Gerir projetos é lidar constantemente com um enorme volume de dados e informações durante um certo período de tempo. É preciso, a cada conclusão de projeto, ficar sempre a certeza de se ter feito o melhor, mas sabendo-se que é possível ir bem mais além a partir dos aprendizados com a experiência.

Com a implementação de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos, se torna mais eficaz na medida em que os dados e as informações gerados se transformam em um grande repositório de conhecimento de valor para toda a equipe, o qual pode ser consultado a qualquer momento a fim de servir de base para a tomada de decisões estratégicas durante a execução dos projetos.

Que tal saber um pouco mais sobre a poderosíssima ferramenta Business Inteligence na gestão de projetos? Então confira agora mesmo nosso post e fique por dentro dessa inovação:

Afinal de contas, o que é o Business Intelligence?

Essa ferramenta é constituída por um conjunto de recursos, metodologias e técnicas que visam a coleta, a análise, o processamento e o compartilhamento de informações obtidas por meio de dados desestruturados inseridos em sistemas CRM, ERP, Data Warehouse e Data Mining, por exemplo.

A partir da reunião de todos os dados em um único repositório, passa-se ao confrontamento dessas informações para que se possa extrair avaliações estratégicas para a efetiva gestão dos projetos, otimizando o trabalho da equipe e aumentando a eficácia das atividades desenvolvidas.

Por que usar o Business Intelligence na gestão de projetos?

Unificação das informações

A gestão de projetos se torna muito mais fácil e rápida quando toda a equipe possui um único local de referência para consultas a dados e informações importantes. E é exatamente isso que o Business Intelligence proporciona, convergindo todas as informações geradas ao longo do projeto com o objetivo de favorecer cada vez mais a eficiência da equipe.

Facilidade de compartilhamento

Os dados levantados por meio do Business Intelligence podem ser facilmente compartilhados com todos os envolvidos no projeto, desde os clientes, passando pelos fornecedores e chegando, claro, à equipe. Dessa forma todos ficam cientes de suas respectivas responsabilidades e do encaminhamento das ações, melhorando a comunicação e o desempenho do processo como um todo.

Desenvolvimento de melhorias

O Business Intelligence fornece um panorama geral da execução do projeto, podendo prever tendências e padrões onde olhos um pouco distraídos não enxergam nada além do óbvio. A partir disso, passa a ser possível ter excelentes insights para desenvolver melhorias em algum projeto específico ou até mesmo no processo de gestão de projetos como um todo.

Qualidade dos dados

A gestão de projetos baseada em planilhas de controle pode, sim, ser bastante útil, mas ao se trabalhar com um sistema de Business Intelligence, percebe-se a melhoria da qualidade dos dados a partir da fidelidade dos mesmos, o que nem sempre se consegue com planilhas avulsas e controles dispersos.

Apoio à decisão

Tomar decisões em gestão de projetos sempre requer uma boa avaliação por parte do gerente de processos a fim de que não haja nenhum impacto negativo na execução como um todo. Com base nas informações extraídas do sistema de Business Intelligence, o gerente de projetos passa a contar com dados e informações relevantes e imediatos para poder tomar as decisões mais acertadas.

Segurança dos dados

Planilhas podem ser de domínio de muitos, sendo facilmente corrompidas por erros ou, ainda, por invasões de hackers, o que pode comprometer todo o projeto. Ao adotar um sistema de Business Intelligence para a gestão de suas ações, você passa a contar com dados armazenados na mais adequada segurança e backups constantes de tudo o que vem sendo feito.

Acessibilidade da informação

A leitura de dados, de gráficos e tabelas nem sempre é compreendida por todos, certo? E essa falta de entendimento pleno pode comprometer o desenvolvimento da equipe e até mesmo dos clientes a respeito das fases do projeto, dos recursos utilizados e das previsões sobre cada etapa. Os relatórios emitidos pelo Business Intelligence tornam as informações mais fáceis de serem digeridas, melhorando, dessa forma, o desempenho e a comunicação do time.

Cumprimento de prazos

Com critérios bem estabelecidos sobre os prazos para os projetos em andamento, a equipe tem acesso a curvas de tendências, podendo prever quais são os pontos passíveis de atraso, trabalhando mais fortemente em determinados períodos para que as entregas sejam realizadas dentro do previsto.

Previsão de recursos extras

Como o planejamento do projeto nem sempre contempla todos os mínimos requisitos para seu completo desenvolvimento, alguns detalhes podem passar despercebidos. Nesse cenário, mais tarde podem surgir necessidades de contratação de recursos extras. Sempre que o Business Intelligence for alimentado com os dados adequados, será possível analisar tendências e verificar previamente se haverá mesmo essa necessidade, já eliminando riscos de imediato.

Eficiência na gestão de projetos

O Business Intelligence contribui consideravelmente para que a gestão de projetos se torne o mais eficiente possível em todas as suas fases, organizando os dados e os transformando em munição para que tanto o gerente de projetos quanto sua equipe possam desempenhar suas funções com maior agilidade e evitando desperdícios.

Informações privilegiadas

A análise de dados feita manualmente, por pessoas, não consegue mais abarcar todos os dados gerados na gestão de projetos, já que são várias as nuances a serem verificadas. Por essa razão, a adoção de um sistema de Business Intelligence na gestão de projetos deve ser seriamente considerada. A partir do confronto de dados inicialmente desestruturados, a ferramenta pode fornecer informações privilegiadas para a equipe, melhorando sua execução não só pontual, mas global.

Análise e mensuração de resultados

Todo projeto deve ter indicadores de desempenho, os famosos KPIs, para demonstrar os resultados efetivos que o projeto vem trazendo para o cliente, mostrando a performance da equipe em sua execução. Como poderosa ferramenta de processamento de dados e informações, o Business Intelligence permite acompanhar diariamente os indicadores de desempenho do projeto, bem como analisá-los de maneira que eles se tornem insumos importantes para novas iniciativas.

A gestão de projetos está cada vez mais profissional, não havendo como suprimir a presença de tecnologias cada vez mais avançadas para dar suporte aos gerentes de projetos e suas equipes. Quanto mais preparadas as empresas estiverem para gerir seus projetos de maneira integrada a esses sistemas, melhores resultados serão colhidos ao longo do tempo.

É preciso lembrar, ainda, que tudo o que é feito hoje pode servir como base para projetos futuros. E é aí que o Business Intelligence entra, como um poderoso aliado que reúne uma quantidade gigantesca de dados em um único lugar, mantendo todo o conhecimento gerado ao longo de anos de projetos desenvolvidos à disposição das novas gerações de profissionais da área. Assim é que se contribui para a excelência na gestão de projetos!

O Project BI, nova funcionalidade do Project Builder, permite que você coloque tudo isso em prática. Mais do que uma ferramenta de análise, o Project BI é um framework poderoso de análise e demonstração de resultados, que irá lhe permitir descobrir e mostrar os verdadeiros resultados do seu time de Projetos.

Agora comente aqui e nos conte suas impressões sobre esse valioso recurso! Qual das vantagens por ele proporcionadas chamou mais sua atenção? Compartilhe suas opiniões conosco!