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reunião de kick off

18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente

Você e sua equipe já trabalharam bastante no planejamento, pensaram em todos os detalhes, listaram as atividades que serão realizadas ao longo do projeto, revisaram prazos, verificaram custos e recursos. Agora, chegou a hora de efetivamente dar início ao projeto, realizando a reunião de kick off com o cliente.

É certo que vocês já sabem o que deve ser feito, mas ter todos os envolvidos cientes e alinhados é fundamental para garantir o sucesso da gestão de projetos. Isso evitará conflitos no futuro, além de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e livre de erros. Portanto, a reunião de kick off deve ser sua primeira grande conquista.

Quer saber como não falhar nesse momento? Então, continue a leitura e aprenda 18 dicas que foram preparadas para organizar uma boa reunião de kick off!

O que é a reunião kick off?

A reunião kick off também é conhecida como reunião de passagem, pois o significado dos termos em inglês, quer dizer o início de uma atividade ou evento. Ela deve durar no máximo 3 horas, sendo conduzida por um profissional responsável por projetos e com o compartilhamento de dados para o esclarecimento de dúvidas dos interessados.

Qual é a importância da reunião kick off?

O mercado atual é altamente competitivo e o nível dos clientes cada vez aumenta mais. Sendo assim, as empresas precisam se organizar melhor a cada dia, fazendo uso de diversas ações para entregar soluções, serviços ou produtos que agreguem valor à clientela.

A reunião kick off é indispensável para aprimorar o desempenho dos colaboradores e dos gestores na realização das suas atividades. É importante fazer reuniões que sejam impactantes e estratégicas, bem planejadas e de acordo com os padrões da empresa. Esse é um segredo para que os seus projetos tenham sucesso e para que você tenha acesso aos benefícios do gerenciamento, por isso, organize uma apresentação priorizando os objetivos do encontro.

Aproveite a reunião para falar com todos os envolvidos e fazer o alinhamento das ideias. Esse é um momento crucial que deve impressionar o cliente e servir para difundir informações. Se o encontro for preparado com antecedência, o tempo vai passar, mas os participantes não se esquecerão dele. Utilize-o para gerar expectativas e pautas para o futuro.

Por que fazer uma reunião de kick off?

Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos. A reunião de kick off serve para alinhar os pensamentos de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente.

É por isso que todos os envolvidos devem estar presentes. Trata-se do momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que, com um bom trabalho e um fluxo correto de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará muito próximo.

Se bem realizada, a reunião de kick off pode garantir a execução de todo o projeto. Muitos problemas são evitados com ela, uma vez que as expectativas de todos são alinhadas e cada etapa é revisada de maneira abrangente. Assim, atingir os resultados esperados torna-se uma tarefa fácil e simples.

E como iniciar sua reunião?

Uma reunião de kick off bem conduzida pode trazer grandes benefícios para o desenvolvimento do projeto, pois o cliente terá todas as informações de que precisa para acompanhar a evolução dos trabalhos, criando uma relação de confiança com a equipe. Sendo assim, na hora de planejá-la e conduzi-la, seja cuidadoso e se atente aos seguintes passos:

1. Alinhe as expectativas

O alinhamento de expectativas é o primeiro passo para uma reunião de kick off bem-sucedida. Esse é um ponto crítico. Se estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto. Assim, na hora de verificar os resultados, é muito provável que alguns não enxerguem que aquela foi uma iniciativa de sucesso.

Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, liste os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração. Isso ajudará a manter todos os envolvidos focados nos objetivos do encontro, evitando a dispersão.

O processo de alinhamento de expectativas envolve uma completa revisão dos objetivos de cada etapa do projeto. Mostre o ponto de partida delas e verifique sempre se todos entenderam cada fator envolvido. Isso garantirá que os colaboradores atuem de acordo com os objetivos do negócio e evitará que, ao final de uma etapa, o time tenha que refazer algo.

2. Introduza a equipe

Conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto. Uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Fornecer e-mails e telefones de pessoas-chave para que o cliente possa manter um contato direto também ajuda a estabelecer uma relação baseada na confiança e na cooperação. Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

A boa comunicação torna os times mais unidos e eficientes. Todos terão uma rotina de trabalho em que dados importantes podem ser trocados a qualquer momento. Com isso, a resolução de problemas torna-se ágil, o número de erros cai e as entregas de resultados ficam mais rápidas.

3. Retome o escopo

O primeiro ponto prático a ser abordado é a definição do escopo. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os limites do projeto. Nele, são listados o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças ao longo da iniciativa.

Relembre a todos os objetivos e as metas do projeto, assim como as premissas, as restrições, o gerenciamento dos riscos e outros detalhes que sejam importantes para dimensionar o que será feito. Um alinhamento de escopos eficaz reduz as chances de o projeto ter uma série de problemas, como o estouro do orçamento causado por um grande aumento das atividades previstas.

Além disso, as chances de o gestor perder o controle sobre o projeto são elevadas. Sem que ele saiba até que ponto cada time pode atuar, desvios ocorrerão com maior frequência, o que atrasará a finalização de etapas e tornará a rotina de todos menos eficaz. Portanto, sempre inicie um projeto a partir do momento em que os escopos estão bem-definidos.

4. Apresente o cronograma

O cronograma de execução também deve ser discutido na reunião de kick off, pois consiste na garantia de que o cliente sabe exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto. Dessa forma, não haverá motivos para discordâncias posteriores. Se houver qualquer tipo de questionamento em relação ao cronograma, anote para uma verificação futura.

Revise todas as etapas do projeto. Repasse custos, metas e datas. Verifique também se todos os que serão afetados por uma atividade ou rotina já estão preparados.

A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente. Como todos estarão conscientes dos dias em que os processos críticos serão executados, será mais fácil para cada time preparar-se para as mudanças planejadas.

5. Mostre os custos

Outro ponto bastante importante a ser abordado na reunião de kick off está relacionado ao levantamento de custos do projeto. Esse dado é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total da solução.

Lembre-se de que, em um projeto, especialmente os de grande porte, as chances de os custos operacionais elevarem-se rapidamente são altas. Os gastos com a iniciativa podem aumentar a qualquer momento e por uma grande quantidade de motivos, sendo quase impossível a redução de custos.

Erros, atrasos, falta de materiais e mudanças no escopo estão entre os principais. Saber como controlá-los e ter um time de profissionais capazes de atuar de maneira econômica auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

6. Liste os stakeholders

Por mais que o projeto seja uma solução personalizada para o cliente, podem existir outros stakeholders envolvidos que impactem significativamente em sua condução. Relembrar quem são eles, seu nível de importância e como serão tratados servirá para que a equipe e o cliente estejam cientes de seus esforços.

Durante um projeto, o conhecimento desse fator evita problemas e conflitos internos. Gerentes e stakeholders saberão seus respectivos papéis, a quem responder e como as suas atividades devem ser executadas. Como consequência, será mais prático gerenciar as rotinas e o fluxo de trabalho.

7. Anuncie os indicadores

Você também pode apresentar os KPIs de sucesso do projeto, demonstrando como o desempenho da equipe será avaliado. Lembre-se, afinal, de que pessoas cientes do que é esperado delas são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Cada indicador auxiliará todos a mensurar fatores como o resultado de uma etapa, o nível de produtividade e a qualidade do trabalho do time. Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.

Não se esqueça de definir, de maneira eficaz, as métricas que serão utilizadas durante o projeto. Para que isso seja possível, você deve avaliar o perfil de cada time, suas capacidades e o que é esperado para a equipe.

Indicadores muito elevados podem dificultar a identificação de um trabalho bem executado. Ao mesmo tempo, uma métrica abaixo do que se espera dos profissionais pode dificultar o rastreamento de falhas e pontos a serem melhorados.

8. Estabeleça os canais

Já que o cliente precisa ser informado de tudo o que ocorre no projeto, estipule como, quando e por que ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será o responsável por manter o contato e qual tipo de comunicação será estabelecido o deixará mais tranquilo e fortalecerá os laços e a gestão da equipe do projeto.

Só não vale falhar nesse compromisso, deixando de informá-lo sobre o andamento dos trabalhos, ok? Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado. Faça relatórios regulares, apontando o progresso do projeto, os resultados obtidos e o que foi mensurado pelas métricas.

Também inclua, durante as comunicações, os problemas e desafios encontrados. Mencione o que foi executado para eliminar falhas e quais são as medidas adotadas para evitar a recorrência do problema. Ao mesmo tempo, busque por feedbacks, garantindo que a iniciativa está no caminho certo diante do que é esperado por todos.

9. Escolha a metodologia

A gestão de projetos é uma vantagem competitiva para as empresas. Já pensou em gerenciamento em cascata ou metodologias ágeis de projetos? Uma única metodologia ou a combinação de duas, ou mais? Definir a forma com que o time trabalhará é de suma importância para que todos atuem em sinergia, contribuindo uns com os outros para maximizar os resultados do projeto.

A escolha da metodologia deve ser feita de acordo com o perfil do projeto. Identifique os desafios, as metas e os requisitos de cada etapa. Além disso, avalie como cada sistemática pode ser integrada aos fluxos de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Uma má escolha nesse contexto impactará diretamente nos resultados obtidos. É justamente daí que parte a importância de uma decisão acertada: ela direcionará as rotinas de trabalho, os padrões e uma série de fatores existentes em cada etapa.

Se você preferir uma metodologia ágil, por exemplo, o cliente deverá estar ciente de seu funcionamento, de quais são suas vantagens e do que esperar em cada entrega. Ao mesmo tempo, se o negócio optar por um método com viés tradicional, garanta que o cliente saiba dos desafios dessa escolha e de como ela afetará os resultados.

10. Capriche na apresentação

Todas as informações que você preparar para a reunião de kick off devem ser apresentadas de maneira clara e acertada, visando manter o encontro produtivo e eficiente. Evite slides com muita informação — prefira sempre inserir um dado em cada lâmina, a fim de facilitar o entendimento.

É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes. Bons slides são aqueles que complementam a apresentação (e não os que são o “principal personagem”). Em outras palavras, utilize-os como uma ferramenta, e não a única forma de exibir o que será feito.

Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Todos os convocados para a reunião devem ter recebido a pauta com antecedência — o que possibilita que listem seus questionamentos antes do encontro. Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

11. Aposte na negociação

Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa.

Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto. Avalie o impacto das medidas tomadas e tenha a certeza de que todos estão de acordo com os novos rumos tomados. Assim, o projeto manterá o seu sucesso ao término de todas as etapas e a companhia poderá ter um trabalho de ponta.

12. Determine metas realistas

Apresente o seu plano de ação com metas que sejam plenamente atingíveis pelos profissionais engajados de modo que eles tenham disposição para o trabalho a se realizado. Com metas claras, se torna mais fácil fazer a definição de funções dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam realizadas por alguém que tenha domínio do assunto. No entanto, elas precisam ser realistas para não acontecer atrasos e outros entraves.

13. Escolha o momento certo

Você vai precisar definir uma data para que a reunião aconteça. Para isso, confira com o cliente sobre a sua disponibilidade, analise as condições de trabalho da equipe para assegurar que todos estejam acessíveis e verifique se os seus membros não estão focados em outros projetos mais urgentes — antes de anunciar a data, dê uma olhada na agenda de compromissos.

14. Deixe o local da reunião preparado

O ambiente presencial e virtual devem ser preparados para evitar contratempos. Organize o espaço onde a reunião vai ocorrer e garanta que tudo esteja de acordo com as necessidades dos participantes. Isso vai evitar a perda de tempo, mas não se esqueça de conferir a apresentação e os equipamentos usados durante a transmissão das ideias.

15. Defina a performance

A performance mais importante não se refere apenas ao conhecimento técnico ou às habilidades administrativas. Trata-se de ter uma excelente comunicação e da capacidade de prender a atenção dos participantes do encontro, estabelecendo a liderança e o controle sobre a situação, já que você será o mentor para a sua equipe. Portanto, inicie cumprimento todos aqueles que entrarem no local.

Procure conversar com os conhecidos que forem chegando para a reunião. Assim que der início aos trabalhos, faça a sua própria apresentação e depois apresente a equipe sem perder o controle do diálogo. Esclareça que apresentará os objetivos do projeto, todavia, deixará espaço para responder perguntas que poderão ser feitas após a apresentação.

Seja flexível e responda às dúvidas que forem apresentadas, aceite as sugestões e informe que elas serão consideradas ou aplicadas. Demonstre para todos que o projeto não é pessoal, mas sim de todos os envolvidos, sendo que você somente será responsável por direcionar as ações para o sucesso do empreendimento.

Mostre que é capaz de atender a demanda e dar acesso à informação com a colaboração de todo o time foi cuidadosamente selecionado para as atividades. Fale também sobre a qualificação dos profissionais que vão atuar e participar ativamente da execução das ações. Dessa forma, você conquista a confiança do cliente e comprova que a empresa é eficiente.

16. Chame a atenção logo no início

Não tente apresentar números e dados estatísticos durante a reunião. Isso fará com que as pessoas concordem com eles, porém, pode ser que uma grande parte dos envolvidos não acompanhe o seu raciocínio. Prepare essa demonstração para que ela seja mais interessante, levando os participantes a interagir durante as explicações.

Pergunte sobre os problemas relativos à sua área de atuação, demonstrando que você também os identificou por meio de pesquisa e compreendeu os motivos e as justificações do projeto. Não se posicione como um vendedor, e sim como um facilitador ou auxiliador na realização de mudanças.

17. Peça o comprometimento dos envolvidos

Informe a todos que o projeto é realizável e que estará disponível nos canais de comunicação sempre que for necessário responder a questionamentos ou solucionar contratempos. Encante colaboradores e clientes sem fazer promessas miraculosas, mas sendo honesto, reconhecendo erros e corrigindo eventuais falhas.

Garanta que os componentes da equipe permaneçam motivados e engajados, com excelente nível de produtividade, durante a execução de todo o projeto. Isso pode ser um verdadeiro desafio, todavia, o trabalho em grupo deve ser pensado para que os profissionais demonstrem empenho na localização de soluções. Escute-os e auxilie quando surgirem dificuldades.

Se for possível, apresente as ferramentas, por exemplo, a Agile Team que serão utilizadas na realização das atividades. Perceba se todos sabem como usar os softwares com metodologia scrum, kanban ou outros programas e entendem o seu funcionamento. Peça ainda sugestões de outras ferramentas que podem ser úteis de acordo com as tarefas necessárias ao andamento do projeto. Se surgirem indicações, analise-as.

18. Faça o fechamento

No fim da apresentação, o gestor precisa responder a todos os questionamentos apresentados e não deixar que os clientes saiam com dúvidas. Confirme os objetivos antes de despedir-se e encaminhe os integrantes do time para que iniciem as suas tarefas imediatamente.

Por fim, tenha em mente que não existe uma forma correta e exata para fazer a reunião kick off. Você pode fazer a adaptação da prática e executar a ação conforme a cultura da empresa, o tipo de projeto a ser executado, o perfil dos clientes e dos profissionais etc. O que mais importa é que o encontro funcione e a equipe esteja alinhada.

A reunião de kick off é um dos pontos mais importantes das etapas iniciais de um projeto. Ela impactará diretamente em todas as rotinas da iniciativa, uma vez que é nesse momento que os profissionais alinharão estratégias e revisarão vários fatores críticos do projeto. Portanto, faça dela um ponto-chave para o início de um trabalho de qualidade e alta performance e acredite na importância da consultoria.

Enfim, essas são as 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente e ser bem-sucedido na apresentação do projeto. Agora você já sabe o que fazer para ter uma boa reunião de kick off e quais são as estratégias são as mais utilizadas pelos gestores das grandes companhias! Não cometa erros, demonstre segurança durante o contato e ganhe o seu cliente com técnicas adequadas.

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