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Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos!

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos. Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA — responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados.

O Ciclo PDCA tem uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para empresas de diferentes tamanhos, desde grandes indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos, projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim, sim e sim? Então merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que você está realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência!

Já se as respostas foram negativas, vale ficar de olho no nosso post de hoje, porque vamos mostrar direitinho como fazer um PDCA e o que esse ciclo pode fazer por você e por sua equipe! Pronto?

Como fazer um PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação as atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. O Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Origem do Ciclo PDCA

Depois de saber como fazer um PDCA, vale a pena saber um pouco sobre suas origens. O método remonta ao filósofo francês René Descartes, que descreveu a importância de se utilizar o método na condução do pensamento humano. É o que está registrado em sua mais famosa obra “Discurso do Método” (1637). A origem fundamental do PDCA é justamente o método cartesiano na busca pela resolução de problemas.

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew Shewhart — muito conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade — criou o Ciclo PDCA.

Porém, só na década de 50 ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor William Edwards Deming, conhecido por dedicar-se às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a Segunda Guerra Mundial e por ter o título de guru do gerenciamento de qualidade.

O motivo pelo qual o PDCA é um ciclo

O PDCA é um ciclo por um motivo fácil de entender. A sequência de quatro letras (P, D, C e A) representa uma ordem na aplicação de cada etapa: planejar, fazer, checar e agir. Se, no final da sequência, as ações não oferecerem os resultados esperados, então é preciso realizar ajustes que são submetidos ao começo do ciclo, seguindo sempre a mesma ordem: planejamento, execução e checagem.

Quando alguma coisa sai do controle, quando o resultado não é o que se esperava, é preciso entender o que aconteceu: se a ação não funcionou, se a falha foi na execução, se o problema está no planejamento. Desse modo, o ciclo será percorrido quantas vezes for necessário para que se chegue à solução do problema. Os ajustes afetam todas as etapas, pois elas estão integradas entre si.

Quando o sucesso é alcançado, pode-se padronizar o Ciclo PDCA para ser aplicado em outros projetos. A finalidade é que as melhores práticas sejam repetidas e aplicadas com frequência. O PDCA é um método que é usado do mesmo modo em qualquer setor, em qualquer área. O que variam são a diversidade e a dimensão do problema.

Como o PDCA é empregado continuamente, em diferentes projetos, na busca por melhorias, essa é outra razão para que ele seja uma ferramenta cíclica, sempre em movimento, girando em torno de suas premissas básicas: planejar, fazer, checar e agir.

O Ciclo PDCA e a gestão de processos

Na gestão de um processo, não é suficiente identificar suas etapas, pois também é fundamental monitorar alguns fatores. Por esse motivo, você deve saber como fazer um PDCA. Através do ciclo, você consegue administrar esses fatores com organização e disciplina, conforme uma sequência apropriada.

De que fatores estamos falando? Que fatores influem em cada processo? Podemos falar da mão de obra, dos materiais, do meio ambiente, do método, das medidas, das máquinas. O PDCA pode ser utilizado em qualquer situação e por qualquer empresa. Por sua facilidade de entendimento e eficácia prática, o Ciclo PDCA tornou-se uma ferramenta indispensável na gestão de projetos.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Para compreender mais detalhadamente como fazer um PDCA, é preciso se aprofundar em suas fases. Confira uma a uma.

Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então, selecionar o mais adequado e acertado para o projeto em questão.

Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento, melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar, processar e dispor estas informações.

Fazer

Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho.

Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a análise dos resultados.

Antes de iniciar a fase de execução, é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

Checar

A fase de checagem começa juntamente da fase de implementação do plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu mesmo certo e se os resultados serão atingidos.

Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente.

Avaliar a metodologia de trabalho adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.

Para esta fase, é de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

Agir

Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do ciclo PDCA mesmo sem ter o conhecimento da ferramenta. Provavelmente, você já tenha executado pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia, possibilitará que você e sua equipe aproveitem ao máximo os benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar as demais. Então, defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo, passe para a próxima etapa.

Caso futuramente surja a oportunidade de implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a melhoria contínua.

Os fatores fundamentais no PDCA

Sempre existem mais informações importantes quando falamos em como fazer um PDCA. Existem três fatores no Ciclo PDCA que são fundamentais para que as metas sejam alcançadas: liderança atuante, conhecimento técnico e conhecimento aplicado. Vamos saber mais sobre cada um deles.

Liderança atuante

A empresa precisa de um profissional que revele liderança atuante, precisa de pessoas que estejam aptas a direcionar a organização rumo ao que ela almeja com aquele projeto.

Conhecimento técnico

O conhecimento técnico sobre o foco do projeto também é fundamental. Se se trata de Tecnologia da Informação, por exemplo, é fundamental que os profissionais envolvidos tenham algum conhecimento técnico sobre o assunto.

Conhecimento aplicado

Outro fator da máxima relevância é a aplicação do conhecimento em gestão, que é representado essencialmente pelo método PDCA.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No meio corporativo, existe muita confusão com as nomenclaturas. Significam a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o mesmo objetivo — a melhoria contínua — entretanto, não significam a mesma coisa.

O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Esse método surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

  • PDCA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir);
  • PDSA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir).

A diferença de um método para o outro se dá na substituição da fase Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo passou a ser mais completa. Em vez de apenas checar e conferir o que está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais em vez de apenas checarem o andamento do projeto.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe.

Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas. Só utilizando métricas, é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir.

Além disso, é importante lembrar que você não deve pular etapas no método PDCA. Jamais! Só se deve passar à fase seguinte depois que a anterior estiver concluída. Um dos motivos do sucesso desse método é justamente a disciplina, o respeito à sequência.

Fica mais fácil gerenciar o projeto quando cada etapa é analisada e encerrada e a outra se inicia a partir dos resultados de sua predecessora. Se algo der errado, reinicia-se o ciclo sempre seguindo a sequência P, D, C e A.

Aplicação prática do PDCA

Agora vamos mostrar um exemplo prático de como fazer PDCA. É necessário considerar qual é a sequência de procedimentos requeridos para que uma meta seja alcançada. A partir dessa ideia inicial, dessa primeira consideração, podemos criar um ciclo. Então, vamos lá.

Plan na prática

Planejar é o ponto de partida, o primeiro passo. Pergunte:

  • qual é o novo trabalho?
  • Quais são os clientes?
  • Como alcançá-los?
  • O que deve ser feito?
  • Quem se responsabilizará por cada parte?

Do na prática

Depois, é o momento da execução. Pode ser a criação de um piloto sobre um novo serviço, que será apresentado em encontros com potenciais clientes e a entrega de alguns trabalhos.

Check na prática

Chegou o momento de checar. Algumas questões precisam de respostas:

  • você estava com a razão em relação à previsão de clientes?
  • As coisas ocorreram conforme o previsto ou algo saiu do controle? Aconteceram imprevistos?
  • Quanto tempo aquela atividade levou? Foi conforme o esperado, demorou mais ou levou menos tempo?
  • Os feedbacks foram bons ou negativos?

Act na prática

Finalmente, chegou o momento de agir. Olha uma pergunta bem apropriada:

  • há alterações que ainda devam ser feitas?

Se a resposta for “sim”, então é preciso retomar o passo inicial (planejamento) e registrar quais são essas mudanças.

As vantagens do Ciclo PDCA

A empresa que sabe como fazer um PDCA e aplica esse método em seus projetos, usufrui diferentes vantagens, como as citadas abaixo.

Melhoria no fluxo de trabalho

Para assegurar a eficiência do workflow, garantindo que as entregas sejam realizadas dentro do prazo, é importante ficar atento às tendências.

O PDCA permite que a empresa permaneça continuamente atualizada e aplique os processos mais eficazes.

Versatilidade para aplicação

O Ciclo PDCA promove a análise dos processos em qualquer cenário. Pode ser no macro, com a avaliação da gestão corporativa; pode ser em setores específicos, pode ser com a atenção direcionada a uma determinada situação — o método permite que sejam tomados os melhores caminhos, não importa o problema, nem a necessidade de melhoria.

Mudanças com a gestão de riscos

O PDCA permite a previsão e a redução de erros, o que assegura maior sucesso nos projetos. Quando os riscos não são considerados, as possibilidades de resultados insatisfatórios aumentam e torna-se mais difícil corrigi-los. Lembre-se de que, com o método, você consegue manter um controle maior sobre os processos.

Redução de custos

O Ciclo PDCA permite uma análise constante sobre o desempenho dos profissionais e dos processos. Como resultado, aparecem insights que contribuem para a melhoria no percentual dos lucros, o aumento da qualidade do trabalho e da satisfação dos clientes.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. Tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.

O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz de efetuar o controle dos processos e obter melhorias.

Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA! Demos muitos detalhes sobre como fazer um PDCA corretamente.

Você deseja conhecer mais sobre o Ciclo PDCA? Quer um software que ajude você e sua equipe de forma efetiva na realização dos projetos de mercado? Entre em contato com nossa empresa e conheça melhor as soluções que oferecemos!


Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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