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Gerenciamento de riscos em projetos: 9 dicas para você ter sucesso

Sempre que uma iniciativa é malsucedida, vem alguém e diz: “você sabia dos riscos inerentes ao projeto”. Mas o que muitas pessoas não levam em consideração é que manusear o gerenciamento de riscos em projetos pode ser também algo positivo.

Por exemplo, se você joga na Mega Sena, corre o risco de não ganhar, mas também corre o risco de ganhar. O que você tem que fazer é gerenciar as variáveis (positivas e negativas) que influenciam seu projeto para que você atinja o objetivo a que tanto almeja. Neste sentido, gerenciamento de riscos em projetos é um conjunto de ações que visam maximizar os riscos positivos e minimizar os riscos negativos.

Veja a seguir 7 dicas para ter sucesso no seu gerenciamento de riscos de projeto!

1. Conheça os componentes do gerenciamento de riscos

Quando você começa a idealizar o Plano de Gerenciamento de Riscos, identifica três componentes: o evento (risco em si), a probabilidade de que ele aconteça e também o impacto, caso este ocorra. Por exemplo, se você está construindo uma casa próxima a uma árvore centenária, existe o risco de que a árvore caia. Mas qual a probabilidade de isso acontecer? E se ocorrer, que tipo de estrago ela fará?

Para cada risco listado, tanto negativo quanto positivo, você fará esta análise, classificando os riscos de maneira que os mais importantes sejam tratados rapidamente, visando preservar o resultado buscado com o projeto.

Depois de listados e classificados os riscos, você elabora um plano de ação para mitigar os riscos negativos (eliminá-los ou reduzir a probabilidade de incidência e o impacto) e maximizar os riscos positivos (aumentar a probabilidade de que eles aconteçam).

Isto não significa que os riscos positivos se tornarão realidade, nem que os riscos negativos nunca ocorrerão. Significa que você estará preparado para aproveitar as oportunidades que se apresentarem, assim como para agir rapidamente quando um problema surgir.

2. Saiba como ter sucesso em gerenciamento de riscos em projetos

Gerenciar riscos em projetos requer uma boa dose de análise crítica e de planejamento. Não é ser pessimista nem otimista demais, é ver o cenário em que o seu projeto está sendo desenvolvido por completo, com todas as oportunidades e ameaças.

Este é o momento para você pensar no quanto seu projeto é arriscado, em quais benefícios ele pode trazer para os usuários finais, em como seu cliente pode tirar proveito do investimento que está fazendo.

Depois de pensar nisso tudo, você poderá gerenciar seu projeto com muito mais eficácia.

3. Identifique todos os riscos corretamente

Até mesmo o mais absurdo dos riscos deve ser considerado no momento de fazer seu Plano de Gerenciamento de Riscos. Se ele for passível de acontecer, você deve saber quais são as consequências, já que praticamente todos os riscos terão impacto em, pelo menos, três áreas do seu projeto: escopo, tempo e custos.

Uma boa ferramenta – mas não a única – que pode ser utilizada para esse fim é a análise de SWOT.

ANÁLISE DE SWOT

O termo SWOT é um acrônimo, no inglês, para Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Quer dizer, corresponde a um modelo que organiza as Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades. Na prática, o que se faz é um estudo das características internas (forças e fraquezas) e uma análise externa (oportunidades e ameaças).

No conceito de gerenciamento de riscos de projetos, a análise de SWOT se aplica muito bem como uma técnica de identificação de riscos.

Isso porque os riscos podem ter consequências positivas (forças, oportunidades) ou negativos (fraquezas, ameaças) e podem ser internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças).

BENEFÍCIOS DA ANÁLISE SWOT

A análise de SWOT tem muito a contribuir para a gestão de riscos, pois permite olhar por outra perspectiva. Desse modo, gestor e equipe têm a possibilidade de encontrar riscos não identificados por outras técnicas.

É também uma ferramenta que está em consonância com a visão moderna de riscos: não são apenas potenciais problemas, mas também oportunidades.

E, finalmente, a análise de SWOT possibilita visualizar se há forças internas o suficiente para arcar com as ameaças (riscos negativos) ou para potencializar as oportunidades (riscos positivos). E, ainda, se as fraquezas são tão expressivas a ponto de inviabilizar o sucesso do projeto.

Desse modo, a análise de SWOT permite também realizar uma análise preliminar dos riscos no momento da sua identificação.

Realizando uma análise um tanto mais aprofundada sobre a aplicação da análise de SWOT, pode-se dimensionar até quanto a empresa, de fato, está disposta a se arriscar em benefício dos resultados.

Ou seja, a tolerância a riscos permite aferir até quanto dinheiro a empresa aceita investir e o quanto pode esperar até que o índice de falha seja considerado aceitável.

Em síntese, para efeito de identificação de riscos, tudo o que é assinalado como sendo ameaças e oportunidades são riscos (negativos e positivos).

Perceba que a fraqueza pode ser entendida como risco ou como um agravante para a ameaça. Já as forças mitigam as fraquezas e protegem – até certo ponto – o projeto de sofrer com as ameaças.

A ANÁLISE SWOT COMO FERRAMENTA INTERATIVA

Além de auxiliar no processo de identificação de riscos, as forças e fraquezas são elementos que apoiam a análise do risco e o planejamento de respostas a estes.

A fraqueza, por exemplo, aumenta a probabilidade de uma ameaça vir a afetar o projeto, ou aumenta o impacto desta.

A força, nesse caso, tem um efeito contrário. Por exemplo, a capacidade de investir na capacitação pode ser uma força para se aplicar no projeto e, ao mesmo tempo, a resposta ao risco para combater uma fraqueza e ameaça.

Note que, usando a análise de SWOT como ferramenta, os processos de gerenciamento de riscos se tornam ainda mais interativos.

Mas, ainda que a análise SWOT seja um método válido na identificação de riscos, outras estratégias e ferramentas adicionais podem e devem ser utilizadas em conjunto, viabilizando brainstormings mais produtivos e uma melhor gestão dos riscos.

4. Dimensione o risco com precisão

Um risco mal dimensionado é tão perigoso quanto um risco não identificado. Se você subestima o impacto de um risco no orçamento do projeto e depois percebe que o projeto se torna inviável pelo acréscimo financeiro, de que forma justificar isso para o seu cliente?

É por isso que você deve usar as ferramentas adequadas para dimensionar o impacto de cada risco no todo, considerando as possíveis ações para reduzir ou maximizar seus efeitos.

Uma das formas mais comuns de se dimensionar os riscos com maior precisão é por meio da matriz de riscos.

MATRIZ DE RISCO

A matriz de riscos, como diz o próprio nome, consiste numa matriz que serve para melhor classificar os riscos existentes no projeto, atribuindo a esses graus de relevância.

Em síntese, é composta por dois eixos principais: o vertical de probabilidade de surgimento do risco e o eixo horizontal do grau de impacto do risco no projeto – caso ocorra.

EIXO DE PROBABILIDADE DA MATRIZ DE RISCO

Sendo uma matriz, permite categorizar os riscos em diferentes possibilidades de ocorrência:

Quase certo: esta é uma atribuição aos riscos que são quase impossíveis de se evitar. Por essa razão, convém estudar iniciativas de mitigação que deverão ser colocadas em prática depois do risco se tornar um ofensor concreto.

Alto: significa que a chance de o risco ocorrer é grande, pois costuma se realizar, de fato. Assim, precisa ser gerenciado de perto.

Médio: consiste no risco que tem probabilidade ocasional de acontecer. Para tal risco, vale a pena planejar respostas, mas sem tanta preocupação como nos casos acima.

Baixo: quer dizer que o risco tem pouca chance de se concretizar.

Raro: neste caso, é muito improvável que o risco aconteça. Assim, só valeria a pena se preocupar nos casos em que esse risco se mostrasse com impactos grave ou gravíssimo.

EIXO DO IMPACTO DA MATRIZ DE RISCO

Gravíssimo: traduz-se em um risco que pode fazer com que o projeto seja inviabilizado ou que o dano ocasionado seja irreversível.

Grave: consiste em um risco que apresenta consequências que podem comprometer drasticamente o resultado do projeto, acarretando em atraso ou insatisfação das principais partes interessadas.

Médio: este é um tipo de risco que pode acarretar em prejuízo momentâneo nas restrições de custo e prazo do projeto, mas passível de ser corrigido.

Leve: refere-se a um risco com consequências pouco perceptíveis, podendo ser facilmente corrigido.

Sem Impacto: é o risco que não apresenta consequências perceptíveis no projeto, por isso pode ser tratado com indiferença em praticamente todos os casos. Somente requer atenção se ocorrer com certeza e com alta frequência.

Ou seja, ao analisar o eixo de probabilidade, pode ser atribuída uma classificação que varia de quase certo de acontecer até raro. E de sem impacto até gravíssimo, no que se refere ao impacto que pode ser ocasionado.

Essa pontuação exibe uma interseção, vem a categorizar o risco em:

  • Risco Extremo
  • Risco Elevado
  • Risco Moderado
  • Risco Baixo

Com isso, o que antes poderia parecer uma análise subjetiva e pouco confiável, passa a ser um modelo de gestão que diferencia os riscos e otimiza o processo de tomada de decisão.

5. Socialize as informações

Falar de riscos pode parecer um pouco pessimista ou otimista demais, mas sua equipe tem que saber o que pode ocorrer ao longo do projeto, assim como o cliente. Se a mudança de uma lei pode atrapalhar ou beneficiar seu projeto, você deve deixar claro quais serão os efeitos positivos e negativos dessa mudança.

Obviamente, todos ficarão na expectativa de que somente os riscos positivos aconteçam, mas se houver um impacto negativo, não será surpresa e todos saberão como agir dali em diante.

6. Aceite sugestões

Risco identificado e dimensionado, e vem alguém com uma solução nunca imaginada por você ou por sua equipe. Antes de rechaçar a sugestão, avalie se ela é aplicável.

Por mais absurdas que algumas soluções pareçam, muitas vezes são elas que nos salvam de boas armadilhas. Basta lembrar-se do personagem MacGyver para saber como, às vezes, o inusitado serve para muitas coisas.

7. Tome providências

Mesmo os riscos com pouca probabilidade de acontecer e pouco impacto para o projeto devem ser considerados, tratados e registrados, para que sua equipe saiba exatamente o que fazer no momento em que eles ocorrerem.

Subestimar os riscos de um projeto é uma falha bastante comum para as empresas, o que, muitas vezes, implica perdas irreparáveis para o projeto.

8. Monitore seus riscos

Mais do que ter um excelente Plano de Gerenciamento de Riscos em Projetos, com tudo documentado e guardado na gaveta, você deve ter mecanismos de acompanhamento para saber se a probabilidade ou impacto de cada risco está aumentando ou diminuindo.

Prever um acontecimento pode ser a diferença entre você ser parabenizado pela conclusão do projeto ou crucificado por ter um projeto concluído fora do prazo ou com orçamento estourado, por exemplo.

O monitoramento é fundamental para que você esteja sempre pronto para dar respostas ágeis e efetivas a cada risco, garantindo que seus clientes terão a solução contratada conforme o combinado.

9. Faça ajustes e siga em frente

A partir do monitoramento, você poderá atualizar seu Plano de Gerenciamento de Riscos, tornando-o uma verdadeira ferramenta de gestão.

A entrada de um novo concorrente no mercado do seu cliente, por exemplo, pode significar um risco a mais, assim como a saída de um grande player pode se tornar uma grande oportunidade. Estar atento a estas nuances permitirá que seu projeto seja um verdadeiro sucesso e que seu cliente se sinta satisfeito com o seu trabalho.

Gerenciamento de riscos em projetos é um gerenciamento de incertezas, de coisas que podem ou não ocorrer. Quanto mais preparado você estiver para lidar com estas incertezas, maior segurança sua equipe terá para desenvolver projetos de alta qualidade.

No entanto, para gerenciar riscos em projetos com eficiência, você precisa entender qual é o nível de impacto que cada tipo de risco pode impor ao seu projeto. Por isso, sugerimos que você dedique mais alguns minutos para ler este outro artigo: Série Desafios Comuns da Gestão de Projetos — Desafio 3: Gerenciamento de risco.

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