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Como acontecem os atrasos em projetos

Você sabia que cerca de 78% das organizações públicas e privadas no Brasil enfrentam problemas de atrasos em projetos? Essa pode ser a causa de grande frustração para profissionais e empresas de qualquer setor e porte.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados.

Mas quais as principais causas dos atrasos em projetos? Conheça-as na lista a seguir.

Definição imprecisa do escopo

Iniciar a execução de um projeto com um escopo mal definido é o mesmo que partir em um navio sem que exista um consenso sobre o destino final da viagem: confusão na certa.
Quando o escopo não está estabelecido, documentado e validado por todas as partes, é natural que mudanças ocorram ao longo da execução, provocando atrasos em cada etapa e provocando a tomada de decisões emergenciais que podem não atender aos requisitos de qualidade.

O escopo pode ficar mal definido quando a empresa que executa o projeto não tem as informações necessárias para definir os requisitos do produto final. Isso também ocorre quando os objetivos são delineados apenas pelos líderes e, ao serem desdobrados para a equipe, precisam ser alterados, porque a realidade da execução é bem diferente do imaginado.

Escopos confusos e extensos também podem causar atrasos, pois a equipe não consegue entender exatamente aquilo que se espera e se perde entre atividades não alinhadas com a estratégia. Confira um pequeno guia para gerenciar o escopo do seu projeto.

Falta de planejamento de recursos

Quando um projeto não possui um planejamento eficiente de recursos, a demora no início de uma simples atividade pode atrasar todo o cronograma.

É comum que algumas iniciativas não contemplem uma avaliação criteriosa de cada aspecto da implementação. Logo no início, já é preciso saber se o projeto terá o montante a ser investido, profissionais disponíveis nos momentos necessários e se os objetivos serão alcançados dentro dos parâmetros estabelecidos.

O dimensionamento equivocado pode ocorrer em função da concorrência com outras iniciativas na organização ou até mesmo a ausências de profissionais com as habilidades e competências necessárias para o trabalho.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis para contornar essa falha e verificar se os recursos indispensáveis para o projeto estarão disponíveis durante sua execução.

Riscos não identificados e não tratados

Sempre que uma ameaça se torna realidade, os impactos sobre o cronograma podem ser graves. Ainda assim, o gerenciamento de riscos em alguns projetos acaba se tornando um documento que fica engavetado e abandonado.

Muitas empresas, ao preparar planos de contingência, só levam em conta os custos necessários para contornar os riscos. No entanto, também é importante levar considerar os prazos, pois, caso o projeto tenha atrasos no cronograma, o fato é que um de seus principais objetivos não foi atendido.

Apesar de existirem influências externas que fogem ao controle de qualquer empresa, assim como o clima ou as mudanças na legislação, é fundamental contar com planos de emergência. Quando os riscos se tornam realidade, as alternativas evitam que a empresa perca o foco na execução e sofra com mais atrasos.

Falta de comunicação com o cliente
Atrasos também são frequentes quando a equipe do projeto não tem uma boa interação com o cliente.

A validação de cada uma das etapas é fundamental para que o produto final atenda aos requisitos. No entanto, muitas vezes uma entrega não é validada corretamente e, somente ao final do projeto, as partes percebem que algo está errado.

Isso pode acontecer quando os critérios de aceitação não são definidos de forma explícita, factível e tangível. Muitas vezes, expressões subjetivas (como estado da arte, fácil de usar ou amigável) podem causar discussões entre as partes e dificultar a resolução dos problemas.

Também é comum que equipes acumulem diversas entregas para serem validadas apenas no fim do projeto. Esse procedimento é arriscado, pois, caso o cliente não receba aquilo que esperava, será necessário certo retrabalho e, consequentemente, o cronograma sofrerá novos atrasos.

Concluindo

Para evitar os causadores de atrasos é importante planejar e ainda contar com ferramentas que ajudem o gestor a ter uma visão ampla do projeto, dos recursos, das etapas, das entregas e dos clientes.

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