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indicadores de gestão de projetos

Indicadores de gestão de projetos

Todo projeto nasce com um objetivo a ser alcançado dentro de certo período de tempo, utilizando um orçamento predeterminado e buscando a satisfação das partes interessadas — sejam elas a empresa, o cliente ou o consumidor final. Mas como saber se você está no caminho certo e se essas metas realmente serão atingidas? É aí que entram os indicadores de gestão de projetos!

Como o que não é medido não é gerenciável, se você não acompanha a efetividade de suas ações, não sabe quando será atingido o objetivo inicial do projeto. Geralmente, é até difícil para o gestor avaliar se os objetivos são realmente alcançáveis.

Há, ainda, o cenário em que você chega a um produto final completamente diverso daquilo pensado inicialmente. Por isso, entender o que são esses indicadores e como eles contribuem para o acompanhamento de seus projetos com qualidade é simplesmente fundamental.

Pronto para vencer mais essa etapa? Então, continue a leitura!

O que são os KPIs, afinal?

Do inglês Key Performance Indicators (algo que pode ser lido como Indicadores-Chave de Performance em português), os KPIs são ferramentas de controle utilizadas para acompanhar a efetividade da equipe no alcance das metas do projeto com a devida precisão.

Em outras palavras, trata-se de um mecanismo de gestão que dá ao líder operacional uma visão completa sobre cada área, sua performance e os pontos que necessitam de atenção. Tudo isso acontece em tempo real.

O uso dos KPIs ajuda o negócio a ter mais chances de atingir os objetivos finais de um projeto. Como bem se sabe, cada meta atingida é um passo a mais em direção à concretização do escopo, ou seja, algo que torna a empresa mais próxima do sucesso.

Portanto, o uso de métricas de performance é fundamental para a companhia avaliar como o time está atuando e, assim, aplicar medidas corretivas rapidamente. Nesse sentido, para serem efetivos, tais índices devem estar estrategicamente alinhados ao negócio e ao objetivo principal do projeto.

Isso permite uma avaliação precisa sobre cada meta, de modo a garantir uma tomada de decisão cada vez mais rápida e acertada.

Como o uso de indicadores de gestão de projetos afeta o resultado de cada etapa?

Os indicadores de gestão de projetos são cruciais para o sucesso das medidas adotadas. Se eles não forem aplicados de modo abrangente, a companhia terá menos recursos para avaliar a performance de seus times, identificar erros e aplicar as metodologias escolhidas.

Além disso, os fatores de riscos são ampliados, o que torna o ambiente operacional ineficaz e com um amplo número de falhas. Abaixo, veja os pontos que são afetados positivamente pelos indicadores de gestão de projetos.

O controle de custos

Controlar gastos é uma questão importante a todo projeto. Quanto mais complexa é a iniciativa, maior a quantidade de fatores a ser avaliada para garantir que o orçamento seja cumprido à risca: um amplo número de profissionais, fases e ferramentas atuará continuamente na entrega de resultados.

Todos esses itens podem criar situações que ampliam os gastos com uma etapa. Sem controle, haverá uma situação em que o investimento da empresa no projeto terá um retorno menor, influenciando na satisfação do cliente.

Mas, com os indicadores de gestão de projetos, a companhia terá meios para identificar, em tempo real e de modo abrangente, fontes de desperdícios. Assim, as medidas corretivas serão aplicadas rapidamente para cortar gastos excessivos e manter os times aderentes a seus orçamentos.

O número de falhas

A falha operacional também representa um grande problema aos projetos, pois impacta não só a produtividade do time, mas amplia custos e prazos. Portanto, o gestor deve sempre tomar medidas para evitar sua recorrência e identificar problemas rapidamente.

Com os indicadores certos, a empresa tem como detectar qualquer tipo de questão que possa afetar seu projeto. De erros recorrentes à indisponibilidade de soluções de TI, o negócio será capaz de mensurar sua performance continuamente e, assim, ter um fluxo de trabalho de alto desempenho.

A produtividade interna

A alta produtividade é fundamental para que todos se mantenham dentro dos prazos. Como a aplicação de KPIs mitiga os riscos de o time ter falhas e uma rotina de baixa qualidade, esse é outro item que terá melhorias: o gestor sempre eliminará gargalos rapidamente e evitará que problemas capazes de influenciar no desempenho de uma equipe sejam perpetuados.

Quais são as métricas mais importantes na gestão de projetos?

Em geral, cada projeto deve ter seus próprios KPIs, definidos a partir de um consenso entre as partes interessadas. Contudo, existem alguns que estão sempre presentes, revelando a performance da equipe como um todo. Vamos dar uma olhadinha neles?

Desempenho do cronograma

O atraso em uma das fases do projeto pode comprometer as demais, bem como o Time to Market do cliente. Isso impacta a qualidade, o orçamento e até a viabilidade do projeto em si, pois, se o time executa atividades com baixo nível de produtividade ou tem muitas interrupções, o resultado obtido será progressivamente mais distante do esperado.

Estabelecer um KPI de desempenho para o cronograma é de extrema importância para que a equipe atente a esse quesito e trabalhe realmente focada no prazo final. Portanto, avalie continuamente quais são os times mais aderentes a seus prazos, mensure quem está à frente do seu cronograma e crie estratégias para evitar falhas.

Uma vez identificados, é importante mensurar a recorrência e a origem dos atrasos. Com isso, as medidas tomadas para eliminar os fatores responsáveis por causá-los serão muito mais efetivas, já que o gestor terá os dados certos para buscar por uma solução precisa.

Produtividade da equipe

A partir do momento em que é estabelecido o cronograma do projeto e a EAP é definida, as responsabilidades são distribuídas. Cada membro da equipe passa a saber exatamente o que, como e quando deve fazer.

Dessa forma, se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Execução do orçamento

Um dos objetivos do time de projetos é ficar atento ao orçamento predeterminado, evitando gastos supérfluos, certo? Em outras palavras, se as finanças são bem planejadas, o time pode otimizar sua distribuição de verbas, avaliar melhor quais são as soluções adquiridas e garantir que desperdícios se tornem menos frequentes.

Porém, ainda assim, imprevistos podem ocorrer no projeto e levar a um aumento nos gastos. Nesse sentido, é possível determinar um KPI para os custos por fase. Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Como isso afetará o projeto ao longo de seu curso? Se um desperdício ocorrer de modo contínuo, ele será rapidamente detectado. Consequentemente, medidas corretivas serão tomadas para que ele não cause um grande impacto a médio e longo prazo.

Satisfação do cliente

A satisfação do cliente está diretamente relacionada ao cumprimento de diversas metas do projeto. Elas se iniciam no cronograma e passam pelo custo e pela qualidade, indo até a usabilidade do produto final.

Dessa maneira, estabeleça indicadores de satisfação do cliente para cada fase ou entrega do projeto. Monitore as reações, os feedbacks e a satisfação geral quanto ao desempenho da equipe.

Com esse indicador, o gestor pode garantir que as expectativas estejam alinhadas ao longo de todo o projeto. Os times terão um modo simples e contínuo de avaliar se o desenvolvimento de cada etapa está ocorrendo de forma que o negócio entregue algo de acordo com aquilo que o cliente espera.

Se forem encontrados, os problemas serão mitigados antes de o projeto ser finalizado. Dessa forma, o produto final estará totalmente alinhado ao que o cliente deseja, maximizando o sucesso do projeto.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores são mecanismos fundamentais a uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

Dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

Viu como há um KPI para cada etapa do processo e por que esses indicadores podem realmente ajudar no acompanhamento dos projetos? Para receber outras novidades do blog e mais conteúdos como este diretamente no seu e-mail, basta assinar nossa newsletter!

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