Não tem como trabalhar com gestão de projetos sem conseguir entender o que é o Termo de Abertura do Projeto.

Se você ainda não tem muita segurança sobre o assunto e quer entender um pouco mais a respeito, continue lendo e descubra como este documento funciona, assim como todos os detalhes necessários para que consiga usá-lo em seu favor no desenvolvimento de projetos. Boa leitura!

O que é

Antes de tudo, o Termo de Abertura do Projeto é o documento que dá início a ele. Ou seja, é o primeiro passo que você precisa dar para criar uma metodologia de gestão de projetos para sua empresa.

Afinal, ele reconhece formalmente o início de um novo projeto e serve como base para o trabalho do gerente de projeto, que recebe a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades que envolvem seu desenvolvimento. Assim, possui diversas informações sobre o projeto, incluindo estimativas iniciais de qual o prazo destinado, recursos necessários e orçamento disponível.

Também chamado de Project Charter, ou pela simples sigla TAP, este documento é muito mais que uma mera burocracia. Ele é realmente a base do projeto e tem as principais informações para que qualquer pessoa que tenha contato com a empreitada consiga entender de uma vez suas principais particularidades.

Para que você entenda melhor, fizemos um resumo do que você vai encontrar em um Termo de Abertura do Projeto.

Nossa proposta para o Termo de Abertura do Projeto

Em nossa proposta para o Termo de Abertura do Projeto, constam os seguintes campos:

Objetivos do documento

Normalmente, o tipo de informações básicas que existe em cada TAP é muito parecido. Mesmo assim, é necessário iniciar o documento descrevendo rapidamente para que ele serve e o que será encontrado logo adiante.

Situação atual e justificativa do projeto

Todo projeto precisa ter um motivo para existir, e é neste espaço que vamos encontrar essa informação.

Objetivos SMART e critérios de sucesso do projeto

Neste campo deve se discriminar aonde se quer chegar e como será mensurado se realmente conseguimos chegar lá. Usando a metodologia de Objetivos SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time based), tudo fica mais prático e produtivo.

Produtos e principais requisitos

Produto é aquilo no que o projeto vai resultar quando chegar ao seu final. São os outputs. Quanto aos principais requisitos, estamos falando de tudo o que o projeto precisa para rodar (máquinas, softwares, pessoal capacitado, insumos em geral).

Marcos

Também conhecidos como milestones, ou marcos de etapa, são as identificações de entregas mais significativas do projeto. São eles que definem o encerramento de uma fase ou etapa.

Equipe do Projeto

Como você deve imaginar, aqui vem a descrição de todos os envolvidos diretamente no projeto. Isso é muito importante para saber quem é responsável por cada tarefa durante todo o tempo.

Premissas

Algumas suposições nas quais se acredita e se confia que sejam verdadeiras, embora ainda estejam para ser testadas como, por exemplo, pressupor que um fornecedor consiga entregar um produto em até determinado prazo. Ou que um software seja capaz de fazer determinado cálculo, assim como supor que não haverá uma mudança no comportamento do mercado significativa o suficiente para inviabilizar o projeto.

Restrições

Limites que já são conhecidos e que impactarão o projeto. Normalmente há restrições quanto a aportes financeiros, prazos e tamanho da equipe. Podem estar ligados também a aspectos técnicos.

Riscos

Mapear, conhecer e controlar os riscos é uma etapa fundamental em todo projeto. Nesse momento, alguns deles — os mais iminentes — já são listados para que se possa ter noção do que pode ocorrer (tanto de pior como de melhor) antes mesmo de se começar o projeto. Lembre-se, portanto, que existem riscos negativos e positivos.

Orçamento do Projeto

Aqui vão os números. É indicado o valor que se tem disponível para todo o projeto com detalhamento das suas informações, como prazos de entrada de verba e outros detalhes do tipo. Para muitos gerentes de projetos, esse é um dos pontos que mais tiram o sono.

O Project Builder possui todos esses campos e gera automaticamente seu termo de abertura.

Como funciona

Embora normalmente não seja o primeiro documento confeccionado para um projeto, ele é, sem dúvida, o primeiro exigido na formalização de um. Em outras palavras, é por meio de um Termo de Abertura do Projeto que se tem a autorização formal para começar.

Quando se percebe a necessidade de criar um projeto, normalmente algumas perguntas começam a circular. Pessoas vão querer saber se há dinheiro disponível, se a tecnologia está adequada, se faz sentido investir em algo do zero e se o tempo é o suficiente para se atingir os objetivos desejados.

Além dessas, outras questões também acabam sendo levantadas e para todas elas, algumas informações já são buscadas. Assim, estudos de viabilidade, consultas ao financeiro, identificação do pessoal que poderia ser alocado, de quem seria o patrocinador, espaço físico e outros recursos também destinados a um hipotético projeto até esse momento, começam a ser esboçados.

Quando essas informações tomam corpo o suficiente para se montar um projeto, tudo é consolidado por meio de uma TAP e o patrocinador assina o documento dando aval para que comece a corrida. É assim que ele nasce.

Por que é importante

Ter um Termo de Abertura do Projeto feito, e bem-feito, é fundamental para que ele consiga se desenvolver da maneira adequada.

Lembre-se: esse documento é a base para tudo o que virá pela frente e deve ser repassado aos envolvidos para que saibam do que se trata. Como ele concentra a síntese de tudo que é relevante, fica fácil de disseminar essas informações de maneira homogênea e completa o bastante para todos.

Imagine, por exemplo, que no meio do projeto seja necessário desalocar várias pessoas e trazer outra equipe que não tenha a menor ideia do que se trata o trabalho. Nesse caso, o novo grupo certamente vai precisar de algum tempo para se ajustar e entender o que está acontecendo.

Contudo, dando uma olhada em todos os pontos da TAP, fica bem mais fácil ter uma boa noção de todo o projeto. A partir daí, o que se precisa fazer é buscar o cronograma e saber até onde foi possível avançar.

Como criar

O nascimento de um projeto — que normalmente é muito bem marcado por uma TAP — pode ocorrer de diferentes maneiras. Isso porque dependendo da instituição, a cultura de projetos pode estar mais ou menos evoluída.

Se estivermos falando de uma empresa que tem um escritório de projetos formalmente constituído, com gerentes de portfólio, gerentes de projetos, analistas de projetos e assistentes, por exemplo, a tendência é que tudo seja feito de forma mais ordenada.

Nesse caso, já temos um modelo operacional que indica quem começará a desenvolver a TAP, quais são as pessoas mais indicadas para participarem do projeto, quem vai fazer a identificação dos objetivos, conversar com o patrocinador etc. Pode até ser que essa pessoa já seja o próprio gerente do projeto, o que é uma boa ideia, pois ele fica muito mais alinhado com tudo desde o início.

Por outro lado, pode acontecer também de um projeto ser iniciado de maneira menos ordenada, com pessoas já trabalhando enquanto o orçamento ainda está por ser liberado e a alocação de uma equipe segue sob dúvidas. Por isso, é importante que seja feito um Termo de Abertura do Projeto assim que se perceber que realmente a coisa está tomando forma.

Se for você o responsável por criar a TAP, busque as informações necessárias com todos os envolvidos e tente preencher cada item do documento com as informações mais corretas e atualizadas que conseguir.

Acima de tudo, lembre-se que ela não é mera formalidade, mas sim um instrumento precioso para que o projeto consiga ser desenvolvido de maneira profissional e com responsabilidade.

Agora que você já sabe o que é o Termo de Abertura do Projeto e como ele funciona, aproveite para ter acesso aos nossos conteúdos sobre gestão de trabalho, seguindo nossas redes sociais. Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e YouTube.