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5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto

Durante toda a minha experiência profissional, tenho me deparado com diversos líderes de projetos. Há tanto os novatos, em desenvolvimento, quanto aqueles com maior experiência e grandes dificuldades para elaborar a sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP) — ou Work Breakdown Structure (WBS), em inglês.

O que percebo é que as dificuldades, em sua maioria, vêm do fato de essas pessoas não terem conhecimento básico sobre ferramentas e técnicas para o desenvolvimento da EAP. Assim, elas acabam cometendo desvios em sua construção sem, muitas vezes, se darem conta disso.

Todos nós sabemos que a EAP é a entrada para muitos processos. Isso ocorre principalmente com relação ao desenvolvimento de custos dos projetos, ocasionando sérios problemas acerca do desenrolar referente ao planejamento.

No artigo de hoje, vamos abordar algumas dicas para ajudar você e todos os que precisam desenvolver sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP), mas estão com dificuldades. Acompanhe!

Conceitos iniciais

Conforme preconiza o PMI, 2013, a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma representação gráfica de todo o trabalho essencial para a entrega do escopo do produto do projeto. A EAP deve representar todo e qualquer trabalho necessário até que seja feita a entrega do produto em si.

Pelo seu formato gráfico, ela representa uma excelente ferramenta para a comunicação com as diversas partes interessadas no projeto. Isso ocorre porque todo o trabalho está ali representado, o que torna bem mais fácil visualizar a amplitude do projeto.

Além disso, ela é estabelecida com a ajuda de algumas cores e símbolos, o que pode representar a situação de desenvolvimento de cada uma das partes do trabalho e agilizar a transmissão de informações.

Uma das principais técnicas adotadas para a construção da EAP é a decomposição do escopo (PMI, 2013). Essa metodologia consiste em dividir o escopo do trabalho do projeto, iniciando do mais alto nível, com as partes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Após isso, chega-se até um patamar que seja suficiente para que o controle do projeto e das demais estimativas possa ser realizado, o que minimiza diversos problemas possíveis. Uma boa estratégia para a elaboração da EAP da maioria dos projetos poderia ser (SOTILLE, 2009):

  1. Coloque o nome do projeto na linha.
  2. Insira, logo abaixo, a fases do ciclo de vida do projeto, considerando inclusive a etapa de gerenciar sua implementação.
  3. Decomponha as fases em entregas que serão feitas aos clientes.
  4. Se for necessário, decomponha-o em níveis (pacotes de trabalho) novamente, para melhorar suas estimativas e seus planejamentos.

As figuras 1, 2 e 3 abaixo representam as dicas da estratégia abordada acima.

(INSERIR AS IMAGENS DO POST ORIGINAL)

Mas o que é fase? Trata-se de uma etapa ligada à construção do produto final do projeto. Ela representa uma base para o modelo do ciclo de vida (ou de desenvolvimento) de um produto.

Para o desenvolvimento de um software, por exemplo, poderíamos ter como fases: especificaçãohomologação e implantação. Já para a engenharia civil, seria possível haver: projeto básicoprojeto detalhadoconstrução e entrega ao cliente. E, se pensarmos pela metodologia FEL, haverá: FEL0, FEL1 etc.

E o que é entrega ou produto? Trata-se de um produto ou subproduto a ser devidamente entregue por uma fase. Ele poderá ser facilmente verificado e analisado pelo cliente que o estiver recebendo.

No desenvolvimento de um software, por exemplo, poderíamos ter o documento de requisitos funcionais e o planejamento dos testes na fase de especificação. Em Engenharia Civil, uma possibilidade seria incluir as plantas elétricas e hidráulicas, além do licenciamento etc.

E então, o que é o Pacote de Trabalho? É o menor nível da EAP que representa uma parte de um produto ou subproduto a ser entregue ao cliente. Esse tipo de recurso nos ajuda a estimar e a controlar o projeto.

A contratação de um fornecedor para o desenvolvimento do projeto, por exemplo, poderia passar por: Especificação Técnica, Tomada de Preço e Contratação.

Dicas para o desenvolvimento de uma Estrutura Analítica de Projeto

Agora que já definimos o termo, vamos a algumas dicas úteis para apoiar o processo de desenvolvimento da sua EAP:

1. Reúna especialistas do produto do projeto

Nenhum gerente de projetos deve montar a sua EAP sem ter, junto a ele, os especialistas técnicos que podem responder pelos produtos. São eles que vão ajudar a identificar o que será entregue ou não ao cliente — validando, dessa forma, a declaração do escopo. Eles também são os que vão apresentar o melhor conhecimento, a fim de ajudar a definir a decomposição de uma entrega em menores pacotes de trabalho.

2. Busque EAP’s de projetos anteriores da sua organização ou de um produto similar

Se a sua empresa elabora projetos similares com frequência, uma boa tática é buscar a EAP de trabalhos anteriores para usar como referência. Mas, se a sua companhia não desenvolve projetos com alguma regularidade, você pode se basear em uma EAP de um produto similar ao seu.

Lembre-se, porém, de tomar o cuidado de avaliar se as fases e os produtos a serem entregues realmente são equivalentes ao seu processo de produção. Nunca se exima de pensar! É bem provável que você vá encontrar muitas lições aprendidas na construção dessas outras EAP’s.

Isso, de fato, vai ajudá-lo a não cometer novamente os mesmos erros, principalmente no que diz respeito à falta de escopo. É provável que equipes mais experientes já tenham passado por muitas das dúvidas e dificuldades que você terá de enfrentar e, por isso, precisaram descobrir saídas, planos de contingência e soluções para a maior parte desses desafios.

3. Avalie a estrutura da sua EAP

Ao concluir o processo, verifique, em seguida, se a sua EAP está realmente dividida em Fases, Produtos e Pacotes de Trabalho. A indicação de proceder dessa forma se dá por conta de, no processo de construção, ser comum que o conceito se perca, principalmente se o projeto for muito grande ou precisar se basear em muitas áreas de conhecimento.

Confira também se, por acaso, você colocou verbos na EAP, pois eles designam atividades que não são demonstradas em uma estrutura do tipo. Não se esqueça de que o processo é de decomposição.

Sendo assim, se for preciso dividir um pacote de trabalho, distribua-o em pelo menos 2 outros pacotes. Se houver apenas 1 pacote resultante da “decomposição”, pode-se dizer que ele é o “produto” em si — ao menos em termos de trabalho.

4. Saiba que gerenciar também é trabalho

Como ocorre com todos os projetos, o seu também precisa ser gerenciado. Portanto, é necessária uma fase específica que contemple o trabalho da equipe de gerenciamento do projeto, as suas entregas e os pacotes de trabalho.

Negligenciar esse importante estágio em prol apenas de fases operacionais pode resultar em perda de foco para o projeto, dificuldade de integração e subprodutos que não agregam valor entre si.

Lembre-se: ambas as frentes de atuação — gerencial e operacional — são úteis, necessárias e muito importantes. Você precisa encontrar uma forma de equilibrar os dois lados para que o produto final seja condizente com a expectativa do cliente e com o escopo original.

5. Simplifique

Muitos líderes de projetos acham que, quanto mais complicado, melhor parece o trabalho que foi realizado. O que ocorre, na realidade, é que essa premissa não é verdadeira. Trabalhar com uma estrutura de EAP muito complexa serve apenas para dificultar a orientação dos colaboradores e atrasar a entrega de resultados concretos.

Dessa forma, opte por manter a sua EAP mais simples e compacta, e não por transformá-la em algo muito complexo. Projetos de pequeno porte — e até alguns de estrutura média — suportam de 3 a 5 níveis de EAP com grande maestria.

É claro que isso não significa que seja necessário retirar trabalho do projeto ou, muito menos, deixar de incluir as atividades necessárias. Não se esqueça de que é possível utilizar outros mecanismos de controle, tais como atividades, marco de datas e relatórios. Não vamos empregar apenas uma ferramenta para tudo.

6. Em caso de erro, reestruture

Nenhum projeto (ou gestor) está isento de erros, independentemente do estágio em que se encontra seu andamento ou do setor a que lhe diz respeito. A cada fase finalizada, quanto mais uma equipe nega suas próprias falhas com relação ao planejamento original, mais está comprometendo suas chances de entregar o produto final para o cliente com a qualidade esperada.

Por isso, a sua Estrutura Analítica de Projeto deve ser sinal de uma boa gestão — e não um atestado de falhas da equipe. Da mesma forma, um time eficiente e eficaz não superestima suas capacidades de previsão.

O ideal é que, após o planejamento e o estabelecimento de um prazo mínimo, ele seja estendido entre 30% e 70%. Isso porque essa é a média de desvio que qualquer projeto tem de sua estimativa original.

E, quanto mais longo for o prazo, maior é a chance de que algo aconteça durante o processo. Negar que possa ocorrer imprevistos é um erro grave em qualquer planejamento de projeto.

Os 10 Mandamentos

Compartilho com vocês o brinde que Xavier (2009) nos deu com os 10 mandamentos para a construção de uma EAP:

  1. Cobiçarás a EAP (Estrutura Analítica de Projeto) do próximo.
  2. Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto.
  3. Não usarás os nomes em vão.
  4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da EAP.
  5. Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto.
  6. Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente.
  7. Honrarás o pai.
  8. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai (Mandamento dos 100%).
  9. Não decomporás em somente um subproduto.
  10. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto.

De posse dessas informações, mãos à obra na construção de sua boa Estrutura Analítica de Projeto!

Conclusões

Como a EAP é a base para o planejamento de todas as áreas de conhecimento, cometer falhas em sua construção — ou até mesmo ter uma estrutura mal construída — é o caminho para a implementação de um projeto frágil e sujeito a muitas intempéries ocasionadas pelo seu mau planejamento.

Neste post, portanto, conseguimos visualizar a importância de uma Estrutura Analítica de Projeto em toda a sua amplitude. Vimos, entre as diversas informações:

  • os conceitos necessários para conseguir elaborar uma EAP eficiente;
  • a necessidade de reunir os especialistas e engajá-los em prol da construção de uma EAP eficaz;
  • a importância de avaliar a estrutura em todas as fases para fazer uma Estrutura Analítica que possa minimizar falhas e, por consequência, diminuir o retrabalho;
  • a verificação do papel do gerenciamento em todo o processo, desde o planejamento, passando pela execução e chegando à entrega do produto final, incluindo a avaliação, também após a entrega, do que pode ser melhorado nos próximos projetos;
  • formas de simplificar a EAP, a fim de que o entendimento possa ser fácil e acessível, acelerando todo o processo e facilitando a comunicação dos líderes de projeto com os seus subordinados e, também, entre departamentos e membros das equipes entre si;
  • as vantagens de se flexibilizar sempre que necessário, para poder dar conta de qualquer reestruturação necessária quando ocorrem os erros;
  • os benefícios de se utilizar projetos anteriores ou, ainda, de poder se inspirar em Estruturas Analíticas de outros trabalhos, a fim de verificar tanto a forma de montar uma estrutura quanto de verificar, pela experiência com outras metodologias, o que foi erro e o que foi acerto, minimizando a chance de haver problemas.

No mais, houve diversos detalhamentos capazes de auxiliar o planejamento e a formulação da Estrutura Analítica de Projeto. Também é importante ressaltar o papel do gestor e da perfeita comunicação entre todos os envolvidos, o que inclui otimizar os processos por meio de ferramentas que possam facilitar o dia a dia de trabalho.

Após acompanhar este post, você conseguirá criar sua Estrutura Analítica de Projeto sem problemas, conseguindo aliar agilidade, facilidade de comunicação e todos os dados necessários para uma execução com o mínimo de retrabalho na entrega de um produto de qualidade.

Quer discutir mais algum ponto sobre a EAP? Ou, ainda, deseja esclarecer alguma dúvida? Deixe um comentário!

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