceis de serem gerenciados;
  • planeje as entregas, não as ações;
  • quebre os pacotes de trabalho em durações adequadas;
  • utilize modelos de EAP de projetos já finalizados, para acelerar o trabalho e aproveitar as lições aprendidas;
  • tome cuidado para que o custo do gerenciamento não seja maior que o custo da tarefa.

Veja um detalhamento dessas dicas no artigo 5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto.

O que é o cronograma de projetos?

O Cronograma de Projetos é uma ferramenta bem mais conhecida — inclusive pelos profissionais com pouco conhecimento das técnicas de gerenciamento de projetos. Pode ser entendido como uma matriz que revela graficamente para cada item da EAP, em uma escala de tempo, o período que deve ser realizado.

A duração é o intervalo entre o início e o término de uma tarefa específica, sem considerar o número de pessoas necessárias para que isso aconteça. Ele deve prever e refletir todos os esforços para a entrega do projeto finalizado.

Também podemos definir o Cronograma de Projetos como uma ferramenta de comunicação que demonstra todo o trabalho que precisa ser feito, quais os recursos da organização que serão empregados e quais os prazos que precisam ser cumpridos para que esse trabalho seja realizado.

Quais os benefícios do cronograma de projetos?

Além das vantagens que já temos cristalizadas no senso comum, é importante acrescentar que o cronograma deve ser sempre realista, pois ele é um elemento-chave para o sucesso do projeto.

De forma extremamente visual, o cronograma exibe a sequência de atividades que precisa ser realizada e permite que o gestor verifique as interdependências de tarefas e construa seu caminho crítico para otimizar as entregas.

Dito de outra forma, com um bom cronograma é possível identificar os pontos de tensão da iniciativa, verificar exatamente onde a equipe precisará redobrar a atenção para não perder prazos e realizar as entregas conforme o que foi definido no planejamento.

Além disso, permite que o gerente possa cobrar o cumprimento de prazos e evite conflitos com a equipe e entre os profissionais envolvidos no dia a dia do projeto.

Quais as dicas para criação de um cronograma de projetos?

Eis algumas dicas para a elaboração do Cronograma de Projetos:

  • defina detalhadamente o escopo do seu projeto;
  • construa uma boa e detalhada EAP;
  • estime com precisão a duração de cada uma das atividades;
  • acompanhe e atualize seu cronograma ao longo do projeto.

Veja um detalhamento maior dessas dicas nesse artigo: Como fazer um bom Cronograma de Projeto?

Quais são as diferenças entre a EAP e o cronograma de projetos?

Tanto no Cronograma de Projetos quanto na EAP, o nível de divisão das tarefas dependerá da necessidade ou da capacidade da empresa em gerenciar cada detalhe. Um projeto de grande porte, por exemplo, não costuma ser quebrado em tarefas muito pequenas, pois são tantas que podem se tornar impossíveis de serem controladas de perto.

Já projetos menores podem perfeitamente ser divididos em pacotes menores, isso ajuda tanto na execução quanto no controle dele. Outra diferença importante entre as duas ferramentas é o seu uso durante o projeto. A EAP rapidamente se torna um documento de consulta, a não ser que aconteçam mudanças radicais nos requisitos durante a execução.

O Cronograma, por sua vez, é uma ferramenta mais viva, que pode sofrer constantes alterações e revisões em função das dificuldades encontradas durante o dia a dia de execução do projeto. A criação da EAP facilita a construção do cronograma, tendo em vista que o gestor precisa fazer o gerenciamento do tempo para a realização das tarefas que já estão definidas, de modo que ambos podem ser usados juntos.

Por outro lado, o Cronograma é um instrumento de gestão que pode ser organizado como um quadro para o controle do tempo. Caso ocorra algum desvio, ações poderão ser realizadas para corrigi-lo. Esse documento contém a lista de tarefas, a data inicial e final de cada atividade, o profissional responsável pela sua realização e o status de cada uma delas.

A EAP não comporta o detalhamento das atividades, já que a sua última unidade é o pacote de trabalho, o qual é um conjunto de atividades atribuídas a um departamento específico. Esse setor recebe um orçamento para concretizar a entrega, sendo que os pacotes de trabalhos são independentes e não se repetem na Estrutura Analítica do Projeto.

Como pode ser feita a integração entre EAP e cronograma de projetos?

Vale ressaltar que o ideal é começar o processo pela criação da EAP para que o gerente e a equipe consigam analisar o projeto de forma mais abrangente. Isso, porque os pacotes de trabalho da EAP contribuirão para a correta confecção do cronograma. Ou seja, com a EAP pronta, é mais fácil lançar as informações de forma ordenada dentro do Cronograma do Projeto.

Por fim, também é válido um lembrete: o gerenciamento de projetos não é nenhum bicho de sete cabeças e pode ser facilitado quando sua empresa conta com as ferramentas tecnológicas e metodológicas adequadas para isso!

Logo, dispor de um bom software de gerenciamento de projetos, que as agregue como recurso, é um grande facilitador. Uma boa solução ajuda o gestor a estruturar todas as etapas, incluindo a definição da EAP, a elaboração e acompanhamento do cronograma. Isso faz toda a diferença na hora de conduzir o desenvolvimento do projeto e também para destacar indicadores que facilitem a mensuração dos resultados.

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Quais são as principais dicas sobre EAP e Cronograma de Projetos?

O Practice Standard for Work Breakdown Structures ou Guia PMBOK apresenta o registro das boas práticas a serem aplicadas pelo mercado. Mas cabe ao gestor de projetos decidir como vai fazer o desdobramento da EAP e estruturar o Cronograma. Esses documentos precisam ser úteis no planejamento e no monitoramento das atividades.

O profissional pode utilizar 4 estratégias para a montagem da EAP. Uma delas considera todas as fases do ciclo de vida de um projeto, outra observa os produtos e as respectivas entregas. Também podem ser considerados os miniprojetos ou todos os aspectos em conjunto de forma híbrida: subprojetos, entregas e fases. Observe abaixo outras dicas importantes!

EAP em gestão de projetos

A construção da EAP pode ser facilitada de diversas maneiras. O gerente pode evitar o uso de verbos e utilizar os substantivos, já que o último nível de decomposição de uma estrutura analítica é o pacote de trabalho. Portanto, um nome não pode iniciar com um verbo, tendo em vista que a nomenclatura representará as atividades.

A EAP deve ser sucinta e gerar visibilidade para os trabalhos. Identificar de maneira adequada os requisitos é fundamental para que o documento fique perfeito. Colete os requisitos extraindo dos clientes suas expectativas e necessidades. Faça entrevistas e aplique técnicas para obter respostas exatas de todos os interessados.

Tenha cuidado para não detalhar demais a EAP, pois ela é um resumo do trabalho e serve como direcionamento. Ela é uma ferramenta simples e contará com o dicionário que será elaborado para aprofundar os conceitos expostos. Sendo assim, elabore a EAP para oferecer uma visão geral. Procure um modelo que já tenha sido utilizado pela sua empresa para usar como base.

Características da EAP

A EAP deve ser completa e conter o que foi especificado na declaração do escopo do projeto. Ela vai servir de guia para a confecção do Cronograma e também para a estimativa dos custos. A ferramenta é acompanhada do seu dicionário que vai descrever e enumerar os elementos. Além disso, ela é numerada com um número exclusivo.

Estratégias para montar EAP

Existem diversas estratégias para a montagem da EAP. Primeiro, construa o termo de abertura do projeto que será simples e curto contendo justificativa, objetivos, descrições, stakeholders, entregas, critérios de aceitação, estimativas de custos e tempo, exclusões, premissas, restrições, riscos e assinatura dos aprovadores. Em seguida, siga os seguintes passos:

  • dê um nome ao projeto;
  • escolha uma forma de organização da EAP;
  • identifique o conjunto de entregas;
  • faça a decomposição do projeto em partes menores;
  • insira um código identificador numérico para ajudar no dicionário.

Normalmente as tarefas são organizadas por níveis. O nível 1 é o mais alto e traz o nome dos projetos. Já o nível 2 pode ser iniciado com a numeração 1.1 e registra o resumo. Por fim, o nível 3 cuja identificação poderá constar como 1.1.1 trata dos subcomponentes. O desmembramento segue adiante até que todo o trabalho seja apresentado.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP apresenta uma tabela com a descrição de todos os pacotes de trabalho, informa os responsáveis e os participantes, bem como os critérios de aceitação. Trata-se de uma ferramenta complementar da estrutura analítica que traz dados não inseridos no diagrama. Nele são explícitas as expectativas de resultados das entregas. Poderá ser consultado para tirar dúvidas.

Modelo

O modelo é criado quando o profissional trabalha frequentemente no mesmo tipo de projeto. Basta pegar uma EAP e fazer dela uma espécie de roteiro a ser seguido. Com isso os novos projetos serão feitos com maior agilidade, já que haverá uma estrutura analítica de cronograma, com padronização de estimativa de recursos e prazos, etapas etc. Será necessário apenas revisar os dados.

Exemplo prático de EAP

Um exemplo prático de EAP seria a construção de uma casa cuja opção do gestor foi o uso de uma estratégia de decomposição híbrida com entregas e fases determinadas. Os 3 níveis foram utilizados com a codificação numérica para a obtenção de uma estrutura analítica que ficou da seguinte maneira:

Produto do projeto/ Fases do ciclo de vida/Componentes

  • 1. Casa nova;
  • 1.1 Preparo do terreno;
  • 1.2 Fundações;
  • 1.3 Alvenaria de elevação;
  • 1.1.1 Topografia;
  • 1.1.2 Terraplenagem;
  • 1.1.3 Demarcação;
  • 1.1.2.1 Corte;
  • 1.1.2.2 Aterro.

O último nível da EPA é denominado pacote de trabalho, portanto, os pacotes de trabalho correspondem aos itens topografia, corte e aterro. Não é necessário detalhar demasiadamente inserindo dados como comprar tijolos, cimento, argamassa, impermeabilizante etc. A lista de atividades se encaixa no item Alvenaria de elevação.

Exemplo de Cronograma de projetos

O Cronograma de projetos é bem diferente e pode ser montado em uma planilha do Excel. Nele serão descritas as atividades a serem realizadas pelo gestor e suas equipes. Utilizando o exemplo da construção da casa, poderiam ser registradas as informações a seguir, as quais seriam representadas por um gráfico:

  • 1. Casa nova — duração de 30 dias com início em 24/10/2020 e término em 24/11/2020;
  • 1.1 Preparar terreno — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
  • 1.1.1 Fazer a topografia — duração de 01 dia com início em 24/10/2020 e término em 25/10/2020;
  • 1.1.2 Realizar terraplenagem — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
  • 1.1.3 Concluir a demarcação — duração de 02 dias com início em 24/10/2020 e término em 26/10/2020;
  • 1.1.2.1 Providenciar o corte — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020;
  • 1.1.2.2 Concluir o aterro — duração de 01 dia com início em 25/10/2020 e término em 26/10/2020.
  • 1.2 Construir as fundações — duração de 03 dias com início em 26/10/2020 e término em 28/10/2020;
  • 1.3 Construir alvenaria de elevação — duração de 27 dias com início em 26/10/2020 e término em 24/11/2020.

Entendeu a diferença entre EAP e Cronograma de Projetos? Saiba que você pode escolher uma solução ideal para a elaboração dessas duas ferramentas que são essenciais para os líderes empresariais. Project Builder fornece aos seus parceiros o mais bem-sucedido Software de Gestão de Projetos que aplica a metodologia tradicional do PMBOK.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre este assunto? Então, confira todas as ferramentas de gestão de projetos e colaboração em um só lugar!

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