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10 dicas para ter o melhor software de gerenciamento de projetos

Ao gerenciar cada etapa de um projeto, a tecnologia utilizada é fundamental para que seu trabalho e o de sua equipe funcionem de forma adequada. Porém, de nada adianta adquirir um software de gerenciamento de projetos muito complexo, que a equipe tenha dificuldades de usar. Por outro lado, um sistema muito simples não dará conta do nível de dados de que você precisa para se organizar em projetos mais complexos.

Muitos se perguntam qual o melhor software para gerenciamento de projetos. Claro que temos nossa preferência, mas nem sempre há uma resposta exata para esse questionamento. Para ajudar na sua escolha, pesquisamos em publicações especializadas e conversamos com nossos parceiros de negócios para levantar quais são os pontos fundamentais a se considerar na escolha de um bom software.

Quer saber mais sobre o tema? Então, veja a seguir que passos tomar para escolher o software de gerenciamento de projetos ideal!

O que é um software de gerenciamento de projetos?

Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que organiza e centraliza os dados relevantes para a execução de projetos corporativos. Ele pode ser executado localmente ou na nuvem. O seu principal objetivo é auxiliar o gestor a ter uma visão completa sobre a evolução de todas as etapas do projeto e, assim, garantir que nada de relevante seja ignorado.

Para atender as demandas dos usuários, o software de gerenciamento de projetos conta com um grande número de funcionalidades. Elas orientam os times e melhoram a gestão de rotinas diárias. Entre as mais comuns, podemos apontar:

  • mecanismos para organizar gastos;
  • funcionalidades para acompanhar a evolução das tarefas;
  • dashboard de visualização de indicadores e métricas operacionais;
  • recursos para o compartilhamento de dados entre times.

Que erros devem ser evitados ao escolher um software de gerenciamento de projetos?

Para fazer uma escolha robusta e evitar cenários em que a companhia tenha um grande prejuízo ao adotar um software de gerenciamento de projetos, o primeiro passo a ser tomado é conhecer os erros mais tradicionais relacionados a esse tipo de investimento. Assim, o negócio pode tomar medidas preventivas mais robustas e preparadas para as suas demandas. Confira a seguir alguns dos erros mais comuns ao se investir em um software de gerenciamento de projetos!

Não ter uma boa comunicação com os envolvidos

A comunicação é uma peça chave para investir em tecnologia. Empresas de todos os setores devem, inclusive, valorizar esse fator em seu dia a dia. Não ter times que trocam dados com qualidade pode levar a conflitos, erros e atrasos na entrega de resultados.

Quando a comunicação não é eficaz, as pessoas deixam de trabalhar integradas e corretamente alinhadas. No caso dos investimentos, por exemplo, elas deixam de ter as suas necessidades atendidas. O gestor não terá como identificar o que pode ser feito para atender as demandas e dores existentes, o que resulta em um investimento de baixo custo-benefício.

Não gerenciar os riscos

A gestão de riscos é uma atividade que deve ser disseminada em todas as empresas. Ela facilita a redução de prejuízos. Além disso, permite que a cadeia operacional tenha uma performance contínua, mesmo em momentos desafiadores.

Quando a gestão de riscos é executada corretamente, o gestor passa a ter uma visão estratégica sobre o que pode afetar negativamente as suas decisões. Da definição de quais investimentos fazer a que abordagens utilizar na sua integração com o fluxo de trabalho, cada decisão se torna mais robusta. Afinal de contas, ela estará apoiada em medidas que evitam problemas e tornam a sua correção mais precisa e ágil.

Escolher uma solução desatualizada

Novas tecnologias e tendências surgem regularmente. As empresas da área de TI precisam manter-se alinhadas com as demandas do mercado. Por isso, softwares com novos recursos são lançados em ciclos cada vez mais ágeis.

Por isso, a empresa sempre deve estar atenta ao quão atualizada a solução de gestão de projetos está. Ela deve ter funcionalidades e recursos de segurança de dados preparados para lidar com as demandas da companhia. Além disso, deve seguir os padrões do mercado.

Se o empreendimento escolher uma ferramenta pouco atualizada, ele corre o risco de perder competitividade a médio e longo prazo. A solução não permitirá aos usuários aproveitarem os recursos com o mesmo impacto de quem utiliza softwares modernos. Ou seja, o negócio deixará de fazer um investimento que consiga manter a companhia à frente da concorrência.

Não definir os recursos básicos corretamente

Todo investimento em tecnologia deve considerar quais são as funcionalidades mínimas para cada setor. Esse processo auxilia na orientação dos responsáveis por tomar a decisão de se fazer o investimento. Afinal, reduz as chances de a empresa escolher um sistema não adequado ao seu perfil.

Um bom processo de levantamento de requisitos deve envolver a verificação e a validação do perfil da empresa. Também devem ser considerados as necessidades e problemas atuais. Combinados com uma análise da infraestrutura de TI e das regras de compliance internas, isso melhora a escolha da companhia e dá um maior retorno sobre o investimento.

Deixar de considerar a segurança de dados

A segurança digital é um dos principais tópicos para quem lida com tecnologia atualmente. As medidas dessa área são focadas em proteger a empresa de vazamentos e roubo de informações internas. Por isso nenhum investimento de TI deve deixar de considerar esse ponto.

Quando a empresa faz o investimento em uma ferramenta sem considerar a segurança de dados, há uma grande chance de ela sofrer um vazamento a médio e longo prazo. Os times não terão a garantia de que o sistema pode proteger as suas informações. Isso prejudica o uso contínuo do software e a sua incorporação em vários setores.

Como escolher um sistema de gerenciamento de projetos para a sua empresa?

Além de evitar riscos tradicionais, quem investe em um software de gerenciamento de projetos deve fazer uma operação bem organizada. Isso inclui uma série de práticas que reduzem riscos e orientam os times a buscarem a ferramenta mais adequada. Assim, o investimento pode ser feito com maior segurança e retorno.

Confira a seguir 10 passos que devem ser tomados quando a empresa opta por investir em um software de gerenciamento de projetos!

1. Faça uma lista do que você precisa

Antes de sair procurando por aí, observe qual a necessidade da sua empresa. Qual a complexidade dos projetos, quais são as características que você aprecia num software, qual a expectativa dos stakeholders. É necessário criar tarefas ou basta um ambiente de troca de informações? Você lida com equipe interna ou depende também de fornecedores? Que tipo de documentos precisam ser trocados? Essa lista de necessidades é um bom parâmetro para nortear sua busca.

2. Identifique seus objetivos

A partir das suas necessidades, estabeleça metas de uso desse software. Por exemplo: quero usá-lo para gerar relatórios de status. Ou, devo engajar minha equipe para atuar de forma colaborativa. Usarei o software como repositório de documentos e arquivos. Com esses objetivos em mente, você consegue configurar a ferramenta da forma mais produtiva e capacitar sua equipe com orientações claras, com um rumo definido.

3. Valorize a simplicidade

Você conhece bem sua equipe. Sabe se as pessoas terão disposição de usar um software mais complexo ou não. Uma boa opção é privilegiar a simplicidade. Veja se o programa é fácil de usar, se é intuitivo, se está adequado aos processos da sua empresa. Isso é fundamental: a solução tem de atender às suas necessidades, e não o contrário. A possibilidade de customização da ferramenta é bastante recomendável.

4. Envolva os usuários no processo

Pode parecer mais trabalhoso, mas certamente o resultado será mais adequado. Convide sua equipe a participar da seleção do software. Você ganha em dois sentidos: estimula os profissionais e toma uma decisão mais acertada. Ao participar da escolha, as pessoas se sentem mais propensas a explorar todo o potencial da solução. Isso porque foram ouvidos e atendidos em suas necessidades.

5. Determine um responsável

Mesmo que muitas pessoas tomem parte na decisão, é fundamental estabelecer uma pessoa responsável pelo acompanhamento dos dados do projeto. Esse gerente deve acompanhar o status em tempo real, ficar atento a qualquer item fora da curva e relatar prontamente aos responsáveis. Não espere uma semana para checar a situação.

6. Facilite o acesso

Os softwares de gerenciamento de projetos que são acessíveis via web têm algumas vantagens. Eles permitem o acesso remoto, o que representa economia de gastos com deslocamentos. São amigáveis para sua equipe, fáceis de serem implantados e podem ser atualizados para novas versões com mais frequência.

7. Pense no longo prazo

Ao escolher o software, considere projetos futuros, e não somente os que estão em andamento na empresa. A solução encontrada deve ser escalável.

8. Confira a possibilidade de integração

Trabalhar com sistemas diferentes pode dar uma certa dor de cabeça. Considere um bom software aquele que é mais amigável e permite a integração com soluções básicas, como o seu e-mail, ou mais complexas, como outros softwares de gerenciamento de projetos.

9. Pergunte aos “universitários”

Vale a pena apostar num software que tenha um bom atendimento ao usuário. É bem importante ter esse suporte para tirar dúvidas, trocar opiniões e explorar a potencialidade da ferramenta.

10. Veja se o software possui um sistema de business intelligence

É importante que você e sua equipe consigam visualizar de forma clara as informações dos projetos. Com um sistema de BI (Business Intelligence), a gestão de projetos se torna ainda mais eficaz, pois permite que você tenha uma análise de resultados da gestão de projetos com medidas tangíveis em estratégia e objetivos da empresa, além de facilitar a tomada de decisão, já que o gerente passará a contar com dados e informações relevantes. Veja por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos.

A tecnologia está ajudando muitas empresas a serem mais eficazes e inteligentes. Hoje, o apoio de bons recursos de TI facilita a integração e a colaboração entre equipes. Além disso, consegue aumentar a produtividade sem que isso leve a um aumento de gastos.

No cenário da gestão de projetos, ter o apoio de boas ferramentas é algo crítico. Um software de gerenciamento de projetos, por exemplo, abre espaço para que os times sejam rápidos, eficientes e bem organizados. Assim, eles poderão atingir as metas de cada etapa com muito mais facilidade.

Por isso, não deixe de contar com um bom software de gerenciamento de projetos para a sua empresa. Com ele, será mais fácil avaliar que caminho tomar, quais metodologias escolher e a evolução de cada etapa. Assim, o retorno sobre os seus investimentos em projetos sempre será elevado.

Gostou da nossa dica? Então, compartilhe esse texto entre os seus colaboradores para que mais pessoas conheçam os caminhos necessários para a escolha de um projeto!

 

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