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Status report: benefícios, usos e modelo

Um status report é um documento simples que existe para o gerente do projeto, o cliente e a equipe interna atualizarem periodicamente os envolvidos a respeito da situação do projeto, pontos de atenção, entregas que foram realizadas (ou deveriam ter sido) em um determinado ponto no tempo.

Esses relatórios devem ser enviados com frequência predeterminada pela equipe do projeto, de forma a atualizar todas as partes envolvidas a respeito do progresso do trabalho. É uma formalização importante para que o cliente veja se tudo está dentro do prazo estabelecido previamente.

A entrega final do status report inclui a aprovação do produto, com ou sem alterações, junto às equipes responsáveis.

Neste post, você vai conhecer algumas das principais vantagens da utilização de um status report e outras dicas sobre o assunto. Acompanhe o texto e veja como poupar tempo na apresentação dos seus projetos!

Principais vantagens do uso do status report

Reportar o status de um projeto pode fazer toda a diferença no desenvolvimento dos processos. Como é uma espécie de “prestação de contas” que os gestores oferecem aos clientes, é preciso medir as informações que serão repassadas e conquistar a confiança daqueles que contrataram os serviços da sua empresa.

Quer saber mais a respeito das principais vantagens do status report? Confira abaixo.

Foco

Quando você está gerenciando um grande projeto com várias partes interessadas, o status report é uma ferramenta útil para concentrar todas as informações e questões de cada semana. Você pode destacar ações para envolvidos específicos em um local separado e dar a todos na visão geral desse projeto.

Clareza

Se houver qualquer desvio em termos de prazo, ou questões que afetam o orçamento, o status report é um ótimo lugar para evidenciá-los e chamar a atenção das partes interessadas.

Mesmo não sendo a melhor forma de dar uma má notícia, é uma maneira de certificar-se de que você, como responsável pelo projeto, está verificando regularmente o estado atual em relação ao prazo e orçamento original do plano de projeto.

Registro

Resumindo decisões-chave, o progresso e as ações futuras a cada semana de seu projeto, significa que haverá registro de como o projeto tem evoluído.

Como o GP é muitas vezes o ponto central de um projeto, é sua responsabilidade distribuir essa informação e deixar todos a par do que está acontecendo. Isso também ajuda no caso de um imprevisto. Em caso de doença ou férias, outras pessoas podem assumir o projeto sem grande dificuldade. Basta ter uma referência para verificar em que pé está o projeto.

Identificação de riscos

A elaboração do status report facilita que a equipe identifique quais os riscos reais que podem afetar o seu projeto. Além disso, todos eles são documentados, o que facilita os projetos futuros e economiza tempo.

Antecipar riscos possíveis evita que os mesmos erros sejam cometidos e proporciona uma estimativa de conclusão mais assertiva, já que os riscos previstos podem ser evitados ou solucionados mais rapidamente.

Planejamento de custos e investimentos

Um status report eficiente é capaz de planejar os custos que compõem determinado projeto.

Além de estimar esses valores, também é possível controlar os gastos já feitos e traçar um panorama entre orçamento planejado x custo real ao final do projeto. Esses dados possibilitam que a empresa planeje, economize e evite prejuízos causados por conta da falta de planejamento.

Maior visibilidade

Comandando a partir do último ponto do status report, também é útil destacar o status do projeto para sua equipe interna. Dessa forma, a equipe não vai se concentrarapenas em suas atividades específicas, mas também terá a visão e conhecimento do projeto como um todo.

O que caracteriza um bom status report

Para que um status report seja realmente eficiente, ele deve oferecer:

Até aqui, tudo entendido? Ótimo! Mas, afinal, como elaborar um relatório de status que funcione e a que devemos ficar atentos? Veja abaixo.

Objetividade

Um status report deve ser objetivo e conciso. Esse é um documento que visa expor dados reais, por isso, não existem razões para dar espaço à prolixidade.

Todos os dados e informações contidos devem ser de fácil entendimento, evitando o ruído de informações ou reuniões muito longas. Claro que um status report apresenta um grande número de informações, mas é possível ser econômico e compactar os dados em gráficos, tabelas e outros recursos visuais que facilitam o entendimento.

É importante que, na hora da elaborar o status report, o leitor seja levado em consideração. Informações técnicas demais não agregam em nada e ainda podem confundir aquele que precisa avaliar o seu trabalho.

Linha do tempo

Apresentar um relatório com uma linha do tempo é um detalhe fácil de ser providenciado e que pode fazer toda a diferença. Esse é um recurso visual que ajuda no entendimento e deve conter informações importantes, como atividades que já foram concluídas, datas de planejamento para as próximas etapas e se existem pendências.

Esses dados são importantes tanto para a equipe do projeto quanto para o cliente, que pode avaliar se o seu planejamento coincide com a prática e tudo está em congruência com o que foi pedido.

Curva de avanço

Quer um status report completo? Não deixe de apresentar uma curva de desempenho das atividades previstas. A metodologia mais conhecida é a Curva S, que permite identificar o que foi planejado e o que foi, de fato, executado. Essas informações ajudam a equipe a identificar o que pode estar atrasando entregas e se as estimativas estão de acordo com a prática.

Relação entre custo e orçamento

Essa é uma das informações mais importantes do status report. Ter em mãos o valor inicial e quanto um projeto já custou é capaz de proporcionar grandes economias nos projetos futuros. Além disso, vale lembrar que um orçamento é planejado rigorosamente por quem vai bancá-lo, por isso, não é possível que os custos ultrapassem muito esse valor.

Imprevistos acontecem, mas quando essa relação entre custo e orçamento é bem planejada, fica mais difícil que o cliente precise desembolsar mais dinheiro e que fique, consequentemente, insatisfeito com o trabalho. Obviamente que esses dados estão diretamente ligados à viabilidade do projeto, logo, atente-se a isso.

KPIs bem definidos

A sigla KPI vem do inglês Key Performance Indicator, ou Indicadores de Chave de Performance, em tradução livre. São dados selecionados pelos gestores que indicam se o desempenho está conforme planejado e se as metas estabelecidas estão sendo cumpridas pela equipe. Esses dados são capazes de ser mensuráveis, para poderem medir, de fato, o trabalho de uma equipe dentro do andamento de um projeto.

Para definir as KPIs mais indicadas para seu projeto, é preciso que o gestor ou gerente de projetos analise com cautela e atenção quais os objetivos de determinado empreendimento ou produto. Depois de uma meta principal definida, ela deve ser dividida em outros pacotes de trabalho menores.

Assim, facilita-se a compreensão da sua equipe de colaboradores e estimula-se o trabalho com prazos possíveis e reais. Isso torna possível que cada um saiba as funções que devem ser desempenhadas e quais suas responsabilidades dentro de um projeto, evitando atrasos e facilitando o trabalho do gestor na hora de analisar o desempenho da equipe.

Cores diferentes para cada status

Esse é um detalhe que pode parecer coadjuvante para alguns gerentes de projeto, mas a utilização de cores diferentes para cada status pode facilitar muito a leitura de um status report.

Um exemplo é utilizar o vermelho e o amarelo para aquilo que atrasou ou que tem pouco tempo restante para execução, enquanto o verde indica o que já foi cumprido. Também podem ser utilizadas cores que mostrem quais tarefas precisam de maior atenção e que estão saindo muito do tempo planejado anteriormente.

Formato ideal

Um status report eficiente deve ter o formato mais indicado para seu cliente. Para isso, é necessário que o gestor e o patrocinador ou cliente se alinhem e cheguem a uma conclusão a respeito de como essas informações devem ser apresentadas. Embora cada empresa tenha seus formatos já preestabelecidos, é preciso chegar a um acordo.

Para atingir o formato ideal do seu relatório, conheça seu cliente. Quanto mais alto for o nível de conhecimento de quem analisará o status report, mais gerencial e técnico ele deve ser. Seja objetivo, apresente um resumo inicial e garanta o sucesso do seu projeto.

Existem diversos modelos de status report disponíveis na internet e também por meio de softwares de gestão. Além disso, quando você encontra um modelo eficiente para o que seu cliente precisa, é possível reaproveitar e reutilizar o escopo de um projeto.

Cliente Project Builder

Para quem já utiliza o Project Builder o relatório de status report pode ser gerado facilmente via Project BI, quando você necessita de uma maior personalização, ou via detalhes de projetos, acessando Relatórios > Todos > Relatório de Desempenho de Projeto.

O relatório exibe o comparativo de esforço previsto e realizado por pessoa, situações por tipo de componente, total de registros, notificações, documentos, riscos etc. No relatório, em apenas um clique, você gera todas as informações necessárias para um status report eficiente e ainda pode mandar facilmente para todos os envolvidos.

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