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atrasos em projetos

Como acontecem os atrasos em projetos

Os problemas relacionados a atrasos em projetos são comuns em várias empresas. Em geral, essa é uma causa de grande frustração para profissionais e empresas de qualquer setor e porte: problemas na entrega em dia de resultados influenciam diretamente no retorno obtido com o investimento e podem fazer o negócio perder clientes.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e na execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados.

Mas quais são as principais causas dos atrasos em projetos? Como evitar esse tipo de situação? Confira no texto a seguir.

O que causa atrasos em projetos?

Há uma série de fatores aos quais toda empresa deve estar atenta para evitar atrasos em projetos. Acompanhe a nossa lista abaixo e saiba a quais pontos o seu negócio deve ficar atento para impedir que o projeto fique atrasado!

Definição imprecisa do escopo

Iniciar a execução de um projeto com um escopo mal definido é o mesmo que partir em um navio sem que exista um consenso sobre o destino final da viagem: confusão na certa.

Quando o escopo não está estabelecido, documentado e validado por todas as partes, é natural que mudanças ocorram ao longo da execução. O problema, porém, é que essa situação provoca atrasos em cada etapa e leva o gestor a tomar decisões emergenciais, que podem não atender aos requisitos de qualidade ou até mesmo ferir normas de compliance da companhia.

O escopo pode ficar mal definido quando a empresa que executa o projeto não tem as informações necessárias para estabelecer os requisitos do produto final. Durante o planejamento, o time não consegue se comunicar corretamente para identificar tudo o que é esperado do projeto, exigindo mudanças durante a sua evolução.

Esse tipo de situação também ocorre quando os objetivos são delineados apenas pelos líderes e, ao serem desdobrados para a equipe, precisam ser alterados. Afinal de contas, nesse cenário quase sempre a realidade da execução é bem diferente do imaginado.

Escopos confusos e extensos também podem causar atrasos. A equipe não consegue entender exatamente aquilo que se espera e se perde entre atividades não alinhadas com a estratégia.

Falta de planejamento de recursos

Quando um projeto não tem um planejamento eficiente de recursos, o início de uma simples atividade pode demorar e atrasar todo o cronograma.

É comum que algumas iniciativas não contemplem uma avaliação criteriosa de cada aspecto da implementação. Logo no início, já é preciso saber se o projeto terá o montante a ser investido, o número ideal de profissionais disponíveis nos momentos necessários e se os objetivos serão alcançados dentro dos parâmetros estabelecidos. Se esse fator for ignorado, as chances de que o negócio tenha que lidar com um projeto atrasado serão altas.

O dimensionamento equivocado pode ocorrer em função da concorrência com outras iniciativas na organização ou até mesmo a ausência de profissionais com as habilidades e competências necessárias para o trabalho. Portanto, é fundamental que o negócio saiba como manter um time bem preparado para lidar com esses riscos, evitando que eles resultem em atrasos em projetos.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis para contornar essa falha e verificar se os recursos indispensáveis para o projeto estarão disponíveis durante sua execução.

Riscos não identificados e não tratados

Sempre que uma ameaça se torna realidade, os impactos sobre o cronograma podem ser graves. Ainda assim, o gerenciamento de riscos em alguns projetos acaba se tornando um documento que fica engavetado e abandonado.

Muitas empresas, ao preparar planos de contingência, só levam em conta os custos necessários para contornar os riscos. No entanto, também é importante considerar os prazos.

Ter uma timeline bem definida, com metas e pontos de verificação, é algo fundamental para identificar a qualidade do trabalho executado. Caso o projeto tenha atrasos no cronograma, o fato é que um de seus principais objetivos não foi atendido.

Apesar de existirem influências externas que fogem ao controle de qualquer empresa, assim como o clima ou as mudanças na legislação, é fundamental contar com planos de emergência. Quando os riscos se tornam realidade, as alternativas evitam que a empresa perca o foco na execução e sofra com mais atrasos.

Falta de comunicação com o cliente

Atrasos também são frequentes quando a equipe do projeto não tem uma boa interação com o cliente. Aliás, problemas em manter o alinhamento com o seu consumidor podem ser um dos principais fatores que contribuem para a criação de atrasos em projetos.

A validação de cada uma das etapas é fundamental para que o produto final atenda aos requisitos. No entanto, muitas vezes uma entrega não é validada corretamente e somente no fim do projeto as partes percebem que algo está errado.

Isso pode acontecer quando os critérios de aceitação não são definidos de forma explícita, factível e tangível. Muitas vezes, expressões subjetivas (como estado da arte, fácil de usar ou amigável) podem causar discussões entre as partes e dificultar a resolução dos problemas.

Também é comum que equipes acumulem diversas entregas para serem validadas apenas no fim do projeto. Esse procedimento é arriscado, pois, caso o cliente não receba aquilo que espera, será necessário certo retrabalho e, consequentemente, o cronograma sofrerá novos atrasos.

Como evitar atrasos em projetos?

Para evitar lidar com um projeto atrasado, o negócio tem uma série de estratégias ao seu dispor. Hoje, as companhias de maior sucesso do mercado utilizam abordagens semelhantes para reduzir riscos e garantir um trabalho dentro do nível esperado de agilidade e performance.

Elas contribuem, em conjunto, para criar uma boa política de gestão de projetos. Assim, o negócio terá uma orientação melhor para identificar problemas, rastrear pontos que devem ser fortalecidos e garantir a qualidade do serviço executado em todas as etapas.

Veja abaixo algumas técnicas que podem ser utilizadas pela empresa para evitar atrasos em projetos!

Integre times

A integração de times é reconhecida por todos os grandes gestores como uma forma de melhorar o fluxo operacional de uma empresa. Quando os times atuam lado a lado para entregar resultados, falhas se tornam menos frequentes, problemas de comunicação são eliminados e as chances de que um projeto fique atrasado caem drasticamente.

O motivo é simples. Um time integrado consegue solucionar problemas de modo mais inovador e cria um fluxo de trabalho com alto nível de fluidez. A troca de dados se torna mais frequente e, com habilidades diferentes sendo colocadas em conjunto para entregar resultados, a qualidade dos serviços é elevada.

Portanto, sempre tenha a integração de times como uma forma de evitar um projeto atrasado. O trabalho de times de modo conjunto é fundamental para manter as etapas dentro do prazo e, assim, evitar prejuízos.

Invista em tecnologia

A tecnologia se tornou fundamental para a otimização do ambiente corporativo. Hoje, soluções de TI têm um papel-chave na transformação de negócios em ambientes mais inovadores e eficazes. Além disso, com a TI é possível cortar custos, otimizar a política de gestão de projetos e evitar que ocorram atrasos.

Em função disso, sempre tenha a tecnologia como sua aliada nas estratégias para evitar todos os riscos que levam ao atraso em seus projetos. As ferramentas de comunicação, por exemplo, podem manter os times integrados mesmo que os profissionais atuem em ambientes diferentes.

Portanto, invista em ferramentas como as de videoconferência, comunicação por mensagem instantânea, e-mail e VoIP. Dessa forma, o time terá vários canais para se comunicar, solucionar dúvidas e alinhar estratégias.

Também implemente a computação na nuvem para armazenar, editar e trocar arquivos. A cloud computing é uma tecnologia de alto custo-benefício, escalável e fácil de ser implementada no ambiente corporativo. Além disso, com o cloud storage o negócio pode otimizar a sua segurança digital durante a execução de projetos.

Com ferramentas de armazenamento em nuvem, a empresa pode criar um ambiente centralizado para a troca de arquivos entre todos os times. Dessa forma, o planejamento do projeto, documentos com requisitos e demais informações cruciais para manter o funcionamento do time em um bom nível de qualidade serão enviadas para todos rapidamente.

Além disso, a possibilidade de modificar privilégios de acesso em um único local reduz o número de brechas de segurança e garante o alinhamento do projeto com processos de compliance.

Outra importante ferramenta de TI que o negócio pode utilizar é o sistema de gestão de projetos. Voltado para empresas de todos os perfis, essa solução funciona como um ambiente centralizado para o planejamento, a aprovação, a documentação e o acompanhamento de cada etapa e objetivo do projeto.

Com um sistema de gestão de projetos, toda a empresa terá como documentar e acompanhar a evolução do trabalho de cada time em um único local. Isso evita que erros não sejam identificados e, ao mesmo tempo, mantém todos alinhados.

Utilize metodologias adequadas

As metodologias de gestão de projetos também influenciam diretamente nas chances de que atrasos em projetos ocorram. Portanto, sempre esteja atento à estratégia que o negócio utilizará.

Logo no planejamento, faça uma avaliação do perfil dos times, objetivos e requisitos básicos. Assim, é possível definir uma metodologia alinhada com o perfil da equipe e que seja capaz de orientar todos os profissionais envolvidos a entregar um bom resultado no fim de todas as etapas.

Saiba planejar o seu projeto

O planejamento do projeto é o ponto mais importante para evitar atrasos. Nesse momento, todas as estratégias da empresa se unem em um único local. Portanto, o gestor deve ter cuidado redobrado.

Comunique-se com todos os líderes do projeto para avaliar os prazos e definir os requisitos, os indicadores de performance e o escopo do projeto. Avalie qual é a melhor metodologia que poderá ser empregada e os possíveis problemas.

Com tais dados em mão, crie um documento completo, conciso e abrangente. Ele deve envolver todos os detalhes que estão relacionados ao sucesso do projeto para que, assim, os envolvidos possam se planejar e alinhar expectativas.

Qual é a importância de uma boa gestão de projetos?

Toda empresa que não tem uma política de gestão de projetos inteligente corre o risco de lidar com atrasos. Em função dos problemas que esse tipo de situação pode trazer, por sinal, é fundamental que o negócio tenha boas estratégias para identificar, prevenir e mitigar riscos.

Nesse sentido, a gestão de projetos deve atuar ativamente para evitar qualquer tipo de atrasos em projetos. Isso é feito com um bom planejamento, que seja capaz de escolher as metodologias corretas, replicar boas práticas e garantir que os profissionais estejam bem treinados. Dessa forma, a companhia consegue executar um projeto alinhado com a demanda do cliente e que tenha o nível de sucesso esperado.

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