Identificar as partes interessadas precisa ser uma das primeiras atividades realizadas ao se iniciar qualquer projeto, pois muitas das decisões durante sua execução dependem dos chamados stakeholders-chave — interessados que têm um grande impacto sobre a iniciativa. Mas como identificar esses tais stakeholders? Como saber quais deles realmente são peças-chave para o projeto? Pois continue conosco por mais alguns minutos e descubra:

Quem são os stakeholders-chave?

Stakeholders são todas as pessoas, empresas e instituições que impactam ou são impactadas pelo projeto, seja de forma direta ou indireta. E a verdade é que, na prática, cada stakeholder tem um grau diferente de influência sobre o projeto, o que faz com que seja necessário classificar essas partes interessadas de modo a dar a devida atenção a cada uma.

Os stakeholders-chave são aqueles impactados diretamente pelo projeto ou que têm um alto grau de influência sobre a iniciativa. Uma comunidade que será afetada pela canalização de um rio ou um órgão público que tem o poder de vetar uma licença ambiental e, com isso, colocar todo o projeto a perder são bons exemplos de stakeholders-chave.

E como esses stakeholders podem ser tanto internos como externos, não deixe de considerar sócios, investidores, funcionários influentes, concorrentes e órgãos governamentais, ok?

Lembre-se de que toda iniciativa tem ao menos um stakeholder-chave, e saber identificá-lo é essencial para que o projeto se desenvolva com bastante tranquilidade e segurança.

Qual a importância de conhecê-los?

Saber quem são os stakeholders-chave de cada projeto permite que você identifique interesses, alinhe expectativas e descubra — o quanto antes — a melhor forma de lidar com eles, transformando-os em aliados e não opositores. Quando você identifica com exatidão quem são as partes interessadas em seu projeto, pode desenvolver uma comunicação clara e objetiva com cada uma delas, estabelecendo assim uma relação de confiança que levará ao engajamento desses públicos e à integração de esforços para o sucesso do projeto.

Quais os benefícios de identificá-los?

Quando você envolve as pessoas certas em qualquer iniciativa, agrega diferentes visões a seu respeito, o que pode se tornar um diferencial e tanto para o sucesso final do projeto. No desenvolvimento de um software de gestão empresarial, por exemplo, o diretor da empresa até pode saber do que precisa, mas se não contar com a participação dos funcionários, não conseguirá identificar as reais necessidades de quem efetivamente utilizará a ferramenta.

O papel do diretor é, portanto, pensar na estratégia e não na operacionalização das ações. Por isso, é fundamental que todos os envolvidos — tanto impactantes como impactados — sejam consultados durante o processo de desenvolvimento da solução. Nesse caso, até os clientes podem se tornar stakeholders, afinal, o ERP também serve para otimizar processos internos e melhorar o atendimento ao consumidor, não é verdade?

Além de ampliar sua visão sobre a extensão do projeto e explicitar quais serão suas consequências para os públicos envolvidos, assim você também conquista defensores para sua iniciativa, eleva a credibilidade do projeto devido ao apoio a ele conferido e, com isso, aumenta as chances de sucesso!

Como fazer essa identificação?

Chegamos à parte principal da nossa conversa. Agora que você já sabe o que são os stakeholders-chave, qual é sua importância e quais são os benefícios de identificá-los, vamos para a parte prática: como saber para quem dar maior importância ao longo do desenvolvimento do projeto? Siga nossas dicas e caminhe rumo ao alcance de seus objetivos:

Liste todas as possíveis partes interessadas

A princípio, faça uma sessão de brainstorming para listar todas as potenciais partes interessadas no projeto. Aqui não importa (ainda) o grau de interesse ou de impacto que cada stakeholder tem, de forma que o que você precisa é ter uma visão de quem são os públicos afetados pela iniciativa.

Além desse brainstorming inicial, faça pesquisas de mercado, realize um benchmarking com a concorrência, converse com o cliente e envolva o maior número de pessoas possível para compreender a extensão total dos públicos envolvidos.

Entenda os interesses de cada stakeholder

Com a lista de stakeholders formada, procure entender quais são os interesses de cada um a respeito do projeto. Nesse momento é importante pensar tanto positiva quanto negativamente, viu?

Assim, se algum stakeholder tiver interesses que possam prejudicar a iniciativa, relacione! É o caso de um político influente que pode não querer que sua empresa adquira uma área vizinha à sua residência para transformá-la em uma planta fabril, por exemplo, ou de um concorrente que escolhe minar sua iniciativa de expandir os negócios fazendo lobby para que você não adquira um investimento externo. Absolutamente todas as possibilidades devem ser exploradas para que você consiga conhecer profundamente quem são seus stakeholders-chave e como tratá-los, a fim de atingir seus objetivos.

Determine os respectivos níveis de influência

Você já sabe quem são e o que querem, agora é hora de determinar o nível de influência de cada stakeholder sobre o projeto — e por influência entenda a capacidade desse stakeholder de alavancar o projeto ou de paralisá-lo. Você pode inclusive montar um diagrama para entender esse nível de influência:

Note que o lado direito do quadrante é onde você deve focar seus esforços de comunicação e relacionamento — em especial no quadrante superior direito, que possui alta influência e alto interesse no projeto. Essas pessoas são as que têm o poder de potencializar seus esforços ou de barrá-los.

Classifique seus stakeholders por ordem de importância

Seja com base no diagrama que apresentamos anteriormente ou ainda em um sistema de pontuação de acordo com os níveis de influência e de interesse no projeto, classifique seus stakeholders em ordem de importância e desenvolva um plano de ação para cada um deles: como você vai conversar com esses stakeholders, como vai obter seu apoio, que tipo de riscos cada um pode trazer ao projeto e como mitigá-los? E se por acaso o inesperado acontecer, como sairá de uma situação de conflito com os stakeholders mais influentes?

Veja que aqui você precisará, mais do que nunca, de duas competências essenciais ao gerente de projetos: comunicação e negociação. O segredo é se manter sempre à frente da sua equipe e evitar embates desnecessários, mantendo um diálogo aberto com todas as partes interessadas.

Identificar os stakeholders-chave depende da complexidade de cada projeto. Assim, quanto mais complexo ele é, mais stakeholders estarão envolvidos e maior deve ser o cuidado ao classificá-los, determinando que tipo de atuação deve ser desenvolvida junto a eles. Mas e você, como identifica os stakeholders-chave dos seus projetos? Tem uma metodologia de trabalho diferente da que apresentamos aqui? Deixe seu comentário e contribua com suas dicas!