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Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

O uso de dashboards para atingir mais resultados nos projetos é uma prática cuja adoção vem crescendo entre os tomadores de decisão, sobretudo nas empresas que reconhecem a importância dos dados para o êxito em diversos tipos de tarefas.

Considerando o princípio da administração de que não podemos gerenciar o que não mensuramos, os dashboards abrem um adendo: segundo o CEO Shadan Malik, você não gerencia com eficiência o que não se pode monitorar.

Hoje, as informações seguem um fluxo muito mais amplo, em uma velocidade que transformou a dinâmica entre as companhias e seus colaboradores, bem como os seus clientes e parceiros.

Consequentemente, surgiram ferramentas direcionadas aos processos de coleta, análise e monitoramento de dados, como Big Data, Business Intelligence e Analytics, e, junto a isso, a necessidade de tornar esses dados bem organizados, acessíveis e, acima de tudo, inteligíveis.

Nesse contexto, o dashboard se consolidou como uma ferramenta essencial, graças aos seus recursos, que permitem a visualização dos dados em gráficos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, de maneira segura e em tempo real.

Quer saber mais a respeito? Acompanhe o conteúdo a seguir e saiba tudo o que precisa sobre os dashboards e seus benefícios para os negócios!

O que são dashboards?

Você já imaginou como seria dirigir um automóvel ou pilotar um avião sem o auxílio de um painel de controle? O condutor ou piloto não saberia precisamente a velocidade na qual o veículo está percorrendo, nem a quantidade de combustível, a temperatura, pressão do óleo, entre outros aspectos essenciais.

Além das próprias informações e indicadores fornecidos pelo painel, vale destacar o seu lado intuitivo, representado pelo posicionamento estratégico de elementos, como medidores, odômetros e luzes de diferentes cores. Tudo para que o condutor esteja inteirado das condições do veículo e, com isso, não perca o foco da direção.

Guardadas as devidas proporções, as empresas que vislumbram o crescimento no mercado necessitam que seus gestores tenham as informações relevantes (acerca de processos, clientes, índices, planejamento etc.) disponibilizadas intuitivamente para atingir seus objetivos.

Logo, definimos os dashboards como painéis de controle orientados à gestão empresarial, desenvolvidos para disponibilizar aos tomadores de decisão dados pertinentes compartilháveis e fáceis de interpretar — devido aos seus recursos visuais.

Quais os tipos de dashboards?

Vale salientar que um dashboard pode ser desenvolvido especificamente, a partir de uma categoria, podendo ser mais voltado para análises ou operações, conforme veremos adiante:

Dashboards analíticos

São aqueles que apresentam dados de determinado período e visam proporcionar uma análise mais aprofundada sobre tendências e padrões.

Ao ter acesso a um conteúdo visual bem distribuído e baseado em históricos, a equipe pode compreender melhor os processos, identificar oportunidades e riscos para o projeto, bem como ter insights que podem ajudar a melhorar os resultados.

Dashboards operacionais

São aqueles que apresentam métricas e KPIs, tendo o objetivo de manter o controle sobre metas e objetivos. Eles facilitam a tomada de decisão e tornam o acompanhamento do desempenho do projeto mais fácil e dinâmico, sem a necessidade das planilhas e relatórios.

Seja operacional ou analítica, a contribuição dos dashboards para a gestão de projetos ainda traz outros benefícios para a gestão de projetos e para a mensuração de resultados.

Como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos?

Para compreender como os dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos, vejamos, a seguir, algumas das principais vantagens desse recurso:

Economia de tempo e recursos

Em vez de manter pessoas focadas no lançamento de dados em planilhas e análise de dados, os dashboards dão uma visão ampla sobre toda a execução do projeto em tempo real, contribuindo em termos de economia — tanto de tempo quanto de recursos despendidos para manter controles manuais, complexos e mais passíveis de falhas humanas.

Outro fator que contribui para a economia de tempo é a acessibilidade dos dashboards. Imaginemos, por exemplo, os colaboradores que passam grande parte da jornada de trabalho mensal distantes da sede da empresa, ou seja, que sempre estão fazendo viagens e participando de reuniões.

Esse tipo de funcionário necessita de uma atenção especial por parte da empresa em fornecer as informações que ele necessita. Por outro lado, os dashboards permitem que ele tenha autonomia para acessar os dados de onde ele estiver, usando apenas um dispositivo conectado à internet e com um browser instalado.

Alinhamento de informações e estratégias

O uso de dashboards é fundamental quando o assunto é eficiência no planejamento do projeto. Por exemplo: cada equipe se encarregará por determinadas contribuições, bem como os respectivos colaboradores são escalados para realizar atividades pertinentes ao cargo.

Em uma situação sem dashboard, não é simples fazer com que cada um dos responsáveis fique ciente das tarefas que deve realizar, obtendo informações em tempo real acerca do progresso e dos prazos. A situação é ainda mais difícil quando se tem uma grande quantidade de funcionários.

Quando se pode alinhar todas as informações a respeito do planejamento (atribuições, metas, prazos, prioridades etc.) ao dashboard, ao mesmo tempo em que a empresa adquire mais controle e noção de como o projeto está se encaminhando, os riscos dos colaboradores perderem o foco são consideravelmente reduzidos.

Visão abrangente acerca de cada departamento

Não é qualquer solução que consegue colocar o gestor diante de informações geradas a partir de todos os setores, bastando alguns poucos cliques para obtê-las instantaneamente na tela do computador, seja no formato de relatório, seja por meio de gráficos.

Os dashboards, embora sejam conceitualmente simples, concedem esse poder aos gestores, permitindo que eles se mantenham inteirados sobre o rendimento de cada departamento. Ou seja, os dados, por si só, pontuam os setores que não estão apresentando os resultados conforme as expectativas, ligando o sinal de alerta para que soluções sejam propostas.

Tendo em mãos esse mapeamento, é certo que a empresa terá conhecimento dos riscos antes que eles se desenvolvam e comprometam o negócio em diversos aspectos, sobretudo financeiros.

Cultura focada no desempenho

Ter uma equipe de gestão de projetos altamente produtiva reflete totalmente nos resultados, logicamente. Nesse sentido, o dashboard é um excelente recurso para construir uma cultura orientada ao desempenho do seu time.

Mas como os dashboards melhoram a produtividade? Bom, considerando que a motivação do colaborador passa diretamente pela percepção do quanto ele é importante para o projeto, é natural que o seu comprometimento e envolvimento seja consideravelmente maior.

Com os dashboards, os funcionários passam a ter mais noção de suas parcelas de contribuição no projeto e, ao mesmo tempo, é otimizada a comunicação interna entre os envolvidos.

Geração de relatórios ricos em dados

Todo o processo de formular planilhas e produzir relatórios manualmente é substituído pela integração automatizada de informações a partir de fontes diversas (sistema ERP e CRM, por exemplo), rapidamente adicionadas ao banco de dados e convertidas em relatórios analíticos.

Esses relatórios têm como vantagem não apenas o conteúdo, mas, também, recursos específicos, como a visualização do histórico de dados e comparativos, possibilitando que uma vasta gama de métricas seja estabelecida para tornar a avaliação mais consistente e precisa.

Destacamos como exemplo de situação prática a integração de um software ERP com os dashboards, cujo resultado é que todas as informações relevantes geradas em cada departamento sejam indexadas ao painel e, por conseguinte, disponibilizadas somente aos colaboradores autorizados — que, por sua vez, podem compartilhá-las sempre que acharem pertinente.

Segurança e aprimoramento na comunicação

A vantagem mencionada anteriormente nos dá, inclusive, noções de como os dashboards contribuem para a segurança dos dados e, ao mesmo tempo, estabelecem um ótimo canal de compartilhamento.

O fator segurança está relacionado ao processo que separa o usuário do banco de dados: a autenticação. A hierarquia de acesso é facilmente implementada, tendo em vista que cada funcionário possuirá sua respectiva chave e um perfil próprio.

Isso significa, na prática, que cada colaborador terá permissões para visualizar os dados que a empresa entende como suficientes e adequados para suas atribuições, impondo restrições essenciais para a segurança.

Ao mesmo tempo em que os dashboards oferecem segurança, afinal, além do controle de acesso, as ações são registradas — o que é fundamental para realizar auditorias —, os usuários contam com a comodidade de compartilhar as informações de maneira ágil, mesmo que os destinatários trabalhem em diferentes unidades da empresa.

Decisões mais rápidas e inteligentes

Os dados dispostos adequadamente nos dashboards dão um panorama geral de toda a execução do projeto e, de quebra, permitem o aprofundamento em determinados pontos para que alguns contextos, antes ocultos, possam ser compreendidos.

Navegando pelo dashboard com poucos cliques, o gerente de projetos torna-se ciente de tudo o que está em jogo e toma decisões mais conscientes — pois elas são determinadas com base em dados e não somente na intuição, embora ela não perca a sua importância —, e rápidas, visto que elas são integradas rapidamente ao painel de controle.

Contudo, como ressaltamos há pouco, o fator intuição não é substituído pela interpretação de dados, desconsiderando por completo as razões pelas quais o gestor ou diretor está à frente das decisões estratégicas do negócio, e, sim, complementado pela disponibilidade de informações relevantes, que passam a influenciar nas escolhas, ajudando a atingir mais resultados nos projetos.

O que achou das vantagens proporcionadas pelo uso de dashboards? Agora que você já sabe como eles podem colaborar para melhorar os resultados nos negócios, que tal começar a utilizá-los? Nós oferecemos uma das mais bem-sucedidas soluções do mercado! Solicite um teste gratuito ou, se preferir, fale com um de nossos consultores!

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