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Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos!

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA – responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para desde grandes indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim, sim e sim? Então merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que está realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência! Já se as respostas foram negativas, vale ficar de olho no nosso post de hoje, porque mostraremos direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você e por sua equipe! Pronto?

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

As aplicações da ferramenta

Atualmente, o PDCA expandiu seu propósito inicial, que estava ligado à implementação da qualidade total nas indústrias. Em praticamente qualquer área em que se faça gestão, o ciclo pode trazer benefícios, bem como auxiliar a melhoria contínua das práticas organizacionais.

Na gestão de pessoas, por exemplo, é uma maneira de lidar com os gaps de competência das equipes, ajustando os recrutamentos, avaliações e treinamentos internos. Igualmente, é possível utilizá-la em busca do aumento da produtividade, em que métodos de trabalho, tecnologia, incentivos etc. são submetidos ao filtro das quatro etapas, buscando erros, acertos e melhorias.

Por sua vez, na gestão de projetos, é uma forma de não se fechar às mudanças, além de possibilitar a evolução incremental, ou seja, baseada em ajustes contínuos e graduais. Também é uma medida para centralizar os esforços com clareza, uma vez que os alvos — pontos de melhoria — estarão muito bem delimitados com as repetições do PDCA.

No desenvolvimento de produtos a relação é ainda mais evidente. A cada nova experimentação, a equipe aprende qual o gap entre o resultado esperado e o produzido, retomando ao planejamento para definir ajustes até que a solução esteja pronta para ser entregue ao cliente.

Perceba, portanto, que a ferramenta é bastante versátil, e o seu domínio será muito útil para o gerente em diferentes momentos e atividades. Até porque as situações apresentadas são apenas exemplos do que pode ser feito.

Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewart — muito conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade — criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de 50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming, conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:

Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento em que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento, melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar de que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.

Fazer

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

Checar

A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.

Para essa fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

Agir

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do Ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia irá possibilitar que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar todas as demais. Então, defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo existe muita confusão com as nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o mesmo objetivo — a melhoria contínua — entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

  • PDCA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)
  • PDSA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se dá na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais ao invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Principais erros ao usar o PDCA

Como existem muitas informações espalhadas sobre a ferramenta, é natural que alguns gestores encontrem dificuldades para identificar o que realmente é válido e cometam erros. Ao todo, podemos listar, pelos menos, seis equívocos bastante comuns.

Não fazer o planejamento adequado

Saber se o que foi planejado é suficiente ou insuficiente é o primeiro desafio para aplicar o Ciclo PDCA. Aqui, na expectativa de ver as coisas acontecerem logo, os gestores podem deixar lacunas importantes, com consequências nas etapas posteriores.

Um exemplo é não ter um alvo concreto. Sem metas claras, não haverá um resultado esperado para ser comparado com o obtido. Logo, a checagem não medirá a lacuna no desempenho, tampouco levantará erros e acertos.

Por isso, procure uma ferramenta que ofereça uma lista de verificação, a fim de completar o planejamento: a ideia é literalmente ter uma tabela com itens que precisam estar presentes para aprovar o plano. Como recomendação, os critérios da metodologia Smart podem ser adaptados.

Específico (specific)

O plano deve ser claro em relação ao que se pretende, com objetivos e metas que não deixem espaço para dúvidas.

Mensurável (mensurable)

As metas devem ser quantificáveis. Isto é, o gestor deve conseguir medir quanto do resultado esperado foi alcançado.

Atingível (attainable)

O que foi pensado deve ser razoável, considerando as forças e fraquezas da equipe, bem como as oportunidades e ameaças do contexto.

Relevante (relevant)

Os resultados precisam caminhar na mesma direção. As metas de cada etapa devem contribuir para os resultados gerais do processo ou projeto, que, por sua vez, devem promover os objetivos gerais da organização.

Temporal (time-base)

Por fim, o plano deve conter o período de realização, ou seja, quando o que foi previsto deve ser concretizado.

Falta de capacitação da equipe

Outro erro é que não basta o PDCA ser uma conduta exclusivamente praticada pelo líder, a equipe precisa comprar a ideia e também dominar a ferramenta. Logo, é um ajuste que demandará um certo tempo para ser concluído e ações de gestão da mudança.

Resumidamente, é preciso identificar o nível de cada colaborador, com avaliações de desempenho. Depois, desfazer os hábitos já consolidados e treinar os modelos de comportamento propostos. Por fim, reforçar a mudança, com cobrança e incentivo, até que a transformação esteja consolidada.

Falta de acompanhamento das etapas

Um terceiro erro é não entender quando e como realizar cada uma das etapas. Esse problema é mais frequente quando existem diversos projetos ou processos simultâneos, e o gestor precisa entender o esforço já realizado em cada um deles para avaliar os erros, acertos e pontos de melhoria.

Atualmente, a melhor solução para fazer esse acompanhamento é buscar um software que centralize as informações e melhore a comunicação do time. Sempre que um colaborador executa uma ação, em qualquer etapa, é preciso que todos os interessados tenham acesso à informação, para que possam dar os andamentos pertinentes.

Outra dica é dedicar bastante atenção ao cronograma. É importante já ter os momentos em que se pretende mensurar os resultados bem definidos. Além disso, cada projeto pode ter um líder, definido em rodízio ou como uma função fixa, recebendo parte da carga de trabalho do gerente e acompanhando o Ciclo PDCA mais de perto.

Não registrar os resultados obtidos

A documentação das atividades também deve ser uma preocupação. O problema é que se trata de um sacrifício imediato em prol de um resultado futuro, porque o aumento inicial nas tarefas somente será recompensado quando as informações forem utilizadas. Logo, muitas vezes os colaboradores deixam a atividade em segundo plano.

Aqui, como em diversas outras áreas, é preciso combinar tecnologia e Gestão de Pessoas. O software de gestão deve ser amigável, minimizar o retrabalho, facilitar a comunicação interna e aceitar o uso de indicadores. Por sua vez, o gerente precisa conscientizar as equipes sobre a importância de manter as informações atualizadas e treinar a maneira correta de registrar os resultados.

Não definir os planos de ação

O plano de ação é um componente tão importante quanto as metas durante o planejamento. Em um primeiro momento, é a ferramenta responsável pela transição para a execução, guiando os profissionais. Depois, com as atualizações, as diferentes versões formam o histórico das mudanças promovidas pelos ciclos PDCA, gerando aprendizado para os projetos futuros.

No entanto, assim como nos casos anteriores, o benefício é futuro, mas exige esforço imediato. O gestor precisa se conscientizar e engajar a equipe para dedicar mais tempo ao planejamento, principalmente para detalhar os quesitos da 5w2H:

  • o que fazer?
  • por que fazer?
  • onde fazer?
  • quando fazer?
  • quem fará?
  • como fazer?
  • quanto custa?

Não escolher os melhores métodos de medição

Aliado ao que foi dito aqui, um último erro é o excesso ou a falta de medições. Enquanto alguns gerentes deixam de considerar aspectos essenciais, outros tantos verificam pontos apenas como formalidade, ou seja, que não são relevantes ou não podem ser melhorados.

O primeiro passo para não cometer erros é conhecer os indicadores de desempenho de projetos. Afinal de contas, gestão de pessoas, processos organizacionais, gerenciamento de projetos, cada setor tem suas próprias métricas-chave.

Posteriormente, o gerente pode complementar o quadro de informações com medições relacionadas às características específicas da empresa. Por exemplo, muitas vezes os líderes criam indicadores específicos para os produtos, como a satisfação do cliente com alguma funcionalidade ou o número de reclamações.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, do mais simples ao mais complexo, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém, um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento em que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

Em que situações aplicar o PDCA

Por fim, para facilitar a execução, priorize a aplicação da ferramenta em duas situações: padronização e melhoria. Isto é, independentemente da área escolhida, o PDCA pode ajudar o gerente a satisfazer essas duas necessidades.

A padronização corresponde a garantir a existência de normas, ou seja, se as diretrizes do plano de ação e do projeto realmente são seguidas na prática. Já a melhoria contínua é a repetição dos ciclos para identificar erros e acertos, aprender com a experiência, promover e avaliar mudanças. Na maioria dos casos, as duas situações andam juntas.

Ademais, o uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz para efetuar o controle dos processos e realizar ajustes positivos.

Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA!

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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